Daromadlar:
- Strukturaviy taklif bilan muassasaga xos siyosat/protsessual hujjatni ishlab chiqish qobiliyati
- Siyosatlarni rol va mas'uliyat (RACI) bilan moslashtirish va ularni tekshirilishi mumkin qilish qobiliyati
- Tushunarli, qo'llaniladigan va izchil siyosat tili uchun uslub va formatlash standartlarini qo'llash qobiliyati.
Muassasa siyosati uning yozma xotirasi va qaror qabul qilish intizomidir: poraxo'rlikdan tortib axborot xavfsizligiga, masofaviy ishlashdan ma'lumotlarni saqlashgacha, bu "biz buni shunday qilamiz" iborasining rasmiy versiyasidir. Yaxshi siyosat aniq, bajarilishi va tekshirilishi mumkin; Yomon siyosat yo hech kim o'qimaydigan jargonlar to'plami yoki amalda bekor bo'lib qoladigan yaxshi niyatlar to'plamidir. Sun'iy intellekt (AI) tezda siyosat va protsedura hujjatlarining birinchi loyihasini ishlab chiqadi, tilni izchil saqlaydi va rol-mas'uliyat xaritalarini tuzadi. Ushbu bo'limda biz tashkilotga xos, RACI tomonidan tekshiriladigan va tushunarli siyosatlarni qanday yaratishni o'rganamiz - har doim odamlarning roziligini saqlab qolamiz.
Keling, shartlarga aniqlik kiritaylik. Siyosat - bu masala bo'yicha tashkilotning pozitsiyasi va qoidalarini belgilaydigan yuqori darajadagi hujjat ("nima va nima uchun"). Protsedura - bu siyosatni qanday amalga oshirishni bosqichma-bosqich tushuntiradigan hujjat ("qanday"). RACI har bir vazifa uchun mas'uliyatli, mas'uliyatli, maslahat va ma'lumotli rollarini aniqlaydigan matritsadir. Siyosat kimni va nimani bog'lashi doirasi. Samaradorlik va ko'rib chiqish siyosatning amal qilish muddati va qanchalik tez-tez yangilanishidir.
Siyosat hujjatining skeleti
Izchil siyosatlar umumiy asosga ega. Agar siz AIga ushbu skeletni bersangiz, barcha hujjatlaringiz bir xil tuzilishga va o'qilishi mumkin bo'ladi. Bosqichma-bosqich:
- Maqsad va qamrov. Siyosat nimani, kimni va qanday vaziyatlarni qamrab oladi?
- Ta'riflar. Tanqidiy atamalar bir marta aniq belgilanadi.
- Printsiplar/qoidalar. Muassasaning asosiy pozitsiyasi va majburiy qoidalari.
- Rol va mas'uliyat (RACI). Kim nima qiladi, kim ma'qullaydi, kim bilan maslahatlashadi.
- Jarayon/qadamlar. Ilovaning beton oqimi.
- Istisnolar, qoidabuzarliklar va ijro. Qoidalarni buzishni qanday boshqarish kerak.
- Amalga oshirish, ko'rib chiqish va tegishli hujjatlar.
Sizning rolingiz: korporativ siyosatni yozish bo'yicha tajribali mutaxassis. Quyidagi mavzu bo'yicha siyosat loyihasini tayyorlang. Tuzilishi: 1) Maqsad va qamrov 2) Ta'riflar 3) Prinsiplar va qoidalar4) Rol va majburiyatlar 5) Protsedura bosqichlari 6) Istisno/buzilish/sanksiya 7) Majburiy institutsiya va ko'rib chiqish. TO'LDIRILING: ...]; apocryphal.- Agar yuridik ma'lumot berish talab etilsa, "qonuniy tasdiqlash talab qilinadi - tekshirilishi kerak" yozuvini qo'shing; O'zingizning maqola/qaror raqamingizni bermang. - Tilni tushunarli, qisqa jumlali va amalda qo'llash mumkin bo'lsin.<topic>[siyosat masalasi va muassasa haqida asosiy ma'lumot]</topic>
Diqqat: Siyosat huquqiy oqibatlarga olib keladi; Intizomiy, ma'lumotlar yoki xavfsizlik siyosati amaldagi qonunchilikka muvofiq bo'lishi kerak. AI tomonidan ishlab chiqarilgan loyiha nashr etilishidan oldin amaldagi qonunchilikka muvofiq advokat/ekspert tomonidan ko'rib chiqilishi va tasdiqlanishi kerak.
Uni RACI bilan tekshiriladigan qilish
“Kim nima qiladi” degan aniqlik siyosatni amalga oshirishga imkon beradi. Rolsiz siyosat - bu hamma javobgar bo'lgan, lekin hech kim javobgar bo'lmaydigan hujjat. AI har bir javobgarlikni RACI bilan moslashtirishda kuchli.
