Lợi nhuận:
- Khả năng chuyển đổi các ghi chú rải rác sau một cuộc phỏng vấn cá nhân thành một bản ghi có cấu trúc, khách quan và dựa trên quan sát với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo
- Khả năng viết yêu cầu tóm tắt cuộc họp, theo dõi quy trình và lập kế hoạch bước tiếp theo dưới sự kiểm soát của chuyên gia.
- Hiểu rủi ro của việc AI thêm và gắn thẻ nhận xét và đảm bảo rằng hồ sơ phải được ẩn danh và xác minh, tách biệt thực tế khỏi diễn giải
Khi một cuộc phỏng vấn cá nhân kết thúc, chuyên gia thường để lại một ghi chú lộn xộn: những câu viết nguệch ngoạc bên lề, một vài cụm từ dễ nhớ, những suy nghĩ nửa vời về việc phải làm gì tiếp theo. Việc biến ghi chú này thành một bản ghi có tổ chức, khách quan và có thể theo dõi được cuộc trò chuyện cần có thời gian và thường kéo dài đến cuối ngày hoặc thậm chí sang ngày hôm sau; Trong khi đó, chi tiết bị mất. Hồ sơ phỏng vấn là một tài liệu chuyên nghiệp ghi lại thời điểm diễn ra cuộc phỏng vấn với một học sinh, với mục đích gì, những gì đã được quan sát và các bước đã được lên kế hoạch. Hồ sơ tốt được lưu giữ; Nó đảm bảo tính liên tục, tạo nền tảng chung cho các đồng nghiệp cộng tác và cho phép chịu trách nhiệm khi cần thiết.
Trong phần này, chúng ta sẽ học cách sử dụng AI làm trợ lý chỉnh sửa để biến bản ghi nhớ lộn xộn sau cuộc phỏng vấn thành một bản ghi có cấu trúc, khách quan và dựa trên quan sát. Nhưng hãy đặt nguyên tắc quan trọng nhất ngay từ đầu: AI tổ chức chấm điểm; Nó không giải thích, dán nhãn hoặc chẩn đoán học sinh. Các sự kiện, quan sát và quyết định tạo thành xương sống của hồ sơ đều đến từ chuyên gia.
Cấu trúc của một bản ghi âm tốt: tách biệt sự thật khỏi sự diễn giải
Nguyên tắc nghề nghiệp cơ bản nhất của việc lưu giữ hồ sơ là tách biệt sự thật khỏi việc diễn giải. Hiện tượng; là những gì được quan sát hoặc nói (“sinh viên tránh giao tiếp bằng mắt trong suốt cuộc phỏng vấn”, “anh ấy nói rằng điểm của anh ấy đã giảm trong kỳ thi vừa qua”). Bình luận; là ý nghĩa nghề nghiệp mà chuyên gia rút ra từ những sự kiện này (chẳng hạn như "quan sát thấy các dấu hiệu lo lắng"). Việc nhầm lẫn cả hai làm cho hồ sơ vừa thiên vị vừa gây hiểu lầm. Ví dụ, “học sinh lười biếng” là một cái mác, không phải là một sự thật; "Sinh viên nói rằng anh ta đã không nộp ba bài tập cuối cùng của mình" là một sự thật.
AI là một công cụ hai chiều ở đây. Ưu điểm: có thể sắp xếp một ghi chú lộn xộn thành một cấu trúc gọn gàng, tách biệt các tiêu đề sự kiện và nhận xét. Khía cạnh rủi ro: có xu hướng thêm nhận xét và thẻ một cách tự phát; Anh ấy có thể gieo rắc những từ như “không vui”, “hướng nội”, “rắc rối” mà bạn không muốn. Đó là lý do tại sao bạn phải luôn giới hạn lời nhắc của mình ở mức "không thêm nhận xét, chỉ chỉnh sửa những thông tin tôi đã viết".
Lưu ý: Không ghi lại bất kỳ nhận xét nào do AI đưa ra trừ khi bạn đồng ý về mặt chuyên môn với nhận xét đó. Bạn chịu trách nhiệm về từng câu trong đoạn ghi âm; “AI đã tóm tắt như thế này” không phải là lời biện minh.
Ẩn danh: điều kiện tiên quyết để đăng ký
Bản ghi cuộc gọi chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Đảm bảo ẩn danh điểm trước khi đưa cho AI: đặt tên là "Học sinh A", lớp là "học sinh cấp hai", phụ huynh là "phụ huynh"; Xóa tên trường, số nhận dạng khác ngoài ngày. Bạn thêm thông tin xác thực thực tế trong khi lưu văn bản thông thường mà AI tạo ra vào hệ thống bảo mật của riêng bạn. Vì vậy, AI chỉ ẩn danh bước vào giai đoạn “ngôn ngữ và hình thức” của quy trình; Bản ghi được xác thực không bao giờ được chuyển đến một công cụ công cộng.
