Lợi nhuận:
- Khả năng tóm tắt một hợp đồng dài một cách có cấu trúc xung quanh các bên, nghĩa vụ và các ngày quan trọng
- Khả năng viết lời nhắc đánh giá có thể sử dụng lại bao gồm vai trò, định dạng đầu ra và yêu cầu trích dẫn
- Khả năng áp dụng kỷ luật xác minh bằng cách liên kết bản tóm tắt AI trở lại bài viết nguồn
Hàng chục trang hợp đồng nằm trên bàn của chuyên gia pháp lý hoặc tuân thủ mỗi ngày: hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cho thuê, thỏa thuận cung cấp khuôn khổ. Phải mất thời gian để đọc chúng từ đầu đến cuối; Nhưng không đọc là có nguy cơ. Đây là lúc trí tuệ nhân tạo (AI) mang lại lợi ích cụ thể, dễ thấy nhất trong luật: biến một văn bản dài thành một bản tóm tắt có cấu trúc trong vài giây. Tuy nhiên, trong phần này, chúng ta sẽ nhấn mạnh một điều ngay từ đầu: AI tóm tắt, bạn quyết định. Bản tóm tắt do AI tạo ra không thay thế cho việc luật sư đọc văn bản; Nó hoạt động như một bản đồ giúp tăng tốc độ đọc và hướng sự chú ý của bạn đến đúng mục.
Hãy làm rõ một vài điều khoản. Lời nhắc là hướng dẫn bằng văn bản mà bạn đưa ra cho AI; Một bản tóm tắt tốt bắt đầu bằng một lời nhắc hay. Ảo giác là khi AI tạo ra thông tin (ngày tháng, số tiền, vật phẩm) thực tế không có trong văn bản như thể nó hiện diện; Đây là rủi ro nguy hiểm nhất về mặt pháp lý. Nghĩa vụ là hành động mà một bên có nghĩa vụ phải thực hiện theo hợp đồng. Những ngày quan trọng là những thời điểm có hậu quả pháp lý, chẳng hạn như thời hạn của hợp đồng, việc chấm dứt, gia hạn hợp đồng hoặc ngày phải đưa ra thông báo. Ngoài ra còn có khái niệm về nền tảng: kỷ luật căn cứ mọi điều AI nói dựa trên số bài viết và trích dẫn có liên quan. Đây là trái tim của đơn vị này.
Cấu trúc của bản tóm tắt có cấu trúc
Hướng dẫn trống “tóm tắt thỏa thuận này” sẽ khiến bạn có một đoạn văn lộn xộn. Tuy nhiên, bản tóm tắt hữu ích cho việc xem xét pháp lý được cấu trúc theo các trục nhất định. Một bản tóm tắt hợp đồng tốt sẽ trả lời những câu hỏi sau: Các bên là ai? Đối tượng của hợp đồng là gì? Ai có nghĩa vụ gì? Giá cả và điều khoản thanh toán là gì? Khoảng thời gian này kéo dài bao lâu và nó kết thúc như thế nào? Những gì cần phải được thực hiện vào ngày nào? Những chất nào có nguy cơ cao? Luật áp dụng và tòa án có thẩm quyền là gì?
Đây là quá trình từng bước:
- Xác định vai trò và định dạng đầu ra. Yêu cầu AI hành động như một chuyên gia hợp đồng cấp cao và xuất kết quả đầu ra dưới dạng bảng/danh sách có tiêu đề.
- Đưa văn bản đầy đủ. Bản tóm tắt chỉ tốt như văn bản nó nhìn thấy; Một trang bị thiếu có nghĩa là một bản tóm tắt không đầy đủ.
- Yêu cầu trích dẫn. Yêu cầu số mục và báo giá ngắn gọn cho mỗi quyết định.
- Yêu cầu sự mơ hồ phải được đánh dấu. AI nên được hướng dẫn để nói “không tìm thấy trong văn bản” thay vì tạo ra thông tin không có trong văn bản.
- Xác minh. Kiểm tra từng tuyên bố quan trọng trong bản tóm tắt bằng cách quay lại bài viết nguồn thông qua phần trích dẫn.
Vai trò của bạn: người đánh giá hợp đồng cấp cao. Nhiệm vụ: Tóm tắt hợp đồng sau theo định dạng có cấu trúc. Định dạng đầu ra (bảng):| Tiêu đề | Tóm tắt | Số mặt hàng | Trích dẫn ngắn | Tiêu đề: Các bên, Chủ đề, Giá/Thanh toán, Thời hạn, Chấm dứt, Trách nhiệm pháp lý/Bồi thường, Bảo mật, Luật/Cơ quan có thẩm quyền áp dụng, Các ngày quan trọng. Quy tắc:- Mỗi dòng ghi thêm số bài viết liên quan và một câu trích dẫn tối đa 15 từ.- Những thông tin không tìm thấy trong văn bản thì ghi “Không tìm thấy trong văn bản”; KHÔNG BAO GIỜ đoán hoặc bịa đặt.- Thêm ý kiến; chỉ báo cáo những gì có trong văn bản.<agreement>[văn bản thỏa thuận ở đây]</agreement>
Mẹo: Hướng dẫn "Đối với thông tin bạn không thể tìm thấy trong văn bản, đừng đoán, hãy viết 'không tìm thấy'" là câu giảm ảo giác mạnh mẽ nhất. Khi bạn cho phép AI lấp đầy các khoảng trống, nó sẽ ít có xu hướng lấp đầy các khoảng trống.
