Lợi nhuận:
- Khả năng tạo bản tóm tắt KPI thân thiện với hội đồng quản trị với bối cảnh và xu hướng từ các số liệu thô
- Khả năng thiết kế báo cáo trình bày từng số liệu với các đề xuất hành động và thẻ nguồn
- Khả năng thiết lập kỷ luật giúp truy xuất nguồn gốc của từng con số trong báo cáo và ngăn chặn sự phóng đại
Bây giờ là cuối tháng và bạn cần chuẩn bị bài thuyết trình trước ban giám đốc. Bạn có hàng tá số liệu: doanh thu, tỷ suất lợi nhuận gộp, kỳ thu tiền, doanh thu trên mỗi nhân viên, tỷ lệ khách hàng rời bỏ... Nhưng ban giám đốc không muốn nhìn thấy một đống con số; "việc kinh doanh của chúng ta sẽ đi đến đâu và chúng ta nên làm gì?" tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi. Trong phần này, chúng ta sẽ học cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) làm trợ lý báo cáo để dịch các số liệu thô sang ngôn ngữ của người ra quyết định.
KPI là gì và nó khác với Số liệu như thế nào?
Số liệu là bất cứ thứ gì có thể đo lường được. KPI (Chỉ số hiệu suất chính) là một số chỉ số giới hạn mà người ra quyết định thực sự xem xét, cho thấy công ty đã tiến gần đến mục tiêu của mình đến mức nào. Một báo cáo quản lý tốt không trình bày 40 số liệu mà có 6-8 KPI kèm theo bối cảnh, xu hướng và hành động.
AI thực hiện ba công việc vào thời điểm này: bối cảnh hóa các con số (theo giai đoạn trước, mục tiêu), chuyển xu hướng thành tường thuật và hình thành các hành động được đề xuất. Công việc của bạn là giữ cho nguồn gốc của mỗi nhân vật có thể theo dõi được và ngăn chặn câu chuyện trở nên phóng đại.
Mẹo: Yêu cầu anh ấy trình bày từng KPI với bộ tứ “con số + thay đổi + lý do + hành động”. Thay vì chỉ "Doanh thu 12 triệu" trần trụi, "Doanh thu 12 triệu (+8% so với quý trước) kênh đại lý mới đang ì ạch, hãy cân nhắc việc chuyển ngân sách sang kênh này" sẽ có giá trị hơn rất nhiều.
Từng bước: Từ số liệu thô đến báo cáo quản lý
- Bạn xác định bộ KPI của mình. Đừng để mô hình phù hợp; Đưa ra 6-8 chỉ số nào.
- Thêm cơ sở so sánh Mục tiêu và/hoặc giai đoạn trước đó cho mỗi KPI.
- Điều chỉnh mức độ tường thuật. Chỉ định đối tượng mục tiêu, chẳng hạn như "dành cho các nhà điều hành phi tài chính".
- Yêu cầu hành động nhưng gắn nó với dữ liệu. Mỗi khuyến nghị nên dựa trên một phát hiện.
- Yêu cầu ghi chú nguồn. Hãy để nó có thể theo dõi được mỗi số đến từ đâu.
Nhắc yếu / Nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu: Viết báo cáo quản lý từ những số liệu này. [số liệu]
Điều này tạo ra văn bản trống với giọng điệu “chúng tôi đã có một quý tuyệt vời” để tô điểm cho các con số nhưng không cung cấp hướng dẫn cho người ra quyết định.
Lời nhắc mạnh mẽ:Vai trò của bạn: trợ lý báo cáo quản lý cho một CFO.Nhiệm vụ: Viết bản tóm tắt dài 1 trang cho ban giám đốc từ các KPI sau.Cấu trúc:- Tóm tắt điều hành 3 câu ở trên cùng- Đối với mỗi KPI: giá trị | kỳ trước | thay đổi% | bình luận một câu | hành động được đề xuất- “3 rủi ro cần xem xét” ở cuối Giọng điệu: nhẹ nhàng, trung lập, phù hợp với một hội đồng phi tài chính. Ràng buộc: Chỉ sử dụng các con số trong dữ liệu. Ghi nguồn kèm thẻ [source] bên cạnh mỗi số. Đừng bình luận nếu bạn không chắc chắn.<kpi>Doanh thu: 12.400.000 quý này | 11.500.000 quý trước [báo cáo thu nhập] Biên lãi gộp: 34% | quý trước 37% [báo cáo thu nhập]Thời gian thu nợ: 58 ngày | quý trước 49 ngày [tài khoản hiện tại]Khách hàng rời bỏ: 6% | quý trước 4% [CRM]</kpi>
Lời nhắc này; Nó trình bày một cách cân bằng rằng doanh thu đang tăng nhưng tỷ suất lợi nhuận và doanh thu đang giảm đi và đặt câu hỏi "sự tăng trưởng có sinh lời và chuyển đổi thành tiền mặt không?" đặt câu hỏi trước ban quản lý.
