Hagnaður:
- Hæfni til að semja stofnunarsértæka stefnu/verklagsskjal með skipulögðum leiðbeiningum
- Hæfni til að samræma stefnur við hlutverk og ábyrgð (RACI) og gera þær endurskoðanlegar
- Hæfni til að beita stíl- og sniðstaðlum fyrir skiljanlegt, viðeigandi og samkvæmt stefnumál.
Stefna stofnunar er ritað minni hennar og ákvarðanaaga: allt frá mútuþægni til upplýsingaöryggis, frá fjarvinnu til gagnageymslu, það er formleg útgáfa af setningunni „svona gerum við það“. Góð stefna er skýr, framfylgjanleg og endurskoðanleg; Slæm stefna er annað hvort hrúgur af hrognamáli sem enginn les eða samansafn góðra ásetninga sem eru ógild í reynd. Gervigreind (AI) framleiðir fljótt fyrstu drög að stefnu- og verklagsskjölum, heldur tungumálinu í samræmi og skipuleggur kortlagningu hlutverka og ábyrgðar. Í þessari einingu munum við læra hvernig á að búa til skipulagssértækar, RACI-endurskoðanlegar og skiljanlegar stefnur - alltaf með mannlegt samþykki.
Við skulum skýra skilmálana. Stefna er skjal á háu stigi ("hvað og hvers vegna") sem staðfestir afstöðu stofnunarinnar og reglur um málefni. Verklag er skjal sem útskýrir skref fyrir skref hvernig eigi að innleiða þá stefnu ("hvernig"). RACI er fylki sem skýrir hlutverk ábyrgðar, ábyrgðar, ráðgjafar og upplýstrar fyrir hvert verkefni. Gildissvið er hver og hvað stefnan bindur. Skilvirkni og endurskoðun er hvenær stefnan er gild og hversu oft hún verður uppfærð.
Beinagrind stefnuskjalsins
Samræmdar stefnur deila sameiginlegum ramma. Ef þú gefur gervigreindinni þessa beinagrind munu öll skjöl þín hafa sömu uppbyggingu og læsileika. Skref fyrir skref:
- Tilgangur og umfang. Hvað, hverja og hvaða aðstæður nær tryggingin til?
- Skilgreiningar. Mikilvæg hugtök eru skilgreind einu sinni, skýrt.
- Meginreglur/reglur. Meginafstaða og bindandi reglur stofnunarinnar.
- Hlutverk og ábyrgð (RACI). Hver gerir hvað, hver samþykkir það, hver er leitað til.
- Verklag/skref. Steypuflæði umsóknarinnar.
- Undantekningar, brot og aðför. Hvernig á að stjórna því að brjóta reglurnar.
- Fullnustu, endurskoðun og tengd skjöl.
Hlutverk þitt: reyndur sérfræðingur í stefnumótun fyrirtækja.Undirbúa drög að stefnu fyrir eftirfarandi efni.Uppbygging: 1) Tilgangur og umfang 2) Skilgreiningar 3) Meginreglur og reglur4) Hlutverk og ábyrgð 5) Verklagsskref 6) Undantekning/brot/viðurlög7) Framfylgd og endurskoðun.Reglur:- Láta vera autt sem ... apocryphal.- Ef lagaleg úthlutun er krafist, bætið við athugasemdinni "lagalegt samþykki krafist - verður að vera staðfest"; Ekki gefa upp eigin greinar-/ákvörðunarnúmer. - Haltu tungumálinu skýru, stuttum setningum og viðeigandi.<topic>[grunnupplýsingar um stefnumálið og stofnunina]</topic>
Athugið: Stefna hefur lagalegar afleiðingar; Aga-, gagna- eða öryggisstefna verður að vera í samræmi við gildandi lög. Drögin sem gerð eru af AI verða að vera skoðuð og samþykkt af lögfræðingi/sérfræðingi í samræmi við gildandi lög áður en þau eru birt.
Gerir það endurskoðanlegt með RACI
Skýrleiki um „hver mun gera hvað“ er það sem gerir stefnu framkvæmanlega. Hlutverkalaus stefna er skjal sem allir bera ábyrgð á en enginn er dreginn til ábyrgðar. Gervigreind er öflug til að passa við alla ábyrgð með RACI.