Quyidagi siyosat loyihasida har bir aniq majburiyat uchun RACItable ishlab chiqing:| Faoliyat/majburiyat | Mas'ul (R) | (A) tomonidan tasdiqlangan | Maslahatlangan (C) | Axborotlangan (I) |Qoidalar:- Har bir faoliyat boʻyicha Yagona “Tasdiqlovchi (A)”ga ega boʻling.- Siyosatdagi roli noaniq boʻlib qolayotgan harakatlarni “rol tayinlanmagan” deb belgilang.- Haqiqiy sarlavhalarni bilmasangiz, [ROLE: ...] toʻldiruvchisini qoldiring.
Bundan tashqari, izchillik va o'qilishi mumkin bo'lgan jihat ham mavjud. Tashkilotning barcha siyosatlari bir xil uslubda va bir xil shartlarda yozilishi kerak. AI matnni uslublar qo'llanmasiga muvofiq standartlashtiradi.
Ushbu siyosatni ushbu stilistik standartlarga muvofiq tashkil qiling: - Qisqa jumlalar; har bir jumlada bitta qoida. - Egalik iboralar, masalan, "It is the mas'uliyati birlik. Uni birinchi eslatilgan joyda aniqlang. - Bo'lakma-band, raqamlangan tuzilish. O'zgartirgan iboralarni qisqa jadval bilan ko'rsating (oldin/keyin).
Zaif taklif / Kuchli taklif
Zaif taklif: Bizga axborot xavfsizligi siyosatini yozing.
Natija: Tashkilotingizga taalluqli boʻlmagan, roli noaniq va qonuniy muvofiqligi tekshirilmagan oʻrtacha internetdan olingan umumiy matn. Agar e'lon qilinsa, uni amalga oshirish mumkin emas va auditda bo'sh qoladi.
Kuchli maslahat: [mutaxassis roli + 7 qismli skelet + [TO'LDIRILISH] muassasaga xos bo'shliqlar + "yuridik atributni qonuniy tasdiqlash" eslatmasi + RACI moslashuvi + uslub standartlari]
Natija: Tashkilotingizga mos keladigan, har qanday majburiyatni o'z ichiga olgan, izchil tilga ega va qonuniy tasdiqlashga tayyor bo'lgan siyosat loyihasi.
Siyosatni sinab ko'rish: Qo'llanilishini tekshirish
Hatto yaxshi yozilgandek tuyuladigan siyosat ham sohada amalga oshirilmasligi mumkin: unda haqiqiy bo'lmagan muddatlar, mavjud bo'lmagan rollar yoki qarama-qarshi qoidalar bo'lishi mumkin. Siyosatni nashr qilishdan oldin uni "texnik-iqtisodiy sinovdan" o'tkazish uchun sun'iy intellektdan foydalanishingiz mumkin. Bu matnni xodimning nuqtai nazaridan o'qiydi va ular tiqilib qolishi mumkin bo'lgan nuqtalarni topadi.
Nashr qilishdan oldin quyidagi siyosatning qo'llanilishini sinab ko'ring: 1) Har bir qoida haqiqiy rol tomonidan amalga oshirilishi mumkinmi degan savol; noaniq yoki imkonsiz ko‘ringanlarini belgilang.2) Qoidalarning qarama-qarshiligi yoki takrorlanishi bor-yo‘qligini aniqlang.3) Belgilangan vaqt va chastotalar haqiqatga to‘g‘ri keladimi yoki yo‘qligini baholang.4) Xodim “buni qanday qilib aniq qilaman?” deb so‘raganda. Siz qotib qoladigan nuqtalarni sanab o'ting. Har bir topilma uchun qisqacha tuzatish taklifini bering; yakuniy hukm chiqarish.
Maslahat: Siyosat haqida o'ylab ko'ring: "Xodim buni o'qib, nima qilishni biladimi?" Savol bilan test eng ko'p uchraydigan kamchilikni (mavhum va bajarilmaydigan qoidalar) ushlaydi. Amalga oshirib bo'lmaydigan siyosat mavjud bo'lmagan siyosatdan ko'ra xavfliroqdir; chunki u uyg'unlik illyuziyasini yaratadi.
Siyosat yoki tartibmi?
Hajmi
Siyosat
Jarayon
Savol
nima va nima uchun
Qanday qilib
Daraja
yuqori, printsip
Operatsion, bosqichma-bosqich
o'zgartirish
kamdan-kam
Jarayon o'zgarganda yangilanadi
misol
"Shaxsiy ma'lumotlar himoyalangan"
"Ushbu qadamlar bilan 30 kun ichida ma'lumotlarni o'chirish talabi"
Tasdiqlash
Yuqori boshqaruv/yuridik
Jarayon egasi + muvofiqlik
Uchta mini korpus
1-holat – bekor qilish siyosati. Kompaniyaning ma'lumotlarni saqlash siyosati yillar davomida amalda bo'lgan, ammo "ma'lumotlarni kim va qachon o'chiradi?" Savolga javob hujjatda yo'q edi. Oʻchirish toʻgʻrisidagi mijoz soʻrovi kelganida, hech kim egalik qilmadi va soʻrov 40 kunga kechiktirildi. AI siyosatiga RACI qo'shildi; Har bir saqlash va oʻchirish faoliyati uchun bitta tasdiqlovchi va masʼul shaxs tayinlangan. Keyingi so'rovlar o'rtacha 9 kun ichida yopildi va jarayon tekshirilishi mumkin bo'ldi.
