Lợi nhuận:
- Khả năng giảm thiểu và so sánh các ưu đãi của nhà cung cấp ở các định dạng khác nhau thành một bộ tiêu chí chung
- Khả năng phân tích tổng chi phí sở hữu (TCO) bao gồm vận chuyển, đáo hạn và bảo hành
- Khả năng quét rủi ro tài chính trong hợp đồng với AI và quyết định chúng với sự xác nhận của con người
Lợi nhuận của doanh nghiệp không chỉ thu được khi bán mà còn khi mua. Các quyết định mua sắm và mua sắm ảnh hưởng trực tiếp đến chu kỳ chi phí và tiền mặt. Nhà cung cấp sai, phụ phí ẩn, điều khoản thanh toán không hợp lý... tất cả đều bị rò rỉ vào lợi nhuận. Trí tuệ nhân tạo (AI) là một trợ lý đắc lực trong việc so sánh các đề nghị của nhà cung cấp, quét các điều khoản hợp đồng và hiển thị các cơ hội tiết kiệm. Trong phần này, chúng ta sẽ học cách sử dụng AI tại bàn mua hàng.
So sánh Táo với Táo
Báo giá của nhà cung cấp hiếm khi có cùng định dạng. Một bên đưa ra mức giá bao gồm VAT, một bên đưa ra mức giá chưa bao gồm; một người viết thời gian giao hàng tính bằng ngày, người kia viết thời gian giao hàng tính bằng tuần; Một người cung cấp bảo hành, người kia thì không. Công việc có giá trị nhất của AI là chắt lọc các định dạng khác nhau này thành một bộ tiêu chí chung (các trường so sánh) và đặt chúng cạnh nhau. Bằng cách này, ưu đãi "tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp nhất" sẽ hiển thị chứ không phải ưu đãi "rẻ nhất".
TCO (Tổng chi phí sở hữu) không chỉ bao gồm giá cố định của giao dịch mua; Nó đề cập đến toàn bộ chi phí trọn đời, bao gồm chi phí tiền mặt cho việc vận chuyển, lắp đặt, bảo trì, bảo hành và thời hạn thanh toán.
Mẹo: Xác định trước các tiêu chí so sánh: đơn giá, thời gian giao hàng, thời hạn thanh toán, bảo hành, đơn hàng tối thiểu, vận chuyển. Nếu bạn cho phép mô hình phù hợp với tiêu chí, giá thầu sẽ bị so sánh dưới mức.
Từng bước: So sánh trích dẫn
- Sửa các tiêu chí đã đặt. Viết trước những lĩnh vực sẽ được so sánh.
- Có tất cả các ưu đãi được đổ vào cùng một mẫu. Chuẩn hóa các định dạng khác nhau.
- Tiết lộ chi phí ẩn. Vận chuyển, phí bổ sung, rủi ro tỷ giá.
- Chuyển đổi thời hạn thanh toán thành tiền mặt. Kỳ hạn 60 ngày mang lại giá trị chiết khấu.
- Lưu ý riêng những gì không thể định lượng được. Mối quan hệ, độ tin cậy, sự tham khảo; Quyết định cũng bao gồm những điều này.
Nhắc yếu / Nhắc mạnh
Lời nhắc kém:Ưu đãi nào trong ba ưu đãi này là tốt nhất? [ưu đãi]
Điều này đưa ra câu trả lời như “đây là cái rẻ nhất” mang tính một chiều và bỏ qua các chi phí ẩn.
Lời nhắc mạnh mẽ:Vai trò của bạn: nhà phân tích mua sắm (mua sắm).Nhiệm vụ: So sánh 3 báo giá của nhà cung cấp sau trong một bảng.Tiêu chí (cột): đơn giá (không bao gồm VAT) | thời gian giao hàng (ngày) | ngày đến hạn thanh toán (ngày) | vận chuyển | bảo hành | phút. đặt hàng | tổng chi phíCác bước:1) Bình thường hóa từng báo giá theo các tiêu chí này; Riêng nếu bao gồm VAT/vận chuyển.2) Tính tổng chi phí cho đơn hàng mẫu 1000 đơn vị (hiển thị công thức).3) Lưu ý lợi thế tiền mặt của thời hạn thanh toán (dài hạn = lợi thế).4) Viết riêng các yếu tố không thể định lượng (phạm vi bảo hành, tài liệu tham khảo).5) Đưa ra lời khuyên nhưng liệt kê rõ ràng cơ sở lý luận và giả định của bạn. Ràng buộc: Chỉ sử dụng thông tin trong dữ liệu; viết trường còn thiếu là "không xác định".<quotes> ... </quotes>
Lời nhắc này; có thể tiết lộ rằng giá thầu có giá dán nhãn thấp nhất sẽ trở nên đắt nhất khi thêm phí vận chuyển và đưa ra quyết định dựa trên tổng chi phí thực tế.