Việc yêu cầu các ngày quan trọng làm đầu ra riêng biệt có giá trị trong việc theo dõi hợp đồng. Việc bỏ lỡ thời hạn thông báo chấm dứt có thể đồng nghĩa với việc bị mắc kẹt với hợp đồng tự động được gia hạn thêm một năm nữa.
Từ hợp đồng trên, trích xuất TẤT CẢ ngày và thời hạn có hậu quả pháp lý. Đối với mỗi: sự kiện, ngày/thời lượng, nó đến từ bài viết nào, cần phải làm gì. Ví dụ: “Thông báo chấm dứt — 30 ngày trước khi hết hạn — Điều 8.2 — cần có thông báo bằng văn bản.” Giữ nguyên các khoảng thời gian tương đối ("60 ngày sau khi ký"); Đừng đưa ra các giả định để chuyển đổi nó thành một ngày chính xác.
Nhắc yếu / Nhắc mạnh
Lời nhắc yếu:Tóm tắt hợp đồng này.
Kết quả: một đoạn văn lỏng lẻo không cho bạn biết nơi để tìm, không được liên kết với nguồn và bạn không thể xác minh thông tin nào thực sự có trong văn bản. Tệ nhất, AI có thể điền vào chỗ trống những tuyên bố nghe có vẻ hợp lý nhưng sai và bạn thậm chí sẽ không nhận ra.
Lời nhắc mạnh mẽ: [vai trò chuyên gia cấp cao + định dạng bảng có tiêu đề + số bài viết và yêu cầu trích dẫn + quy tắc "không tìm thấy" + trích xuất ngày khóa riêng biệt + giới hạn "thêm nhận xét"]
Kết quả: một bản tóm tắt có thể kiểm chứng, đánh dấu một cách trung thực thông tin còn thiếu, với mỗi dòng đều gắn liền với bài viết nguồn. Sự khác biệt là liệu đầu ra có thể được tin cậy về mặt pháp lý hay không.
Các loại tóm tắt khác nhau
Các bản tóm tắt khác nhau được yêu cầu cho các mục đích khác nhau trong cùng một hợp đồng. Bạn trình bày bản tóm tắt điều hành gồm ba câu cho người quản lý; bản tóm tắt tập trung vào rủi ro cho nhóm đàm phán; siêu dữ liệu ở dạng dấu ấn cho một bản ghi lưu trữ.
Kiểu tóm tắt
Gửi ai
Nội dung
chiều dài
Tóm tắt điều hành
Người ra quyết định/quản lý
Chủ đề, giá cả, rủi ro chính, lời khuyên
3-5 câu
Tóm tắt hoạt động
Đội ngũ ký hợp đồng
Nghĩa vụ, ngày tháng, hành động
1 trang
Tóm tắt tập trung vào rủi ro
luật/đàm phán
Các chất có nguy cơ cao, có trích dẫn
1-2 trang
Dấu ấn (siêu dữ liệu)
Hệ thống lưu trữ/CLM
Bên, ngày, loại, giá trị, thời lượng
Bảng/trường
Từ bản tóm tắt hoạt động bên dưới, hãy tạo một bản tóm tắt điều hành gồm 4 câu cho ban quản lý cấp cao: (1) ký hợp đồng cái gì và với ai, (2) quy mô và thời hạn tài chính, (3) rủi ro quan trọng nhất, (4) khuyến nghị rõ ràng (“có sẵn để ký”/“thương lượng mục này”). Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, không có biệt ngữ.
Ba hộp nhỏ
Trường hợp 1 — Gia hạn bị lỡ. Hợp đồng thuê kho của một công ty logistics có điều khoản “nếu không đưa ra thông báo chấm dứt bằng văn bản trước 90 ngày trước khi hết hạn thì sẽ được gia hạn thêm 3 năm nữa”. Ngày này đã bị bỏ qua trong đống hợp đồng và thông báo đã được ghi nhớ vào ngày thứ 71. Trích xuất ngày quan trọng bằng AI trong một nghiên cứu thí điểm đã quét 140 hợp đồng trong cùng danh mục đầu tư và lập bảng 11 ngày gia hạn quan trọng; Nhóm nhận ra rằng 3 trong số này sẽ đến trong vòng 60 ngày và bắt đầu đàm phán một cách kịp thời. Chi phí của một thông báo bị bỏ lỡ là cam kết hàng năm trị giá 1,4 triệu USD cho kho hàng đó.
