Lợi nhuận:
- Khả năng giữ độ lệch thực hiện ngân sách và tính toán và giải thích chúng dưới dạng phần trăm
- Khả năng thiết lập dự báo hàng tuần từ dữ liệu dòng tiền và xác định rủi ro thanh khoản ngắn hạn
- Khả năng đặt câu hỏi 'điều gì-nếu' dựa trên kịch bản với lời nhắc rõ ràng
Sức khỏe của một doanh nghiệp được đo lường bằng hai câu hỏi: “Chúng ta có đang đi theo đúng kế hoạch không?” và “Có đủ tiền trong két không?” Đầu tiên là phân tích ngân sách và thực tế; Thứ hai là quản lý dòng tiền. Ngay cả một công ty có vẻ có lãi cũng có thể gặp khó khăn trong ngày trả lương nếu tiền mặt không được quản lý. Trong bài này, chúng ta sẽ học cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) làm trợ lý phân tích trong cả hai nhưng vẫn giữ nguyên quyết định.
Ngân sách so với thực tế là gì?
Ngân sách là kế hoạch bạn đặt ra vào đầu học kỳ; Chứng ngộ là điều thực sự xảy ra. Sự khác biệt giữa hai được gọi là phương sai. Sự khác biệt được thể hiện theo hai cách: dưới dạng số tiền (thực tế - ngân sách) và dưới dạng phần trăm (chênh lệch / ngân sách × 100). Tích cực hay tiêu cực tùy vào mục tiêu: Thu nhập thực tế vượt ngân sách là tốt, và ngược lại đối với các khoản chi tiêu.
Công việc của AI ở đây bao gồm hai phần: tính toán độ lệch (mà bạn cần xác minh) và giải thích các nguyên nhân có thể gây ra độ lệch lớn (mà bạn cần xác nhận).
Gợi ý: Yêu cầu mô hình nói "sắp xếp 5 độ lệch lớn nhất theo tỷ lệ phần trăm tuyệt đối". Do đó, những mục bị bỏ qua nhưng quan trọng nhất trong ngân sách 100 dòng sẽ được đặt lên hàng đầu.
Từng bước: Phân tích độ lệch
- Đưa ra ngân sách và thực tế cùng nhau. Mục, ngân sách, thực tế là ba cột.
- Giữ độ lệch và tính toán dưới dạng phần trăm. Hãy để nó cũng hiển thị công thức.
- Chỉ định hướng. Nói đến hay đi sao cho “tốt/xấu” được hiểu đúng.
- Đặt một ngưỡng. Giống như "Đánh dấu độ lệch lớn hơn 10%".
- Tại sao bình luận, nhưng xác nhận. Các nguyên nhân được mô hình gợi ý là các giả thuyết; Bạn tìm nguồn.
Nhắc yếu / Nhắc mạnh
Lời nhắc yếu: Ngân sách của tôi thế nào rồi? [chữ số]
Điều này đưa ra một câu trả lời vô ích như "nói chung là tốt" mà không cho biết cây bút nào bị lệch bao nhiêu.
Lời nhắc mạnh mẽ:Vai trò của bạn: chuyên gia FP&A (lập kế hoạch và phân tích tài chính). Nhiệm vụ: Phân tích bảng ngân sách để thực hiện bên dưới.Các bước:1) Đối với mỗi mục, tính độ lệch = thực tế - ngân sách (số tiền) và độ lệch% = độ lệch / ngân sách * 100 (hiển thị công thức).2) Gắn nhãn độ lệch dương trong các mục doanh thu là "dương" và độ lệch dương trong các mục chi phí là "âm".3) Xếp hạng 5 độ lệch lớn nhất theo tỷ lệ phần trăm tuyệt đối.4) Mỗi độ lệch gợi ý 1-2 lý do CÓ THỂ cho sai lệch lớn và đánh dấu chúng là "giả thuyết". Ràng buộc: Chỉ sử dụng số liệu từ dữ liệu.<data>Pencil | Ngân sách | Doanh thu thuần thực hiện | 5.000.000 | 4.300.000Tiếp thị | 400.000 | 610.000Nhân viên | 1.200.000 | 1.180.000Logistics | 300.000 | 470.000</dữ liệu>
Lời nhắc này cho thấy rõ ràng doanh số bán hàng dưới 14%, tiếp thị trên 52% và hậu cần trên 57%; Nó mở ra câu hỏi mà ban quản lý nên đặt ra, chẳng hạn như “chi tiêu tiếp thị tăng nhưng doanh số bán hàng giảm”.
