CRM ማስታወሻዎች፣ የቃለ መጠይቅ ማጠቃለያዎች እና የድርጊት ማጠቃለያ

ትርፍ፡

• የተበታተኑ የስብሰባ ማስታወሻዎችን ወደ CRM መዝገቦች የመቀየር ችሎታ በማጠቃለያ ፣ በውሳኔ ፣ በሚቀጥለው ደረጃ እና በኃላፊነት መዋቅር ውስጥ።
• የሚቀጥለውን ደረጃ እና የመዘጋትን እድል የሚያብራራ የተግባር ፍንጮችን የማድረግ ችሎታ
• ወደ CRM በሚገቡት መረጃዎች ውስጥ ምስጢራዊነትን እና ትክክለኛነትን የመጠበቅ ችሎታ

የሽያጭ ጥሪ አልቋል፣ ስልኩ ይዘጋል፣ እና ተወካዩ ከፊት ለፊቱ የተዝረከረኩ ማስታወሻዎች አሉት፡ "በጀት q3፣ አዲስ CTO፣ ውህደት አሳሳቢነት፣ ከተፎካካሪ X ጋር እየተነጋገሩ ነው፣ demo Friday?". እነዚህ ማስታወሻዎች ዛሬ ጠቃሚ ናቸው; ግን ከሶስት ሳምንታት በኋላ ፣ ከአስር ስብሰባዎች በኋላ ፣ ምን ለማለት እንደፈለጉ ማንም አያስታውስም። ይህ የሽያጭ ቧንቧው ጸጥተኛ ገዳይ ነው-መረጃ ያልተመዘገቡ እና እርምጃዎች ያልተከተሉ.

CRM (የደንበኛ ግንኙነት አስተዳደር ሶፍትዌር፣ ለምሳሌ Salesforce፣ HubSpot) ይህ ሁሉ መረጃ የሚኖርበት ነው። ነገር ግን CRM በትክክል የገባውን መረጃ ያህል ዋጋ ያለው ነው። አርቲፊሻል ኢንተለጀንስ (AI) የተበታተኑ የጥሪ ማስታወሻዎችን እና የስብሰባ ግልባጮችን ያጠቃልላል። የተዋቀሩ የ CRM መዝገቦችን በማጠቃለያ መልክ፣ የተወሰዱ ውሳኔዎች፣ ቀጣይ እርምጃዎች እና ኃላፊነት የሚሰማቸው ሰዎችን በመቀየር ረገድ በጣም ኃይለኛ ነው። በዚህ ክፍል ውስጥ ከቃለ መጠይቁ በኋላ "የባክነውን" መረጃ ወደ ተከታዩ መዋቅር እንለውጣለን.

ማሳሰቢያ: በ AI የመነጨው ማጠቃለያ በውይይቱ ውስጥ በተነገረው ላይ የተመሰረተ መሆን አለበት; ሞዴሉ መገመት እና ቁርጠኝነትን ወይም አሃዞችን ሊያደርግ ይችላል። ወደ CRM የገባው መረጃ በደንበኛ ሚስጥራዊ/የግል ውሂብ ሚስጥራዊነት ህጎች መሰረት መረጋገጥ እና መቀመጥ አለበት።

የጥሩ CRM መዝገብ አወቃቀር

የተዘበራረቀ ማስታወሻ ከዚህ መዋቅር ጋር ሲገጣጠም ወደ እሴት ይቀየራል።

• ማጠቃለያ፡ የቃለ መጠይቁ ይዘት በ2-3 ዓረፍተ ነገሮች።
• ውሳኔዎች፡ የተስማሙባቸው ነጥቦች።
• ቀጣይ እርምጃዎች (እርምጃዎች)፡ ምን እንደሚደረግ፣ ማን እንደሚያደርገው፣ መቼ።
• ስጋቶች/መሰናክሎች፡ እድገትን የሚያሰጉ ነገሮች (በጀት፣ ተፎካካሪ፣ የውሳኔ ሂደት)።
• የዕድል ሁኔታ፡ ደረጃ እና የመዝጋት እድሉ።