Búðu til RACI-töflu fyrir hverja áþreifanlega skyldu í eftirfarandi stefnudrögum:| Virkni/ábyrgð | Ábyrgur (H) | Samþykkt af (A) | Samráð (C) | Upplýst (I) |Reglur:- Hafa EINSTAN „Samþykkjandi (A)“ á hverri starfsemi.- Merktu athafnir sem eru enn óljósar í stefnunni sem „engu hlutverki úthlutað“.- Skildu eftir [HLUTVERK: ...] staðgengil ef þú veist ekki raunverulegu titlana.
Það er líka samkvæmni og læsileiki þáttur. Allar stefnur stofnunarinnar ættu að vera skrifaðar í sama stíl og með sömu skilmálum. AI staðlar texta í samræmi við stílleiðbeiningar.
Skipuleggðu þessa stefnu samkvæmt þessum stílstöðlum: - Stuttar setningar; ein regla í hverri setningu. - Eignarleg orðatiltæki eins og "Það er á ábyrgð einingarinnar. Skilgreindu hvar hennar er fyrst nefnt. - Klausu fyrir setningu, númeruð uppbygging. Sýndu orðatiltækin sem þú breyttir með stuttri töflu (fyrir/eftir).
Veik kvaðning / sterk kvaðning
Veik kvaðning: Skrifaðu okkur upplýsingaöryggisstefnu.
Niðurstaða: Almennur texti sem er fenginn úr meðaltalinu á netinu, skiptir ekki máli fyrir fyrirtæki þitt, með óljós hlutverk og hefur ekki verið sannreynt að farið sé að lögum. Ef það er birt er ekki hægt að innleiða það og er áfram aðgerðalaus í endurskoðun.
Öflug tilvitnun: [sérfræðingshlutverk + 7 hluta beinagrind + [Á AÐ FYLLA] eyður stofnunarinnar + "lagalegt samþykki fyrir lagalega eignarhlut" athugasemd + RACI samsvörun + stílstaðlar]
Niðurstaða: Drög að stefnu sem er aðlögunarhæf að stofnun þinni, tekur undir allar skyldur, hefur samræmda orðalag og er tilbúið til lagalegrar samþykktar.
Að prófa stefnuna: Athugun á nothæfi
Jafnvel að því er virðist vel skrifuð stefna má ekki innleiða á þessu sviði: hún getur innihaldið óraunhæfa fresti, hlutverk sem ekki eru til eða misvísandi reglur. Þú getur notað gervigreind til að setja stefnuna í gegnum „hagkvæmnipróf“ áður en þú birtir hana. Þetta les textann frá sjónarhóli starfsmanns og finnur þá punkta þar sem þeir gætu festst.
Prófaðu eftirfarandi stefnu með tilliti til notkunar fyrir birtingu: 1) Spurning hvort hægt sé að innleiða hverja reglu með raunverulegu hlutverki; merktu við þá sem virðast óljós eða ómöguleg.2) Finndu út hvort það séu einhverjar mótsagnir eða tvítekningar á reglum.3) Metið hvort tilgreindir tímar og tíðni séu raunhæf.4) Þegar starfsmaður spyr "hvernig nákvæmlega ætla ég að gera þetta?" Skráðu þá punkta þar sem þú munt festast. Gefðu stutta leiðréttingartillögu fyrir hverja niðurstöðu; álagningu lokadóms.
Ábending: Hugsaðu um stefnuna sem "mun starfsmaður lesa þetta og vita hvað á að gera?" Að prófa með spurningu grípur algengasta gallann (abstraktar og óframfylgjanlegar reglur). Stefna sem ekki er hægt að framkvæma er áhættusamari en stefna sem er ekki til; vegna þess að það skapar tálsýn um sátt.
Stefna eða málsmeðferð?
Stærð
Stjórnmál
Málsmeðferð
Spurning
hvað og hvers vegna
Hvernig
Stig
efri, meginregla
Starfshæft, skref fyrir skref
breyta
sjaldgæft
Uppfært þegar ferlið breytist
dæmi
„Persónuupplýsingar eru verndaðar“
„Beiðni um eyðingu gagna innan 30 daga með þessum skrefum“
Samþykki
Yfirstjórn/lögfræðingur
Ferliseigandi + fylgni
Þrjú Mini Cass
Mál 1 — Frágengin stefna. Gagnavörslustefna fyrirtækis hefur verið við lýði í mörg ár, en "hver eyðir gögnum og hvenær?" Svarið við spurningunni var ekki í skjalinu. Þegar beiðni viðskiptavina um eyðingu barst tók enginn eignarhald og beiðnin seinkaði um 40 daga. Bætti RACI við stefnu með gervigreind; Einum samþykkjandi og ábyrgum aðila var úthlutað á hverja geymslu- og eyðingaraðgerð. Síðari beiðnum var lokað að meðaltali á 9 dögum og ferlið varð endurskoðanlegt.