Dòng tiền: Chênh lệch từ lợi nhuận
Lợi nhuận là một khái niệm kế toán; Tiền mặt là tiền thật trong két. Việc bán hàng được ghi nhận là doanh thu khi hóa đơn được phát hành nhưng tiền có thể đến sau 60 ngày. Phân tích dòng tiền đặt câu hỏi: "Tiền mặt có thặng dư trong những tuần tới không?" tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi. AI giúp thiết lập dự báo tiền mặt hàng tuần từ các hạng mục thu tiền và thanh toán cũng như đánh dấu các tuần mở cửa.
Lấy dự báo tiền mặt hàng tuần từ kế hoạch thu và thanh toán 8 tuần sau:- Mỗi tuần: tiền mặt đầu kỳ + thu tiền - thanh toán = tiền mặt đóng- Đánh dấu các tuần đóng tiền mặt âm là "RỦI RO THANH TOÁN"- Tóm tắt tuần rủi ro sớm nhất và số tiền thiếu hụt ở trên cùngTiền mặt ban đầu: 250.000<data> ... </data>
Thận trọng: Dự báo tiền mặt chỉ tốt khi có các giả định về thu thập trong đầu vào. Nếu giả định “chúng tôi sẽ thu hồi trong 60 ngày” không thành hiện thực, dự án sẽ sụp đổ. In rõ ràng các giả định vào mô hình và so sánh chúng với thực tế.
Phân tích kịch bản (Điều gì xảy ra nếu)
Ban quản lý thường hỏi "điều gì sẽ xảy ra nếu doanh số bán hàng giảm 10%?" anh ấy hỏi. AI tạo ra các kịch bản này một cách nhanh chóng:
Tính toán ba trường hợp dựa trên kịch bản cơ sở sau:- Lạc quan: doanh thu +10%, kỳ thu tiền -5 ngày- Đường cơ sở: không thay đổi- Bi quan: doanh thu -15%, kỳ thu tiền +15 ngày Đối với mỗi kịch bản, hãy lập bảng tiền mặt cuối kỳ và tuần rủi ro tối thiểu 8 tuần. Liệt kê các giả định một cách rõ ràng.
Kịch bản
thay đổi doanh số bán hàng
tiền mặt thấp nhất
tuần rủi ro
lạc quan
+10%
180.000
không có
cơ sở
0
40.000
tuần 6 (quan trọng)
bi quan
−15%
−220.000
tuần 4 (mở)
Đọc sai lệch chính xác: Vĩnh viễn hay tạm thời?
Không phải mọi sai lệch đều có tầm quan trọng như nhau. Chỉ vì một món hàng vượt quá ngân sách trong một tháng không có nghĩa là món đồ đó bị hỏng vĩnh viễn. Đánh giá độ lệch so với AI theo hai trục: cường độ (số lượng và tỷ lệ phần trăm) và tính bền vững (một lần hoặc định kỳ). Ví dụ, phí tư vấn trả một lần có thể vượt dự toán nhưng không ảnh hưởng đến tháng tiếp theo; Tuy nhiên, chi phí nhân sự ngày càng tăng lặp lại hàng tháng và tác động hàng năm của chúng lớn hơn nhiều.
Phân loại từng mục trong danh sách độ lệch bên dưới theo hai trục sau: - Tính kiên trì: "một lần" hoặc "định kỳ" (viết lý do giải thích của bạn) - Tác động hàng năm: nếu độ lệch này kéo dài trong 12 tháng thì tác động đến số tiền hàng năm sẽ như thế nào? Đánh dấu những sai lệch tái diễn và có tác động hàng năm cao là "ưu tiên". Phân loại là một giả thuyết; Nếu chưa có thông tin chính xác thì thêm "cần xác nhận".
Sự khác biệt này hướng sự chú ý của ban quản lý đến những gì thực sự quan trọng. Thay vì sai lệch một lần là 50.000 USD, việc rò rỉ định kỳ 8.000 USD mỗi tháng (96.000 USD mỗi năm) còn nghiêm trọng hơn nhiều; nhưng khi bạn nhìn vào số tiền, số tiền đầu tiên có vẻ lớn hơn.
Mẹo: Cập nhật dự báo tiền mặt hàng tuần (logic dự báo luân phiên). So sánh dự đoán của tuần trước với những gì thực sự đã xảy ra sẽ cho thấy các giả định của bạn chính xác đến mức nào và cải thiện khả năng dự đoán của bạn.
Hộp đựng nhỏ
Trường hợp 1 - Rò rỉ hậu cần thầm lặng. Ở một công ty thương mại điện tử, chi phí hậu cần cao hơn ngân sách 57% nhưng lại bị bỏ qua vì tổng chi phí là một khoản nhỏ. Khi AI xếp hạng theo phần trăm tuyệt đối, cây bút sẽ đứng đầu; Cuộc điều tra cho thấy công ty vận chuyển hàng hóa đã tính thêm phí ngoài hợp đồng mà không tăng thêm. Thu nhập hàng năm là khoảng 180.000 TL.
