Добивки:
- Способност да се конвертираат расфрлани белешки за состаноци во записи на CRM во структурата на резиме, одлука, следен чекор и одговорни
- Способност да се направат заклучоци за акција кои го разјаснуваат следниот чекор и можноста за затворање
- Способност за одржување на доверливост и точност на информациите што треба да се внесат во CRM
Завршува повик за продажба, телефонот се спушта, а претставникот има куп неуредни белешки пред себе: „буџет q3, нов CTO, загриженост за интеграција, тие разговараат со конкурентот X, демо петок?“. Овие белешки се релевантни денес; но три недели подоцна, десет состаноци подоцна, никој не се сеќава на што мислевте. Ова е тивкиот убиец на продажната линија: информациите не се снимени и дејствијата не се следат.
CRM (софтвер за управување со односи со клиенти, на пр. Salesforce, HubSpot) е местото каде што живеат сите овие информации. Но, CRM е вреден само како информациите внесени правилно. Вештачката интелигенција (ВИ) вклучува расфрлани белешки за повици и записници од состаноци; Тој е многу моќен во конвертирање на структурирани CRM записи во форма на резиме, донесени одлуки, следни чекори и одговорни луѓе. Во оваа единица, ќе ги трансформираме „потрошените“ информации по интервјуто во структура што може да се следи.
Забелешка: резимето генерирано со вештачка интелигенција треба да се заснова на она што всушност е кажано во разговорот; Моделот може да заклучи и да прави обврски или бројки. Информациите внесени во CRM мора да бидат проверени и чувани во согласност со правилата за тајност на клиентите/личните податоци.
Структура на добар CRM рекорд
Неуредната белешка се претвора во вредност кога се вклопува во оваа структура:
- Резиме: Суштината на интервјуто во 2-3 реченици.
- Одлуки: Договорени точки.
- Следни чекори (дејства): Што ќе се направи, кој ќе го направи, до кога.
- Ризици/пречки: Работи кои го загрозуваат напредокот (буџет, конкурент, процес на одлучување).
- Статус на можност: Фаза и веројатност за затворање.
Најкритична област е „следните чекори“: акција без одговорна и историска позадина не е акција; Тоа е добронамерна желба.
Чекор по чекор: Од белешка до CRM рекорд
- Соберете ја сировата белешка/препис. Белешки за разговор, транскрипт за снимање глас, историја на разговор.
- Структура на наметнување. Резиме, одлуки, акции, ризици, ситуација.
- Поврзете ги активностите со одговорноста и историјата. Секоја акција вклучува „кој/кога“.
- Одделете го заклучокот од она што всушност е кажано. Предвидувањето на вештачката интелигенција нека биде означено како „претпоставка“.
- Ажурирајте ја фазата на можности. Дали средбата ја придвижи можноста напред или назад?
- Потврди. Споредете го резимето со вашата меморија и белешката и внесете го во CRM.
Потсетници за копирање
Основно известување што претвора неуредна белешка во структуриран CRM запис:
Улога: Вие сте асистент во продажните операции. Структурирајте ја следната неуредна белешка за интервју. Само потпирајте се на она што е во белешката; Ако недостасува, напишете „не е наведено во белешката“, НЕ СОГЛАСУВАЈТЕ. Наведете го со следните наслови:- Резиме (2-3 реченици)- Донесени одлуки- Следни чекори (секоја: акција | одговорна | краен рок)- Ризици/пречки- Фаза на можност и проценета веројатност за затворање (оправдана) Забелешка: {{ raw_note }}
Промотор што презема дејство од преписот на состанокот:
Само ДЕЈСТВА се појавуваат од преписот на состанокот подолу. За секоја акција: што ќе се направи, кој е одговорен (ако е наведено во транскриптот), до кога. Ако одговорното лице или датумот не е наведен, напишете „не е доделено“ за да можам рачно да го завршам. Кастинг: {{ кастинг }}
Брзо за верификација разликувајќи го заклучокот од факт:
Поделете го ова резиме во две групи: (А) што е ЕКСПРЕСНО кажано во разговорот, (Б) вашите ЗАКЛУЧОЦИ/ПРЕТПОСТАВКИ. Означете ја секоја ставка во групата Б како „мора да се потврди“. Резиме: {{ резиме }}
Брза подготовка за следниот контакт:
Врз основа на овој запис за CRM, помогни ми да се подготвам за следниот контакт со клиентот:- 2 поени што треба да се потсетат при отворањето (од претходниот разговор)- 2 отворени дејства што треба да ги затворам- 1 ризик/прашање што треба да го разјаснамЗапис: {{ crm_record }}
Слаба навестување / Силен навестување
лош пристап
Силен пристап
„Сумирај ја оваа белешка“
Резиме + одлуки + одговорност/дејства со датум + ризик
Не е јасно кој и кога ќе го направи тоа.
Секоја акција е одговорна и обврзана до денес
Го меша заклучокот со факт
Претпоставките одвоени знаци
Само ја продолжува белешката
Произведува структура што може да се следи
Разликата е во тоа што силниот пристап не извлекува „што се зборуваше“, туку „што ќе се направи сега и кој ќе го направи тоа“.
Три мини футроли
Случај 1 - Изгубената акција е обновена. Една агентка имаше 12 интервјуа по ред и нејзините белешки се измешаа. Кога го применив барањето за извлекување акција на сите белешки, лицето одговорно за акцијата „Испраќање референца до клиентот А во петок“ и нејзиниот датум станаа јасни; Оваа акција всушност беше заборавена пред два дена. Навремената референца ја испрати таа можност во следната фаза.
