Nyereség:
- Képes a szórt megbeszélési jegyzeteket CRM-rekordokká konvertálni az összefoglaló, döntés, következő lépés és felelős szerkezetben
- Képes olyan cselekvési következtetéseket levonni, amelyek tisztázzák a következő lépést és a lezárás lehetőségét
- A CRM-be bevitt információk titkosságának és pontosságának megőrzésének képessége
Egy értékesítési hívás véget ér, a telefon leteszi, és a képviselő előtt egy halom rendetlen cetli van: "q3 költségvetés, új CTO, integrációs probléma, X versenytárssal beszélnek, bemutató péntek?". Ezek a jegyzetek ma is aktuálisak; de három héttel később, tíz találkozóval később senki sem emlékszik, mire gondoltál. Ez az értékesítési folyamat csendes gyilkosa: az információkat nem rögzítették, és a cselekvést nem követték nyomon.
A CRM (Customer Relationship Management szoftver, például Salesforce, HubSpot) az, ahol ezek az információk élnek. De a CRM csak annyira értékes, amennyire a megfelelően bevitt információ. A mesterséges intelligencia (AI) magában foglalja a szórt hívásjegyzeteket és a megbeszélések átiratait; Nagyon hatékony a strukturált CRM-rekordok konvertálásában összegzés, meghozott döntések, következő lépések és felelős személyek formájában. Ebben az egységben az interjú után „elpazarolt” információkat nyomon követhető szerkezetté alakítjuk.
Megjegyzés: Az AI által generált összefoglalónak a beszélgetésben ténylegesen elhangzottakon kell alapulnia; A modell tud következtetni és kötelezettségeket vagy számadatokat készíteni. A CRM-be bevitt információkat az ügyféltitkokra/személyes adatokra vonatkozó titoktartási szabályok szerint kell ellenőrizni és megőrizni.
A jó CRM-rekord szerkezete
A rendetlen jegyzet akkor válik értékké, ha ebbe a szerkezetbe illeszkedik:
- Összegzés: Az interjú lényege 2-3 mondatban.
- Határozatok: Pontok megegyeztek.
- Következő lépések (cselekvések): Mit fog tenni, ki fogja megtenni, mikorra.
- Kockázatok/akadályok: A haladást veszélyeztető dolgok (költségvetés, versenytárs, döntési folyamat).
- Lehetőség állapota: A bezárás szakasza és valószínűsége.
A legkritikusabb terület a „következő lépések”: felelősségteljes és történelmi háttér nélkül nem cselekvés; Ez egy jó szándékú kívánság.
Lépésről lépésre: A jegyzettől a CRM-rekordig
- Gyűjtsd össze a nyers jegyzetet/átiratot. Beszélgetési jegyzetek, hangfelvétel átirata, csevegési előzmények.
- Kivetési szerkezet. Összegzés, döntések, cselekvések, kockázatok, helyzet.
- Kapcsolja össze a cselekvéseket a felelősséggel és a történelemmel. Minden cselekvéshez hozzátartozik a „ki/mikor”.
- Különítsd el a következtetést a ténylegesen elmondottaktól. Jelölje meg az AI előrejelzését „feltevésként”.
- Frissítési lehetőség szakasz. Előre vagy hátra mozgatta a lehetőséget a találkozó?
- Ellenőrizze. Hasonlítsa össze az összefoglalót a memóriájával és a megjegyzéssel, és írja be a CRM-be.
