Lợi nhuận:
- Hiểu nội dung của tài liệu làm việc trong phạm vi BDS 230 và cách sử dụng trí tuệ nhân tạo để đưa ra quy trình dự thảo, kết luận và giải trình.
- Khả năng nhanh chóng tạo ra một khung giấy tờ làm việc giúp theo dõi công việc đã thực hiện, bằng chứng thu được và kết luận đạt được, với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo
- Hiểu rằng tài liệu do trí tuệ nhân tạo tạo ra là bản nháp và không có giá trị cho đến khi được kiểm toán viên chứng minh, xem xét và ký tên.
Có một câu nói nổi tiếng trong lĩnh vực kiểm toán: “Bạn không được coi là đã làm những gì bạn chưa làm mà là những gì bạn chưa làm được ghi lại”. Cho dù kiểm toán viên thực hiện kiểm tra tốt đến đâu, nếu kiểm toán viên không ghi lại kiểm tra đó, bằng chứng thu được và kết luận đạt được vào giấy tờ làm việc thì công việc đó sẽ bị coi là "chưa hoàn thành" trong quá trình xem xét chất lượng kiểm toán hoặc trong trường hợp xảy ra kiện tụng. BDS 230 (Tiêu chuẩn tài liệu kiểm toán) quy định nội dung giấy tờ làm việc phải có và đặt ra một tiêu chí duy nhất: kiểm toán viên khác có kinh nghiệm nhưng không tham gia vào cuộc kiểm toán phải có thể hiểu được công việc đã thực hiện, bằng chứng thu được và kết luận đạt được khi xem giấy tờ làm việc. Điều này được gọi là truy xuất nguồn gốc.
Trong phần này, chúng tôi sẽ đề cập đến cách sử dụng trí tuệ nhân tạo trong việc soạn thảo bài tập. AI rất mạnh trong việc tạo ra các dàn ý có cấu trúc tốt, nhất quán và dễ đọc; Nó làm giảm thời gian gõ phím xuống còn vài phút. Nhưng hãy làm rõ ngay từ đầu: văn bản do AI tạo ra là bản nháp, không phải tài liệu. Tài liệu được kiểm toán viên kiểm tra, xem xét, sửa chữa và sở hữu. Bản thảo không có chữ ký không có giá trị chứng cứ trong hồ sơ kiểm toán.
Cấu trúc của một bảng tính tốt
Theo BDS 230 và thông lệ tốt, một văn bản làm việc thường chứa các thành phần sau:
phần tử
viết gì
Tại sao nó quan trọng?
Tiêu đề và ID
Khách hàng, kỳ, tài khoản/chủ đề, được lập bởi, ngày
Truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm giải trình
Mục đích/mục tiêu
Quy trình này kiểm tra yêu cầu nào?
Mối liên hệ của thử nghiệm với mục đích kiểm toán
công việc đã hoàn thành
Việc gì đã được thực hiện từng bước, phương pháp nào
độ lặp lại
Nguồn bằng chứng
Tài liệu/hệ thống/xác nhận nào đã được sử dụng, tài liệu tham khảo
cam kết bằng chứng
Phạm vi/mẫu
Thử nghiệm thế nào, chọn thế nào
Đánh giá năng lực
Kết quả/ngoại lệ
Những gì đã được tìm thấy, về số lượng
minh bạch
Kết luận
Yêu cầu bồi thường có được đáp ứng không, trên cơ sở
phán quyết giám sát
xem lại đường đi
Ai đã chuẩn bị nó, ai đã xem xét nó?
kiểm soát chất lượng
AI xây dựng khuôn khổ này ngay lập tức và loại bỏ gánh nặng bắt đầu từ một trang trống. Nhưng anh ta không bao giờ được giao hai trụ cột: tài liệu tham khảo nguồn bằng chứng (bạn liên kết đến các tài liệu/kiểm tra thực tế) và kết luận (đánh giá kiểm toán là của bạn). AI có thể viết một câu như “kết quả: yêu cầu được thỏa mãn”; Nhưng công việc của kiểm toán viên là đứng đằng sau câu này và thấy rằng nó có bằng chứng hỗ trợ.
Cách soạn thảo phù hợp với AI
Bạn có thể sử dụng AI trong việc soạn thảo bảng tính ở hai chế độ: bộ tạo khung (tạo mẫu trống) và trình soạn thảo văn bản (dịch các ghi chú thô bạn nhập thành văn bản gọn gàng, mạch lạc). Chế độ thứ hai đặc biệt an toàn vì bạn cung cấp nội dung; AI chỉ cải thiện ngôn ngữ và cấu trúc.
Từng bước một:
- Thu thập điểm thô của bạn. Những gì bạn đã kiểm tra, tài liệu bạn đã xem, những gì bạn tìm thấy - hãy viết nó ra thành những ghi chú ngắn.