በጣም ወሳኝ ቦታ "ቀጣይ ደረጃዎች" ነው: ኃላፊነት ያለው እና ታሪካዊ ዳራ የሌለው ድርጊት ምንም ዓይነት ድርጊት አይደለም; በደንብ የታሰበ ምኞት ነው።

ደረጃ በደረጃ፡ ከማስታወሻ እስከ CRM መዝገብ

1. ጥሬውን ማስታወሻ/ ግልባጭ ይሰብስቡ። የውይይት ማስታወሻዎች፣ የድምጽ ቅጂ ግልባጭ፣ የውይይት ታሪክ።
2. የመጫን መዋቅር. ማጠቃለያ, ውሳኔዎች, ድርጊቶች, አደጋዎች, ሁኔታ.
3. ድርጊቶችን ከኃላፊነት እና ከታሪክ ጋር ያገናኙ። እያንዳንዱ እርምጃ “ማን/መቼ”ን ያካትታል።
4. ግምቱን በትክክል ከተነገረው ይለዩት። የ AI ትንበያ እንደ “ግምት” ምልክት ተደርጎበታል።
5. የዕድል ደረጃን ያዘምኑ። ስብሰባው ዕድሉን ወደ ፊት ወይም ወደ ኋላ አንቀሳቅሷል?
6. አረጋግጥ። ማጠቃለያውን ከማስታወሻዎ እና ከማስታወሻዎ ጋር ያወዳድሩ እና ወደ CRM ያስገቡት።

ሊገለበጡ የሚችሉ ጥያቄዎች

የተመሰቃቀለ ማስታወሻን ወደ የተዋቀረ CRM መዝገብ የሚቀይር መሰረታዊ ጥያቄ፡-

ሚና፡ እርስዎ የሽያጭ ስራዎች ረዳት ነዎት። የሚከተለውን የተዘበራረቀ የቃለ መጠይቅ ማስታወሻ አዋቅር። በማስታወሻው ውስጥ ባለው ነገር ላይ ብቻ ይተማመኑ; የጎደለ ከሆነ "በማስታወሻ ውስጥ ያልተገለፀ" ብለው ይፃፉ, አይስማሙ. በሚከተለው ርእሶች ይስጡት፡- ማጠቃለያ (2-3 ዓረፍተ ነገሮች)- ውሳኔዎች- ቀጣይ እርምጃዎች (እያንዳንዱ፡ ድርጊት | ኃላፊነት ያለው | የመጨረሻ ቀን)- አደጋዎች/መሰናክሎች- የዕድል ደረጃ እና የመዘጋት ዕድል (የተረጋገጠ) ማስታወሻ፡ {{ raw_note }}

ከስብሰባው ግልባጭ የተወሰደ እርምጃ፡-

ከታች ካለው የስብሰባ ግልባጭ ACTIONS ብቻ ነው የወጣው። ለእያንዳንዱ ድርጊት: ምን እንደሚደረግ, ተጠያቂው ማን ነው (በግልጽ ጽሑፍ ውስጥ ከተጠቀሰ), መቼ. ኃላፊነት የሚሰማው ሰው ወይም ቀን ካልተዘረዘረ፣ እኔ በእጅ መሙላት እንድችል "አልተመደበም" ብለው ይፃፉ። በመውሰድ ላይ፡ {{ casting }}

የማረጋገጫ ፍጥነት ከእውነታው የሚለይ

ይህንን ማጠቃለያ በሁለት ቡድን ይከፋፍሉት፡ (ሀ) በንግግሩ ውስጥ በግልፅ የተነገረውን (ለ) የእርስዎን ግምት/ግምቶች። በቡድን B ውስጥ ያለውን እያንዳንዱን ንጥል ነገር "መረጋገጥ አለበት" ብለው ምልክት ያድርጉበት። ማጠቃለያ፡ {{ማጠቃለያ}}

ለቀጣዩ ዕውቂያ ፈጣን ዝግጅት፡-

በዚህ የ CRM መዝገብ ላይ በመመስረት ከደንበኛው ጋር ለሚቀጥለው ግንኙነት እንድዘጋጅ እርዳኝ፡- በመክፈት ጊዜ ለማስታወስ የሚረዱ 2 ነጥቦች (ከቀደመው ውይይት) - 2 ክፍት ድርጊቶች መዝጋት አለብኝ - 1 አደጋ/ጥያቄ ማብራራት አለብኝ መዝገብ፡ {{ crm_record }}

