Lợi nhuận:
- Khả năng soạn thảo các tài liệu ngoại thương cơ bản như hóa đơn thương mại, chiếu lệ, danh sách đóng gói và vận đơn bằng trí tuệ nhân tạo và kiểm tra tính nhất quán của chúng
- Khả năng trí tuệ nhân tạo kiểm tra tính nhất quán giữa các dữ liệu giữa các tài liệu (số lượng, trọng lượng, số lượng, thông tin bên) và phát hiện lỗi sớm
- Có thể bảo vệ rằng tờ khai dự thảo do trí tuệ nhân tạo tạo ra không thay thế tờ khai chính thức và tờ khai cuối cùng là trách nhiệm của chuyên gia tư vấn hải quan.
Người anh hùng vô hình của ngoại thương là tài liệu. Trước khi một container có thể rời cảng, một chồng tài liệu được chuẩn bị phía sau: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, chứng từ vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm và tờ khai hải quan. Các tài liệu này phải hoàn toàn nhất quán với nhau. Nếu tổng trọng lượng trên hóa đơn và trọng lượng trên phiếu đóng gói không khớp nhau, nếu số tiền trên hóa đơn và giá trị trên tờ khai mâu thuẫn nhau, nếu tiêu đề người mua-người bán khác nhau giữa các chứng từ thì quy trình hải quan sẽ dừng: lô hàng bị đình chỉ, bị phạt hoặc thậm chí hàng hóa bị trả lại. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về cách sử dụng trí tuệ nhân tạo làm trợ lý để tăng tốc lưu lượng tài liệu này và kiểm tra tính nhất quán cũng như giới hạn của nó ở đâu.
Trước tiên hãy làm rõ các điều khoản. Hóa đơn thương mại: Là chứng từ bán hàng chính thức do người bán phát hành cho người mua, thể hiện chủng loại, số lượng, đơn vị, tổng giá trị của hàng hóa, phương thức giao hàng và thanh toán; Nó tạo thành cơ sở của giá trị tại hải quan. Hóa đơn chiếu lệ: Là hóa đơn nháp có tính chất là một ưu đãi được đưa ra trước khi bán hàng. Danh sách đóng gói: liệt kê số lượng hàng hóa trong hộp nào, số hộp, tổng trọng lượng/tịnh và thể tích. Vận đơn (B/L): là chứng từ vận tải thể hiện người vận chuyển đã nhận hàng và sẽ giao hàng khi đến nơi; Nó là một công cụ có giá trị trong vận tải đường biển. Tờ khai hải quan: Là chứng từ trong đó việc xuất nhập khẩu hàng hóa được khai báo chính thức với hải quan. ETGB (Khai báo hải quan thương mại điện tử): là tờ khai đơn giản được sử dụng trong các lô hàng xuất khẩu điện tử quy mô nhỏ.
Từng bước: vị trí của AI trong quy trình xử lý tài liệu
Sẽ rất hữu ích khi nghĩ đến việc tự động hóa tài liệu theo bốn bước.
Bước 1 - Thu thập dữ liệu. Thông tin thô bạn cần: chủng loại và số lượng hàng hóa, đơn giá, trọng lượng, thông tin bên mua, phương thức giao hàng và thanh toán. Thông tin này thường nằm rải rác trong các đơn đặt hàng, hợp đồng và thư từ của nhà cung cấp. AI trích xuất bảng có cấu trúc từ văn bản thô mà bạn cung cấp rất nhanh.
Bước 2 - Tạo một bản nháp. Tạo hóa đơn, biểu mẫu hoặc bản thảo danh sách đóng gói từ dữ liệu có cấu trúc. Ở đây AI điền vào một mẫu; Nó duy trì định dạng, các trường bắt buộc và ngôn ngữ. Nhưng bản thảo do ông đưa ra không phải là văn bản chính thức; Một tài liệu chính thức được tạo ra từ hệ thống/chương trình của bạn.
