Операції та оптимізація процесів

Прибуток:

• Здатність аналізувати етапи процесу з їх тривалістю та виявляти вузькі місця та першопричини
• Здатність ідентифікувати мертві запаси та можливості заощадження на основі даних про оборот запасів і касовий цикл
• Здатність оцінювати конкретні та вимірні пропозиції щодо спрощення з точки зору ризику контролю

Фінанси та операції переплітаються. Надлишок запасів перетворюється на готівку; затримка збору стримує оборотний капітал; Тривалість процесу затвердження створює витрати. Штучний інтелект (ШІ) є потужним аналітичним помічником для виявлення вузьких місць в оперативних даних (точок блокування, які уповільнюють процес), спрощення етапів процесу та оптимізації запасів/обігового капіталу. У цьому розділі ми розповімо, як використовувати штучний інтелект за межами кількості та приймати оперативні рішення.

Де ШІ в операціях створює цінність?

У трьох основних сферах: управління запасами (скільки товарів, коли), цикл оборотного капіталу (збір, оплата, залишок днів запасів) і ефективність процесу (скільки кроків і за який час виконується робота). ШІ швидко виділяє шаблони в цих даних і генерує гіпотези щодо покращення; Ви перевіряєте їх реальністю на полі.

Ключове поняття: цикл перетворення готівки. Це визначається за формулою дні запасу + дні збору − дні оплати та запитує «скільки днів потрібно, щоб гроші залишили касу та повернулися в касу?» відповідає на запитання. Укорочення звільняє зв’язані гроші.

Порада: у підказках про операції завжди кажіть «запропонуйте конкретні, дієві та вимірні дії». «Покращити процеси» не працює; «Видалити 3-й крок підтвердження, цикл скоротиться на 2 дні» працює.

Крок за кроком: аналіз вузьких місць

1. Вкажіть етапи процесу та час. Скільки часу займає кожен крок.
2. Знайдіть вузьке місце. Позначте найдовший і найбільш очікуваний крок.
3. Запитайте першопричину. Чому моє ім'я довге? Підтвердження, відсутні дані, перехід?
4. Запропонуйте спрощення. Знімні/автоматизовані сходинки.
5. Виміряйте вплив. На скільки днів/скільки TL рекомендація покращує цикл?

Слабка підказка / Сильна підказка

Слабка підказка: покращте наш процес закупівель.

Це дає загальну, нездійсненну пораду на кшталт «зміцнюйте зв’язок, перейдіть на цифрові технології».

Потужна підказка: Ваша роль: аналітик операційного процесу. Завдання: Проаналізуйте наступний процес закупівлі. Для кожного кроку: назва кроку | середній час (днів) | відповідальний | причина очікуванняКроки:1) Обчисліть загальний час циклу.2) Відніміть 3 найдовші кроки та їхню частку (%) у загальному часі.3) Запропонуйте 1 гіпотезу першопричини та 1 конкретне спрощення для кожного вузького місця.4) Дайте оцінку «очікуваного прибутку (дні)» для кожної пропозиції та позначте це як «припущення». Обмеження: Зробіть пропозиції здійсненними та вимірними; надання загальних порад.<процес>1. Вхід запиту - 0,5 дня2. Затвердження кошторису - 3 дні3. Збір цінових пропозицій постачальника - 4 дні4. Погодження адміністратором - 2 дні5. Замовлення - 0,5 дня</process>

Ця підказка; Він показує, що найбільшу частку в 10-денному циклі займає збір і затвердження заявок, і містить конкретну рекомендацію, наприклад «скоротіть крок 3 з 4 днів до 1 дня з затвердженим списком постачальників».

Фондовий і оборотний капітал

ШІ видаляє з даних інвентаризації предмети, що повільно обертаються (мертві запаси), і надлишок готівки.

Аналіз отримано з наведеної нижче таблиці запасів: - Швидкість оборотності запасів для кожного продукту = річний обсяг продажів / середній запас - Позначте товари, які були неактивні більше 90 днів, як "мертві запаси" - Перелічіть 5 товарів (кількість х вартість одиниці), які пов'язують найбільше грошей - Запропонуйте дію щодо мертвих запасів (знижка, повернення, кампанія) Використовуйте лише цифри в даних; Показати формулу коефіцієнта плинності.

Продукт

Вартість запасів

швидкість плинності

Статус

А.

120 000

8.0

здоровий

Б.

340 000

1,2

Повільно, забирає готівку

C.

85 000

0,0

Мертві запаси (120 днів неактивні)

Стандартизація процесу та контрольний список

AI створює контрольні списки, які розбивають повторювану операцію на кроки та гарантують, що всі виконують її однаково.

Створіть стандартний контрольний список наступних розрізнених завдань на кінець місяця: розмістіть кроки в логічному порядку, додайте відповідальну роль і приблизний час до кожного кроку, відзначте взаємопов’язані кроки. Додайте стовпець «ризик, якщо опущено» в кінці.

Увага: цифри, запропоновані штучним інтелектом, такі як «очікуваний заробіток: 3 дні», є оцінками, а не гарантіями. Видалення етапу підтвердження прискорює процес, але може послабити контроль. Люди встановлюють баланс між ефективністю та контролем.