Másolható felszólítások
Alapvető kérdés, amely egy rendetlen jegyzetet strukturált CRM-rekordlá változtat:
Szerep: Ön értékesítési asszisztens. Szerkezze fel a következő zavaros interjújegyzetet! Csak hagyatkozzon a jegyzetben foglaltakra; Ha hiányzik, írd be, hogy "nincs megadva a megjegyzésben", NEM fér el. Adja meg a következő fejlécekkel:- Összefoglalás (2-3 mondat) - Meghozott döntések - Következő lépések (mindegyik: intézkedés | felelős | határidő) - Kockázatok/akadályok - Lehetőség szakasz és a bezárás becsült valószínűsége (indokolt) Megjegyzés: {{ raw_note }}
Az értekezlet átiratából származó műveletsor:
Az alábbi értekezlet-átiratból csak az ACTIONS látható. Minden akciónál: mit fognak tenni, ki a felelős (ha az átiratban szerepel), mikorra. Ha a felelős személy vagy dátum nem szerepel a listán, akkor írja be, hogy "nincs hozzárendelve", hogy kézzel tudjam kitölteni. Casting: {{ Casting }}
Ellenőrző felszólítás, amely megkülönbözteti a következtetést a ténytől:
Oszd ezt az összefoglalót két csoportra: (A) ami KIFEJEZETESEN elhangzott a beszélgetésben, (B) KÖVETKEZTETÉSEI/FELTÉTELEZÉSE. Jelölje meg a B csoport minden elemét "ellenőrizendő"-ként. Összegzés: {{ összefoglaló }}
Gyors előkészület a következő kapcsolatfelvételhez:
Ezen CRM-rekord alapján segítsen felkészülni az ügyféllel való következő kapcsolatfelvételre:- 2 pont, amelyre emlékeztetni kell a nyitáskor (az előző beszélgetésből)- 2 nyitott művelet, amelyet le kell zárnom- 1 kockázat/kérdés, amelyet tisztáznom kell. Feljegyzés: {{ crm_record }}
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
rossz megközelítés
Erős megközelítés
"Összefoglalja ezt a jegyzetet"
Összegzés + döntések + felelősség/dátumozott cselekvések + kockázat
Nem világos, hogy ki és mikor fogja megtenni.
Minden cselekedet felelősségteljes és aktuális
Összekeveri a következtetést a tényekkel
A feltevések elválasztják a jeleket
Csak kiterjeszti a jegyzetet
Nyomon követhető szerkezetet hoz létre
A különbség az, hogy az erős megközelítés nem „amiről beszélt”, hanem azt, hogy „mi lesz most és ki fogja megcsinálni”.
Három mini tok
1. eset – Az elveszett cselekmény helyreállt. Egy ügynöknek 12 interjúja volt egymás után, és a jegyzetei összekeveredtek. Amikor az összes jegyzetre alkalmaztam a műveleti kivonatolási felszólítást, egyértelművé vált a „Referencia elküldése A ügyfélnek pénteken” művelet felelőse és dátuma; Ezt az akciót két napja valójában elfelejtették. Egy időben történő hivatkozás továbbította ezt a lehetőséget a következő szakaszba.
2. eset – Elfogták a koholt kötelezettségvállalást. „Az ügyfél jóváhagyta az árat” – írta összefoglalójában az AI; A feljegyzésen azonban csak annyi állt, hogy "ésszerűnek találta az árat". A következtetés-elválasztási prompt ezt "B csoport / ellenőrizni kell"-ként jelölte. A képviselő a "jóváhagyva" helyett reálisan azt írta a CRM-be, hogy "pozitívnak tűnt az ár, jóváhagyásra vár"; A helytelen "nyert" előrejelzés elkerülte a csővezeték felfújását.
3. eset – Második interjú elkészítése. A két héttel későbbi utóhívás előtt a képviselő alkalmazta az előkészítő felszólítást a CRM-rekordra. A mesterséges intelligencia két emléket emelt ki, és két olyan műveletet, amelyeket nem zártak le az előző beszélgetésből. A képviselő a találkozót azzal kezdte, hogy "a múltkor, amikor az integrációs aggályairól beszéltünk, ezt hoztam önöknek"; az ügyfél úgy érezte, hogy a folyamatot követik, és megnőtt a bizalom.
Tipp: Közvetlenül minden beszélgetés után (amíg az még friss), szánjon 2 percet a nyers jegyzet futtatására a konfigurációs prompton. Minél frissebben dolgozzák fel az információt, annál pontosabbak; Ha vár egy napot, a részletek elvesznek, és a mesterséges intelligencia által kitöltött hiányosságok növekedni fognak.
Titoktartás és integritás
A CRM érzékeny információkat gyűjt az ügyfélről: elérhetőségeket, költségvetést, belső döntéseket, esetenként személyes megjegyzéseket. Két szabály: először is, amikor beírja ezeket az információkat egy mesterséges intelligencia eszközbe, használjon jóváhagyott eszközt vállalati adatbiztosítással (nem használja az adatokat képzésre, egyértelmű megőrzési politika); Másodszor, ne írjon be személyes és szükségtelen kényes adatokat („az ügyfél válás előtt áll”) a CRM-be. A CRM üzleti információkat tárol, nem pletykákat.
Vigyázat: A mesterséges intelligencia által generált előrejelzések, mint például a „zárás 70%-os valószínűsége”, érzések, nem adatok. Ha ezeket a számokat kemény tényként használja fel a folyamatjelentésekben, az pontatlan bevételbecslésekhez vezet. Vegyük az AI előrejelzést kiindulópontnak; A valós valószínűséget az interjú bizonyítékai alapján határozod meg.
