Lợi nhuận:
- Có thể đưa ra các trường hợp sử dụng AI cụ thể ở các bộ phận khác nhau
- Có thể xác định các cơ hội sử dụng AI phù hợp với vai trò của mình
- Hiểu logic của việc tích hợp AI vào quy trình làm việc với vai trò trợ lý
Cho đến nay chúng ta đã biết AI là gì, nó hoạt động như thế nào và những hạn chế của nó. Bây giờ chúng ta đến với câu hỏi thực sự: Tôi có thể sử dụng điều này ở đâu trong công việc kinh doanh của mình? Trong phần này, chúng ta sẽ xem cách tích hợp AI vào công việc hàng ngày thông qua các kịch bản cụ thể, thực tế từ các bộ phận khác nhau. Mục đích là cung cấp cho bạn góc nhìn để nhìn thấy các cơ hội trong hoạt động kinh doanh của riêng bạn, thay vì đưa cho bạn danh sách "AI làm điều này điều kia".
Logic chung: Tăng tốc các nhiệm vụ ngôn ngữ lặp đi lặp lại
Bất kể bộ phận nào, đó đều là nơi mà AI mang lại giá trị cao nhất: Công việc lặp đi lặp lại, dựa trên ngôn ngữ, yêu cầu bản thảo đầu tiên. Nếu doanh nghiệp của bạn có một nhiệm vụ mà “Tôi luôn viết từ đầu”, “cần thời gian để định dạng” hoặc “Tôi lặp lại điều tương tự với các giọng điệu khác nhau”, thì đó chính là cơ hội về AI.
Kịch bản cụ thể theo phòng ban
khoa
Công việc được tăng tốc nhờ AI
Bán hàng & Tiếp thị
Bản thảo email, sản xuất khẩu hiệu/tiêu đề, tóm tắt báo cáo, điều chỉnh trên mạng xã hội
Dịch vụ khách hàng
Bản thảo phản hồi Câu hỏi thường gặp, bản tóm tắt khiếu nại, bản nháp phản hồi bình tĩnh
Nhân sự
Dự thảo tin tuyển dụng, đơn giản hóa chính sách, ghi chú chuẩn bị phỏng vấn
Tài chính & Hoạt động
Tóm tắt điều hành, danh sách hành động từ biên bản cuộc họp, dự thảo tài liệu quy trình
Quản lý & Tổng hợp
Chương trình làm việc, email tiếp theo, phân tích điểm trừ, cấu trúc trình bày
Nhắc yếu / Nhắc mạnh
Lời nhắc yếu:Chỉnh sửa ghi chú cuộc họp.
Kết quả: Một văn bản có cấu trúc không rõ ràng và không rõ nó thuộc về ai.
Lời nhắc mạnh mẽ: Chia các ghi chú cuộc họp thô sau đây thành ba phần: 1) Các quyết định được đưa ra2) Các mục hành động (trách nhiệm + ngày)3) Câu hỏi mở Viết ngắn gọn và từng mục một. Ghi chú: [dán vào đây]
Kết quả: một đầu ra có thể chia sẻ trực tiếp và có thể theo dõi được.
Ba hộp nhỏ
Trường hợp 1 - Tăng gấp đôi sản xuất nội dung. Nhóm tiếp thị một người của một doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp khó khăn trong việc sản xuất 5 blog mỗi tuần. Anh ấy bắt đầu sử dụng AI để giải quyết vấn đề “trang trống”: anh ấy sẽ đưa ra chủ đề và luận điểm chính, AI sẽ soạn thảo, người đó sẽ chỉnh sửa và làm phong phú thêm nó bằng kiến thức của chính mình. Sản lượng tăng gấp đôi; chất lượng được duy trì thông qua chỉnh sửa của con người.
Trường hợp 2 - 15 phút làm việc thành 3 phút. Một đại diện khách hàng đã gửi một email khiếu nại dài và đầy giận dữ cho AI và yêu cầu AI “trích xuất 3 vấn đề chính và soạn thảo một phản hồi bình tĩnh, tập trung vào giải pháp”. Anh ấy kiểm tra bản nháp và gửi nó. Công việc kéo dài từ 15 phút xuống còn 3 phút; Giọng điệu trở nên chuyên nghiệp hơn.
Trường hợp 3 - Danh sách hành động không biến mất. Một người quản lý dự án đã yêu cầu AI sắp xếp 45 phút ghi chú cuộc họp rải rác thành định dạng “quyết định / hành động (trách nhiệm + ngày) / câu hỏi mở”. Các hành động trước đây bị mất trong email giờ đã trở thành một danh sách rõ ràng; việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn và số lượng nhiệm vụ bị lãng quên giảm đi.
Mô hình tích hợp đúng: Người trợ lý không phải là chủ sở hữu công việc
Mô hình lành mạnh khi kết hợp AI vào quy trình làm việc của bạn là: AI tạo ra bản nháp và nguyên liệu thô đầu tiên; Bạn hướng dẫn, chỉnh sửa và đưa ra quyết định cuối cùng.
bước
Ai làm
Xác định nhiệm vụ, đưa ra bối cảnh
con người
Tạo bản dự thảo/tùy chọn đầu tiên
A.I.
