Voitot:
- Kyky muuntaa hajallaan olevat kokousmuistiinpanot CRM-tietueiksi yhteenvedon, päätöksen, seuraavan vaiheen ja vastuullisen rakenteessa
- Kyky tehdä toimintapäätelmiä, jotka selventävät seuraavaa vaihetta ja sulkemismahdollisuutta
- Kyky säilyttää CRM:ään syötettävien tietojen luottamuksellisuus ja tarkkuus
Myyntipuhelu päättyy, puhelin katkaisee puhelun ja edustajalla on edessään kasa sotkuisia muistiinpanoja: "budjetti q3, uusi CTO, integraatiohuoli, he puhuvat kilpailijan X kanssa, demoperjantai?". Nämä muistiinpanot ovat tärkeitä tänään; mutta kolme viikkoa myöhemmin, kymmenen kokousta myöhemmin, kukaan ei muista mitä tarkoitit. Tämä on myyntiputken hiljainen tappaja: tietoja ei tallenneta ja toimia ei seurata.
CRM (Customer Relationship Management -ohjelmisto, esim. Salesforce, HubSpot) on paikka, jossa kaikki tämä tieto elää. Mutta CRM on vain niin arvokas kuin tiedot on syötetty oikein. Tekoäly (AI) sisältää hajallaan olevat puhelumuistiinpanot ja kokousten pöytäkirjat; Se on erittäin tehokas strukturoitujen CRM-tietueiden muuntamisessa yhteenvedon, tehtyjen päätösten, seuraavien vaiheiden ja vastuullisten ihmisten muodossa. Tässä yksikössä muutamme haastattelun jälkeen "hukkaan menevän" tiedon jäljitettäväksi rakenteeksi.
Huomautus: Tekoälyn luoman yhteenvedon tulee perustua siihen, mitä keskustelussa todella sanottiin; Malli voi päätellä ja tehdä sitoumuksia tai lukuja. CRM:ään syötettävät tiedot on tarkistettava ja säilytettävä asiakassalaisuus/henkilötietojen luottamuksellisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti.
Hyvän CRM-tietueen rakenne
Sotkuinen muistiinpano muuttuu arvoksi, kun se sopii tähän rakenteeseen:
- Yhteenveto: Haastattelun ydin 2-3 lauseessa.
- Päätökset: Pisteet sovittu.
- Seuraavat vaiheet (toimet): Mitä tehdään, kuka tekee, milloin.
- Riskit/esteet: Asiat, jotka uhkaavat edistymistä (budjetti, kilpailija, päätösprosessi).
- Mahdollisuuden tila: Vaihe ja sulkemisen todennäköisyys.
Kriittisin alue on "seuraavat askeleet": toiminta ilman vastuullista ja historiallista taustaa ei ole toimintaa; Se on hyvää tarkoittava toive.
Askel askeleelta: muistiinpanosta CRM-tietueeseen
- Kerää raaka muistiinpano/transkriptio. Keskustelumuistiinpanot, äänitallenteen transkriptio, chat-historia.
- Asetusrakenne. Yhteenveto, päätökset, toimet, riskit, tilanne.
- Yhdistä toiminta vastuullisuuteen ja historiaan. Jokaiseen toimintaan liittyy "kuka/milloin".
- Erota johtopäätös siitä, mitä todellisuudessa sanotaan. Merkitse tekoälyn ennusteeksi "oletus".
- Päivitä tilaisuusvaihe. Siirsiko kokous tilaisuutta eteenpäin vai taaksepäin?
- Vahvista. Vertaa yhteenvetoa muistiin ja muistiinpanoon ja kirjoita se CRM:ään.