Csapatmemória és átadás
A jól karbantartott CRM-rekordoknak van még egy láthatatlan előnyük: a csapatmemória. Amikor egy ügynök szabadságra megy, kilép egy munkahelyről, vagy egy lehetőséget átadnak egy másik személynek, az összes kapcsolattörténet strukturált nyilvántartásban marad. Ahelyett, hogy újra elolvasná az előző 6 beszélgetést, az új ügynök létrehozhat egy gyors „számlaösszefoglalót” az AI-val, és folytathatja anélkül, hogy az ügyfélnek azt az érzését keltené, hogy „az egészet újra kell csinálni”. Erre az átadás-átvételi felszólítás működik: "Olvassa el az összes bejegyzést ehhez a fiókhoz; megjelenik egy egyoldalas eligazítás, amely átadja az új letétkezelőnek a kapcsolat jelenlegi állapotát, egyértelmű intézkedéseket, ismert kockázatokat és az ügyfél személyiségét/kommunikációs preferenciáit." Egy ilyen átruházás megszünteti azt, amit az ügyfél a legjobban utál (újra és újra magyarázza magát). Az átadás-átvételi tájékoztató azonban ellenőrzést is igényel: az AI tényként átvihet egy feltételezést a régi feljegyzésekből. Az új igazgatónak udvariasan meg kell erősítenie a kritikus feltételezéseket az első kapcsolatfelvételkor.
Egy másik tipp: ha a mesterséges intelligencia azt mondja, hogy „felsoroljon minden olyan lehetőséget, amely már lejárt vagy fel nem számolt” a heti csővezeték-áttekintés előtt, az elfeledett munkákat fog felszínre hozni. Ez az értékesítési vezető legértékesebb 10 perce.
Gyakori hibák
- Nem köti a cselekvéseket felelősségteljesen és a történelemhez; A "teendő" a levegőben marad.
- Az AI következtetésének (feltevésének) összetévesztése a ténylegesen elmondottakkal.
- Napokig otthagyja a jegyzetet, és elveszíti a friss információkat és részleteket.
- Érzékeny/személyes adatok bevitele nem biztonságos eszközbe vagy szükségtelen beírása a CRM-be.
- A mesterséges intelligencia bezárási valószínűségének előrejelzése kemény adatként a jelentésben.
- Belépés a CRM-be az összefoglaló ellenőrzése és a hibás információk állandósítása nélkül.
Összefoglalva
- A CRM csak annyira értékes, amennyire a megfelelően bevitt információ; A szétszórt jegyzet nem követhető.
- Jó nyilvántartás: összefoglaló, döntések, felelős/dátumozott intézkedések, kockázatok és lehetőségek állapota.
- A legkritikusabb terület a cselekvések; A cselekvés felelősség és történelem nélkül nem cselekvés.
- Különítse el az AI következtetéseit a ténylegesen elmondottaktól; Tisztítsa meg a vállalt kötelezettségeket és a számadatokat.
- Az érzékeny információkra vonatkozó titoktartási szabályok betartása; Ne tekintse a záró becsléseket végleges adatnak.
Pályázati feladat
Készítsen egy rendetlen értekezlet-jegyzetet (vagy például: „3. költségvetés, új beszerzési menedzser, integrációs probléma, beszélgetés a versenytárssal, bemutató péntek?”), és futtassa végig a konfigurációs prompton. Ezután: (1) Győződjön meg arról, hogy minden következő lépésnek van felelős személye és időpontja; ha hiányzik, jelölje be a "nincs hozzárendelve"-t, és töltse ki, (2) jelölje meg azokat az elemeket, amelyeket a mesterséges intelligencia kitalált/feltételezett a következtetés-megkülönböztetési felszólítással, (3) ellenőrizze a záró valószínűségi becslés indoklását. Ellenőrzés után írja le a rekordot tiszta formában.
ellenőrző lista
- [ ] A jegyzetet összefoglaló, döntések, intézkedések, kockázatok és állapotok szerint strukturáltam.
- [ ] Minden tevékenységet felelős személyhez és határidőhöz kötöttem.
- [ ] Elválasztottam az AI következtetéseit a ténylegesen elmondottaktól.
- [ ] Tisztított kitalált kötelezettség/számok.
- [ ] Betartottam az érzékeny/személyes adatokra vonatkozó titoktartási szabályokat.
- [ ] Ellenőriztem az összefoglalót, és beléptem a CRM-be.