Lợi nhuận:
- Khả năng hiểu cấu trúc của một phát hiện kiểm toán (tình huống, tiêu chí, nguyên nhân, tác động, khuyến nghị) và sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo ra dự thảo phát hiện và thư quản lý
- Khả năng hiểu các loại ý kiến của kiểm toán viên và ngôn ngữ báo cáo cũng như chuẩn bị văn bản dự thảo rõ ràng, dựa trên bằng chứng bằng trí tuệ nhân tạo
- Khả năng hiểu rằng việc đưa ra quyết định lấy ý kiến và nội dung báo cáo thuộc về kiểm toán viên và trí tuệ nhân tạo chỉ tăng tốc ngôn ngữ và cấu trúc
Tất cả nỗ lực kiểm toán cuối cùng cũng được tập trung vào một nơi: báo cáo. Cho dù đó là ý kiến của kiểm toán viên độc lập (kết luận về tính trung thực và công bằng của báo cáo tài chính), báo cáo kiểm toán nội bộ hay thư quản lý (thư báo cáo những điểm yếu trong kiểm soát nội bộ và đề xuất gửi tới ban quản lý), giá trị của cuộc kiểm toán phụ thuộc vào khả năng hiểu và hành động của người đọc. Nếu một giám khảo giỏi cho một bài kiểm tra hay nhưng lại viết bài kém thì anh ta sẽ mất đi một nửa giá trị công việc của mình. Đây là lúc AI trở thành một trợ thủ đắc lực—trong việc tăng tốc ngôn ngữ, cấu trúc và tính nhất quán. Nhưng hãy vạch rõ ràng ngay từ đầu: ý kiến, đặc điểm và kết luận trong báo cáo là của kiểm toán viên; AI chỉ tăng tốc độ biểu hiện và khung xương.
Trong phần này, chúng ta sẽ tập trung vào hai nội dung: cấu trúc của một phát hiện kiểm toán vững chắc và cách soạn thảo nó bằng AI; và các loại ý kiến của kiểm toán viên cũng như sự tinh tế trong ngôn ngữ báo cáo.
Giải phẫu của một phát hiện: DKNEÖ
Một phát hiện kiểm toán hiệu quả bao gồm năm yếu tố; bạn có thể nhớ chúng bằng cách viết tắt - DKNEÖ:
- Tình huống (những gì đã được tìm thấy): Thực tế được quan sát, bằng số. "Không có xác nhận thứ hai cho 12 khoản thanh toán; tổng số tiền là 340.000 TL."
- Tiêu chí (quy tắc nào đã bị vi phạm): Chính sách, tiêu chuẩn hoặc kỳ vọng kiểm soát nào đã bị vi phạm. "Thủ tục mua lại công ty yêu cầu phê duyệt kép đối với các khoản thanh toán trên 50.000 TL."
- Tại sao (nguyên nhân gốc rễ): Tại sao điều này lại xảy ra? “Quy trình phê duyệt được cấu trúc để cho phép phê duyệt một lần đối với các khoản thanh toán khẩn cấp.”
- Tác động (hậu quả/rủi ro): Tại sao điều này lại quan trọng? "Rủi ro thanh toán trái phép hoặc sai sót; điểm yếu trong kiểm soát nội bộ."
- Khuyến nghị (phải làm gì): Giải pháp cụ thể, khả thi. "Ngoại lệ thanh toán ngay lập tức phải được loại bỏ hoặc phải được phê duyệt lần thứ hai bắt buộc sau đó."
Cấu trúc này làm cho phát hiện vừa thuyết phục vừa công bằng: nó trình bày cái gì, theo quy tắc nào, tại sao, với kết quả như thế nào và cách giải quyết nó. AI rất giỏi trong việc đưa những phát hiện thô của bạn vào năm tiêu đề này. Nhưng nội dung của mỗi tựa đề phải dựa trên bằng chứng; đặc biệt là các số "Điều kiện" và tham chiếu "Tiêu chí" phải được xác minh (nếu tiêu chí là tiêu chuẩn thì áp dụng kỷ luật xác nhận từ đơn vị trước).
Mẹo: Hãy chú ý đến giọng điệu của bạn khi viết kết quả. Phát hiện kiểm toán nhắm vào quy trình và biện pháp kiểm soát chứ không phải con người. Viết “phê duyệt thiết kế kiểm soát chưa đầy đủ” thay vì viết “trưởng phòng kế toán bất cẩn”. Hướng dẫn AI “sử dụng ngôn ngữ mang tính xây dựng, hướng đến quy trình, không mang tính buộc tội”.
Các loại ý kiến kiểm toán viên: trọng lượng của ngôn ngữ
Trọng tâm của báo cáo kiểm toán độc lập là ý kiến và có bốn loại cơ bản. Trước khi in chúng cho AI, kiểm toán viên sẽ quyết định chế độ xem nào phù hợp; Đây là một sự phán xét, không phải là một sự lựa chọn ngôn ngữ:
Loại ý kiến
khi nào
Ý nghĩa
Ý kiến tích cực
Không có lỗi lớn
Bảng tính chính xác và trung thực
Ý kiến tích cực (có điều kiện) hạn chế
Sự thiếu chính xác/hạn chế đáng kể nhưng không phổ biến
"Ngoại trừ điều này" là đúng.
