สถานการณ์การใช้งาน AI ทุกวันในที่ทำงาน

กำไร:

• สามารถให้กรณีการใช้งาน AI อย่างเป็นรูปธรรมในแผนกต่างๆ
• สามารถระบุโอกาสในการใช้งาน AI ให้เหมาะสมกับบทบาทของตนได้
• เข้าใจตรรกะของการบูรณาการ AI เข้ากับขั้นตอนการทำงานในฐานะผู้ช่วย

จนถึงตอนนี้เราได้เรียนรู้แล้วว่า AI คืออะไร ทำงานอย่างไร และข้อจำกัดของมัน ตอนนี้เรามาถึงคำถามที่แท้จริง: ฉันจะใช้สิ่งนี้ในธุรกิจของตัวเองได้ที่ไหน ในหน่วยนี้ เราจะดูวิธีบูรณาการ AI เข้ากับงานประจำวันผ่านสถานการณ์จริงที่เป็นรูปธรรมจากแผนกต่างๆ จุดมุ่งหมายคือเพื่อให้คุณมีมุมมองที่จะเห็นโอกาสในธุรกิจของคุณเอง แทนที่จะให้รายการ "AI ทำสิ่งนี้และสิ่งนั้น" แก่คุณ

ตรรกะทั่วไป: การเร่งงานภาษาที่ซ้ำซาก

ไม่ว่าแผนกไหนก็เป็นสถานที่เดียวกับที่ AI เพิ่มมูลค่ามากที่สุด: งานที่ซ้ำซากจำเจตามภาษาและต้องใช้ร่างแรก หากธุรกิจของคุณมีงานที่ “ฉันเขียนตั้งแต่เริ่มต้นทุกครั้ง” “ต้องใช้เวลาในการจัดรูปแบบ” หรือ “ฉันทำซ้ำสิ่งเดียวกันในโทนสีที่แตกต่างกัน” ก็มีโอกาส AI อยู่ที่นั่น

สถานการณ์ที่เป็นรูปธรรมตามแผนกต่างๆ

แผนก

ทำงานเร่งโดย AI

การขายและการตลาด

ร่างอีเมล การสร้างสโลแกน/หัวข้อข่าว สรุปรายงาน การปรับใช้โซเชียลมีเดีย

บริการลูกค้า

ร่างการตอบกลับคำถามที่พบบ่อย สรุปการร้องเรียน ร่างการตอบกลับอย่างสงบ

ทรัพยากรบุคคล

ร่างประกาศรับสมัครงาน การลดความซับซ้อนของนโยบาย บันทึกการเตรียมการสัมภาษณ์

การเงินและการปฏิบัติการ

บทสรุปผู้บริหาร รายการดำเนินการจากบันทึกการประชุม ร่างเอกสารกระบวนการ

การจัดการและทั่วไป

วาระการประชุม อีเมลติดตามผล การวิเคราะห์เชิงบวก โครงสร้างการนำเสนอ

พรอมต์ที่อ่อนแอ / พรอมต์ที่แข็งแกร่ง

พร้อมท์ที่อ่อนแอ:แก้ไขบันทึกการประชุม

ผลลัพธ์: ข้อความที่มีโครงสร้างไม่ชัดเจนและไม่ชัดเจนว่าเป็นของใคร

พร้อมท์ที่มีประสิทธิภาพ: แบ่งบันทึกการประชุมดิบต่อไปนี้ออกเป็นสามส่วน: 1) การตัดสินใจที่ดำเนินการ2) รายการดำเนินการ (รับผิดชอบ + วันที่)3) คำถามปลายเปิด เขียนสั้นๆ และทีละรายการ หมายเหตุ: [วางที่นี่]

