Lợi nhuận:
- Khả năng biến một ghi chú thô lộn xộn thành một hồ sơ vụ án không kỳ thị, có thể bảo vệ được, tách biệt thực tế và giải thích, quan sát và tuyên bố bằng trí tuệ nhân tạo.
- Khả năng kiểm soát xu hướng lấp chỗ trống bằng tiểu thuyết của trí tuệ nhân tạo bằng quy tắc 'đánh dấu chỗ thiếu, thêm'
- Khả năng áp dụng kỷ luật xác định lại bản ghi, đọc từng dòng và sở hữu nó bằng chữ ký
Lập hồ sơ vụ việc và lưu giữ hồ sơ: Biến các ghi chú thành hồ sơ có tổ chức, thực tế và có thể bảo vệ được
Nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất, trì hoãn nhất và cũng quan trọng nhất của nhân viên xã hội là ghi lại tài liệu - lập biên bản về mọi cuộc phỏng vấn, quan sát, gọi điện thoại và đến thăm nhà. Đăng ký không chỉ là hình thức: nó cần thiết để chuyên gia tiếp theo có thể tiếp quản vụ việc, tòa án có thể đưa ra quyết định, kiểm toán có thể giám sát quá trình và quan trọng nhất là quyền lợi của khách hàng có thể được bảo vệ. Một hồ sơ được lưu giữ kém sẽ khiến cho một sự can thiệp được thực hiện tốt trở nên vô hình; Một hồ sơ được lưu giữ cẩn thận có thể bảo vệ một đứa trẻ vào thời điểm quan trọng. Trong phần này, bạn sẽ học cách sử dụng AI để biến những ghi chú lộn xộn, vội vã thành hồ sơ vụ việc có tổ chức, thực tế và có thể bảo vệ, xác định ranh giới và cách bảo vệ quyền riêng tư.
Nguyên tắc ngay từ đầu: AI không tạo ra thông tin mới, nó sắp xếp thông tin bạn cung cấp. Hồ sơ là dấu vết chính thức về sự thật về khách hàng; không có gì được phép thêm vào mà chưa có đó, chưa được quan sát, chưa được nói ra. Xu hướng nguy hiểm nhất của AI là điền vào chỗ trống những câu tưởng chừng như “hợp lý” nhưng lại bịa đặt. Công việc của bạn là để trống những khoảng trống này hoặc làm rõ chúng - chứ không phải lấp đầy chúng.
Giải phẫu của một hồ sơ trường hợp tốt
Một hồ sơ có thể bào chữa được sẽ làm rõ một số điểm khác biệt chính:
- Thực tế so với bình luận. “Khách hàng đã khóc ba lần trong cuộc phỏng vấn” là sự thật; “Khách hàng bị trầm cảm” là một cách giải thích và không thể viết ra nếu không có cơ sở lâm sàng. Hồ sơ làm nổi bật sự việc và chỉ bao gồm phần giải thích kèm theo ghi nhãn và biện minh rõ ràng.
- Quan sát và biểu hiện. "Ở nhà không có hệ thống sưởi (quan sát)" và "khách hàng nói rằng anh ta không thể thanh toán các hóa đơn (bản sao kê)" có độ tin cậy khác nhau. Trộn cả hai làm suy yếu việc ghi âm.
- Ngôn ngữ mang tính mô tả và kỳ thị. “Đứa trẻ mặc quần áo bẩn không phù hợp với mùa” mang tính mô tả; “Mẹ bỏ bê” là sự kỳ thị và phán xét một con người. Hồ sơ mô tả tình huống, không phải con người.
- Ngày, giờ, nguồn, chữ ký. Rõ ràng mỗi bản ghi được viết khi nào, bởi ai và trên cơ sở gì.
AI có thể giúp bạn tạo ra những khác biệt này: nó có thể ghi chú thô mà bạn đưa ra và gắn nhãn đó là sự thật/nhận xét, quan sát/tuyên bố, gắn cờ ngôn ngữ kỳ thị. Nhưng bạn là người đưa ra quyết định cuối cùng - điều gì ở lại, điều gì sẽ ra đi.
Mẹo: Ngay sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc, hãy ghi lại 3-4 câu “ghi chú thô” (ai, cái gì, quan sát, bước tiếp theo). Sử dụng AI để biến ghi chú thô này thành bản ghi đầy đủ. Chỉnh sửa bản ghi nhớ + AI trong khi bộ nhớ còn mới vừa nhanh hơn vừa chính xác hơn so với việc viết lại từ đầu vài giờ sau đó.
Từng bước: từ ghi chú thô đến ghi âm
- Không xác định được. Trước khi chấm điểm thô cho AI, hãy xóa các thông tin nhận dạng như tên, địa chỉ, ID, tên trường hoặc chỉ sử dụng công cụ bảo mật đã được tổ chức của bạn phê duyệt. (Đừng bao giờ bỏ qua bước này.)
