Lợi nhuận:
- Khả năng soạn thảo tài liệu chính sách/thủ tục dành riêng cho tổ chức với lời nhắc có cấu trúc
- Khả năng kết hợp các chính sách với vai trò và trách nhiệm (RACI) và làm cho chúng có thể kiểm tra được
- Khả năng áp dụng các tiêu chuẩn về phong cách và định dạng để có ngôn ngữ chính sách dễ hiểu, phù hợp và nhất quán.
Chính sách của tổ chức là bộ nhớ bằng văn bản và kỷ luật ra quyết định: từ chống hối lộ đến bảo mật thông tin, từ làm việc từ xa đến lưu trữ dữ liệu, đây là phiên bản chính thức của cụm từ "đây là cách chúng tôi thực hiện". Một chính sách tốt phải rõ ràng, có thể thực thi và kiểm toán được; Một chính sách tồi hoặc là một đống biệt ngữ không ai đọc hoặc là một tập hợp những ý định tốt nhưng không có giá trị trong thực tế. Trí tuệ nhân tạo (AI) nhanh chóng tạo ra bản thảo đầu tiên của các tài liệu chính sách và thủ tục, giữ ngôn ngữ nhất quán và cấu trúc sơ đồ trách nhiệm-vai trò. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo các chính sách dễ hiểu và dành riêng cho tổ chức, RACI có thể kiểm tra được - luôn duy trì sự chấp thuận của con người.
Hãy làm rõ các điều khoản. Chính sách là một tài liệu cấp cao ("cái gì và tại sao") thiết lập quan điểm và quy định của tổ chức về một vấn đề. Quy trình là một tài liệu giải thích từng bước cách thực hiện chính sách đó ("như thế nào"). RACI là một ma trận làm rõ các vai trò Chịu trách nhiệm, Chịu trách nhiệm, Được tư vấn và Được thông báo cho từng nhiệm vụ. Phạm vi là chính sách ràng buộc ai và cái gì. Tính hiệu quả và đánh giá là khi chính sách có hiệu lực và tần suất nó được cập nhật.
Khung của tài liệu chính sách
Các chính sách nhất quán có chung một khuôn khổ. Nếu bạn cung cấp cho AI bộ khung này, tất cả tài liệu của bạn sẽ có cấu trúc và khả năng đọc giống nhau. Từng bước một:
- Mục đích và phạm vi. Chính sách này bao gồm cái gì, ai và tình huống nào?
- Định nghĩa. Các thuật ngữ quan trọng được xác định một lần, rõ ràng.
- Nguyên tắc/quy tắc. Lập trường chính và các quy tắc ràng buộc của tổ chức.
- Vai trò và trách nhiệm (RACI). Ai làm gì, ai phê duyệt, ai được hỏi ý kiến.
- Thủ tục/các bước. Dòng chảy cụ thể của ứng dụng.
- Các ngoại lệ, vi phạm và thực thi. Làm thế nào để quản lý việc vi phạm các quy tắc.
- Thực hiện, rà soát và các văn bản liên quan.
Vai trò của bạn: một chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc viết chính sách doanh nghiệp. Chuẩn bị dự thảo chính sách cho chủ đề sau. Cấu trúc: 1) Mục đích và phạm vi 2) Định nghĩa 3) Nguyên tắc và quy tắc4) Vai trò và trách nhiệm 5) Các bước thủ tục 6) Ngoại lệ/vi phạm/xử phạt7) Thực thi và xem xét.Quy tắc:- Để trống dành riêng cho tổ chức như [ĐIỀN: ...]; ngụy tạo.- Nếu cần có nguồn gốc hợp pháp thì thêm ghi chú "cần có sự phê duyệt hợp pháp — phải được xác minh"; Đừng đưa ra số bài viết/quyết định của riêng bạn. - Ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn và có tính áp dụng.<topic>[thông tin cơ bản về vấn đề chính sách và thể chế]</topic>
Lưu ý: Chính sách có hậu quả pháp lý; Chính sách kỷ luật, dữ liệu hoặc bảo mật phải tuân thủ luật pháp hiện hành. Bản dự thảo do AI đưa ra phải được luật sư/chuyên gia xem xét và phê duyệt theo quy định của pháp luật hiện hành trước khi được công bố.
Làm cho nó có thể kiểm tra được với RACI
Sự rõ ràng về “ai sẽ làm gì” là điều khiến chính sách trở nên khả thi. Chính sách không có vai trò là một tài liệu mà mọi người đều chịu trách nhiệm nhưng không ai phải chịu trách nhiệm. AI có sức mạnh trong việc kết hợp mọi trách nhiệm pháp lý với RACI.
