Lợi nhuận:
- Có thể liệt kê các bước thực hiện một nhiệm vụ từ đầu đến cuối với AI
- Có thể tách biệt các giai đoạn dự thảo, xác minh và quyết định
- Có thể xây dựng quy trình làm việc AI có thể lặp lại cho doanh nghiệp của mình
Ở các bài trước, chúng ta đã tìm hiểu AI là gì, điểm mạnh, điểm yếu và rủi ro của nó từng cái một. Bây giờ chúng tôi kết hợp chúng thành một phương pháp làm việc duy nhất. Bởi vì kỹ năng thực sự không nằm ở việc sử dụng AI một lần; là xây dựng nó thành một quy trình làm việc đáng tin cậy và có thể lặp lại. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu mô hình ba giai đoạn thực hiện một nhiệm vụ từ đầu đến cuối với AI: Dự thảo → Xác thực → Quyết định. Ba từ này thể hiện bản chất của mô-đun này trong một câu: AI phác thảo, con người xác minh và quyết định.
Mô hình ba giai đoạn
Một quy trình làm việc AI lành mạnh bao gồm ba giai đoạn rõ ràng và không nên nhầm lẫn các giai đoạn này:
- Phác thảo (nặng về AI): Bạn xác định nhiệm vụ, đưa ra bối cảnh, nhận kết quả đầu ra ban đầu từ AI. Ở đây tốc độ và sự phong phú của các tùy chọn rất quan trọng; không hoàn hảo.
- Xác thực (sử dụng nhiều con người): Bạn kiểm tra sự thật, mức độ liên quan, tính bảo mật và tính công bằng trong kết quả đầu ra. Bạn đánh dấu những điểm rủi ro và sửa chúng nếu cần thiết.
- Quyết định (chỉ con người): Bạn đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm xuất bản, gửi, thực hiện đầu ra.
Mẹo: Hãy ghi nhớ ba giai đoạn này một cách riêng biệt. Sai lầm phổ biến nhất là sử dụng trực tiếp đầu ra của giai đoạn "dự thảo" làm "quyết định". Bước "xác minh" ở giữa là cầu chì an toàn của toàn bộ mô-đun.
Một ví dụ về quy trình từng bước
Giả sử bạn viết một email chính thức cho nhà cung cấp để thông báo cho họ về sự chậm trễ:
- Chuẩn bị: Làm rõ mục đích, đối tượng, giọng điệu và những hạn chế. Nếu có dữ liệu bí mật/cá nhân, hãy ẩn danh nó.
- Bản nháp: Yêu cầu bản nháp từ AI với mẫu vai trò + ngữ cảnh + nhiệm vụ + định dạng.
- Kiểm tra đầu tiên: Đầu ra có phù hợp với mục đích không? Giọng điệu có đúng không? Có thiếu gì không?
- Xác minh sự thật: Xác nhận ngày tháng, con số, tên và cam kết trong đó. (Liệu lời hứa "trong vòng 2 ngày làm việc" có thực sự được thực hiện không?)
- Sàng lọc rủi ro: Có bất kỳ lời hứa sai lầm, vi phạm tính bảo mật hoặc ngôn ngữ không phù hợp nào không?
- Quyết định và trình: Bạn phê duyệt và gửi văn bản sửa đổi. Trách nhiệm thuộc về bạn.
Sân khấu
Ai cân nhắc?
câu hỏi cơ bản
dự thảo
A.I.
“Tôi có nhận được bản in ban đầu nhanh chóng không?”
xác minh
con người
“Sự thật, bảo mật và tuân thủ được chứ?”
quyết định
con người
“Tôi có chịu hậu quả của việc này không?”
Dòng chảy yếu / Dòng chảy mạnh
Luồng kém: Yêu cầu AI "viết email trì hoãn cho nhà cung cấp" và gửi nó mà không đọc văn bản kết quả.
Kết quả: Một cam kết sai, một ngày hẹn bịa đặt hoặc giọng điệu không phù hợp sẽ trực tiếp đến tay khách hàng.
Dòng chảy mạnh:1) Yêu cầu một bản nháp, đưa ra bối cảnh và các ràng buộc.2) Đánh dấu từng cam kết và ngày tháng trong bản nháp.3) Tự mình xác minh những điểm này, sửa những gì cần thiết.4) Phê duyệt văn bản cuối cùng và gửi nó.
Kết quả: Bạn giữ được phần lớn tốc độ nhưng quản lý rủi ro bằng cách thêm bước xác minh vào hệ thống.
Ba hộp nhỏ
Trường hợp 1 - Bước xác minh đã ngăn chặn khủng hoảng. Một trợ lý đã chuẩn bị một văn bản ưu đãi để gửi đến khách hàng bằng AI. Ở bước "Xác minh", anh nhận ra rằng giá đã được tính toán không chính xác (AI đã sai về số học) và đã sửa nó từ bảng tính. Nếu bước của tôi không tồn tại, khách hàng sẽ nhận được mức giá thấp hơn 12%.
