Dobici:
- Sposobnost izrade osnovnih spoljnotrgovinskih dokumenata kao što su komercijalna faktura, proforma, lista pakovanja i tovarni list sa veštačkom inteligencijom i proveravanje konzistentnosti
- Sposobnost da umjetna inteligencija provjeri konzistentnost unakrsnih podataka između dokumenata (iznos, težina, količina, informacije o stranci) i rano uhvati greške
- Mogućnost zaštite da nacrt deklaracije koju je izradila umjetna inteligencija ne zamjenjuje službenu deklaraciju i da je konačna deklaracija odgovornost carinskog savjetnika.
Neviđeni heroj spoljne trgovine su dokumenti. Prije nego što kontejner može napustiti luku, iza njega se priprema hrpa dokumenata: komercijalna faktura, lista pakovanja, tovarni list, potvrda o porijeklu, isprava o kretanju, polisa osiguranja i carinska deklaracija. Ovi dokumenti moraju biti u potpunosti međusobno usklađeni. Ako se ukupna težina na fakturi i težina na ambalažnoj listi ne poklapaju, ako su iznos na fakturi i vrijednost na deklaraciji u suprotnosti, ako se nazivi kupca i prodavca razlikuju od dokumenta do dokumenta, carinski proces se zaustavlja: pošiljka se obustavlja, naplaćuje se kazna ili se roba čak vraća. U ovoj cjelini ćemo razgovarati o tome kako koristiti umjetnu inteligenciju kao pomoćnika koji ubrzava promet ovog dokumenta i provjerava konzistentnost, te gdje su njegove granice.
Hajde da prvo razjasnimo uslove. Komercijalna faktura: To je službeni prodajni dokument koji prodavac izdaje kupcu, a koji pokazuje vrstu, količinu, jediničnu i ukupnu cijenu robe, isporuku i način plaćanja; On čini osnovu vrednosti na carini. Proforma faktura: To je nacrt fakture u prirodi ponude date prije prodaje. Lista pakovanja: navodi koliko se robe nalazi u kojoj kutiji, broj kutija, bruto/neto težina i zapremina. Teretnica (B/L): je transportni dokument koji pokazuje da je prevoznik primio robu i da će je isporučiti po dolasku; To je vrijedan instrument u pomorskom transportu. Carinska deklaracija: To je dokument u kojem se uvoz/izvoz robe zvanično prijavljuje carini. ETGB (Carinska deklaracija za elektronsku trgovinu): je pojednostavljena deklaracija koja se koristi u malim e-izvoznim pošiljkama.
Korak po korak: mjesto AI u toku rada dokumenta
Korisno je razmišljati o automatizaciji dokumenata u četiri koraka.
Korak 1 — Prikupljanje podataka. Neobrađene informacije koje su vam potrebne: vrsta i količina robe, jedinična cijena, težine, informacije o stranci, isporuka i način plaćanja. Ove informacije su uglavnom raštrkane u narudžbama, ugovorima i prepisci dobavljača. AI vrlo brzo izdvaja strukturiranu tabelu iz ovog sirovog teksta koji dajete.
Korak 2 — Izrada nacrta. Generisanje fakture, proforme ili nacrta liste pakovanja iz strukturiranih podataka. Ovdje AI ispunjava šablon; Održava format, obavezna polja i jezik. Ali nacrt koji je izradio nije službeni dokument; Službeni dokument se proizvodi iz vašeg sistema/programa.
Korak 3 — Provjera unakrsne konzistentnosti. Ovo je najvredniji doprinos veštačke inteligencije. Davanje fakture, liste pakovanja i tovarnog lista YZ i pitanje "Da li se količina, broj paketa, bruto/neto težina, količina, nazivi stranaka i način isporuke poklapaju? Ako ne, gde je neslaganje?" U roku od nekoliko sekundi, AI označava razliku u težini od 3 kilograma ili više od paketa koji ljudskom oku nedostaje.
Korak 4 — Odobrenje stručnjaka i službena akcija. Deklaracija i carinski postupci su odgovornost carinskog konsultanta. Ništa što AI proizvodi nije zamjena za službenu deklaraciju; To utire put konsultantu kao nacrt, kontrolnu listu i izvještaj o konzistentnosti.
Oprez: AI može proizvesti “nacrt” fakture ili izjave; Ali odgovornost za službene dokumente, potpise i deklaracije pripada licu i carinskom savjetniku. Slanje nacrta misleći da je to službeni dokument je kao potpisivanje nepopunjenog obrasca.
Konzistentnost među dokumentima: kritične kontrolne tačke
Tabela u nastavku rezimira oblasti koje su najčešće sukobljene između dokumenata i uzrokuju probleme na carini:
kontrolisano područje
U kojim dokumentima?