ደካማ ፈጣን/ጠንካራ ፍጥነት

ደካማ አቀራረብ

ጠንካራ አቀራረብ

"ይህን ማስታወሻ ጠቅለል አድርጉ"

ማጠቃለያ + ውሳኔዎች + ኃላፊነት/የቀኑ ድርጊቶች + አደጋ

ማን እና መቼ እንደሚያደርገው ግልጽ አይደለም.

እያንዳንዱ ድርጊት ተጠያቂ እና ከቀኑ ጋር የተያያዘ ነው

ማመዛዘንን ከእውነታው ጋር ግራ ያጋባል

ግምቶች የተለዩ ምልክቶች

ማስታወሻውን ብቻ ያራዝመዋል

ሊታወቅ የሚችል መዋቅር ይፈጥራል

ልዩነቱ ጠንከር ያለ አካሄድ “የተወራውን” ሳይሆን “አሁን ምን ይደረግ እና ማን ያደርጋል” የሚለው ነው።

ሶስት ሚኒ ጉዳዮች

ጉዳይ 1 - የጠፋ ድርጊት ተመልሷል። አንድ ወኪል በተከታታይ 12 ቃለ-መጠይቆችን አድርጓል እና ማስታወሻዎቿ ተደባልቀዋል። በሁሉም ማስታወሻዎች ላይ የእርምጃውን የማውጣት ጥያቄን ስጠቀም ለድርጊቱ ተጠያቂ የሆነው ሰው "በአርብ ቀን ለደንበኛው A ማጣቀሻ መላክ" እና ቀኑ ግልጽ ሆነ; ይህ ድርጊት በትክክል የተረሳው ከሁለት ቀናት በፊት ነው። ወቅታዊ ማጣቀሻ ያንን እድል ወደ ቀጣዩ ደረጃ ልኳል።

ጉዳይ 2 - የተሰራ ቁርጠኝነት ተያዘ። "ደንበኛ ዋጋውን አጽድቋል" ሲል AI በማጠቃለያ ጽፏል; ይሁን እንጂ ማስታወሻው "ዋጋውን ምክንያታዊ ሆኖ አግኝቷል" የሚለው ብቻ ነው. የፍላጎት መለያየት ጥያቄ ይህንን እንደ "ቡድን B / መረጋገጥ አለበት" የሚል ምልክት አድርጎበታል. "ከተፈቀደ" ይልቅ ተወካዩ በተጨባጭ በ CRM ውስጥ "በዋጋው ላይ አዎንታዊ ተመለከተ, ተቀባይነትን በመጠባበቅ" ጽፏል; ትክክል ያልሆነ የ"አሸናፊ" ትንበያ የቧንቧ መስመርን ከመንፋት ተቆጥቧል።

ጉዳይ 3 - የተዘጋጀ ሁለተኛ ቃለ መጠይቅ. ከሁለት ሳምንታት በኋላ የክትትል ጥሪው ከመደረጉ በፊት, ተወካዩ የዝግጅት ጥያቄውን ወደ CRM መዝገብ አመልክቷል. ኤአይኤው ለማስታወስ ሁለት ነጥቦችን እና ከቀዳሚው ውይይት ያልተዘጉ ሁለት ድርጊቶችን አውጥቷል። ተወካዩ ስብሰባውን የጀመረው "ባለፈው የውህደት ስጋቶችህን ስንነጋገር ይህንን ነው ያመጣኋችሁ" በማለት፤ ደንበኛው ሂደቱ እንደተከተለ እና እምነት ጨምሯል.