Kopioitavat kehotteet
Peruskehote, joka muuttaa sotkuisen muistiinpanon jäsennellyksi CRM-tietueeksi:
Rooli: Olet myyntiassistentti. Jäsennä seuraava sotkuinen haastattelumuistiinpano. Luota vain muistiinpanoon; Jos se puuttuu, kirjoita "ei määritelty muistiinpanossa", EI SOPI. Kirjoita se seuraavilla otsikoilla:- Yhteenveto (2-3 lausetta)- Tehdyt päätökset- Seuraavat vaiheet (kukin: toiminta | vastuullinen | määräaika)- Riskit/esteet- Mahdollisuusvaihe ja arvioitu sulkemistodennäköisyys (perusteltu)Huomautus: {{ raw_note }}
Toiminnon suorittava kehote kokouksen pöytäkirjasta:
Vain TOIMINNAT näkyvät alla olevasta kokouksen pöytäkirjasta. Jokaisen toimenpiteen osalta: mitä tehdään, kuka on vastuussa (jos mainittu tekstissä), mihin mennessä. Jos vastuuhenkilöä tai päivämäärää ei ole luettelossa, kirjoita "ei määrätty", jotta voin täyttää sen manuaalisesti. Casting: {{ casting }}
Vahvistuskehote, joka erottaa päätelmän tosiasiasta:
Jaa tämä yhteenveto kahteen ryhmään: (A) se, mitä keskustelussa NIMENOMAISESTI sanottiin, (B) PÄÄTELMÄT/OLAUKSET. Merkitse jokaiselle ryhmän B kohteelle "on tarkistettava". Yhteenveto: {{ yhteenveto }}
Nopea tuotantovalmistelu seuraavaa yhteydenottoa varten:
Tämän CRM-tietueen perusteella auta minua valmistautumaan seuraavaan yhteydenottoon asiakkaan kanssa:- 2 pistettä, jotka muistutetaan avaamisesta (edellisessä keskustelussa)- 2 avointa toimintoa, jotka minun on suljettava- 1 riski/kysymys, joka minun on selvennettävä Tietue: {{ crm_record }}
Heikko kehote / Vahva kehote
huono lähestymistapa
Vahva lähestymistapa
"Summary this note"
Yhteenveto + päätökset + vastuu/päivätyt toimet + riski
On epäselvää, kuka sen tekee ja milloin.
Jokainen teko on vastuullinen ja sidottu tähän päivään
Sekoittaa päättelyn tosiasiaan
Oletukset erottavat merkit
Pidentää vain nuottia
Muodostaa jäljitettävän rakenteen
Erona on, että vahva lähestymistapa ei poimi "mistä puhuttiin" vaan "mitä nyt tehdään ja kuka sen tekee".
Kolme minikoteloa
Tapaus 1 – Kadonnut toiminta palautettu. Yhdellä agentilla oli 12 haastattelua peräkkäin ja hänen muistiinpanonsa menivät sekaisin. Kun sovelsin toimintopoimintakehotetta kaikkiin seteleihin, selvisi toimenpiteen "Viitteen lähettäminen asiakkaalle A perjantaina" vastuuhenkilö ja päivämäärä; Tämä toiminta itse asiassa unohdettiin kaksi päivää sitten. Oikea-aikainen viittaus lähetti tämän mahdollisuuden seuraavaan vaiheeseen.
Tapaus 2 – Tekotettu sitoumus kiinni. "Asiakas hyväksyi hinnan", AI kirjoitti yhteenvedossa; Muistiinpano kuitenkin sanoi vain "hän piti hintaa kohtuullisena". Päätelmien erottelukehote merkitsi tähän "ryhmä B / on tarkistettava". "Hyväksytty" sijasta edustaja realistisesti kirjoitti CRM:ään "näytti positiiviselta hinnalla, odottaa hyväksyntää"; Väärä "voitto"-ennustus vältti putkilinjan paisumisen.
Tapaus 3 – Valmisteltu toinen haastattelu. Ennen kahden viikon jälkeistä seurantapuhelua edustaja sovelsi valmistelukehotetta CRM-tietueeseen. Tekoäly poimi kaksi muistettavaa pistettä ja kaksi toimintoa, joita ei suljettu edellisestä keskustelusta. Edustaja aloitti kokouksen sanomalla: "Viimeksi kun puhuimme integraatioongelmistanne, toin tämän teille"; Asiakkaan mielestä prosessia noudatettiin ja luottamus kasvoi.
Vinkki: Heti jokaisen keskustelun jälkeen (kun se on vielä tuore) käytä 2 minuuttia raakamuistiinpanon suorittamiseen määrityskehotteen läpi. Mitä tuoreempaa tietoa käsitellään, sitä tarkempaa se on; Jos odotat päivän, yksityiskohdat katoavat ja tekoälyn täyttämät aukot kasvavat.
Luottamuksellisuus ja rehellisyys
CRM kerää asiakkaasta arkaluonteisia tietoja: yhteystiedot, budjetti, sisäiset päätökset, joskus henkilökohtaiset muistiinpanot. Kaksi sääntöä: Ensinnäkin, kun syötät nämä tiedot tekoälytyökaluun, käytä hyväksyttyä työkalua yrityksen tietojen varmuudella (ei käytä tietoja koulutukseen, selkeä säilytyskäytäntö); Toiseksi, älä kirjoita CRM:ään henkilökohtaisia ja tarpeettomia arkaluonteisia tietoja ("asiakas on menossa eroon"). CRM säilyttää yritystietoja, ei juoruja.