Tipična greška
rezultat
Ukupna količina/komad
Račun, pakirni list, tovarni list
Pisanje različitih brojeva
Odbijanje na carini, prebrojavanje
Bruto/neto težina
Lista pakovanja, tovarni list
Ne drži težinu
vaganje, kašnjenje, kazna
Vrijednost robe (iznos)
Račun, deklaracija
Neusklađenost iznosa
pregled procjene vrijednosti
Naziv/adresa stranke
Svi dokumenti
drugačiji pravopis
odbijanje dokumenta
Način isporuke (Incoterms)
faktura, ugovor
Sukob između dokumenata
Spor oko troškova/rizika
zemlja porijekla
Račun, potvrda o porijeklu
Nekompatibilno porijeklo
Gubitak preferencijalne tarife
Broj kutija/pakovanja
Lista pakovanja, tovarni list
Nedostaje/višak paketa
Brojite, minute
Redovna provjera ovih područja sa svakom pošiljkom rješava većinu problema prije nego što stignu na carinu.
Četiri šablona za kopiranje
1) Izdvajanje strukturirane tabele iz sirovih podataka:
Vaša uloga: pomoćnik za spoljnotrgovinske poslove. Tabela podataka o fakturi izlazi iz sljedećeg neurednog teksta narudžbe. Kolone: vrsta robe | količina | jedinica | jedinična cijena | ukupno | Porijeklo. Označite polja koja vidite kao nedostajuća ili kontradiktorna kao "NEKOMPLETNO/SUMNJIVO", nemojte ih sami popunjavati. Zadržite valutu kakva jeste. Tekst: [ovdje zalijepite tekst narudžbe/prepiske — nije skriveno]
2) Unakrsna provjera konzistentnosti:
Vaša uloga: provera konzistentnosti dokumenata. Dajem vam podatke 3 dokumenta: FAKTURA, PAKIRNICA, TERETNIC. Uporedite sljedeća polja i u tabeli prikažite "zadovoljan/NE drži": ukupan iznos, broj paketa, bruto težina, neto težina, vrijednost robe, naziv kupca, naziv prodavca, način isporuke, porijeklo. Napišite brojčanu razliku za svaki red koji NE drži. Rezultat nije konačna izjava; Konačna kontrola pripada carinskom konsultantu.RAČUN: [...]KONTROLNA LISTA: [...]TOPOVNIC: [...]
3) Nacrt predračuna:
Vaša uloga: pomoćnik za izvoz dokumenata. Pripremite nacrt PROFORMA RAČUNA na engleskom jeziku sa sljedećim informacijama. Popunite obavezna polja: prodavac/kupac, datum, rok važenja, opis robe, količina, jedinična/ukupna cijena, način isporuke (Incoterms), način plaćanja, porijeklo, predviđeno vrijeme otpreme. Ja ću provjeriti brojeve; Ne pogađajte nikakav iznos. Informacije: [anonimno/uzorak podataka]
4) Kontrolna lista nedostataka dokumenata:
Vaša uloga: pomoćnik u carinskom procesu. Odredište: [uvoz/izvoz], država: [...], način transporta: [more/vazduh/kopno]. Napravite LISTU dokumenata koji mogu biti potrebni za ovu pošiljku (faktura, lista pakovanja, tovarni list, potvrda o poreklu/prometu, osiguranje, posebna dozvola/dokumenta o usklađenosti ako je potrebno). Uz svaki dokument napišite "zašto je to potrebno" i "gdje kupiti / ko odobrava". Ovo je lista podsjetnika; Konačni zahtjev za dokumentom određuje konsultant.
Slaba prompt / Jaka prompt
Slab upit:
Provjerite ove dokumente, ima li problema?
Ovaj upit, napisan bez pružanja dokumentacije ili govorenja koja područja treba uporediti, daje površan i beskorisan odgovor „generalno izgleda dobro“; Ne obuhvata male brojčane razlike koje su zaista opasne.
Snažan upit:
Vaša uloga: provera konzistentnosti dokumenata. Uporedite neto težinu, bruto težinu, broj kutija i ukupnu količinu u podacima na RAČUNU i PAKIRNICI ispod. Za svako polje navedite "drži/ne drži + brojčana razlika". Također provjerite da li je kupčev naziv potpuno isti u dva dokumenta. FAKTURA: neto 980 kg, brutto 1.050 kg, 42 kutije, 2.100 kom... LISTA PAKOVA: neto 980 kg, bruto 1.050 kg, 40 kutija, 2.100 kom...