ý kiến tiêu cực
Sai lầm quan trọng và phổ biến
Bảng không chính xác và thực tế
Tránh bày tỏ quan điểm
Bằng chứng thu thập không đầy đủ, sự không chắc chắn lan rộng
Không thể bình luận
Việc lựa chọn loại chế độ xem là phán quyết quan trọng nhất của quá trình kiểm tra và không bao giờ được giao cho AI. Sau khi bạn đưa ra quyết định, AI có thể soạn thảo ngôn ngữ của đoạn ý kiến liên quan theo định dạng chuẩn; Tuy nhiên, quyết định của kiểm toán viên dựa trên bằng chứng về việc đưa ra ý kiến nào. Tương tự, nội dung của các phần như điểm quan tâm và các vấn đề kiểm tra quan trọng có thể được giao cho kiểm toán viên và ngôn ngữ cho AI.
Thư quản lý: mang tính xây dựng và định hướng hành động
Thư quản lý thu thập những điểm yếu của kiểm soát nội bộ và những đề xuất cải tiến không ảnh hưởng đến ý kiến kiểm toán nhưng mà ban quản lý cần lưu ý. Một lá thư quản lý tốt trình bày từng mục trong cấu trúc DKNEÖ, xếp hạng chúng theo tầm quan trọng và bao gồm các đề xuất thực tế. AI rất hiệu quả trong việc biến các ghi chú lộn xộn của bạn thành thư quản lý có tổ chức, được ưu tiên - miễn là bạn cung cấp nội dung và tầm quan trọng.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Củng cố một phát hiện yếu. Ghi chú thô của một kiểm toán viên là: "Một số khoản thanh toán chưa được phê duyệt, vui lòng sửa nó." Điều này không thuyết phục và cũng không khả thi. Kiểm toán viên đã đưa ra các con số và tiêu chí đã được xác minh cho AI và in chúng theo cấu trúc DKNEÖ. Kết quả: "Trong 12 khoản thanh toán (tổng cộng 340.000 TL), thủ tục không yêu cầu phê duyệt lần thứ hai; tại sao ngoại lệ thanh toán khẩn cấp; rủi ro tác động của thanh toán trái phép; khuyến nghị loại bỏ ngoại lệ." Phát hiện tương tự hiện đã trở thành văn bản mà ban quản lý có thể thực hiện hành động. Nội dung là của kiểm toán viên, cấu trúc là của AI.
Trường hợp 2 - Nguy cơ để lại ý kiến cho AI. Một thành viên trong nhóm đã yêu cầu AI “viết đoạn ý kiến kiểm toán” mặc dù nó đã phát hiện ra sai sót trọng yếu; AI tạo ra văn bản ý kiến tích cực (sạch) theo mặc định. Thành viên trong nhóm đưa nó vào bản nháp mà không thắc mắc. Người có trách nhiệm nhắc nhở rằng lỗi được phát hiện ít nhất phải có ý kiến chuyên môn. Bài học: loại ý kiến là quyết định của kiểm toán viên dựa trên bằng chứng; Văn bản lạc quan mặc định của AI không bao giờ được coi là tự động.
Trường hợp 3 - Ngôn ngữ cường điệu/kết tội. Một kiểm toán viên yêu cầu AI “viết chăm chỉ” về một phát hiện; AI đưa ra những tuyên bố gay gắt, không được hỗ trợ bởi các bằng chứng như "lạm dụng nghiêm trọng" và "sơ suất không thể chấp nhận được". Ngôn ngữ này vừa không công bằng vừa có rủi ro về mặt pháp lý. Kiểm toán viên đã làm mềm văn bản và liên kết nó với bằng chứng và quy trình. Bài học: ngôn ngữ báo cáo phải tương xứng với sức nặng của bằng chứng; Kiểm toán viên cân bằng ngôn ngữ kịch tính của AI.
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Viết báo cáo cho cuộc kiểm toán này và đưa ra ý kiến của bạn.