- Yêu cầu cấu trúc. Yêu cầu YZ cung cấp bản dự thảo phù hợp với mẫu đăng ký của tổ chức bạn (ví dụ: lý do đăng ký, quan sát, tuyên bố của khách hàng, đánh giá, các bước đã lên kế hoạch).
- Dán nhãn cho nó. Yêu cầu AI phân biệt giữa thực tế/diễn giải và quan sát/tuyên bố; điều này làm cho các điểm mù có thể nhìn thấy được.
- Đánh dấu vào chỗ trống. Nói: "Không thêm bất cứ điều gì không có trong ghi chú, đánh dấu những mục còn thiếu là 'phải làm rõ'."
- Đọc nó, chỉnh sửa nó, sở hữu nó. Đọc dòng đầu ra theo dòng. Xóa bất kỳ tuyên bố bịa đặt hoặc phóng đại. Việc đăng ký trở thành chính thức với chữ ký của bạn; Trách nhiệm là của bạn.
ba trường hợp nhỏ
Trường hợp 1 - Hồ sơ tích lũy tan biến. Một chuyên gia đã tích lũy được những bản ghi âm bất thành văn trong 3 tuần của 22 cuộc phỏng vấn. Anh ấy hoàn thành các bản ghi âm trong khoảng 2 ngày bằng cách chỉnh sửa các ghi chú thô ngắn mà anh ấy lưu giữ cho mỗi cuộc phỏng vấn bằng một công cụ an toàn; Nếu anh ấy viết nó bằng tay thì có lẽ phải mất gần một tuần. Điểm quan trọng: không phải mọi bản ghi đều được nhập vào tệp mà không được phê duyệt.
Trường hợp 2 - Ngôn ngữ kỳ thị đã được sửa chữa. Trong bản ghi âm, AI mô tả khách hàng là “bất hợp tác và hung hăng”. Chuyên gia nhìn vào ghi chú thô của mình: khách hàng chỉ đơn giản là "muốn thay đổi thời gian hẹn và lên tiếng." Con tem đã bị xóa; Thay vào đó, một mô tả thực tế được viết: "Khách hàng đã lớn tiếng nói rằng thời gian hẹn không phù hợp với anh ta." Sự điều chỉnh này đã ngăn chặn việc miêu tả tiêu cực về khách hàng trong hồ sơ tòa án trong tương lai một cách không công bằng.
Trường hợp 3 - Chi tiết chế tạo bị kẹt. YZ đã viết "3 đứa trẻ được quan sát ở nhà" trong nhật ký thăm nhà. Tuy nhiên, ghi chú của chuyên gia không đề cập đến số lượng trẻ em mà chỉ ghi “bọn trẻ đều ở nhà”. AI đã tạo nên con số. Nhờ quy tắc “thêm những gì không có trong ghi chú”, chuyên gia đã nắm bắt được điều này và đánh dấu là “cần làm rõ”.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Ghi âm có cấu trúc từ ghi chú thô:
Vai trò của bạn: người biên tập hồ sơ công tác xã hội. Tôi sẽ cung cấp cho bạn bản ghi chú của một cuộc họp. Tạo một bản phác thảo hồ sơ có cấu trúc với các tiêu đề sau: Lý do liên hệ/liên hệ, Quan sát, Tuyên bố của khách hàng, Đánh giá (chỉ dựa trên ghi chú), Các bước đã lên kế hoạch. CHỈ sử dụng thông tin trong ghi chú, không thêm bất cứ điều gì. Đánh dấu những mục còn thiếu là "phải làm rõ". Ghi chú thô: [dán ghi chú]
2) Kiểm soát sự khác biệt thực tế/giải thích:
Trong bản ghi âm dưới đây, hãy gắn nhãn mỗi câu là “sự thật (quan sát)”, “tuyên bố của khách hàng” hoặc “nhận xét của chuyên gia”. Đánh dấu những nhận xét không có cơ sở không rõ ràng. Đừng thay đổi văn bản, chỉ cần gắn thẻ nó và liệt kê các lỗ hổng. Bản nháp: [dán bản nháp]
3) Làm sạch dấu ấn lưỡi:
Tìm những câu trong đoạn ghi âm bên dưới để phán xét, bêu xấu hoặc đổ lỗi cho khách hàng. Đối với mỗi câu, hãy đề xuất một phương án thay thế thể hiện cùng một hiện tượng theo cách mô tả và tôn trọng. Mô tả tình huống, không phải con người. Thêm thông tin mới.Record: [dán bản ghi]
4) Tóm tắt file theo thời gian (để chuyển/giám sát):
Tôi sẽ cung cấp cho bạn nhiều hồ sơ từ một vụ án, đã xóa thông tin nhận dạng. Hãy biến những điều này thành một bản tóm tắt theo trình tự thời gian theo thứ tự ngày tháng: điều gì đã xảy ra trong mỗi lần liên hệ, bước nào đã được thực hiện, vấn đề nào vẫn còn bỏ ngỏ. Không thêm nhận xét, chỉ tóm tắt những gì có trong bản ghi. Bản ghi: [dán bản ghi]
Dấu nhắc yếu / Dấu nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:
Hãy biến cuộc gặp gỡ của tôi với gia đình này thành một bản ghi chép công tác xã hội đẹp đẽ, điền vào những phần còn thiếu sao cho trông thật chuyên nghiệp.