Ovaj upit daje jasna polja, jasne podatke i jasan izlazni format; Kao rezultat toga, dolazi do konkretnog i ispravljivog nalaza, kao što je „broj paketa NE poklapa se: faktura 42, ambalaža 40, razlika 2 paketa“.
tri mini kofera
Slučaj 1 — Uhvaćena razlika paketa. Špediter je počeo da upoređuje fakture i liste pakovanja sa AI za svaku pošiljku. U prvom mjesecu, 7 od 60 pošiljki je otkriveno da ima neusklađenost broja kutije ili težine. Oni su ispravljeni prije dolaska na carinu; Procjenjuje se da su izbjegnuta 3 carinska izvještaja i kašnjenja. AI je označio razliku, stručnjak je izvršio korekciju i verifikaciju.
Slučaj 2 — Greška u pogrešnom odabiru nacrta za službenog lica. Novi zaposlenik je poslao nacrt engleskog proforme koji je izradio YZ kupcu bez provjere. U nacrtu je ostala jedna jedinična cijena (ispod stvarne cijene) koju je AI postavio kao "primjer". Kupac je smatrao da je ova cijena obvezujuća i nastao je spor. Lekcija: Svaki broj u AI nacrtu mora biti provjeren od strane ljudi prije slanja; Nacrt nije službeni dokument.
Slučaj 3 — Neslaganje u iznosu. U uvoznoj firmi postojala je mala razlika (120 USD zbog zaokruživanja) između ukupne vrednosti na fakturi i vrednosti unete u deklaraciju. AI je to označio prilikom unakrsnog provjeravanja; Konsultant je ispravio razliku. Ukoliko se to ne ispravi, na dnevnom redu bi bila revizija vrednovanja i eventualna kazna. Mala razlika, veliki problem.
Uobičajene greške
- Greška AI nacrt za službeni dokument. Nacrt je samo preliminaran; Zvanični dokument se generiše iz vašeg sistema i stručnjak ga odobrava.
- Preskočite unakrsnu provjeru. Male razlike između dokumenata dovode do najskupljih carinskih problema; Uporedite sa svakom pošiljkom.
- Natjerati AI da predvidi podatke koji nedostaju. Model može stati u prazan prostor; Označite stavke koje nedostaju kao "NEDOSTAJU" i nemojte ih popunjavati.
- Pružanje povjerljivih informacija o cijeni i klijentima kakve jesu. Pokrenite potrebna polja za provjeru s anonimnim/primjernim podacima.
- Slanje brojeva AI-u bez njihove provjere. Svaka količina, težina i količina moraju biti potvrđene ljudskim očima.
Savjet: Kada AI izvrši provjeru dokumenta, uvijek recite "napišite brojčanu razliku". "Izdrži li?" Model lako odgovara "da" na pitanje; Kada kažete "pokažite razliku brojem" to otkriva pravu kontradikciju.
Ukratko
Veštačka inteligencija je veoma moćna na dva mesta u spoljnotrgovinskim dokumentima: stvaranje brzih nacrta iz sirovih podataka i provera unakrsne konzistentnosti između dokumenata. Rano uočavanje razlika u iznosu, težini, vrijednosti i naslovu između fakture, pakirne liste i tovarnog lista sprječava većinu carinskih odbijanja i kazni. Međutim, nacrt koji AI proizvodi nije službeni dokument; Odgovornost za deklaraciju i potpis pripada carinskom konsultantu. Svaki broj je provjeren, povjerljivi podaci su anonimizirani, propusti se ne nadoknađuju.
Zadatak aplikacije
Dobijte podatke o fakturi i listi pakovanja stvarne (ili uzorka) pošiljke, anonimizirajte povjerljive informacije. Neka AI uporedi sa predloškom „provjera unakrsne konzistentnosti“ iznad. Provjerite redove "NE ZADOVOLJAVA" na izlazu jednu po jednu i zabilježite da li su ispravne. Zatim kreirajte „kontrolnu listu nedostajućih dokumenata“ i uporedite je sa svojim procesom: Postoji li dokument na koji vas je AI podsjetila da ste propustili?
kontrolna lista
- [ ] Anonimizirao sam podatke dokumenta i dao ih AI.
- [ ] Napravio sam poređenje iznosa/težine/vrijednosti/naslova između fakture, lista pakovanja i tovarnog lista.
- [ ] Htio sam izlaz iz AI u obliku "napiši brojčanu razliku", a ne "da li se drži?"
- [ ] Ja sam samostalno provjerio svaku označenu razliku.
- [ ] Provjerio sam sve brojeve u nacrtu prije slanja.
- [ ] Odobrenje carinskog konsultanta za službeni dokument i deklaraciju stavio sam u tok posla.