Varoitus: tekoälyn luomat ennusteet, kuten "70 %:n sulkeutumistodennäköisyys", ovat tunne, eivät data. Näiden lukujen käyttäminen kovina faktoina putkiraporteissa johtaa epätarkkoihin tuloarvioihin. Ota AI-ennuste lähtökohtana; Määrität todellisen todennäköisyyden haastattelun todisteilla.
Joukkueen muisti ja luovutus
Hyvin pidetyillä CRM-tietueilla on toinen ennennäkemätön etu: tiimimuisti. Kun agentti lähtee lomalle, lähtee työstä tai mahdollisuus siirretään toiselle henkilölle, kaikki suhdehistoria säilyy strukturoituissa tietueissa. Sen sijaan, että lukisi edelliset 6 keskustelua uudelleen, uusi agentti voi luoda nopean "tilin yhteenvedon" tekoälyn avulla ja jatkaa ilman, että asiakkaalle tuntuu "tekevän kaiken uudestaan". Luovutuskehote toimii tässä: "Lue kaikki tämän tilin tietueet; näkyviin tulee yhden sivun mittainen tiedotus, jossa kerrotaan suhteen nykyinen tila, selkeät toimet, tunnetut riskit ja asiakkaan persoonallisuus/viestintäasetukset uudelle omaisuudenhoitajalle." Tällainen siirto eliminoi sen, mitä asiakas vihaa eniten (selittelee itseään yhä uudelleen ja uudelleen). Mutta luovutusohje vaatii myös todentamisen: tekoäly voi siirtää vanhojen tietueiden oletuksen tosiasiana. Uuden rehtorin tulee kohteliaasti vahvistaa kriittiset oletukset ensimmäisessä kontaktissa.
Toinen vinkki: jos tekoäly sanoo "listaa kaikki myöhässä olevat tai huomioimattomat mahdollisuudet" ennen viikoittaista putkistotarkistusta, tuo unohdetut työt pintaan. Nämä ovat myyntipäällikön arvokkaimmat 10 minuuttia.
Yleisiä virheitä
- Ei sido toimia vastuullisesti ja historiaan; "Tehdä" jää ilmaan.
- Tekoälyn johtopäätöksen (oletuksen) sekoittaminen siihen, mitä todellisuudessa sanotaan.
- Jätä muistiinpano päiviksi ja menettää tuoreet tiedot ja yksityiskohdat.
- Arkaluontoisten/henkilökohtaisten tietojen syöttäminen suojaamattomaan työkaluun tai niiden kirjoittaminen CRM:ään tarpeettomasti.
- Tekoälyn sulkemistodennäköisyysennusteen tuominen raporttiin kovana datana.
- Sisäänpääsy CRM:ään tarkistamatta yhteenvetoa ja ylläpitää vääriä tietoja.
Yhteenvetona
- CRM on vain niin arvokas kuin oikein syötetyt tiedot; Hajallaan olevaa nuottia ei voi seurata.
- Hyvä kirjaaminen: yhteenveto, päätökset, vastuulliset/päivätty toimet, riskit ja tilaisuuden tila.
- Kriittisin alue on toiminta; Toiminta ilman vastuuta ja historiaa ei ole toimintaa.
- Erota tekoälyn päätelmät siitä, mitä todella sanotaan; Puhdista tehdyt sitoumukset ja luvut.
- Säilytä arkaluonteisia tietoja koskevia luottamuksellisuussääntöjä; Älä pidä sulkevia arvioita lopullisina tietoina.
Sovellustehtävä
Tee sotkuinen kokousmuistiinpano (tai esimerkki: "budjetti q3, uusi ostopäällikkö, integraatiohuoli, puhuminen kilpailijan kanssa, demoperjantai?") ja suorita se määrityskehotteen läpi. Sitten: (1) varmista, että jokaisella seuraavalla askeleella on vastuuhenkilö ja päivämäärä; Jos se puuttuu, merkitse "ei määrätty" ja täydennä se, (2) merkitse tekoälyn keksimät/olettamat kohteet johtopäätös-erottelukehotteella, (3) tarkista sulkeutumistodennäköisyysarvion perustelut. Vahvistamisen jälkeen kirjoita tietue sen puhtaassa muodossa.
tarkistuslista
- [ ] Jäsensin muistiinpanon yhteenvedoksi, päätöksiksi, toimiksi, riskeiksi ja tilaksi.
- [ ] Yhdistin jokaisen toimenpiteen vastuulliseen henkilöön ja määräaikaan.
- [ ] Erotin tekoälyn johtopäätökset siitä, mitä todellisuudessa sanottiin.
- [ ] Siivottu tehty sitoumus/luvut.
- [ ] Olen noudattanut arkaluonteisia/henkilökohtaisia tietoja koskevia luottamuksellisuussääntöjä.
- [ ] Tarkistin yhteenvedon ja menin CRM:ään.