Lợi nhuận:
- Có thể giải thích bằng các ví dụ về cách bối cảnh xác định độ chính xác của kết quả đầu ra
- Có thể chọn và định cấu hình thông tin ngữ cảnh nào cần thiết cho một tác vụ
- Nhận biết và tránh rủi ro về bối cảnh dư thừa, mâu thuẫn hoặc ẩn giấu
Ngay cả khi bạn giao cùng một nhiệm vụ cho hai người, nếu một trong số họ làm việc và biết rõ tình huống còn người kia không biết gì về nó thì kết quả sẽ rất khác nhau. Tình hình hoàn toàn giống với trí tuệ nhân tạo. Bối cảnh là thông tin cho mô hình biết "nó thực hiện công việc này trong nền tảng nào": cho ai, vì mục đích gì, với lịch sử gì, dưới những ràng buộc nào. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách bối cảnh xác định đầu ra, bối cảnh nào cần chọn cho một nhiệm vụ và bối cảnh quá nhiều hoặc sai sẽ gây ra tác hại như thế nào.
Tại sao bối cảnh lại có tính quyết định như vậy?
Người mẫu không biết tình huống của bạn ngoài văn bản bạn cung cấp. Anh ta không biết tên công ty của bạn, lịch sử khách hàng của bạn, mục tiêu dự án của bạn hoặc những gì đã được nói đến vào tuần trước. Nếu bạn không cung cấp thông tin này, mô hình sẽ viết với giả định "trung bình" và mức trung bình sẽ hiếm khi phù hợp với tình huống riêng của bạn. Việc đưa ra bối cảnh sẽ chuyển mô hình từ “trung bình” sang “chỉ dành cho bạn”.
Ví dụ: khi bạn nói "viết ưu đãi giảm giá cho khách hàng", mô hình sẽ tạo ra một văn bản chung. Nhưng nếu bạn đưa ra bối cảnh "khách hàng này đã làm việc với chúng tôi được 3 năm, năm ngoái anh ấy đã đạt doanh thu 400 nghìn TL, anh ấy nói rằng anh ấy đã nhận được lời đề nghị rẻ hơn từ công ty đối thủ và chúng tôi muốn duy trì lòng trung thành của anh ấy", giọng điệu, sự biện minh và logic giảm giá của lời đề nghị sẽ hoàn toàn phù hợp.
Một nhiệm vụ cần bối cảnh gì?
Không cần thiết phải viết mọi thứ cho mọi nhiệm vụ; Việc của bạn là chọn bối cảnh cần và đủ cho nhiệm vụ đó. Bốn câu hỏi sau sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn:
- Dành cho ai? Người mua là ai, trình độ hiểu biết của họ, mối quan hệ của họ với bạn.
- Từ đâu? Mục đích của đầu ra này là; Thuyết phục, thông tin hay quyết định?
- Với quá khứ nào? Những gì đã được nói đến trước đây, những gì đã xảy ra, những quyết định nào đã được đưa ra?
- Với những giới hạn nào? Ngân sách, thời hạn, quy tắc thương hiệu, khung pháp lý.
Thiết lập bối cảnh từng bước
- Viết nhiệm vụ trong một câu.
- Trả lời bốn câu hỏi trên; Thêm câu trả lời vào dấu đầu dòng.
- Loại bỏ những mệnh đề không cần thiết hoặc mâu thuẫn (quá nhiều ngữ cảnh cũng có hại).
- Nếu có dữ liệu bí mật/cá nhân, hãy che giấu nó (chúng ta sẽ quay lại chủ đề này ở bài 11).
- Tách biệt bối cảnh khỏi nhiệm vụ một cách trực quan (tiêu đề, dòng hoặc thẻ “Ngữ cảnh:”).
Ít bối cảnh/ Đủ bối cảnh/ Nhiều bối cảnh
Trạng thái
Kết luận
bối cảnh nhỏ
Hoá ra nó chung chung, không chính xác, “phù hợp với mọi người nhưng không phù hợp với ai”
Đủ ngữ cảnh
Đầu ra dành riêng cho từng tình huống, đúng lúc, có thể sử dụng trực tiếp
Bối cảnh quá mức/mâu thuẫn
Mô hình nhầm lẫn giữa điều quan trọng và điều không quan trọng, che khuất nhu cầu chính
Ngược lại với niềm tin phổ biến, quá nhiều bối cảnh sẽ không tốt. Nếu bạn viết mười đoạn văn nền và nói những gì bạn muốn trong một câu mơ hồ, người mẫu sẽ chìm đắm trong đống chi tiết và bỏ lỡ nhiệm vụ chính. Bối cảnh tốt là lựa chọn những gì có liên quan; Không làm đổ mọi thứ.