Xác minh, chỉnh sửa, cá nhân hóa
con người
Quyết định công bố/nộp
con người
Lưu ý: Mục đích của việc bổ sung AI vào quy trình làm việc không phải là loại bỏ con người mà là để cứu con người khỏi sự lặp lại có giá trị gia tăng thấp và tập trung vào chuyên môn cốt lõi của họ. Cách tiếp cận "để AI viết, tôi không nhìn" mở ra cánh cửa cho mọi rủi ro (ảo giác, thiên vị, quyền riêng tư) trong mô-đun này.
Mẫu có thể sao chép
Vai trò: Bạn là trợ lý có kinh nghiệm trong [bộ phận của tôi]. Nhiệm vụ: Chuyển văn bản thô bên dưới thành [đầu ra mong muốn: tóm tắt/email/danh sách]. Định dạng: [độ dài, giọng điệu, cấu trúc]Ràng buộc: Không thêm thông tin không có trong văn bản.Văn bản: [dán vào đây]
Hãy rút gọn tài liệu dài này thành một bản tóm tắt dài một trang để trình bày cho người quản lý:- 5 điểm quan trọng nhất- 1 câu "kết luận và khuyến nghị"Tài liệu: [dán vào đây]
Viết email này bằng ba giọng điệu khác nhau: (1) trang trọng, (2) thân thiện, (3) ngắn gọn/rõ ràng. Chủ đề: [chủ đề]. Giữ nguyên thông tin, chỉ cần thay đổi giọng điệu.
Thiết kế một mẫu lời nhắc mà tôi có thể sử dụng lại cho nhiệm vụ lặp đi lặp lại của mình bên dưới; Hiển thị các khu vực tôi cần điền bằng [dấu ngoặc vuông]. Nhiệm vụ: [mô tả nhiệm vụ của bạn]
Làm thế nào để tìm được cơ hội cho riêng mình?
Trong một tuần, hãy tự hỏi bản thân: “Những nhiệm vụ nào tôi làm hôm nay lặp đi lặp lại, dựa trên văn bản và nhàm chán?” Danh sách công việc này là bản đồ cơ hội AI cá nhân của bạn. Hãy hỏi từng câu hỏi “Sẽ nhanh hơn nếu AI tạo ra bản thảo đầu tiên và tôi chỉnh sửa nó?” Đưa nó qua bộ lọc. Những gì bạn nói "có" là điểm khởi đầu của bạn.
Những lỗi thường gặp
Những lỗi thường gặp
- Sử dụng nó mà không kiểm tra đầu ra. AI tạo ra bản nháp; Việc xác minh và quyết định cuối cùng là của bạn.
- Kết hợp dữ liệu bí mật/cá nhân vào công việc. Hãy nhớ nguyên tắc ẩn danh trong các tình huống.
- Nghĩ rằng công việc nào cũng phù hợp với AI. Nhiệm vụ ngôn ngữ lặp đi lặp lại là phù hợp; Nó không phải là sự tính toán và quyết định cuối cùng.
- Không tạo mẫu. Nếu bạn không lưu những lời nhắc hữu ích, bạn sẽ phải bắt đầu lại từ đầu.
Tóm lại
- AI tăng tốc công việc lặp đi lặp lại, dựa trên ngôn ngữ, chuyên sâu ở mọi bộ phận.
- Có các kịch bản cụ thể và an toàn cho hoạt động bán hàng, dịch vụ khách hàng, nhân sự, tài chính và quản lý.
- Mô hình lành mạnh: AI đưa ra bản phác thảo, con người chỉ đạo, sửa chữa và quyết định.
- Mục đích không phải là loại bỏ con người mà là cứu họ khỏi sự lặp lại có giá trị gia tăng thấp.
- Để tìm cơ hội cho riêng mình, hãy liệt kê các công việc soạn thảo văn bản lặp đi lặp lại của bạn và hỏi: "Liệu AI có tăng tốc nếu soạn thảo không?" hỏi.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một tác vụ văn bản lặp lại mỗi tuần trong công việc của bạn (ví dụ: tóm tắt báo cáo hoặc email tiêu chuẩn). Hãy tự thiết kế một mẫu thông qua lời nhắc “mẫu có thể tái sử dụng” ở trên, thử nó một lần trong một nhiệm vụ thực tế và ghi lại thời gian bạn tiết kiệm được.
Danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi có thể đưa ra các trường hợp sử dụng AI cụ thể ở các bộ phận khác nhau.
- [ ] Tôi đã xác định được ít nhất một cơ hội AI phù hợp với vai trò của mình.
- [ ] Tôi theo mô hình "AI tạo bản nháp, con người quyết định".
- [ ] Tôi tuân thủ các nguyên tắc ẩn danh và xác minh trong các tình huống.
- [ ] Tôi lưu một mẫu nhắc nhở hữu ích và sử dụng lại nó.