Bước 3 - Kiểm tra tính nhất quán chéo Đây là đóng góp có giá trị nhất của AI. Đưa hóa đơn, danh sách đóng gói và vận đơn cho YZ và hỏi "Số lượng, số lượng bưu kiện, trọng lượng gộp/tịnh, số lượng, tên bên và phương thức giao hàng có khớp nhau không? Nếu không, sự khác biệt ở đâu?" Trong vòng vài giây, AI đánh dấu sự chênh lệch trọng lượng từ 3 kg trở lên so với một bưu kiện mà mắt người bỏ sót.
Bước 4 - Sự chấp thuận của chuyên gia và hành động chính thức. Việc khai báo và thủ tục hải quan là trách nhiệm của tư vấn hải quan. Không có gì AI tạo ra có thể thay thế cho tuyên bố chính thức; Nó mở đường cho nhà tư vấn dưới dạng bản dự thảo, danh sách kiểm tra và báo cáo nhất quán.
Thận trọng: AI có thể tạo ra “bản nháp” hóa đơn hoặc bảng kê; Nhưng trách nhiệm về các chứng từ, chữ ký và tờ khai chính thức thuộc về người đó và tư vấn hải quan. Gửi bản nháp mà nghĩ rằng đó là một tài liệu chính thức cũng giống như việc ký vào một biểu mẫu chưa điền.
Tính nhất quán giữa các tài liệu: các điểm kiểm tra quan trọng
Bảng dưới đây tóm tắt các lĩnh vực thường xuyên xảy ra xung đột giữa các chứng từ và gây khó khăn nhất tại hải quan:
khu vực được kiểm soát
Trong những tài liệu nào?
Lỗi điển hình
kết quả
Tổng số lượng/cái
Hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn
Viết các số khác nhau
Từ chối tại hải quan, đếm
Tổng trọng lượng/tịnh
Danh sách đóng gói, vận đơn
Không giữ trọng lượng
cân nhắc, trì hoãn, hình phạt
Giá trị hàng hóa (số lượng)
Hóa đơn, tờ khai
Số tiền không khớp
xem xét định giá
Chức danh/địa chỉ của đảng
Tất cả tài liệu
cách viết khác nhau
từ chối tài liệu
Phương thức giao hàng (Incoterms)
hóa đơn, hợp đồng
Xung đột giữa các tài liệu
Tranh chấp chi phí/rủi ro
nước xuất xứ
Hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ
Nguồn gốc không tương thích
Mất thuế ưu đãi
Số hộp/gói
Danh sách đóng gói, vận đơn
Bưu kiện bị thiếu/thừa
Đếm, phút
Việc kiểm tra các khu vực này thường xuyên với mỗi lô hàng sẽ giải quyết được hầu hết các vấn đề trước khi chúng đến hải quan.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Trích xuất bảng có cấu trúc từ dữ liệu thô:
Vai trò của bạn: trợ lý hoạt động ngoại thương. Một bảng dữ liệu hóa đơn xuất hiện từ văn bản đặt hàng lộn xộn sau đây. Cột: loại hàng hóa | số lượng | đơn vị | đơn giá | tổng cộng | Nguồn gốc. Đánh dấu các trường bạn thấy thiếu hoặc mâu thuẫn là "KHÔNG HOÀN THÀNH/ĐÁNG NGỜ", đừng tự điền vào. Giữ nguyên đơn vị tiền tệ.Văn bản:[dán đơn đặt hàng/văn bản thư từ ở đây — không bị ẩn]
2) Kiểm tra tính nhất quán chéo:
Vai trò của bạn: người kiểm tra tính nhất quán của tài liệu. Tôi đưa cho bạn dữ liệu của 3 chứng từ: HÓA ĐƠN, DANH SÁCH ĐÓNG GÓI, HÓA ĐƠN VẬN CHUYỂN. So sánh các trường sau và hiển thị "hài lòng / KHÔNG giữ" trong bảng: tổng số tiền, số bưu kiện, tổng trọng lượng, trọng lượng tịnh, giá trị hàng hóa, tên người mua, tên người bán, phương thức giao hàng, xuất xứ. Viết sự khác biệt bằng số cho mỗi dòng KHÔNG giữ. Kết quả không phải là một tuyên bố dứt khoát; Quyền kiểm soát cuối cùng thuộc về tư vấn hải quan.HÓA ĐƠN: [...] DANH SÁCH KIỂM TRA: […]HÓA ĐƠN VẬN ĐƠN: [...]