ผลลัพธ์: เอาต์พุตที่แชร์ได้โดยตรงและติดตามได้

มินิเคสสามอัน

กรณีที่ 1 — เพิ่มการผลิตเนื้อหาเป็นสองเท่า ทีมการตลาดเพียงคนเดียวของ SME กำลังประสบปัญหาในการผลิตบล็อก 5 บล็อกต่อสัปดาห์ เขาเริ่มใช้ AI เพื่อแก้ปัญหา “หน้าว่าง” โดยเขาจะให้หัวข้อและประเด็นหลัก AI จะร่าง บุคคลจะแก้ไขและเพิ่มพูนด้วยความรู้ของตนเอง การผลิตเพิ่มขึ้นสองเท่า รักษาคุณภาพผ่านการแก้ไขโดยมนุษย์

กรณีที่ 2 — ทำงาน 15 นาทีเป็น 3 นาที ตัวแทนลูกค้าส่งอีเมลร้องเรียนยาวเหยียดไปยัง AI และบอกให้ “แยกประเด็นหลัก 3 ประเด็นออกและร่างคำตอบที่สงบและเน้นการแก้ปัญหา” เขาตรวจสอบร่างและส่งไป งานเปลี่ยนจาก 15 นาทีเป็น 3 นาที น้ำเสียงมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น

กรณีที่ 3 — รายการการดำเนินการไม่หายไป ผู้จัดการโครงการให้ AI จัดระเบียบบันทึกการประชุมที่กระจัดกระจายความยาว 45 นาทีให้อยู่ในรูปแบบ “การตัดสินใจ / การดำเนินการ (รับผิดชอบ+วันที่) / คำถามปลายเปิด” การดำเนินการที่หายไปก่อนหน้านี้ในอีเมลตอนนี้กลายเป็นรายการที่ชัดเจนแล้ว การติดตามง่ายขึ้นและจำนวนงานที่ลืมก็ลดลง

โมเดลบูรณาการที่ถูกต้อง: ผู้ช่วยไม่ใช่เจ้าของงาน

โมเดลที่ดีเมื่อรวม AI เข้ากับขั้นตอนการทำงานของคุณคือ: AI สร้างแบบร่างและวัตถุดิบชิ้นแรก คุณแนะนำ แก้ไข และทำการตัดสินใจขั้นสุดท้าย

ขั้นตอน

ใครทำ

กำหนดงาน ให้บริบท

มนุษย์

ร่างแรก / การสร้างตัวเลือก

เอไอ

การตรวจสอบ การแก้ไข การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ

มนุษย์

การตัดสินใจเผยแพร่/ส่ง

มนุษย์

ข้อควรสนใจ: จุดประสงค์ของการเพิ่ม AI ลงในเวิร์กโฟลว์ไม่ใช่เพื่อกำจัดมนุษย์ แต่เพื่อช่วยมนุษย์จากการทำซ้ำที่มีมูลค่าเพิ่มต่ำ และมุ่งเน้นไปที่ความเชี่ยวชาญหลักของเขา วิธีการ "ปล่อยให้ AI เขียน ฉันไม่ดู" เปิดประตูสู่ความเสี่ยงทั้งหมด (ภาพหลอน อคติ ความเป็นส่วนตัว) ในโมดูลนี้

เทมเพลตที่คัดลอกได้

บทบาท: คุณเป็นผู้ช่วยที่มีประสบการณ์ใน [แผนกของฉัน] งาน: เปลี่ยนข้อความดิบด้านล่างเป็น [ผลลัพธ์ที่ต้องการ: สรุป/อีเมล/รายการ] รูปแบบ: [ความยาว โทนสี โครงสร้าง]ข้อจำกัด: อย่าเพิ่มข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในข้อความ ข้อความ: [วางที่นี่]

ลดเอกสารขนาดยาวนี้ให้เหลือสรุปเพียงหน้าเดียวเพื่อนำเสนอต่อผู้จัดการ:- 5 ประเด็นที่สำคัญที่สุด- 1 ประโยค "บทสรุปและคำแนะนำ"เอกสาร: [วางที่นี่]

เขียนอีเมลนี้ด้วยโทนสีที่แตกต่างกันสามแบบ: (1) เป็นทางการ (2) เป็นมิตร (3) สั้น/ชัดเจน หัวเรื่อง: [หัวเรื่อง] เก็บข้อมูลเหมือนเดิมแค่เปลี่ยนโทนเสียง

ออกแบบเทมเพลตพร้อมต์ที่ฉันสามารถนำมาใช้ซ้ำสำหรับงานซ้ำๆ ของฉันได้ด้านล่าง แสดงพื้นที่ที่ฉันต้องเติมด้วย [วงเล็บเหลี่ยม] งาน: [อธิบายงานของคุณ]

จะหาโอกาสของตัวเองได้อย่างไร?

ถามตัวเองเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ว่า “งานใดบ้างที่ฉันทำในวันนี้ที่ซ้ำซาก ใช้ข้อความ และน่าเบื่อ” รายการงานนี้คือแผนที่โอกาส AI ส่วนตัวของคุณ ถามคำถามแต่ละข้อว่า “จะเร็วขึ้นไหมถ้า AI สร้างดราฟท์แรกแล้วแก้ไข” ผ่านตัวกรอง สิ่งที่คุณพูดว่า "ใช่" คือจุดเริ่มต้นของคุณ

ข้อผิดพลาดทั่วไป

ข้อผิดพลาดทั่วไป

• ใช้โดยไม่ต้องตรวจสอบเอาต์พุต AI สร้างร่าง; การยืนยันและการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเป็นของคุณ
• การรวมข้อมูลที่เป็นความลับ/ส่วนบุคคลเข้าไปในงาน จำหลักการไม่เปิดเผยตัวตนในสถานการณ์ต่างๆ
• คิดว่าทุกงานเหมาะกับ AI งานที่ใช้ภาษาซ้ำๆ มีความเหมาะสม ไม่ใช่การคำนวณขั้นสุดท้ายและการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
• ไม่ใช่การสร้างเทมเพลต หากคุณไม่บันทึกพร้อมท์ที่มีประโยชน์ คุณจะเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง

โดยสรุป

• AI เร่งการทำงานซ้ำๆ ตามภาษา และร่างเข้มข้นในทุกแผนก
• มีสถานการณ์ที่เป็นรูปธรรมและปลอดภัยสำหรับการขาย การบริการลูกค้า ทรัพยากรบุคคล การเงิน และการจัดการ
• โมเดลที่ดี: AI สร้างแบบร่าง ควบคุมโดยมนุษย์ แก้ไขและตัดสินใจ
• เป้าหมายไม่ใช่เพื่อกำจัดผู้คน แต่เพื่อช่วยพวกเขาจากการทำซ้ำที่มีมูลค่าเพิ่มต่ำ
• หากต้องการค้นหาโอกาสของคุณเอง ให้เขียนรายการงานพิมพ์ข้อความซ้ำๆ แล้วถามว่า “AI จะเร็วขึ้นไหมหากร่างไว้” ถาม.

งานแอปพลิเคชัน

เลือกงานข้อความหนึ่งงานที่จะทำซ้ำในแต่ละสัปดาห์ในงานของคุณ (เช่น สรุปรายงานหรืออีเมลมาตรฐาน) ให้ตัวเองออกแบบเทมเพลตผ่านข้อความเตือน "เทมเพลตที่นำมาใช้ซ้ำได้" ด้านบน ลองใช้ครั้งเดียวกับงานจริง และจดบันทึกเวลาที่คุณประหยัดเวลา

รายการตรวจสอบ

• [ ] ฉันสามารถมอบกรณีการใช้งาน AI ที่เป็นรูปธรรมในแผนกต่างๆ ได้
• [ ] ฉันได้ระบุโอกาส AI อย่างน้อยหนึ่งรายการที่เหมาะกับบทบาทของฉัน
• [ ] ฉันทำตามโมเดล "AI สร้างแบบร่าง มนุษย์ตัดสินใจ"
• [ ] ฉันปฏิบัติตามหลักการไม่เปิดเผยตัวตนและหลักการตรวจสอบในสถานการณ์ต่างๆ
• [ ] ฉันบันทึกเทมเพลตข้อความแจ้งที่เป็นประโยชน์และนำมาใช้ซ้ำ