ጠቃሚ ምክር፡ ከእያንዳንዱ ውይይት በኋላ ወዲያውኑ (ገና ትኩስ ሆኖ ሳለ) ጥሬ ማስታወሻውን በማዋቀር ጥያቄው ውስጥ ለማስኬድ 2 ደቂቃ ይውሰዱ። መረጃው ይበልጥ እየተሰራ በሄደ ቁጥር ትክክለኛነቱ እየጨመረ ይሄዳል። አንድ ቀን ከጠበቁ ዝርዝሮች ይጠፋሉ እና AI የሚሞላው ክፍተቶች ይጨምራሉ.

ታማኝነት እና ታማኝነት

CRM ስለ ደንበኛው ስሱ መረጃዎችን ይሰበስባል፡ የእውቂያ መረጃ፣ በጀት፣ የውስጥ ውሳኔዎች፣ አንዳንድ ጊዜ የግል ማስታወሻዎች። ሁለት ደንቦች: በመጀመሪያ, ይህንን መረጃ ወደ AI መሳሪያ ሲያስገቡ, የተፈቀደ መሳሪያን ከድርጅታዊ መረጃ ማረጋገጫ ጋር ይጠቀሙ (ውሂቡን ለስልጠና አለመጠቀም, ግልጽ የማቆያ ፖሊሲ); ሁለተኛ፣ ግላዊ እና አላስፈላጊ የሆኑ ስሱ ዝርዝሮችን ("ደንበኛው በፍቺ ሂደት ላይ ነው") ወደ CRM አይጻፉ። CRM የንግድ መረጃን እንጂ ወሬን አይጠብቅም።

ይጠንቀቁ፡- እንደ “70% የመዘጋት ዕድል” ያሉ በ AI የመነጩ ትንበያዎች ስሜት እንጂ ውሂብ አይደሉም። በቧንቧ ዘገባዎች ውስጥ እነዚህን ቁጥሮች እንደ ጠንካራ እውነታዎች መጠቀም ወደ ትክክለኛ ያልሆነ የገቢ ግምት ይመራል። የ AI ትንበያውን እንደ መነሻ ይውሰዱ; በቃለ መጠይቁ ማስረጃ እውነተኛውን ዕድል ይወስናሉ።

የቡድን ማህደረ ትውስታ እና ርክክብ

በደንብ የተያዙ የ CRM መዝገቦች ሌላ የማይታይ ጥቅም አላቸው፡ የቡድን ትውስታ። አንድ ወኪል ለእረፍት ሲወጣ፣ ስራ ሲወጣ ወይም እድሉ ለሌላ ሰው ሲተላለፍ ሁሉም የግንኙነት ታሪክ በተዋቀረ መዝገቦች ውስጥ ይቆያል። አዲሱ ወኪል ያለፉትን 6 ንግግሮች እንደገና ከማንበብ ይልቅ ፈጣን “የመለያ ማጠቃለያ” ከ AI ጋር መፍጠር እና ለደንበኛው “እንደገና ማድረግ” የሚል ስሜት ሳይሰጥ መቀጠል ይችላል። የርክክብ መጠየቂያው ለዚህ ይሰራል፡ "ለዚህ መለያ ሁሉንም መዝገቦች አንብብ፣ ባለ አንድ ገጽ አጭር መግለጫ ግንኙነቱን አሁን ያለበትን ደረጃ፣ ግልፅ ድርጊቶችን፣ የታወቁ ስጋቶችን እና የደንበኛውን ስብዕና/ግንኙነት ምርጫዎች ለአዲሱ ጠባቂ ለማስረከብ ይታያል።" እንዲህ ዓይነቱ ዝውውር ደንበኛው በጣም የሚጠላውን (እራሱን ደጋግሞ በመግለጽ) ያስወግዳል. ነገር ግን የርክክብ አጭር መግለጫው ማረጋገጫንም ይፈልጋል፡ AI ከአሮጌ መዛግብት እንደ እውነት ያለውን ግምት ሊወስድ ይችላል። አዲሱ ርእሰመምህር በመጀመሪያ ግንኙነት ወሳኝ ግምቶችን በትህትና ማረጋገጥ አለበት።

ሌላ ጠቃሚ ምክር፡ AI ሳምንታዊው የቧንቧ መስመር ግምገማ ከመደረጉ በፊት “ያለፉትን ወይም ያልታወቁትን እድሎች ዘርዝሩ” ማለቱ የተረሳ ስራን ወደ ላይ ያመጣል። እነዚህ የሽያጭ አስተዳዳሪው በጣም ዋጋ ያላቸው 10 ደቂቃዎች ናቸው።