Từng bước: từ ghi chú lộn xộn đến ghi âm có tổ chức
- Thu thập ghi chú thô. Ngay khi cuộc phỏng vấn kết thúc, hãy viết ra những gì bạn đang nghĩ; Đừng tìm kiếm đơn đặt hàng.
- Ẩn danh. Thay thế thông tin xác thực bằng các cụm từ chung chung.
- Thực tế/giải thích riêng biệt. Đánh dấu đại khái trong ghi chú của bạn đâu là quan sát và đâu là suy luận.
- Nhờ AI chỉnh sửa. Yêu cầu nó khớp với một mẫu có cấu trúc; Cấm anh ta thêm ý kiến.
- Kiểm tra và hoàn thiện. Đọc đầu ra; Hãy loại bỏ mọi hiểu lầm, bổ sung những thông tin còn thiếu và quyết định bước tiếp theo.
- Lưu vào hệ thống an toàn. Ở giai đoạn cuối cùng này, hãy thêm thông tin xác thực vào hệ thống đóng của bạn.
Mẫu có thể sao chép
1) Cấu hình ghi chú lộn xộn:
Vai trò của bạn: VIẾT trợ lý cho cố vấn trường học. Quy tắc: KHÔNG THÊM BÌNH LUẬN, chẩn đoán hoặc gắn thẻ. Chỉ cần chỉnh sửa ghi chú bên dưới. Đặt bản ghi chú phỏng vấn thô ẩn danh dưới đây theo các tiêu đề sau: 1) Mục đích của cuộc phỏng vấn, 2) Các sự kiện quan sát được (những gì học sinh nói/quan sát), 3) Ghi chú của chuyên gia (để TRỐNG, tôi sẽ điền), 4) Lập kế hoạch cho bước tiếp theo (để trống). Ghi chú thô: [dán ghi chú ẩn danh của bạn]
2) Tóm tắt phỏng vấn (để tiếp tục):
Hãy thu gọn đoạn ghi âm cuộc trò chuyện ẩn danh dưới đây thành một bản tóm tắt trung lập gồm 3-4 câu mà đồng nghiệp của tôi có thể đọc trong 30 giây. Sử dụng nhãn và chẩn đoán; Chỉ bao gồm mục đích của cuộc họp, chủ đề được thảo luận và các bước đã lên kế hoạch. Ghi âm: [dán bản ghi ẩn danh]
3) Bảng theo dõi quá trình:
Dưới đây là tóm tắt 3 cuộc phỏng vấn với cùng một sinh viên (ẩn danh). Sắp xếp chúng trong một bảng với các cột ngày tháng, chủ đề được đề cập, thay đổi được quan sát (ở cấp độ hiện tượng) và các bước đã lên kế hoạch. Thêm nhận xét.Tóm tắt: [dán tóm tắt ẩn danh]
4) Trình tạo câu hỏi phỏng vấn mở:
Vai trò của bạn: Trợ lý viết bài của PDR. Tôi đang chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện mang tính hỗ trợ với một học sinh 15 tuổi về động lực học tập. Gợi ý 8 câu hỏi mở, không mang tính phán xét, giúp học sinh dễ dàng thể hiện bản thân hơn. Tránh các câu hỏi đóng hoặc dẫn dắt.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
yếu:
Tóm tắt cuộc gặp gỡ này: Ali 9-A, bố anh ấy thất nghiệp, rất hung hăng, tôi nghĩ anh ấy có vấn đề về nóng giận.
Nó chứa thông tin nhận dạng, kết hợp thực tế với cách diễn giải (“rất hung hăng”, “có vấn đề về tức giận” là các nhãn) và mời AI đưa ra chẩn đoán.
Mạnh:
Vai trò của bạn: Trợ lý viết PDR, thêm nhận xét/chẩn đoán. Chỉnh sửa ẩn danh ghi chú thô. Giữ sự thật, để trống dòng bình luận của tôi. Ghi chú thô: học sinh 15 tuổi; Trong cuộc họp có hai khoảnh khắc anh lên tiếng, anh nói rằng anh đã nhận được cảnh cáo từ lớp ba lần trong hai tuần qua, và ngụ ý rằng trong nhà đang có căng thẳng. Mục đích cuộc họp: hỗ trợ sau khi cảnh báo hành vi.
Ẩn danh, tập trung vào thực tế, có giới hạn và nhằm mục đích quản lý.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Chụp thẻ. Một chuyên gia đã có các ghi chú chỉnh sửa AI sau một tuần căng thẳng gồm 12 cuộc phỏng vấn. Trong bản in, AI đã ngẫu hứng thêm cụm từ “hướng nội và dễ trầm cảm” cho một học sinh; Tuy nhiên, trong ghi chú của chuyên gia chỉ có nội dung “anh ấy nói rất ít trong cuộc phỏng vấn”. Chuyên gia đã xóa thẻ này và bảo quản hồ sơ. Điều này giúp hồ sơ của một đứa trẻ không bị hủy hoại bởi một chẩn đoán vô căn cứ.