Trường hợp 2 - Khủng hoảng tuần lương được ngăn chặn. Dự báo tiền mặt cho thấy vào tuần thứ 6, số tiền cuối kỳ sẽ giảm xuống còn 40.000, trong khi tuần đó phải trả lương là 320.000 TL. Giám đốc tài chính đã thương lượng về khoản chiết khấu thanh toán sớm với khách hàng để mang lại một khoản thu lớn trong một tuần và ngăn chặn được khủng hoảng.
Trường hợp 3 - Cái giá của việc giả định sai. Một nhóm hoảng sợ khi cho rằng khoảng cách "-220.000" trong kịch bản bi quan của AI là có thật. Tuy nhiên, kịch bản này dựa trên giả định rằng việc thu tiền sẽ bị trì hoãn 15 ngày và điều này là không thực tế đối với công ty. Trong 12 tháng qua, chưa bao giờ việc thu gom chậm quá 5 ngày. Khi giả định được cập nhật với dữ liệu thực, số tiền mặt thấp nhất trong kịch bản bi quan đã chuyển từ -220.000 thành +15.000 và sự hoảng loạn hóa ra là vô căn cứ. Bài học: đầu ra của kịch bản là giả định; Đừng hành động mà không kiểm tra giả định đó bằng dữ liệu lịch sử.
Những lỗi thường gặp
- Không nêu rõ hướng thu nhập/chi phí. Mô hình có thể nhầm lẫn thành kiến tích cực là “tốt” ở mọi nơi; Nó hoàn toàn ngược lại về chi phí.
- Chỉ xem xét độ lệch là số lượng. Độ lệch phần trăm lớn trong một hạng mục nhỏ bị bỏ qua; Sắp xếp theo tỷ lệ phần trăm tuyệt đối.
- Đưa lý do vào báo cáo mà không xác nhận chúng. Nguyên nhân được mô hình gợi ý là giả thuyết; Con người tìm thấy nguồn của nó.
- Để lại các giả định về tiền mặt ở chế độ riêng tư. Nếu các giả định quan trọng, chẳng hạn như thời gian thu thập, không được viết rõ ràng thì dự báo sẽ gây hiểu nhầm.
- Nhầm lẫn lợi nhuận với tiền mặt. Một tháng có lãi có thể kết thúc với tình trạng thâm hụt tiền mặt; Đây là hai phân tích riêng biệt.
Tóm lại
- Trong phân tích việc thực hiện ngân sách, hãy đưa ngân sách và thực tế cùng nhau rồi tính toán độ lệch theo tỷ lệ phần trăm; Bạn đã chỉ ra công thức.
- Việc xác định hướng thu nhập/chi phí và sắp xếp theo tỷ lệ phần trăm tuyệt đối sẽ làm nổi bật những sai lệch nghiêm trọng nhất.
- Nguyên nhân sai lệch được mô hình gợi ý là các giả thuyết; Con người xác nhận trước khi đưa nó vào báo cáo.
- Dòng tiền khác với lợi nhuận; Nắm bắt rủi ro thanh khoản sớm hàng tuần với dự báo hàng tuần.
- Phân tích kịch bản có hiệu quả nhưng hoàn toàn mang tính suy đoán; In ra các giả định của bạn và so sánh chúng với thực tế.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chuẩn bị một bảng thực hiện ngân sách gồm 10-15 hạng mục. Tính toán độ lệch và liệt kê 5 sai lệch hàng đầu bằng mẫu lời nhắc mạnh mẽ; Xác minh thủ công ít nhất hai độ lệch phần trăm. Sau đó, thiết lập một dự báo tiền mặt đơn giản trong 8 tuần, chạy các kịch bản cơ bản/bi quan và xác định tuần rủi ro. Cuối cùng, hãy điều tra và xác nhận hoặc bác bỏ cho chính mình lý do dẫn đến sai lệch mà mô hình đề xuất.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã đưa ra ngân sách và số liệu thực tế cùng nhau, từng mục một.
- [ ] Tôi đã tính độ lệch theo phần trăm và công thức của nó.
- [ ] Tôi đã chỉ định hướng thu nhập/chi phí và sắp xếp nó theo tỷ lệ phần trăm tuyệt đối.
- [ ] Tôi đã xác minh thủ công ít nhất hai phần trăm sai lệch.
- [ ] Tôi đã in rõ ràng các giả định trong bản dự báo tiền mặt.
- [ ] Tôi đánh dấu những lý do khiến mô hình sai lệch là "giả thuyết" và xác nhận chúng.