Tạo Bảng RACI cho từng nghĩa vụ cụ thể trong dự thảo chính sách sau:| Hoạt động/trách nhiệm pháp lý | Chịu trách nhiệm (R) | Người phê duyệt (A) | Đã tư vấn (C) | Đã thông báo (I) | Quy tắc:- Có MỘT "Người phê duyệt (A)" cho mỗi hoạt động.- Đánh dấu các hoạt động có vai trò chưa rõ ràng trong chính sách là "không được giao vai trò".- Để lại một phần giữ chỗ [ROLE: ...] nếu bạn không biết tên thực tế.
Ngoài ra còn có khía cạnh nhất quán và dễ đọc. Tất cả các chính sách của tổ chức phải được viết theo cùng một phong cách và cùng một điều khoản. AI chuẩn hóa văn bản theo hướng dẫn về văn phong.
Tổ chức chính sách này theo các tiêu chuẩn về văn phong sau: - Câu ngắn; một quy tắc trong mỗi câu. - Các biểu thức sở hữu như "Đơn vị có trách nhiệm Xác định nó ở đâu được đề cập đầu tiên. - Mệnh đề theo mệnh đề, cấu trúc đánh số. Hiển thị các biểu thức bạn đã thay đổi bằng một bảng ngắn (trước/sau).
Nhắc yếu / Nhắc mạnh
Dấu nhắc yếu:Viết cho chúng tôi chính sách bảo mật thông tin.
Kết quả: Một văn bản chung được lấy từ mức trung bình trên Internet, không liên quan đến tổ chức của bạn, có vai trò không rõ ràng và việc tuân thủ pháp luật chưa được xác minh. Nếu được xuất bản, nó không thể được triển khai và không được kiểm tra.
Lời nhắc mạnh mẽ: [vai trò chuyên gia + bộ khung 7 phần + [ĐỂ ĐƯỢC ĐIỀN] những khoảng trống dành riêng cho tổ chức + ghi chú "phê duyệt pháp lý cho việc ghi công hợp pháp" + đối sánh RACI + tiêu chuẩn phong cách]
Kết quả: Một chính sách dự thảo có thể thích ứng với tổ chức của bạn, bao gồm mọi nghĩa vụ, có ngôn ngữ nhất quán và sẵn sàng được phê duyệt về mặt pháp lý.
Kiểm tra chính sách: Kiểm tra khả năng áp dụng
Ngay cả một chính sách có vẻ được viết tốt cũng có thể không được triển khai trên thực tế: nó có thể chứa những thời hạn không thực tế, các vai trò không tồn tại hoặc các quy tắc xung đột. Bạn có thể sử dụng AI để đưa chính sách qua “kiểm tra tính khả thi” trước khi xuất bản. Điều này đọc văn bản từ góc nhìn của nhân viên và tìm ra những điểm mà họ có thể gặp khó khăn.
Kiểm tra khả năng áp dụng của chính sách sau trước khi xuất bản:1) Đặt câu hỏi liệu mỗi quy tắc có thể được triển khai bởi một vai trò thực hay không; đánh dấu những điều có vẻ mơ hồ hoặc không thể thực hiện được.2) Tìm hiểu xem có bất kỳ mâu thuẫn hoặc trùng lặp nào trong các quy tắc hay không.3) Đánh giá xem thời gian và tần suất quy định có thực tế hay không.4) Khi một nhân viên hỏi "chính xác thì tôi sẽ làm điều này như thế nào?" Liệt kê những điểm mà bạn sẽ gặp khó khăn. Đưa ra gợi ý chỉnh sửa ngắn gọn cho mỗi phát hiện; việc đưa ra phán quyết cuối cùng.
Mẹo: Hãy coi chính sách này là "liệu nhân viên có đọc nội dung này và biết phải làm gì không?" Kiểm tra bằng một câu hỏi sẽ phát hiện được lỗ hổng phổ biến nhất (các quy tắc trừu tượng và không thể thực thi). Một chính sách không thể thực hiện được sẽ rủi ro hơn một chính sách không tồn tại; bởi vì nó tạo ra ảo giác về sự hài hòa.
Chính sách hay thủ tục?
Kích thước
Chính trị
Thủ tục
Câu hỏi
cái gì và tại sao
Làm thế nào
Cấp độ
trên, nguyên tắc
Vận hành, từng bước
thay đổi
hiếm
Cập nhật khi quá trình thay đổi
ví dụ
"Dữ liệu cá nhân được bảo vệ"
"Yêu cầu xóa dữ liệu trong vòng 30 ngày với các bước này"
Phê duyệt
Quản lý cấp cao/Pháp lý
Chủ sở hữu quy trình + tuân thủ
Ba hộp nhỏ
Trường hợp 1 - Chính sách vô chủ. Chính sách lưu giữ dữ liệu của một công ty đã được áp dụng trong nhiều năm nhưng "ai xóa dữ liệu và khi nào?" Câu trả lời cho câu hỏi không có trong tài liệu. Khi có yêu cầu xóa của khách hàng, không có ai nắm quyền sở hữu và yêu cầu bị trì hoãn 40 ngày. Đã thêm RACI vào chính sách bằng AI; Mỗi hoạt động lưu trữ và xóa sẽ được chỉ định một người phê duyệt và người chịu trách nhiệm. Các yêu cầu tiếp theo sẽ được xử lý trong trung bình 9 ngày và quá trình này có thể kiểm tra được.