Ví dụ về biểu đồ so sánh
tiêu chí
Nhà cung cấp A
Nhà cung cấp B
Nhà cung cấp C
Đơn giá (chưa bao gồm VAT)
42:00
39,50
41:00
Vận chuyển (1000 cái)
bao gồm
thêm 3.500
bao gồm
thời gian giao hàng
7 ngày
21 ngày
10 ngày
thời hạn thanh toán
30 ngày
60 ngày
45 ngày
Tổng cộng (1000 miếng)
42.000
43.000
41.000
Trong bảng này, mặc dù B có vẻ rẻ nhất về đơn giá nhưng hóa ra nó lại đắt nhất về mặt vận chuyển; C được cân bằng. Quyết định bây giờ dựa trên dữ liệu.
Quét hợp đồng và đơn hàng
AI quét nhanh các hạng mục rủi ro trong hợp đồng cung ứng dài hạn: tự động gia hạn, quyền tăng đơn phương, điều kiện phạt.
Quét hợp đồng cung cấp sau đây để tìm rủi ro tài chính. Liệt kê các mục sau theo số mục:1) Các điều khoản cho phép tăng giá2) Điều kiện tự động gia hạn và hủy3) Số tiền chậm trễ/phạt4) Định giá dựa trên tỷ giá hoặc chỉ số Viết 1 câu mô tả rủi ro cho mỗi mục. Đừng đưa ra lời khuyên pháp lý; chỉ cần chỉ ra những điểm cần chú ý.
Thận trọng: Việc sàng lọc hợp đồng của AI là một công cụ sàng lọc trước, không phải là ý kiến pháp lý. Trong các hợp đồng quan trọng, quyết định cuối cùng thuộc về đơn vị pháp lý và mua hàng. Mô hình có thể bỏ sót hoặc hiểu sai một mục.
Chuyển đổi thời hạn thanh toán thành tiền
Một thực tế thường bị bỏ qua khi mua hàng: thời hạn thanh toán dài là một khoản chiết khấu ẩn. Bạn sẽ giữ tiền cho hàng hóa bạn đã mua với thời hạn 60 ngày trong hai tháng; Trong thời gian này, số tiền đó sẽ đi làm ở nơi khác hoặc làm giảm nhu cầu tín dụng của bạn. AI có thể kiếm tiền từ “lợi thế đáo hạn” này với chi phí tài chính xấp xỉ, do đó giảm giá và thời gian đáo hạn xuống một con số duy nhất có thể so sánh được.
So sánh hai ưu đãi bao gồm thời hạn thanh toán: - Ưu đãi A: đơn vị 40 TL, tiền mặt (kỳ hạn 0 ngày) - Ưu đãi B: đơn vị 41 TL, kỳ hạn 60 ngày Giả sử chi phí tài trợ hàng năm là 40%. Tính lợi thế tiền mặt trên mỗi đơn vị của kỳ hạn 60 ngày và tìm giá thực tế "được điều chỉnh theo kỳ hạn" của hai phiếu mua hàng. Trình bày rõ ràng công thức và giả thiết.
Phép tính này thường mang lại một kết quả đáng ngạc nhiên: đơn giá cao hơn một chút, nhưng ưu đãi dài hạn thực sự có thể rẻ hơn khi tính đến chi phí tài chính. Quyết định phải được đưa ra dựa trên chi phí thực tế này; Chỉ cần nhìn vào giá nhãn dán là có thể gây nhầm lẫn.
Mẹo: Sử dụng AI làm “người thiết lập kịch bản” trong đàm phán với nhà cung cấp: “Điều gì có giá trị hơn đối với chúng tôi, giảm giá 5% hay thêm 30 ngày?” hỏi. Mô hình so sánh tác động tiền mặt của hai lựa chọn và cung cấp cơ sở số học cho bảng thương lượng.
Hộp đựng nhỏ
Trường hợp 1 - Chi phí vận chuyển giấu kín. Một nhà sản xuất sắp chọn được gói thầu có đơn giá thấp nhất. So sánh AI cho thấy rằng ưu đãi này có chi phí vận chuyển 3.500 TL cho mỗi 1000 sản phẩm, khiến nó đắt hơn tổng cộng các ưu đãi khác. Công ty quay trở lại với lời đề nghị thứ hai; tiết kiệm được khoảng 42.000 TL hàng năm.