የተለመዱ ስህተቶች

• ድርጊቶችን በኃላፊነት እና በታሪክ ላይ አለማሰር; "ማድረግ" በአየር ውስጥ ይቀራል.
• የ AI ግንዛቤ (ግምት) በተጨባጭ ከተነገረው ጋር ግራ መጋባት።
• ማስታወሻውን ለቀናት በመተው እና ትኩስ መረጃዎችን እና ዝርዝሮችን ማጣት።
• ሚስጥራዊነት ያለው/የግል መረጃ ወደ ላልተረጋገጠ መሳሪያ ማስገባት ወይም ሳያስፈልግ ወደ CRM መተየብ።
• የ AI የመዝጊያ እድል ትንበያን ወደ ሪፖርቱ እንደ ደረቅ መረጃ ማምጣት።
• ማጠቃለያውን ሳያረጋግጡ ወደ CRM ማስገባት እና የተሳሳተ መረጃን ማስቀጠል.

በማጠቃለያው

• CRM በትክክል የገባውን መረጃ ያህል ዋጋ ያለው ነው። የተበታተነውን ማስታወሻ መከተል አይቻልም.
• ጥሩ መዝገብ፡ ማጠቃለያ፣ ውሳኔዎች፣ ኃላፊነት የሚሰማቸው/ያደረጉ ድርጊቶች፣ አደጋዎች እና የእድል ሁኔታ።
• በጣም ወሳኝ ቦታ ድርጊቶች ናቸው; ተግባር ያለ ሃላፊነት እና ታሪክ ተግባር አይደለም።
• በተጨባጭ ከተነገረው የ AI ፍንጮችን ይለዩ; የተሰሩ ቁርጠኝነትን እና አሃዞችን አጽዳ።
• ሚስጥራዊነት ያለው መረጃን ለመጠበቅ ደንቦችን መጠበቅ; ግምቶችን እንደ ትክክለኛ መረጃ አድርገው አይቁጠሩት።

የመተግበሪያ ተግባር

የተዘበራረቀ የስብሰባ ማስታወሻ ይውሰዱ (ወይም ለምሳሌ፡ “በጀት q3፣ አዲስ የግዢ አስተዳዳሪ፣ የውህደት ጉዳይ፣ ከተፎካካሪ ጋር ማውራት፣ ማሳያ አርብ?”) እና በማዋቀር ጥያቄ ውስጥ ያስኪዱት። ከዚያም: (1) እያንዳንዱ ቀጣይ እርምጃ ኃላፊነት ያለው ሰው እና ቀን እንዳለው ያረጋግጡ; የጎደለ ከሆነ "ያልተመደበ" ምልክት ያድርጉ እና ያጠናቅቁ፣ (2) AI ያዘጋጃቸውን/ያደረጓቸውን ነገሮች በአድሎአዊነት ጥያቄ ምልክት ያድርጉበት፣ (3) የመዝጊያ እድል ግምትን ምክንያት ያረጋግጡ። ካረጋገጡ በኋላ መዝገቡን በንጹህ መልክ ይፃፉ.

የማረጋገጫ ዝርዝር

• [ ] ማስታወሻውን እንደ ማጠቃለያ፣ ውሳኔዎች፣ ድርጊቶች፣ አደጋዎች እና ደረጃ አድርጌ አዋቅረዋለሁ።
• [ ] እያንዳንዱን ድርጊት ከተጠያቂው ሰው እና ቀነ ገደብ ጋር አገናኝቻለሁ።
• [ ] የ AI ፍንጮችን በተጨባጭ ከተነገረው ለይቻለሁ።
• [] የጸዱ የተሰሩ ቁርጠኝነት/አሃዞች።
• [ ] ሚስጥራዊነት ያለው/የግል መረጃን በሚመለከት ሚስጥራዊነት ደንቦችን ተከትያለሁ።
• [ ] ማጠቃለያውን አረጋግጬ CRM ገባሁ።