Trường hợp 2 - Tài liệu không thể đọc được. Chính sách đạo đức của một tổ chức là một văn bản dài 14 trang với nhiều thuật ngữ khó hiểu; cuộc khảo sát cho thấy chỉ có 12% nhân viên đọc. Tiêu chuẩn hóa văn phong với AI: câu ngắn, cách diễn đạt phù hợp, thuật ngữ xác định. Tài liệu được giảm xuống còn 6 trang và tỷ lệ đọc tăng lên 57% trong ba tháng. Nội dung vẫn như cũ; sự hiểu biết tăng gấp mười lần.
Trường hợp 3 - Giá trị của sự chấp thuận hợp pháp. Một nhóm sắp xuất bản trực tiếp chính sách kỷ luật dự thảo do AI tạo ra. Dự thảo có tuyên bố "đơn phương chấm dứt", không tuân thủ luật lao động hiện hành; AI đã gắn cờ nó là "cần có sự phê duyệt hợp pháp". Việc xem xét pháp lý đã sửa chữa từ ngữ. Nếu dấu hiệu này bị bỏ qua, một chính sách không thể thực thi được và có rủi ro kiện tụng sẽ được ban hành.
Những lỗi thường gặp
- Đưa ra chính sách chung mà không có thể chế. Văn bản được tạo ra không có ngữ cảnh và các khoảng trống [ĐỂ ĐƯỢC ĐIỀN] sẽ không phù hợp với tổ chức của bạn.
- Không thể phân công vai trò. Không có RACI, chính trị vẫn bị bỏ hoang; không ai phải chịu trách nhiệm.
- Nhầm lẫn chính sách với thủ tục Nếu "cái gì/tại sao" và "như thế nào" không được tách biệt thì tài liệu sẽ vừa trừu tượng vừa không đầy đủ.
- Bỏ qua sự chấp thuận hợp pháp. Những chính sách có hậu quả pháp lý phải được xem xét lại cho phù hợp với quy định của pháp luật.
- Biệt ngữ và câu dài. Chính sách chưa đọc không được thực thi; Chuẩn mực về phong cách là điều cần thiết.
- Không ấn định ngày xem xét. Các chính sách trở nên lỗi thời; việc thực thi và xem xét định kỳ phải được xác định.
Tóm lại
Viết chính sách và thủ tục là nhiệm vụ chuyển quan điểm của tổ chức thành các quy tắc rõ ràng, độc quyền và có thể kiểm toán được. AI tạo ra bản thảo đầu tiên tốt, giữ ngôn ngữ nhất quán và phù hợp với từng nghĩa vụ đối với RACI; Nhưng bạn phải điền vào những khoảng trống cụ thể đối với tổ chức, chuyển nội dung pháp lý thông qua phê duyệt pháp lý và giữ cho tài liệu có thể đọc được. Tách chính sách khỏi thủ tục, chỉ định một người phê duyệt duy nhất cho từng hoạt động và thiết lập chu trình đánh giá. AI tạo ra các bản thiết kế và cấu trúc; Chuyên gia có thẩm quyền quyết định về tính hợp pháp và hiệu lực của chính sách.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn chủ đề chính sách (ví dụ: cách sử dụng được chấp nhận, lưu giữ dữ liệu). (1) Tạo một bản phác thảo với lời nhắc khung xương gồm 7 phần; kiểm tra tất cả các dấu hiệu [ĐIỀN] và “cần có phê duyệt pháp lý”. (2) Chỉ định vai trò cho từng nghĩa vụ bằng lời nhắc RACI; Xác minh rằng chỉ có một người phê duyệt cho mỗi hoạt động. (3) Tiêu chuẩn hóa kiểu chạy và cải thiện khả năng đọc. (4) Đóng tài liệu với trạng thái “đang chờ phê duyệt pháp lý/chuyên gia” và ngày xem xét.
danh sách kiểm tra
- [ ] Chính sách này có được viết theo khuôn khổ 7 phần mạch lạc không?
- [ ] Các khoảng trống cụ thể của tổ chức có được để lại là [ĐỂ ĐƯỢC LẮP ĐẶT] không?
- [ ] Mỗi nghĩa vụ được ánh xạ tới RACI, người phê duyệt duy nhất được chỉ định?
- [ ] Sự khác biệt giữa chính sách và thủ tục có rõ ràng không?
- [ ] Sự phê duyệt về mặt pháp lý/chuyên gia có được lên kế hoạch cho nội dung pháp lý không?
- [ ] Ngôn ngữ có được viết ngắn gọn, mang phong cách riêng và không có biệt ngữ không?
- [ ] Ngày có hiệu lực và ngày xem xét đã được xác định chưa?