Trường hợp 2 - Chi phí bỏ qua giai đoạn quyết định. Ở một nhóm khác, một nhân viên đã gửi một thông báo do AI viết cho toàn bộ công ty mà không đọc nó. Có một ngày trong văn bản vẫn chưa được chốt; Họ đã phải gửi một email chỉnh sửa. Bài học: Bước “quyết định” không phải là hình thức, nó là biện pháp cuối cùng.
Trường hợp 3 - Lưu lượng lặp lại tiết kiệm thời gian. Một chuyên gia báo cáo đã biến các bước “dự thảo → xác minh → quyết định” thành một danh sách kiểm tra bằng văn bản cho báo cáo hàng tháng của mình. Công việc kéo dài 3 giờ trong tháng đầu tiên giảm xuống còn 45 phút khi dòng chảy ổn định; Sai số cũng gần như bằng 0 vì mọi bước đều chuẩn.
Mẫu có thể sao chép
[Bản nháp] Vai trò: [chuyên gia]. Bối cảnh: [tình huống]. Nhiệm vụ: [nhiệm vụ]. Định dạng: [độ dài/âm điệu]. Ràng buộc: [không làm]. Đầu vào: [dữ liệu/văn bản]
[XÁC MINH] Bản dự thảo bên dưới lập danh sách kiểm tra tất cả các điểm cần xác minh (số, ngày, tên, cam kết, tuyên bố pháp lý/đạo đức) và đề xuất nơi tôi có thể xác nhận cho từng điểm. Bản nháp: [dán vào đây]
[QUÉT RỦI RO] Trong văn bản này, hãy chọn và đánh dấu: (1) quyền riêng tư/dữ liệu cá nhân, (2) tuyên bố sai sự thật, (3) tuyên bố không phù hợp/loại trừ, (4) lời hứa không thể thực hiện được. Văn bản: [dán vào đây]
[THIẾT KẾ FLOW] Lập cho tôi một danh sách kiểm tra cho nhiệm vụ lặp đi lặp lại sau đây, với các bước “dự thảo → xác minh → quyết định”. Nhiệm vụ: [mô tả nhiệm vụ của bạn]
Những lỗi thường gặp
Những lỗi thường gặp
- Nhầm dự thảo thành quyết định Đầu ra đầu tiên là sự khởi đầu; Nó không thể được áp dụng mà không cần xác minh.
- Bỏ qua bước xác minh. Áp lực thời gian bỏ qua việc xác minh; Đây là nơi sinh ra những sai lầm đắt giá nhất.
- Đưa ra quyết định và trách nhiệm cho AI. “Cái máy viết nó” không phải là một cái cớ; Kết quả là của bạn.
- Không phiên âm dòng chảy. Nếu bạn không ghi lại các bước, bạn có nguy cơ quên từng bước một.
Lưu ý: Xác minh là phần "đáng tin cậy" của công việc chứ không phải phần "làm chậm". Trong một quy trình được thiết lập tốt, việc xác minh không chỉ bù đắp cho việc mất tốc độ; bởi vì nó ngăn cản thời gian dành cho việc dọn dẹp lỗi ngay từ đầu.
Tóm lại
- Quy trình làm việc AI lành mạnh có ba giai đoạn: Bản nháp (AI) → Xác thực (con người) → Quyết định (con người).
- Những giai đoạn này không nên trộn lẫn; Sai lầm phổ biến nhất là sử dụng dàn ý trực tiếp làm quyết định.
- Xác minh; Nó bao gồm sự thật, tính bảo mật, sự công bằng và đúng đắn và là sự bảo đảm an ninh cho dòng chảy.
- Quyền quyết định và trách nhiệm luôn thuộc về con người; “Cái máy viết nó” không phải là một cái cớ.
- Biến quy trình thành danh sách kiểm tra bằng văn bản sẽ tăng cả tốc độ và độ tin cậy.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một nhiệm vụ bạn thường xuyên thực hiện tại nơi làm việc và viết một danh sách kiểm tra ngắn cho nhiệm vụ đó bao gồm các bước “phác thảo → xác minh → quyết định” (bạn có thể sử dụng mẫu THIẾT KẾ FLOW ở trên). Chạy nhiệm vụ từ đầu đến cuối một lần với quy trình này và ghi lại những gì bạn đã làm ở mỗi giai đoạn.
Danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi có thể phân biệt giữa các giai đoạn dự thảo, xác minh và quyết định.
- [ ] Tôi có thể liệt kê các bước thực hiện một nhiệm vụ từ đầu đến cuối bằng AI.
- [ ] Trong giai đoạn xác minh, tôi kiểm tra tính xác thực, tính bảo mật và tính tuân thủ.
- [ ] Tôi đưa ra quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm với tư cách là một con người.
- [ ] Tôi có thể thiết lập quy trình làm việc AI bằng văn bản cho một nhiệm vụ lặp đi lặp lại.