Случај 2 - Фабрикувана обврска. „Клиентот ја одобри цената“, напиша АИ во резимето; Сепак, на белешката само пишувало „тој ја најде цената разумна“. Промптот за раздвојување на заклучоци го означи ова како „групата Б / мора да се потврди“. Наместо „одобрено“, претставникот реално напиша „изгледа позитивно на цената, чека одобрение“ во CRM; Неточното „победено“ предвидување избегна надувување на гасоводот.
Случај 3 - Подготвено второ интервју. Пред последователниот повик две недели подоцна, претставникот го примени барањето за подготовка на записот CRM. Вештачката интелигенција извлече две точки за паметење и две дејства што не беа затворени од претходниот разговор. Претставникот го започна состанокот велејќи: „Последниот пат кога разговаравме за вашите грижи за интеграција, ви го донесов ова“; клиентот почувствува дека процесот е следен и довербата се зголеми.
Совет: Веднаш по секој разговор (додека е сè уште свеж), одвојте 2 минути за да ја извршите необработената белешка преку известувањето за конфигурација. Колку е посвежа информацијата која се обработува, толку е попрецизна; Ако почекате еден ден, деталите ќе се изгубат и ќе се зголемат празнините што ќе ги пополни вештачката интелигенција.
Доверливост и интегритет
CRM акумулира чувствителни информации за клиентот: информации за контакт, буџет, внатрешни одлуки, понекогаш лични белешки. Две правила: прво, кога ги внесувате овие информации во алатка за вештачка интелигенција, користете одобрена алатка со корпоративно осигурување на податоци (не користење на податоците за обука, јасна политика за задржување); Второ, не пишувајте лични и непотребни чувствителни детали („клиентот е во процес на развод“) во CRM. CRM чува деловни информации, а не озборувања.
Внимание: предвидувањата генерирани со вештачка интелигенција како „70% веројатност за затворање“ се чувство, а не податоци. Користењето на овие бројки како тврди факти во извештаите за цевководи води до неточни проценки на приходите. Земете го предвидувањето на вештачката интелигенција како почетна точка; Вистинската веројатност ја одредувате со доказите од интервјуто.
Тимска меморија и предавање
Добро чуваните записи за CRM имаат уште една невидена придобивка: тимска меморија. Кога агентот ќе оди на одмор, ќе ја напушти работата или ќе се префрли можност на друго лице, целата историја на врски останува во структурирани записи. Наместо повторно да ги чита претходните 6 разговори, новиот агент може да создаде брзо „резиме на сметката“ со вештачка интелигенција и да продолжи без да му даде на клиентот чувство дека „го прави одново“. Промптот за предавање работи за ова: „Прочитајте ги сите записи за оваа сметка; ќе се појави брифинг на една страница за да му се предаде на новиот чувар на тековниот статус на врската, јасните дејства, познатите ризици и преференциите за личноста/комуникацијата на клиентот“. Ваквиот трансфер го елиминира она што клиентот најмногу го мрази (објаснувајќи се одново и одново). Но, документот за предавање бара и проверка: вештачката интелигенција може да пренесе претпоставка од старите записи како факт. Новиот директор треба учтиво да ги потврди критичните претпоставки при првиот контакт.
Уште еден совет: ако вештачката интелигенција каже „да ги наведе сите можности што се задоцнети или не евидентирани“ пред неделниот преглед на нафтоводот ќе ја извади заборавената работа на површина. Ова се највредните 10 минути на менаџерот за продажба.
Вообичаени грешки
- Не врзување на активностите одговорно и со историјата; „За да се направи“ останува во воздухот.
- Збунување на заклучокот (претпоставката) на вештачката интелигенција со она што всушност е кажано.
- Оставање на белешката со денови и губење на свежи информации и детали.
- Внесување чувствителни/лични информации во необезбедена алатка или непотребно внесување во CRM.
- Внесување на предвидувањата за затворање на веројатноста за вештачка интелигенција во извештајот како тврд податок.
- Внесување на CRM без проверка на резимето и овековечување на погрешните информации.
Сумирано
- CRM е вреден само колку и правилно внесените информации; Расфрланата белешка не може да се следи.
- Добра евиденција: резиме, одлуки, одговорни/датирани активности, ризици и статус на можности.
- Најкритична област се акциите; Акција без одговорност и историја не е акција.
- Одделете ги заклучоците на вештачката интелигенција од она што всушност е кажано; Исчистете ги измислените обврски и фигури.
- Одржувајте правила за доверливост за чувствителни информации; Не сметајте ги завршните проценки како конечни податоци.
Задача за апликација
Земете неуредна белешка за состанок (или пример: „буџет q3, нов менаџер за набавки, загриженост за интеграција, разговор со конкурент, демо петок?“) и извршете ја преку известувањето за конфигурација. Потоа: (1) осигурајте се дека секој следен чекор има одговорно лице и датум; ако недостасува, означете го „не е доделено“ и пополнете го, (2) означете ги ставките што вештачката интелигенција ги составила/претпоставила со инструкцијата за дискриминација, (3) проверете го образложението за проценката на веројатноста за затворање. По потврдувањето, напишете го записот во чиста форма.
листа за проверка
- [ ] Ја структурирав белешката како резиме, одлуки, активности, ризици и статус.
- [ ] Секоја акција ја поврзав со одговорно лице и рок.
- [ ] Ги издвоив заклучоците на вештачката интелигенција од она што всушност беше кажано.
- [ ] Исчистени составени обврски/фигури.
- [ ] Ги следев правилата за доверливост во однос на чувствителните/лични информации.
- [ ] Го потврдив резимето и го внесов CRM.