Bốn mẫu có thể sao chép
1) Khung khối ngữ cảnh:
Bối cảnh:- Dành cho ai: [người nhận, cấp độ, mối quan hệ]- Mục đích: [chúng ta muốn đạt được điều gì]- Lịch sử: [các sự kiện/quyết định có liên quan trước đó]- Ranh giới: [ngân sách, thời lượng, quy tắc]Nhiệm vụ: [động từ rõ ràng duy nhất + đầu ra]
2) Giao tiếp với khách hàng:
Bối cảnh:- Khách hàng: 2 năm thành lập công ty, chi tiêu ~30 nghìn TL mỗi tháng.- Vấn đề: Lần giao hàng cuối cùng trễ 5 ngày, khách hàng trách móc.- Mục đích: Duy trì mối quan hệ, nối lại niềm tin. Nhiệm vụ: Viết email đền bù ngắn gọn (tối đa 100 từ). Ràng buộc: Chấp nhận trách nhiệm; đừng đổ lỗi cho người khác.
3) Báo cáo nội bộ/tóm tắt điều hành:
Bối cảnh:- Người đọc: Tổng giám đốc, không quan tâm đến chi tiết kỹ thuật, hướng đến kết quả.- Mục đích: Thuyết phục phê duyệt ngân sách.- Bối cảnh: Dự án bị trì hoãn 2 tháng nhưng phạm vi tăng lên. Nhiệm vụ: Viết 1 đoạn tóm tắt điều hành + danh sách hành động gồm 3 mục.
4) Bối cảnh liên tục (bắt đầu cuộc trò chuyện dài):
Tất cả các câu trả lời trong tương lai của bạn đều dựa trên bối cảnh này: - Công ty của chúng tôi: [tên miền, kích thước] - Tiếng nói thương hiệu: [tính từ cụ thể] - Bị cấm: [tên đối thủ cạnh tranh, cường điệu, lời hứa] Xác nhận điều này và tuân theo các quy tắc này trong mọi câu trả lời.
Nhắc yếu / Nhắc mạnh
yếu:
Viết phản hồi cho khiếu nại này mà chúng tôi đã nhận được.[văn bản khiếu nại]
Mạnh mẽ:
Bối cảnh: Khách hàng phàn nàn 4 tuổi, trung thành; Sản phẩm bị lỗi, muốn đổi mới. Chính sách của chúng tôi cho phép đổi hàng vô điều kiện trong vòng 14 ngày và khách hàng vào ngày thứ 6. Mục đích: giải quyết nhanh chóng và tin cậy. Công việc: Viết thư trả lời cho khách hàng. Tối đa 90 từ, đưa ra giải pháp trong câu đầu tiên. Hạn chế: Không đưa ra lời hứa ngoài chính trị; Sử dụng ngôn ngữ buộc tội.Khiếu nại:[văn bản khiếu nại]
Lời nhắc thứ hai cung cấp cho mô hình hồ sơ khách hàng, chính sách, thời hạn và mục đích; để câu trả lời không phải là một “lời xin lỗi chung chung” mà là một giải pháp đúng đắn và khả thi.
Ba hộp nhỏ
Trường hợp 1 - Chuyên gia tư vấn bất động sản. Một nhà tư vấn đang sản xuất văn bản quảng cáo để “viết đẹp”. Khi chúng tôi thêm thông tin "người mua mục tiêu là một gia đình trẻ, khu vực gần trường học phải nổi bật, giá thấp hơn 5% so với mức trung bình của thị trường", quảng cáo đã thu hút trực tiếp đối tượng mục tiêu và tỷ lệ tìm kiếm trên mỗi lượt xem đã tăng lên dưới sự giám sát của chính nhà tư vấn.