Vấn đề: không có nội dung, ý kiến quyết định để AI. AI tạo ra một mẫu trống hoặc một “ý kiến” bịa đặt mà không có bằng chứng.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: bạn là trợ lý báo cáo cho kiểm toán viên độc lập. Tôi quyết định loại ý kiến và nội dung của các phát hiện; Bạn sẽ tổ chức cấu trúc và ngôn ngữ. Không thêm bất kỳ phát hiện, con số hoặc kết quả nào không tồn tại trong nội dung của tôi. Ghi chú thô của tôi về phát hiện này (đã được xác minh): - Trạng thái: Không có phê duyệt lần thứ hai trong 12 khoản thanh toán của nhà cung cấp (tổng cộng 340.000 TL). - Tiêu chí: Công ty quy trình mua hàng nghệ thuật. - điểm yếu trong thiết kế kiểm soát nội bộ. - Khuyến nghị: Cần loại bỏ ngoại lệ khẩn cấp hoặc phải phê duyệt lần thứ hai bắt buộc sau đó. Nhiệm vụ: 1) Viết nội dung này theo cấu trúc DKNEÖ (Tình huống-Tiêu chí-Nguyên nhân-Hiệu quả-Đề xuất), bằng ngôn ngữ mang tính xây dựng và định hướng QUY TRÌNH (không buộc tội người), phù hợp với thư quản lý. 2) KHÔNG SỬ DỤNG những biểu hiện gay gắt (hành vi sai trái, mục đích) không có bằng chứng hỗ trợ; Đừng ám chỉ gian lận trừ khi tôi nói như vậy.3) Đề xuất mức độ quan trọng là "trung bình", nhưng tôi sẽ đưa ra đánh giá cuối cùng; Viết lý do của bạn trong một câu.
Nhu cầu này rất lớn vì kiểm toán viên cung cấp nội dung, yêu cầu cấu trúc DKNEÖ, áp đặt ngôn ngữ đo lường và định hướng quy trình, để kiểm toán viên đưa ra quyết định về ý kiến/tầm quan trọng và cấm bịa đặt.
Những lỗi thường gặp
- Để lại loại tầm nhìn cho AI. Giảm phán đoán của kiểm toán viên dựa trên bằng chứng về vấn đề ngôn ngữ.
- Yêu cầu một báo cáo không có nội dung. Yêu cầu AI "viết báo cáo" mà không đưa ra kết quả thô; tạo ra những phát hiện sai lầm.
- Ngôn ngữ cường điệu/ buộc tội. Những lời tuyên bố nặng nề ngoài bằng chứng; sự bất công và rủi ro pháp lý.
- Cấu trúc của phát hiện không đầy đủ. Nói “có vấn đề” mà không có tiêu chí hoặc tác động; Nó sẽ không thuyết phục.
- Bỏ qua tầm quan trọng. Trình bày từng phát hiện có trọng lượng như nhau và làm mất tập trung của người đọc.
Lưu ý: Báo cáo là một tài liệu chính thức được gửi tới công chúng hoặc ban quản lý. Đừng gửi bản nháp AI nguyên trạng; lọc từng câu bằng bằng chứng, giọng điệu và đánh giá chuyên nghiệp. Bạn đứng đằng sau mọi tuyên bố trong báo cáo.
Tóm lại
Báo cáo là phần trình diễn của hoạt động kiểm toán và ngôn ngữ AI tăng tốc mạnh mẽ cấu trúc và tính nhất quán: sắp xếp các ghi chú rải rác vào cấu trúc DKNEÖ, ưu tiên thư quản lý, soạn thảo các đoạn lấy ý kiến tiêu chuẩn. Tuy nhiên, loại ý kiến của kiểm toán viên, tầm quan trọng của các phát hiện và sự hỗ trợ của từng tuyên bố bằng bằng chứng đều tùy thuộc vào kiểm toán viên. Kiểm toán viên cân bằng ngôn ngữ lạc quan hoặc kịch tính mặc định của AI; Bộ điều khiển cung cấp nội dung. Kiểm toán viên ký tên đứng sau mỗi câu trong báo cáo.
Nhiệm vụ ứng dụng
Viết ghi chú thô về một phát hiện đã được xác nhận (hoặc giả thuyết) dưới năm tiêu đề của DKNEÖ. Với mẫu nhắc nhở mạnh mẽ ở trên, hãy nhờ AI chỉnh sửa bằng ngôn ngữ thư quản lý; Đặt giai điệu theo định hướng quy trình và quy tắc "không bịa đặt". Sau đó đọc văn bản và kiểm tra (1) xem mỗi chủ đề có dựa trên bằng chứng hay không, (2) ngôn ngữ đã được đo lường và (3) liệu đề xuất đó có khả thi hay không. Đồng thời viết một tình huống yêu cầu một trong bốn loại quan điểm và giải thích trong một đoạn văn lý do tại sao bạn chọn quan điểm đó.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã thiết lập phát hiện này theo cấu trúc DKNEÖ (Tình huống-Tiêu chí-Nguyên nhân-Hiệu quả-Gợi ý).
- [ ] Số "Trạng thái" và tham chiếu "Tiêu chí" đã được xác minh; phụ thuộc vào bằng chứng.
- [ ] Ngôn ngữ mang tính định hướng quá trình, được đo lường; nó không buộc tội người đó, nó không vượt qua được bằng chứng.
- [ ] Đề xuất này cụ thể và có thể áp dụng được.
- [ ] Tôi quyết định loại ý kiến và tầm quan trọng của nó; Tôi không để việc đó cho AI.
- [ ] Tôi đã cân bằng ngôn ngữ lạc quan/kịch tính mặc định của AI với khả năng phán đoán kiểm soát của mình.
- [ ] Tôi đọc từng dòng cuối cùng; Tôi đứng đằng sau mọi tuyên bố.