3) Dự thảo hóa đơn Proforma:
Vai trò của bạn: trợ lý tài liệu xuất khẩu. Soạn thảo HÓA ĐƠN PROFORMA bằng tiếng Anh với các thông tin sau. Điền vào các trường bắt buộc: người bán/người mua, ngày tháng, hiệu lực, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị/tổng giá, phương thức giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, xuất xứ, thời gian gửi hàng dự kiến. Tôi sẽ xác minh các con số; Đừng đoán bất kỳ số tiền nào. Thông tin: [ẩn danh/dữ liệu mẫu]
4) Danh sách kiểm tra thiếu tài liệu:
Vai trò của bạn: trợ lý thủ tục hải quan. Nơi đến: [nhập khẩu/xuất khẩu], quốc gia: […], phương thức vận tải: [đường biển/đường hàng không/đường bộ]. Lập DANH SÁCH kiểm tra các tài liệu có thể được yêu cầu cho lô hàng này (hóa đơn, danh sách đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ/lưu thông, bảo hiểm, giấy phép đặc biệt/chứng từ tuân thủ nếu cần thiết). Viết "tại sao cần thiết" và "mua ở đâu / ai phê duyệt" bên cạnh mỗi tài liệu. Đây là danh sách nhắc nhở; Nhà tư vấn xác định yêu cầu tài liệu cuối cùng.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Kiểm tra các tài liệu này, có vấn đề gì không?
Lời nhắc này, được viết mà không cung cấp tài liệu hoặc cho biết khu vực nào cần so sánh, tạo ra một câu trả lời hời hợt và vô ích "nói chung là có vẻ ổn"; Nó không nắm bắt được những khác biệt nhỏ về mặt số lượng thực sự nguy hiểm.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: người kiểm tra tính nhất quán của tài liệu. So sánh trọng lượng tịnh, tổng trọng lượng, số hộp và tổng số lượng trong dữ liệu HÓA ĐƠN và DANH SÁCH ĐÓNG GÓI bên dưới. Đối với mỗi trường, hãy đưa ra "giữ/không giữ + chênh lệch số". Đồng thời kiểm tra xem tiêu đề của người mua có giống hệt nhau trong hai tài liệu hay không. HÓA ĐƠN: tịnh 980 kg, tổng 1.050 kg, 42 hộp, 2.100 cái... DANH SÁCH ĐÓNG GÓI: tịnh 980 kg, tổng 1.050 kg, 40 hộp, 2.100 cái...
Lời nhắc này cung cấp các trường rõ ràng, dữ liệu rõ ràng và định dạng đầu ra rõ ràng; Kết quả là, một phát hiện cụ thể và có thể sửa được xuất hiện, chẳng hạn như "số bưu kiện KHÔNG khớp: hóa đơn 42, phiếu đóng gói 40, chênh lệch 2 bưu kiện".
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Bưu kiện bị bắt chênh lệch. Một công ty giao nhận bắt đầu so sánh hóa đơn và danh sách đóng gói bằng AI cho mỗi lô hàng. Trong tháng đầu tiên, trên 60 lô hàng có 7 lô hàng bị phát hiện sai số hộp hoặc trọng lượng. Những điều này đã được sửa chữa trước khi đến hải quan; Ước tính có khoảng 3 báo cáo hải quan và sự chậm trễ đã tránh được. AI đánh dấu sự khác biệt, chuyên gia thực hiện chỉnh sửa và xác minh.
Trường hợp 2 - Lỗi nhầm bản thảo với công chức. Một nhân viên mới đã gửi bản thảo proforma tiếng Anh do YZ sản xuất cho khách hàng mà không kiểm tra. Còn lại một đơn giá (thấp hơn giá thực tế) trong bản dự thảo mà AI đã đặt làm “ví dụ”. Khách hàng cho rằng mức giá này là ràng buộc và nảy sinh tranh chấp. Bài học: Mọi số trong bản nháp AI đều phải được con người xác minh trước khi gửi đi; Dự thảo không phải là một văn bản chính thức.