- Làm cho AI nói cấu hình. Chuẩn bị các ghi chú này theo các yếu tố BDS 230; Nhưng nội dung là của bạn.
- Bạn thêm tài liệu tham khảo bằng chứng. Chèn các liên kết thực tế theo cách thủ công, chẳng hạn như "Xem: xác nhận ngân hàng ref. B-12, ref hợp đồng S-04".
- Hãy tự viết kết quả hoặc kiểm tra kỹ. AI có thể gợi ý kết luận, nhưng câu cuối cùng còn phụ thuộc vào lý luận của bạn.
- Xem xét và sở hữu. Đọc từng dòng văn bản; Xem liệu có bất kỳ sự cường điệu, thiếu sót hoặc tuyên bố vô căn cứ nào không; sau đó ký tên.
Chú ý: Đừng nói với AI "viết một bảng tính cho tài khoản này" và đưa kết quả đầu ra vào tệp như cũ. Vì AI không có bất kỳ bằng chứng nào nên nó có thể thêm các chi tiết hợp lý nhưng bịa đặt (tài liệu tham khảo không tồn tại, số lượng bịa đặt, các bài kiểm tra không thực sự được thực hiện). Mô tả "công việc đã hoàn thành" bịa đặt là sai lầm nguy hiểm nhất trong tài liệu.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Hiệu quả và chính xác. Một kiểm toán viên đã thực hiện kiểm tra xác minh số dư ngân hàng: lấy 8 xác nhận của ngân hàng, đối chiếu tất cả với số dư thử, phát hiện sự khác biệt và giải thích. Anh ta đưa giấy bạc thô của mình (ngân hàng nào, số tiền nào, số chênh lệch nào) cho YZ và yêu cầu một bản thảo giấy tờ làm việc ở định dạng BDS 230. AI tạo ra văn bản thông thường trong 4 phút; Kiểm toán viên đã bổ sung các tài liệu xác nhận, viết kết luận bằng lời của mình và ký tên vào đó. Nhiệm vụ viết 40 phút được giảm xuống còn 10 phút, nội dung hoàn toàn phụ thuộc vào kiểm toán viên.
Trường hợp 2 - Bẫy chi tiết được chế tạo. Một thành viên trong nhóm yêu cầu AI “viết bảng định giá hàng tồn kho” mà không đưa ra bất kỳ ghi chú thô nào. AI tạo ra một văn bản thuyết phục chứa các tài liệu tham khảo bịa đặt, mô tả các thử nghiệm chưa thực sự được thực hiện (phân tích giá trị ròng có thể thực hiện được, bảng lão hóa) như thể chúng đã được thực hiện. Thành viên trong nhóm đã đặt nó vào tập tin. Đánh giá chất lượng cho thấy các tài liệu tham khảo không thực sự tồn tại; Điều này tạo ra một vấn đề nghiêm trọng về tài liệu và đạo đức. Bài học: AI có thể viết ra tác phẩm không tồn tại như thể nó đã được "hoàn thành"; Bạn phải luôn cung cấp nội dung.
Trường hợp 3 - Để lại kết quả cho AI. Một kiểm toán viên đã chuẩn bị bảng tính cho bài kiểm tra trợ cấp khoản phải thu bằng AI. Bằng chứng thực tế cho thấy điều khoản có thể chưa đầy đủ, nhưng AI đã viết bằng ngôn ngữ chung chung “kết luận: điều khoản là hợp lý” và kiểm toán viên đã chấp nhận điều này mà không thắc mắc. Viên chức nhận ra rằng bằng chứng mâu thuẫn với kết luận. Bài học: câu kết luận là phán đoán kiểm soát; Đừng bao giờ tự động chấp nhận ngôn ngữ lạc quan mặc định của AI.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Viết một bảng tính để kiểm tra chứng khoán.
Vấn đề: không có nội dung. AI tạo ra bài kiểm tra, số lượng và kết quả vì nó không có bằng chứng. Một văn bản nguy hiểm xuất hiện mô tả công việc chưa thực sự được thực hiện.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: bạn là trợ lý tài liệu cho kiểm toán viên độc lập. Tôi cung cấp nội dung; Bạn sẽ sắp xếp nó theo cấu trúc BDS 230 và làm rõ ngôn ngữ. KHÔNG THÊM bất kỳ kiểm tra, số lượng hoặc tham chiếu tài liệu nào không có trong ghi chú thô của tôi. Chủ đề: Kiểm tra tuyên bố rằng hàng tồn kho được định giá theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Ghi chú thô của tôi: - Phạm vi: Trong số 320 mặt hàng tồn kho, 40 mặt hàng có số lượng lớn nhất (78% tổng số) đã được chọn. - Phương pháp: Giá trị chi phí của từng mặt hàng được so sánh với giá trị thuần có thể thực hiện được ước tính của nó sau khi bán; nguồn: [bảng giá bán], [dự toán chi phí sau bán hàng].- Tìm: giá thành 3 khoản mục > giá trị thuần có thể thực hiện được; Tổng thiệt hại 145.000 TL đã được phát hiện; không có khoản dự phòng nào được lập.- Dự thảo kết luận của tôi: thiếu 145.000 TL dự phòng giảm giá; thấp hơn mức trọng yếu (€600.000) nhưng sẽ đề xuất sửa chữa. Nhiệm vụ:1) Sắp xếp mục này với các tiêu đề sau: Mục đích/Yêu cầu bồi thường, Công việc đã thực hiện, Phạm vi và Lựa chọn, Nguồn bằng chứng, Phát hiện, Kết luận.2) Giữ [dấu ngoặc vuông] phần giữ chỗ cho nguồn bằng chứng; Tôi sẽ bổ sung những tài liệu tham khảo thực tế.3) Viết câu kết luận theo dàn ý của tôi; Đừng lạc quan.