Trình bày KPI Tốt và Xấu
trình bày kém
Trình bày mạnh mẽ
"Doanh thu 12,4 triệu"
"Doanh thu 12,4 triệu, +8% theo quý; tiếp tục tăng trưởng"
"Ký quỹ đã giảm"
"Biên lợi nhuận gộp 37%→34%; chi phí tăng làm biên lợi nhuận giảm 3 điểm"
"Bộ sưu tập tệ"
"Thu hồi 49→58 ngày; chu kỳ tiền mặt kéo dài thêm 9 ngày, rủi ro thanh khoản"
không có hành động
"Gợi ý: xem lại điều khoản thanh toán đối với 5 khách hàng chậm nhất"
Xác định số liệu chính xác
KPI chỉ có ý nghĩa khi nó được tính toán rõ ràng. “Khả năng sinh lời” có thể là tỷ suất lợi nhuận gộp của một doanh nghiệp, tỷ suất lợi nhuận ròng của một doanh nghiệp khác, EBITDA (thu nhập trước lãi vay, khấu hao và khấu hao) đối với một doanh nghiệp khác. Ngay cả trong cùng một đội, cùng một từ có thể chỉ những con số khác nhau. Khi nhờ AI sản xuất KPI phải cung cấp rõ ràng định nghĩa, công thức cho từng chỉ số; Nếu không, mô hình sẽ tính toán với các giả định của chính nó và báo cáo sẽ được đưa ra thảo luận.
Khi báo cáo các KPI sau, cho từng KPI: tên chỉ số | công thức |nguồn số bạn sử dụng | Điền vào các cột giá trị tính toán. Nếu tôi không đưa ra công thức, hãy viết định nghĩa mà bạn giả định rõ ràng là "ĐÁNH GIÁ" để tôi xác nhận. Đặc biệt đánh dấu các số liệu có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau (khả năng sinh lời, tăng trưởng).
Bước này có vẻ nhỏ nhưng tại cuộc họp, "Bạn gọi mức ký quỹ là 34% là bao nhiêu?" kết thúc cuộc thảo luận của mình từ đầu. Sự rõ ràng về định nghĩa là cơ sở tạo nên sự tin cậy trong báo cáo.
Hình dung và cân bằng tường thuật
AI không tự vẽ biểu đồ mà gợi ý biểu đồ nào sẽ truyền tải thông điệp nào tốt nhất và viết văn bản giải thích bên dưới biểu đồ.
Lập kế hoạch trình bày quản lý cho bộ KPI sau: - Đề xuất loại biểu đồ phù hợp nhất cho từng KPI (dòng xu hướng, thanh đột phá, chỉ báo thực hiện mục tiêu) và viết lý do - Viết nội dung "thông điệp chính" dài 1 câu bên dưới mỗi biểu đồ - Đề xuất thứ tự slide với logic "kết quả trước, sau chi tiết"
Hãy cẩn thận: AI có thể bị cám dỗ để phóng đại một xu hướng để khiến nó trông ấn tượng (chẳng hạn như "sự phục hồi mạnh mẽ"). Giọng điệu trong báo cáo quản lý phải trung lập. Kèm theo hướng dẫn mỗi lần: “Đừng phóng đại, bám sát dữ liệu, viết tiêu cực rõ ràng”.
Cùng Số, Báo Cáo Khác Nhau Tùy Theo Đối Tượng Mục Tiêu
Sự thật về tài chính giống nhau được thể hiện theo những cách hoàn toàn khác nhau tùy thuộc vào người được trình bày nó. Hội đồng quản trị muốn xu hướng chiến lược và rủi ro; tài sản thế chấp và khả năng trả nợ của ngân hàng; người quản lý bộ phận chi tiết hoạt động của đơn vị mình. Nếu bạn cho AI biết rõ ràng về đối tượng mục tiêu và câu hỏi quyết định của đối tượng đó, nó có thể tạo ra ba báo cáo khác nhau nhưng nhất quán từ cùng một dữ liệu.
Tạo BA bản tóm tắt riêng biệt từ bộ KPI sau: 1) Dành cho hội đồng quản trị: xu hướng chiến lược, 3 rủi ro, nhãn nguồn, nửa trang2) Dành cho ngân hàng: khả năng tạo tiền, khả năng trả nợ, tỷ lệ thanh khoản3) Dành cho người quản lý bán hàng: chỉ phân tích doanh thu và lợi nhuận, định hướng hành động. Sử dụng các con số giống nhau trong cả ba bản tóm tắt; chỉ cần thay đổi sự nhấn mạnh và ngôn ngữ. Đừng phóng đại bất kỳ con số nào; Trình bày những điều tiêu cực một cách trung thực trong cả ba.
Cách tiếp cận này tiết kiệm thời gian và duy trì tính nhất quán: vì cả ba báo cáo đều đến từ cùng một nguồn nên không có xung đột trong cuộc họp. Quy tắc chính không thay đổi: các con số không đổi, chỉ có trọng tâm của câu chuyện là thay đổi theo mục tiêu.