Trường hợp 3 - Số tiền chênh lệch. Tại một công ty nhập khẩu có chênh lệch nhỏ (120 USD do làm tròn) giữa tổng giá trị trên hóa đơn và giá trị ghi trên tờ khai. AI đã gắn cờ điều này khi kiểm tra chéo; Chuyên gia tư vấn đã khắc phục sự khác biệt. Nếu nó không được sửa chữa, việc xem xét định giá và hình phạt có thể xảy ra sẽ được đưa vào chương trình nghị sự. Sự khác biệt nhỏ, vấn đề lớn.
Những lỗi thường gặp
- Nhầm bản thảo AI với một tài liệu chính thức. Đề cương chỉ mang tính sơ bộ; Tài liệu chính thức được tạo từ hệ thống của bạn và được chuyên gia phê duyệt.
- Bỏ qua việc kiểm tra chéo. Những khác biệt nhỏ giữa các tài liệu dẫn đến những vấn đề hải quan tốn kém nhất; So sánh với từng lô hàng.
- Làm cho AI dự đoán dữ liệu bị thiếu Mô hình có thể vừa với không gian trống; Đánh dấu các mục còn thiếu là "MISSING" và không điền chúng vào.
- Cung cấp giá cả và thông tin khách hàng bí mật như hiện tại. Chạy các trường bắt buộc để kiểm tra với dữ liệu mẫu/ẩn danh.
- Gửi số đến AI mà không xác minh chúng. Mọi số lượng, trọng lượng, số lượng đều phải được xác nhận bằng mắt thường.
Mẹo: Khi nhờ AI kiểm tra tài liệu, hãy luôn nói "viết số chênh lệch". "Nó có giữ được không?" Người mẫu dễ dàng trả lời “có” cho câu hỏi; Khi bạn nói "hiển thị sự khác biệt bằng một số", điều đó cho thấy sự mâu thuẫn thực sự.
Tóm lại
Trí tuệ nhân tạo rất mạnh mẽ ở hai vị trí trong các tài liệu ngoại thương: tạo ra các bản nháp nhanh chóng từ dữ liệu thô và kiểm tra tính nhất quán chéo giữa các tài liệu. Việc nắm bắt sớm sự khác biệt về số lượng, trọng lượng, giá trị và quyền sở hữu giữa hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn sẽ ngăn chặn hầu hết các trường hợp bị hải quan từ chối và bị phạt. Tuy nhiên, bản dự thảo mà AI đưa ra không phải là tài liệu chính thức; Trách nhiệm khai báo, ký tên thuộc về tư vấn hải quan. Mọi con số đều được xác minh, dữ liệu bí mật được ẩn danh, thiếu sót không được bù đắp.
Nhiệm vụ ứng dụng
Nhận dữ liệu hóa đơn và phiếu đóng gói của lô hàng thật (hoặc mẫu), ẩn danh thông tin bí mật. Cho AI so sánh với mẫu “kiểm tra tính nhất quán chéo” ở trên. Kiểm tra từng dòng "KHÔNG ĐÁP ỨNG" trong đầu ra và lưu ý xem chúng có đúng không. Sau đó, tạo một "danh sách kiểm tra tài liệu bị thiếu" và so sánh nó với quy trình của riêng bạn: Có tài liệu nào mà AI nhắc nhở mà bạn đã bỏ sót không?
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã ẩn danh dữ liệu tài liệu và đưa nó cho AI.
- [ ] Tôi đã so sánh số lượng/trọng lượng/giá trị/tiêu đề giữa hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn.
- [ ] Tôi muốn kết quả đầu ra từ AI ở dạng "viết số chênh lệch", chứ không phải "nó có giữ được không?"
- [ ] Tôi đã tự mình kiểm tra từng điểm khác biệt được đánh dấu.
- [ ] Tôi đã xác minh tất cả các số trong bản nháp trước khi gửi đi.
- [ ] Tôi đưa sự chấp thuận của tư vấn hải quan đối với chứng từ và tờ khai chính thức vào quy trình làm việc.