Lời nhắc này rất mạnh mẽ vì trình kiểm tra cung cấp nội dung, đặt quy tắc "không nối thêm", để lại các tham chiếu dưới dạng phần giữ chỗ và liên kết kết quả với bản nháp của trình kiểm tra.
Những lỗi thường gặp
- Đòi bản thảo không có nội dung. Yêu cầu AI viết một bảng tính mà không cho điểm thô; tạo ra tác phẩm giả.
- Không chú ý đến các tài liệu tham khảo trang điểm. Đặt tài liệu tham khảo/kiểm tra không tồn tại trong tệp.
- Để lại kết quả cho AI. Chấp nhận ngôn ngữ mặc định lạc quan mà không đặt câu hỏi.
- Không dựa vào bằng chứng. Để lại một văn bản không được tham chiếu, không thể theo dõi được.
- Ký mà không xem xét. Sở hữu bản thảo mà không cần đọc từng dòng một.
Mẹo: Khi bạn nhờ AI chuẩn bị bảng tính, hãy hướng dẫn nó "không thêm gì không có trong ghi chú thô của tôi, đánh dấu những phần còn thiếu là '[MISSING: ...]'". Vì vậy, AI chỉ cho bạn những khoảng trống thay vì bịa ra; Bạn điền vào đó bằng chứng.
Tóm lại
Giấy tờ làm việc là bộ nhớ và bằng chứng của cuộc kiểm toán; BDS 230 yêu cầu truy xuất nguồn gốc. AI là một công cụ soạn thảo và chỉnh sửa tuyệt vời giúp loại bỏ gánh nặng của các trang trống: nó sắp xếp, biến các ghi chú thô thành văn bản gọn gàng, đảm bảo tính nhất quán. Nhưng nội dung của tài liệu—tính thực tế của công việc đã thực hiện, các bằng chứng tham khảo và phán quyết kết luận—thuộc về kiểm toán viên. Nếu bạn không cung cấp nội dung, AI sẽ bù đắp; Nếu bạn không kết nối được kết quả, AI sẽ tối ưu hóa kết quả đó. Quy tắc: nội dung từ thanh tra, bố cục từ AI; chữ ký và trách nhiệm của kiểm toán viên.
Nhiệm vụ ứng dụng
Viết ra những ghi chú thô về quy trình kiểm toán mà bạn đã thực hiện (hoặc một quy trình giả định) trong 5-6 mục: mục đích, phương pháp, phạm vi, phát hiện, dự thảo kết luận. Với mẫu nhắc nhở mạnh mẽ ở trên, hãy nhờ AI chỉnh sửa theo cấu trúc BDS 230; Thiết lập các quy tắc “không thêm” và “đánh dấu thiếu”. Đọc kết quả đầu ra và kiểm tra xem liệu (1) có bất kỳ chi tiết bịa đặt nào không, (2) kết quả đúng với nhận định của bạn và (3) các tài liệu tham khảo bằng chứng vẫn ở dạng giữ chỗ.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã cung cấp nội dung (ghi chú thô); Tôi đã cấm AI chế tạo.
- [ ] Tài liệu làm việc chứa 230 yếu tố BDS (mục tiêu, nhiệm vụ, phạm vi, bằng chứng, phát hiện, kết luận).
- [ ] Tôi đã liên kết các tài liệu tham khảo bằng chứng với các tài liệu thực tế; Không có tài liệu tham khảo trang điểm.
- [ ] Câu kết luận phản ánh phán đoán kiểm toán của tôi; không lạc quan.
- [ ] Tôi đọc từng dòng một; Không có tuyên bố vô căn cứ hoặc cường điệu.
- [ ] “Liệu một kiểm toán viên có kinh nghiệm khác có hiểu được điều này không?” Tôi đã vượt qua bài kiểm tra (truy xuất nguồn gốc).
- [ ] Tôi đã xem xét và thông qua bản dự thảo cũng như bổ sung thêm thông tin về người soạn thảo/ngày tháng.