Nói “bạn lấp đầy những khoảng trống” có nghĩa là cho phép AI bù đắp mọi thứ. Kết quả là một bản ghi lưu loát nhưng không thể xác thực được chứa đựng những quan sát không thực sự tồn tại.
Lời nhắc mạnh mẽ:
Vai trò của bạn: biên tập hồ sơ. Chuyển đổi ghi chú thô bên dưới thành bản ghi phù hợp với định dạng công ty. CHỈ sử dụng thông tin trong ghi chú; không thêm bất kỳ quan sát, con số, chẩn đoán hoặc nhận xét nào. Dán nhãn riêng cho trường hợp và tuyên bố của khách hàng. Để trống những trường không có trong ghi chú và viết "phải làm rõ". Đừng sử dụng ngôn ngữ kỳ thị. Ghi chú thô: [dán ghi chú]
Sự khác biệt: nói "đánh dấu chỗ thiếu" thay vì "bổ sung chỗ thiếu" giúp việc ghi âm nhanh chóng nhưng trung thực và có thể bào chữa được.
Các loại bản ghi và vai trò của AI
Loại bản ghi
Mục đích
Vai trò của AI
kiểm soát quan trọng
ghi âm cuộc gọi
dấu vết liên lạc
Định cấu hình ghi chú
Sự khác biệt thực tế/giải thích
báo cáo thăm nhà
biên bản quan sát
Chỉnh sửa quan sát
Không có chi tiết phù hợp
Điện thoại/ghi chú liên lạc
Dấu vết liên lạc ngắn
tóm tắt
Ngày/nguồn chính xác
Tóm tắt tập tin
Chuyển/giám sát
Biên soạn theo trình tự thời gian
Chỉ dựa vào đăng ký
Biên bản kết thúc vụ việc
Kết quả của quá trình
biên soạn dự thảo
Kết luận phụ thuộc vào bằng chứng
Những lỗi thường gặp
- Nó có nghĩa là "hoàn thành những phần còn thiếu". AI phù hợp với những khoảng trống; luôn nói "đánh dấu chỗ còn thiếu".
- Viết bình luận như thể nó là một sự thật. Viết "cô ấy đã khóc ba lần trong cuộc phỏng vấn" thay vì "cô ấy bị trầm cảm"; Một nhận xét chỉ có thể được nhập với cơ sở và thẻ của nó.
- Không chú ý tới những tính từ mang tính kỳ thị. Những nhãn hiệu như “bỏ bê”, “hung hăng”, “không hợp tác” đánh giá con người; Mô tả tình huống.
- Bỏ qua việc khử nhận dạng. Xóa số nhận dạng hoặc sử dụng công cụ bảo mật trước khi xuất ghi chú thô sang công cụ mở.
- Đưa đầu ra vào một tập tin mà không đọc nó. Việc đăng ký trở thành chính thức với chữ ký của bạn; Nó sẽ không được phê duyệt nếu không đọc từng dòng một.
Tóm lại
Tài liệu trường hợp là xương sống của công tác xã hội và AI là công cụ tiết kiệm thời gian thực ở đây: biến ghi chú thô lộn xộn thành một bản phác thảo thực tế, có tổ chức, hỗ trợ phân biệt thực tế/giải thích, gắn cờ ngôn ngữ kỳ thị, tóm tắt hồ sơ theo trình tự thời gian. Nhưng AI không tạo ra kiến thức mới; Nó không điền vào chỗ trống, nó đánh dấu chúng. Áp dụng sự phân biệt diễn giải thực tế và quan sát-tuyên bố, ngôn ngữ mô tả, phân biệt và bước "đọc-chỉnh sửa-thích hợp" trong mỗi bản ghi.
Nhiệm vụ ứng dụng
Viết một đoạn ghi chú thô dài 4 câu cho một cuộc phỏng vấn hư cấu (ai, chuyện gì đã xảy ra, quan sát, bước tiếp theo). Nhận bản nháp từ AI với mẫu "Bản ghi có cấu trúc từ ghi chú thô". Sau đó áp dụng các mô hình “phân biệt thực tế/giải thích” và “ngôn ngữ kỳ thị”. Kiểm tra xem AI có thêm gì chưa có trong ghi chú hay không và sửa những gì bạn tìm thấy.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi đã xác định lại ghi chú thô hoặc lái xe an toàn.
- [ ] Tôi đã hướng dẫn AI “thêm những gì không có trong ghi chú, đánh dấu”.
- [ ] Tôi đã kiểm tra riêng trường hợp, tuyên bố của khách hàng và bình luận.
- [ ] Tôi đã thay thế ngôn ngữ kỳ thị/phán xét bằng ngôn ngữ mô tả.
- [ ] Tôi đã đọc từng dòng trong bản ghi và xác minh trước khi ký.