Trường hợp 2 - Độ lợi liên tục. Một cố vấn hướng dẫn gặp khó khăn trong việc ghi nhớ từng cuộc gặp trong số năm cuộc gặp với cùng một học sinh trong ba tháng. Anh ta yêu cầu AI sắp xếp các bản tóm tắt ẩn danh vào một bảng quy trình; Mô hình trở nên rõ ràng là tình trạng học sinh vắng mặt giảm nhưng sự lo lắng lại tăng lên trong kỳ thi. Mô hình này cho phép chuyên gia tập trung vào cuộc họp tiếp theo về quản lý lo lắng. Chuyên gia đã đưa ra quyết định; AI chỉ hiển thị thông tin rải rác.
Trường hợp 3 - Phục hồi thời gian. Một chuyên gia PDR dành trung bình 50 phút mỗi ngày để viết hồ sơ. Anonymous đã giảm thời gian này xuống còn ~20 phút mỗi ngày bằng cách nhờ AI chỉnh sửa ghi chú thô và tự mình kiểm tra lần cuối. Ông dành thời gian tiết kiệm được không phải để tăng số lượng cuộc họp mà để chuẩn bị tốt hơn trước mỗi cuộc họp; Chất lượng ghi âm không hề giảm sút vì những tình tiết, quyết định luôn đến từ chuyên gia.
Những lỗi thường gặp
- Làm việc với thông tin xác thực. Dán ghi chú thô có tên. Giải pháp: luôn ẩn danh trước.
- Áp dụng cách giải thích của AI. Ghi thêm nhãn mác “hướng nội” mà không nhận ra. Giải pháp: điền vào dòng bình luận, kiểm tra AI.
- Sự nhầm lẫn trong việc giải thích sự thật. Viết các thẻ như "lười biếng" hoặc "hung hăng" trên bản ghi. Giải pháp: chỉ viết những gì được quan sát và nói.
- Bước tiếp theo là nhờ AI cài đặt nó. Để lại kế hoạch cho chiếc xe. Giải pháp: chuyên gia quyết định bước này.
- Cực kỳ chi tiết. Ghi âm từng câu nói của cuộc trò chuyện đều sai cả về tính bảo mật lẫn tính hữu ích. Giải pháp: giữ lại những thông tin cần thiết phục vụ mục đích.
Bảng: Sự thật hay diễn giải?
biểu hiện
loại
Nó có phù hợp để ghi âm không?
"Anh ấy tránh giao tiếp bằng mắt trong cuộc họp"
Trường hợp (quan sát)
Có
“Một đứa trẻ hướng nội”
Nhận xét/gắn thẻ
Không (ở dạng thô)
“Anh ấy nói anh ấy đã không nộp ba bài tập cuối cùng của mình.”
Sự thật (tuyên bố)
Có
"Chán nản"
Chẩn đoán (không thuộc thẩm quyền)
không
"Anh ấy nói rằng anh ấy không thể ngủ trước kỳ thi"
Sự thật (tuyên bố)
Có
"Gia đình anh ấy thờ ơ"
Nhận xét/gắn thẻ
không
Tóm lại
Bản ghi âm cuộc phỏng vấn là một tài liệu chuyên môn khách quan và có thể theo dõi, tách biệt sự thật với việc diễn giải. AI là trợ thủ đắc lực trong việc cấu trúc, tóm tắt và xử lý biểu đồ các nốt thô rải rác (sau khi ẩn danh); nhưng những nhận xét, nhãn mác và quyết định đều đến từ chuyên gia. Ẩn danh đưa AI vào hình thức và ngôn ngữ; Giữ hồ sơ được xác định trong hệ thống an toàn của riêng bạn.
Nhiệm vụ ứng dụng
Ẩn danh hoàn toàn các ghi chú của cuộc trò chuyện gần đây (hoặc hư cấu) mà bạn đã thực hiện. Hãy để AI sắp xếp nó theo mẫu “cấu trúc ghi chú lộn xộn” ở trên. Kiểm tra đầu ra: AI có thêm nhận xét hoặc thẻ mà bạn không viết không? Đánh dấu các phần bổ sung của bạn, xóa chúng và tạo phiên bản cuối cùng dựa trên thực tế của riêng bạn.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã ẩn danh tất cả thông tin nhận dạng trước khi đưa ghi chú thô vào công cụ.
- [ ] Tôi đã viết giới hạn "thêm nhận xét/chẩn đoán/thẻ" trong lời nhắc.
- [ ] Tôi loại bỏ các nhận xét do AI thêm vào trong đầu ra và chỉ giữ lại sự thật.
- [ ] Tôi đã tự mình đưa ra nhận xét và quyết định bước tiếp theo.
- [ ] Tôi chỉ viết bản ghi đã được xác thực vào hệ thống bảo mật của riêng mình.