Trường hợp 2 - Người quản lý dự án. Khi một Thủ tướng đưa ra email trạng thái hàng tuần với bối cảnh "2 đợt giao hàng quan trọng bị bỏ lỡ vào tuần trước nhưng một rủi ro đã được xử lý sớm; độc giả quản lý cấp cao", người mẫu đã đưa ra một giọng điệu cân bằng, không hoảng sợ cũng không trốn tránh. Nếu không có bối cảnh, nhiệm vụ tương tự sẽ trở nên quá lạc quan hoặc quá bi quan.
Trường hợp 3 - Nhân sự. Khi in email từ chối, chuyên viên nhân sự đã thêm bối cảnh “ứng viên mạnh ở vòng cuối, vị trí khác có thể mở ra trong tương lai”. Kết quả là một văn bản không đóng cửa hoặc xúc phạm ứng viên; Phiên bản không có bối cảnh thật lạnh lùng và mang tính công thức.
Mẹo: Sử dụng các nhãn rõ ràng như “Ngữ cảnh:” và “Nhiệm vụ:” để tách bối cảnh khỏi nhiệm vụ. Bằng cách này, mô hình không nhầm lẫn phần nào là nền và phần nào là yêu cầu.
Thận trọng: Dừng lại trước khi thêm dữ liệu bí mật (tên thật, ID TR, số tài khoản, chi tiết hợp đồng) vào ngữ cảnh. Trong hầu hết trường hợp, việc nói "khách hàng doanh nghiệp 3 năm" cũng có tác dụng tương tự như việc nêu tên thật. Chúng ta sẽ thảo luận về các quy định về quyền riêng tư trong bài 11.
Những lỗi thường gặp
- Không có bối cảnh. Chỉ cần viết nhiệm vụ và chờ người mẫu biết tình hình.
- Quá nhiều bối cảnh. Chồng chất mười đoạn văn không liên quan và chôn vùi yêu cầu chính.
- Bối cảnh xung đột. Nói “trang trọng” và nói “viết chân thành và hài hước” cùng một chỗ.
- Bối cảnh khó hiểu với nhiệm vụ. Giải thích lý lịch và không nói rõ bạn muốn gì.
- Thêm dữ liệu bí mật mà không cần suy nghĩ. Dán thông tin nhạy cảm mà không ẩn danh.
Tóm lại
- Bối cảnh là thông tin cơ bản giúp chuyển mô hình từ “câu trả lời trung bình” sang “câu trả lời dành riêng cho bạn”.
- Bối cảnh phù hợp sẽ trả lời bốn câu hỏi: dành cho ai, tại sao, với lịch sử nào, với những ranh giới nào.
- Quá ít bối cảnh sẽ tạo ra kết quả chung, đủ bối cảnh sẽ tạo ra kết quả chính xác và quá nhiều bối cảnh sẽ tạo ra sự phân tán.
- Tách bối cảnh khỏi nhiệm vụ bằng nhãn rõ ràng; Chọn những gì có liên quan, đừng làm đổ mọi thứ.
- Ẩn danh dữ liệu bí mật trước khi thêm nó; Hầu hết thời gian định nghĩa chung là đủ.
Nhiệm vụ ứng dụng
Chọn một nhiệm vụ thực sự từ công việc của bạn (email, báo cáo hoặc trả lời). Trước tiên hãy chạy phiên bản không có ngữ cảnh. Sau đó trả lời bốn câu hỏi (dành cho ai, tại sao, lịch sử gì, ranh giới nào), thêm khối "Ngữ cảnh:" và chạy lại. Quan sát sự khác biệt về số lần truy cập giữa hai đầu ra và kiểm tra ngữ cảnh dư thừa.
danh sách kiểm tra
- [ ] Tôi có thể xác định ngữ cảnh nào là cần thiết cho một nhiệm vụ với bốn câu hỏi.
- [ ] Tôi tách bối cảnh khỏi nhiệm vụ bằng các nhãn rõ ràng.
- [ ] Tôi tránh bối cảnh dư thừa và mâu thuẫn.
- [ ] Tôi ẩn danh dữ liệu bí mật trước khi thêm nó.
- [ ] Tôi có thể thấy sự khác biệt giữa đầu ra không ngữ cảnh và đầu ra không ngữ cảnh.