Mẹo: Xác định “ngưỡng” cho từng KPI trong báo cáo quản lý và để mô hình nói “đánh dấu màu những phần vượt/dưới ngưỡng”. Logic đỏ/vàng/xanh thu hút sự chú ý của người ra quyết định đến chỉ báo quan trọng nhất trong vòng vài giây.
Hộp đựng nhỏ
Trường hợp 1 - Rủi ro đằng sau tăng trưởng. Tại một công ty SaaS, doanh thu tăng 8% theo quý và cả nhóm đã sẵn sàng ăn mừng. Khi báo cáo AI tổng hợp lại rằng tỷ lệ mất khách hàng đã tăng từ 4% lên 6% trong cùng kỳ, người ta thấy rằng sự tăng trưởng không đến từ khách hàng mới mà đến từ việc tăng giá và cơ sở tan chảy. Ban quản lý đã chuyển ưu tiên sang việc giữ chân.
Trường hợp 2 - Gói lắp ráp sẽ sẵn sàng sau một giờ. Người quản lý tài chính đã giảm báo cáo hội đồng 6 giờ mỗi tháng xuống còn khoảng 90 phút với lời nhắc về mẫu KPI + thẻ tài nguyên. Quan trọng không kém việc tiết kiệm thời gian là nguồn gốc của mỗi con số đều được dán nhãn nên câu hỏi trong cuộc họp là “con số này đến từ đâu?” Anh ấy đã có thể trả lời các câu hỏi ngay lập tức.
Trường hợp 3 - Bắt kịp sự cường điệu. Trong bản dự thảo đầu tiên, AI đã giảm bớt mức giảm 3 điểm trong biên độ dưới dạng “dao động nhẹ”. Hiệu trưởng đã bổ sung thêm quy tắc “giọng trung tính, viết phủ định rõ ràng” và cho sao chép lại; Phiên bản thứ hai trình bày rủi ro một cách trung thực. Bài học: tính liêm chính trong báo cáo quản lý vượt trội hơn sự trôi chảy.
Những lỗi thường gặp
- Có mô hình chọn bộ KPI. Những chỉ số nào cần theo dõi là một quyết định chiến lược; bạn quyết định.
- Không đưa ra cơ sở để so sánh. Nếu không có mục tiêu hoặc giai đoạn trước đó, con số sẽ vô nghĩa.
- Để lại nguồn không thể truy tìm được. “Con số này ở đâu ra?” Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi, báo cáo sẽ mất đi độ tin cậy.
- Cho phép giọng điệu phóng đại. Báo cáo quản lý không phải là một tài liệu quảng cáo bán hàng; Nó phải trung lập và trung thực.
- Tách hành động khỏi phát hiện. Đề xuất "Hãy làm điều này" phải dựa trên dữ liệu.
Tóm lại
- Báo cáo quản lý không phải là một đống con số; Việc trình bày từng KPI kèm theo bối cảnh, xu hướng và hành động được đề xuất sẽ tăng thêm giá trị cho người ra quyết định.
- Bạn xác định bộ KPI và cơ sở so sánh (mục tiêu/kỳ trước); Đừng làm cho nó phù hợp với mô hình.
- Việc truy xuất nguồn gốc của từng số liệu là cơ sở tạo nên độ tin cậy của báo cáo.
- Giọng điệu trong báo cáo quản lý phải trung lập và trung thực; In âm bản rõ ràng và tránh cường điệu.
- Mọi khuyến nghị hành động phải dựa trên phát hiện; AI cũng hỗ trợ về kiểu đồ họa và bố cục tường thuật.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn 6-8 KPI từ doanh nghiệp của riêng bạn (hoặc ví dụ), thêm giá trị giai đoạn trước cho mỗi KPI. Tạo bản tóm tắt điều hành một trang với mẫu lời nhắc mạnh mẽ; Đảm bảo mỗi hình đều có nhãn nguồn. Sau đó, yêu cầu báo cáo được tạo lại một lần nữa bằng cách sử dụng quy tắc "giọng trung tính" và so sánh hai phiên bản. Cuối cùng, thực hiện một trong những hành động được mô hình đề xuất và đánh giá xem liệu hành động đó có thực sự được triển khai hay không.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã xác định được 6-8 KPI cần theo dõi.
- [ ] Tôi đã thêm mục tiêu hoặc so sánh kỳ trước cho từng KPI.
- [ ] Tôi dán nhãn nguồn trên mỗi hình.
- [ ] Tôi hướng dẫn bằng giọng điệu trung tính, nhẹ nhàng và in âm bản rõ ràng.
- [ ] Tôi đã xác minh rằng mỗi đề xuất hành động đều dựa trên một phát hiện.
- [ ] Tôi đã xác minh ít nhất hai số liệu quan trọng dựa trên nguồn tin.