Mál 2 — Ólesanlegt skjal. Siðastefna stofnunar var 14 síðna texti með þungu hrognamáli; könnunin sýndi að aðeins 12% starfsmanna lesa. Stílfræðileg stöðlun með gervigreind: stuttar setningar, viðeigandi orðatiltæki, skilgreind hugtök. Skjalið var minnkað í 6 síður og lestrarhlutfallið hækkaði í 57% á þremur mánuðum. Innihaldið stóð í stað; skiljanleiki tífaldaðist.
Mál 3 — Gildi lagasamþykkis. Eitt teymi var að fara að birta beint drög að agastefnu sem mynduð var með gervigreind. Í drögunum var yfirlýsing um „einhliða uppsögn“ sem var ekki í samræmi við gildandi vinnulöggjöf; AI hafði merkt það sem „lagalegt samþykki krafist“. Lögfræðileg endurskoðun leiðrétti orðalag. Ef merkið væri hunsað, yrði lögfest óframfylgjanleg og áhættusöm stefna.
Algeng mistök
- Framleiða almenna stefnu án stofnunar. Texti sem er framleiddur án samhengis og [TO BE FILLED] rými passa ekki við stofnunina þína.
- Að geta ekki úthlutað hlutverkum. Án RACI eru pólitík enn í eyði; enginn er dreginn til ábyrgðar.
- Að rugla saman stefnu og málsmeðferð. Ef „hvað/af hverju“ og „hvernig“ eru ekki aðskilin verður skjalið bæði óhlutbundið og ófullkomið.
- Framhjá lagalegu samþykki. Stefna sem hafa lagalegar afleiðingar þarf að endurskoða í samræmi við löggjöfina.
- Jargon og langar setningar. Ólesinni stefnu er ekki framfylgt; Stílfræðilegur staðall er nauðsynlegur.
- Ekki setja endurskoðunardagsetningu. Stefna úrelt; Skilgreina ætti framfylgd og reglubundna endurskoðun.
Í stuttu máli
Stefnu- og verklagsritun er það verkefni að þýða afstöðu stofnunarinnar í skýrar, eignarréttar og endurskoðanlegar reglur. AI framleiðir góð frumdrög, heldur tungumálinu í samræmi og passar við hverja skyldu gagnvart RACI; En þú verður að fylla í eyðurnar sem eru sértækar fyrir stofnunina, senda lagalegt efni í gegnum lagalegt samþykki og halda skjalinu læsilegu. Aðskilja stefnu frá málsmeðferð, úthluta einum samþykkjandi fyrir hverja starfsemi og koma á endurskoðunarlotu. AI framleiðir teikningar og uppbyggingu; Viðurkenndur fagmaður tekur ákvörðun um lögmæti og gildi stefnunnar.
Umsóknarverkefni
Veldu stefnumál (t.d. viðunandi notkun, varðveisla gagna). (1) Láttu framleiða útlínur með 7 hluta beinagrindinni; skoða allar merkingar [Á AÐ FYLLA út] og „löglegt samþykki krafist“. (2) Úthlutaðu hlutverkum við hverja skuldbindingu með RACI-tilskipuninni; Staðfestu að það sé aðeins einn samþykkjandi fyrir hverja starfsemi. (3) Keyra stílstöðlun og bæta læsileika. (4) Lokaðu skjalinu með stöðunni „bíður eftir samþykki laga/sérfræðings“ og endurskoðunardagsetningu.
gátlisti
- [ ] Er stefnan skrifuð með samhangandi 7 hluta ramma?
- [ ] Hefur stofnunarsértæk eyður verið skilið eftir sem [Á AÐ FYLA]?
- [ ] Hver skylda kortlögð til RACI, einn samþykkjandi tilnefndur?
- [ ] Er skilin á milli stefnu og málsmeðferðar skýr?
- [ ] Er gert ráð fyrir samþykki laga/sérfræðings fyrir löglegt efni?
- [ ] Hefur tungumálið verið gert stutt setningar, sérvisku og orðræðalaust?
- [ ] Hafa gildis- og endurskoðunardagsetningar verið skilgreindar?