Trường hợp 2 - Chuyển đổi kỳ hạn thành tiền mặt. Hai lời đề nghị có giá ngang nhau, nhưng một lời đề nghị có thời hạn 30 ngày và lời đề nghị còn lại là 60 ngày. AI đã tính toán rằng thời gian đáo hạn 60 ngày mang lại giá trị cho khoản tài trợ bổ sung thêm một tháng trong chu kỳ tiền mặt. Lựa chọn nhà cung cấp có thời hạn thanh toán dài; Trong những tháng tiền mặt khan hiếm, sự khác biệt này đã làm giảm bớt việc trả lương.
Trường hợp 3 - Điều khoản tăng lương im lặng trong hợp đồng. AI đã đánh dấu vào điều khoản "PPI + 5% tăng hàng năm" trong hợp đồng bảo trì ba năm. Nó đã thoát khỏi tầm mắt của con người. Nhóm mua hàng đã thương lượng lại điều khoản là “chỉ PPI”; Một chi phí tích lũy đáng kể đã tránh được trong ba năm. Một phép tính đơn giản đã cho thấy sự khác biệt: mức tăng gộp thêm 5% đối với hợp đồng hàng năm 500.000 TL có nghĩa là gánh nặng bổ sung khoảng 79.000 TL vào cuối ba năm. Mục duy nhất mà AI đánh dấu trong mười giây đã tiết kiệm được số tiền đó.
Trường hợp 4 - Kỳ hạn hay chiết khấu? Một công ty đã nhận được tùy chọn "giảm giá 4% hoặc thêm 45 ngày" từ nhà cung cấp. AI tính toán rằng thời gian đáo hạn bổ sung là 45 ngày tương đương với lợi thế tiền mặt khoảng 5%, giả sử chi phí tài chính hàng năm là 40%. Công ty chọn kỳ hạn thay vì chiết khấu; Quyết định này làm giảm nhu cầu tín dụng trong một quý thiếu tiền mặt. Bài học: so sánh các lựa chọn mặc cả bằng giá trị tiền mặt chứ không phải bằng cảm xúc.
Những lỗi thường gặp
- Chỉ cần nhìn vào giá nhãn dán. "Rẻ" sẽ gây hiểu lầm nếu không bao gồm phí vận chuyển, phí bổ sung và thời gian đáo hạn.
- Có các tiêu chí do mô hình lựa chọn. Tiêu chí so sánh mang tính chiến lược; bạn quyết định.
- Bỏ qua ngày đến hạn thanh toán. Đó là một lợi thế có thể đo lường được trong chu kỳ tiền mặt dài hạn.
- Nhầm việc quét hợp đồng với ý kiến pháp lý. AI sơ tuyển; Luật pháp phải được áp dụng trong các quyết định quan trọng.
- Bỏ qua hoàn toàn những điều không thể định lượng được. Sự tin cậy và tham khảo đi vào quyết định; Chỉ con số thôi là chưa đủ.
Tóm lại
- AI có khả năng thu gọn các báo giá của nhà cung cấp ở các định dạng khác nhau thành một bộ tiêu chí chung và đặt chúng cạnh nhau.
- Nhà thầu có tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp nhất bao gồm phí vận chuyển/thời hạn/bảo hành sẽ thắng chứ không phải "rẻ nhất".
- Bạn xác định các tiêu chí so sánh; Hãy tính đến lợi thế tiền mặt của thời hạn thanh toán.
- AI quét nhanh các điều khoản rủi ro trong hợp đồng, nhưng đây là công cụ sàng lọc sơ bộ chứ không phải là ý kiến pháp lý.
- Quyết định cuối cùng được đưa ra bởi con người, người ghi nhận các yếu tố không thể định lượng được (độ tin cậy, tính tham khảo) một cách riêng biệt.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chuẩn bị các đề xuất của nhà cung cấp ở ba dạng khác nhau (thực hoặc mẫu); Có ít nhất một trong số họ có vận chuyển hoặc phụ phí kín đáo. Yêu cầu họ đưa vào một bảng so sánh duy nhất với mẫu lời nhắc mạnh mẽ và tính tổng chi phí là 1000 đơn vị; xác minh thủ công ít nhất một trong số chúng. Sau đó, hãy xem lại đoạn hợp đồng mẫu kèm theo lời nhắc sàng lọc rủi ro và tự mình xem lại các mục được đánh dấu.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi tự xác định tiêu chí so sánh.
- [ ] Tôi đã chuẩn hóa tất cả các trích dẫn theo cùng một mẫu.
- [ ] Tôi đã tách riêng phí vận chuyển, phụ phí và VAT.
- [ ] Tôi đã xác minh cách tính toán tổng chi phí theo cách thủ công trong ít nhất một báo giá.
- [ ] Tôi đã đánh giá lợi ích tiền mặt của thời hạn thanh toán.
- [ ] Tôi đã xác nhận việc quét hợp đồng bằng mắt người và ghi lại những gì không thể định lượng được.