Trường hợp 2 - Số tiền bịa đặt. Một chuyên gia tuân thủ cho biết “hãy tóm tắt hợp đồng này” và nhìn thấy cụm từ “điều khoản phạt: 20% giá hợp đồng” trong bản tóm tắt mà ông nhận được. Tuy nhiên, mức phạt hoàn toàn không được ghi trong văn bản; AI đã tạo nên một tỷ lệ “điển hình”. Chuyên gia gần như đã đưa nó vào báo cáo vì anh ta không muốn trích dẫn. Sau đó, nhóm đã thêm quy tắc "số mục và trích dẫn là bắt buộc, hãy viết 'không tìm thấy' nếu bạn không tìm thấy nó" vào tất cả các lời nhắc tóm tắt; Trong 50 lần kiểm tra tiếp theo, tỷ lệ phát hiện việc bịa đặt giảm xuống bằng 0.
Trường hợp 3 - Tiết kiệm thời gian. Nhóm pháp lý sẽ xem xét 200 hợp đồng với nhà cung cấp, trung bình dài 32 trang để đánh giá hàng năm. Họ đã thực hiện sàng lọc ban đầu bằng bản tóm tắt AI có cấu trúc, chỉ dành 46 hợp đồng được gắn cờ là “rủi ro cao” để xem xét thủ công hoàn toàn. Tổng thời gian xem xét giảm từ ước tính 240 giờ xuống còn 90 giờ; Hơn nữa, sự chú ý của các luật sư tiến hành rà soát đều tập trung vào những hồ sơ thực sự nguy hiểm. Điểm quan trọng: không có hợp đồng nào được đóng là “sạch” chỉ dựa trên bản tóm tắt AI; Bản tóm tắt đã được sử dụng như một công cụ phân loại.
Những lỗi thường gặp
- Dựa vào bản tóm tắt không có trích dẫn. Một bản tóm tắt không được liên kết với nguồn sẽ không thể được xác minh; Mỗi quyết định phải có số mục và trích dẫn.
- Đưa ra văn bản không đầy đủ. Bản tóm tắt sẽ gây hiểu nhầm nếu một trang bị bỏ qua hoặc không thể đọc được một phần của bản PDF được quét; Đảm bảo văn bản đầy đủ và dễ đọc.
- Hãy để AI điền vào chỗ trống. Nếu không có hướng dẫn "bù đắp những gì không tìm thấy", AI có thể điền vào chỗ trống những giá trị điển hình.
- Thay thế phần tóm tắt để đọc. Đối với những hợp đồng có rủi ro cao, bản tóm tắt chỉ mang tính hướng dẫn; Các bài viết quan trọng vẫn nên được đọc đầy đủ.
- Bỏ qua những ngày quan trọng. Nếu thời gian chấm dứt, gia hạn và thông báo không được trích xuất riêng biệt thì chúng sẽ bị mất trong bản tóm tắt.
- Cung cấp dữ liệu bí mật cho một chiếc xe không được kiểm soát. Không nên bỏ qua việc lựa chọn và che giấu công cụ (xem Bài 9 và 11) trong các hợp đồng liên quan đến dữ liệu khách hàng/cá nhân.
Tóm lại
Tóm tắt hợp đồng là nhiệm vụ mà AI tạo ra giá trị nhanh nhất về mặt pháp lý: biến một văn bản dài thành bản đồ có cấu trúc và liên kết nguồn. Nhưng sức mạnh của nó đi kèm với kỷ luật. Liên kết từng phát hiện với nguồn bằng số mục và trích dẫn, yêu cầu AI nói “không tìm thấy” thay vì tạo ra thông tin bị thiếu và sử dụng bản tóm tắt làm công cụ phân loại - kết quả đọc và quyết định cuối cùng luôn thuộc về bạn. AI tóm tắt; Chuyên gia có thẩm quyền quyết định ý nghĩa của hợp đồng và liệu nó có được ký kết hay không.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một hợp đồng bạn có (hoặc một mẫu). (1) Tóm tắt với lời nhắc bảng có cấu trúc; Xác minh rằng mỗi dòng có số mục và báo giá. (2) Chạy trích xuất ngày quan trọng riêng biệt và ghi lại 3 ngày gần nhất trên lịch. (3) Tạo một bản tóm tắt điều hành gồm 4 câu từ bản tóm tắt. (4) Xác minh 5 phát hiện được chọn ngẫu nhiên bằng cách quay lại bài viết nguồn; Nếu có sự không khớp, hãy củng cố lời nhắc của bạn bằng quy tắc "không tìm thấy".
danh sách kiểm tra
- [ ] Mỗi phát hiện trong bản tóm tắt có bao gồm số mục và trích dẫn không?
- [ ] AI có được hướng dẫn "bịa ra những gì không tìm được, viết 'không tìm thấy'" không?
- [ ] Các ngày quan trọng và thời gian thông báo có được ban hành riêng không?
- [ ] Văn bản được cung cấp có đầy đủ và dễ đọc không (không thiếu/quét trang)?
- [ ] Loại tóm tắt thích hợp (điều hành/điều hành/rủi ro) đã được chọn chưa?
- [ ] Những phát hiện quan trọng đã được xác minh từ tài liệu nguồn chưa?
- [ ] Các công cụ và mặt nạ đã được kiểm tra để tìm dữ liệu bí mật/cá nhân chưa?