2-holat - O'qib bo'lmaydigan hujjat. Muassasaning axloqiy siyosati og'ir jargonli 14 betlik matn edi; so'rov shuni ko'rsatdiki, xodimlarning atigi 12 foizi o'qiydi. AI bilan stilistik standartlashtirish: qisqa jumlalar, tegishli iboralar, belgilangan atamalar. Hujjat 6 sahifaga qisqartirildi va uch oy ichida o'qish darajasi 57% gacha ko'tarildi. Tarkib bir xil bo'lib qoldi; tushunarliligi o'n barobar oshdi.
3-holat - huquqiy tasdiqlash qiymati. Bir jamoa AI tomonidan yaratilgan intizom siyosati loyihasini bevosita nashr etmoqchi edi. Loyihada amaldagi mehnat qonunchiligiga mos kelmaydigan "bir tomonlama tugatish" bayonoti mavjud edi; AI buni "qonuniy tasdiqlash kerak" deb belgilagan. Yuridik tekshiruv matnni tuzatdi. Agar belgi e'tiborga olinmasa, amalga oshirib bo'lmaydigan va sud jarayoni uchun xavfli siyosat kuchga kiradi.
Umumiy xatolar
- Institutsiz umumiy siyosat ishlab chiqarish. Kontekstsiz va [TO BE FILLED] boʻsh joysiz tuzilgan matn sizning muassasangizga mos kelmaydi.
- Rollarni tayinlay olmaslik. RACI bo'lmasa, siyosat qarovsiz qoladi; hech kim javobgarlikka tortilmaydi.
- Siyosat bilan tartibni chalkashtirish. Agar "nima/nima uchun" va "qanday" ajratilmagan bo'lsa, hujjat ham mavhum, ham to'liq bo'lmagan bo'ladi.
- Qonuniy tasdiqlashni chetlab o'tish. Huquqiy oqibatlarga olib keladigan siyosat qonun hujjatlariga muvofiq qayta ko'rib chiqilishi kerak.
- Jargon va uzun jumlalar. O'qilmagan siyosat qo'llanilmaydi; Stilistik standart juda muhim.
- Ko'rib chiqish sanasini belgilamaslik. Siyosat eskiradi; ijro etilishi va davriy tekshiruvi belgilanishi kerak.
qisqa bayoni; yakunida
Siyosat va protseduralarni yozish - bu tashkilotning pozitsiyasini aniq, mulkiy va tekshiriladigan qoidalarga aylantirish vazifasi. AI yaxshi birinchi qoralama ishlab chiqaradi, tilni izchil saqlaydi va RACI oldidagi har bir majburiyatga mos keladi; Ammo siz muassasaga xos bo'lgan bo'shliqlarni to'ldirishingiz, huquqiy tarkibni qonuniy tasdiqlashdan o'tkazishingiz va hujjatni o'qish uchun saqlashingiz kerak. Siyosatni protseduradan ajratib oling, har bir faoliyat uchun bitta tasdiqlovchi tayinlang va ko'rib chiqish siklini o'rnating. AI chizmalar va tuzilmalarni ishlab chiqaradi; Vakolatli mutaxassis siyosatning qonuniyligi va asosliligi to'g'risida qaror qabul qiladi.
Ilova vazifasi
Siyosat mavzusini tanlang (masalan, maqbul foydalanish, maʼlumotlarni saqlash). (1) 7 qismli skelet ko'rsatmasi bilan ishlab chiqarilgan konturga ega bo'ling; barcha [TO BE TO BE TO BE] va “yuridik tasdiqlash talab etiladi” belgilarini tekshiring. (2) RACI taklifi bilan har bir majburiyat uchun rollarni tayinlash; Har bir faoliyat uchun faqat bitta tasdiqlovchi mavjudligiga ishonch hosil qiling. (3) Uslubni standartlashtirish va o'qishni yaxshilash. (4) Hujjatni “yuridik/ekspert ma’qullanishi kutilmoqda” holati va ko‘rib chiqish sanasi bilan yoping.
nazorat ro'yxati
- [ ] Siyosat izchil 7 qismli ramka bilan yozilganmi?
- [ ] Tashkilotga xos bo'shliqlar [TO'LDIRILISH] sifatida qoldirildimi?
- [ ] Har bir majburiyat RACIga ko'rsatilgan, bitta tasdiqlovchi tayinlanganmi?
- [ ] Siyosat va protsedura o'rtasidagi farq aniqmi?
- [ ] Yuridik kontent uchun yuridik/ekspert tasdiqlash rejalashtirilganmi?
- [ ] Til qisqa jumlali, o'ziga xos va jargonsiz qilinganmi?
- [ ] Amalga oshirish va ko'rib chiqish sanalari aniqlanganmi?