Прискорення процесу збору

Найпоширенішим вузьким місцем оборотних коштів є збір. Виставляється рахунок, але гроші не надходять тижнями; У цей період компанія фінансує замовника власними коштами. AI сортує та визначає пріоритетність відкритої дебіторської заборгованості (прострочених рахунків-фактур) за допомогою аналізу за терміном служби (групування за часом несплати) і навіть складає проекти нагадувань.

Створіть аналіз терміну дії з наведеного нижче списку відкритої дебіторської заборгованості:- Розділіть на групи строків погашення: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ днів- Покажіть загальну суму кожної групи та її частку в загальній сумі- Розташуйте 5 клієнтів із найбільшим ризиком (висока сума + тривала затримка)- Запропонуйте ввічливий, але чіткий текст нагадування про стягнення для кожного Використовуйте лише інформацію в даних; Рішення про збір приймають люди.

Цей аналіз запитує «кому ми повинні зателефонувати першим?» ґрунтує запитання на даних. Велика дебіторська заборгованість, якій понад 90 днів тому, набагато важливіша, ніж кілька невеликих затримок, і саме на цьому ви повинні зосередити свою енергію. AI генерує текст нагадування, але рішення надсилати зв’язок і керувати ним залишається за вами.

Порада: є три способи скорочення часу грошового циклу: скорочення днів інвентаризації, прискорення збору, продовження платежу (хороші відносини з постачальником). Запитайте ШІ «яка з цих трьох гілок принесе нам найшвидший прибуток?» ' і визначити пріоритет на основі даних.

Міні-чохли

Випадок 1 — вузьке місце затвердження. Середній цикл закупівель в одній компанії становив 10 днів. Аналіз штучного інтелекту показав, що два окремі етапи затвердження з’їли половину загального часу. Коли було введено єдине схвалення для покупок менше певної суми, цикл скоротився до 6 днів; Закінчилася відстрочка на термінові покупки.

Випадок 2 — Мертві запаси 340 тисяч лір. Аналіз обороту запасів показав, що товар не продавався протягом 120 днів, а 85 000 TL були готівкою. Команда зменшила запас разом із кампанією; випущено готівку. AI також запропонував зменшити кількість замовлення на повільно обертається елемент B.

Випадок 3 — Лікування, яке послаблює контроль. Одна команда реалізувала рекомендацію AI «вилучити затвердження рахунків-фактур, заощадити 2 дні»; але це призвело до безконтрольної оплати помилкових рахунків. Пропозицію відкликали, погодження відновили з автоматичним пороговим контролем: нижче певної суми вона проходить автоматично, вище потрапляє в погодження. Таким чином, і швидкість була збережена, і контроль відновлений. Урок: не кожне прискорення має приносити в жертву контроль; у більшості випадків рішенням є не «видалити», а «автоматизувати за допомогою інтелектуального порогу».

Випадок 4 — Пріоритет, який прискорює збір. В одній компанії одна третина відкритої дебіторської заборгованості була старше 90 днів тому, але команда дзвонила всім в однаковому порядку. Аналіз старіння AI показав, що 60% суми було зосереджено лише у п’яти клієнтів. Коли енергію було спрямовано на цих п’ятьох клієнтів, період збору скоротився з 58 днів до 44 днів за шість тижнів і була вивільнена значна сума готівки. Урок: гроші в колекціях заробляють не зусилля, а правильне визначення пріоритетів.

Поширені помилки

• Задовольняйтеся загальними порадами. «Перейти на цифрові технології» непрактично; Попросіть конкретних, вимірних дій.
• Очікування аналізу без надання даних про час/кроки. Вузьке місце видно лише з даними.
• Припускаючи, що передбачені прибутки є гарантією. «3-денний прибуток» ШІ є гіпотезою, перевіреною в польових умовах.
• Прискорення, жертвуючи контролем. Видалення підтвердження може збільшити ризик; Людські істоти встановлюють баланс.
• Ігнорування мертвих запасів. Прив'язана готівка - це тиха вартість; Регулярно скануйте зі швидкістю обертання.

Підсумовуючи

• AI — це потужний аналітичний помічник, який робить видимими операційні вузькі місця, мертві запаси та затримки в грошовому циклі.
• Укажіть етапи процесу з їх тривалістю та видаліть найдовші етапи та першопричину; Попросіть конкретних, вимірних дій.
• Тривалість грошового циклу (запаси + збори − дні оплати) є показником здоров'я оборотного капіталу; Шортенінг звільняє готівку.
• Показники «очікуваного прибутку», надані моделлю, є приблизними; необхідно перевірити в польових умовах.
• Люди встановлюють баланс між ефективністю та контролем; Кожне прискорення не повинно жертвувати контролем.

Аплікаційне завдання

Запишіть повторюваний процес у вашому власному бізнесі (купівля, збір, закриття) із кроками та часом. Усуньте вузькі місця та пропозиції щодо спрощення за допомогою потужного шаблону підказок; вручну перевірте загальний час циклу. Крім того, розрахуйте швидкість обороту на основі списку запасів і позначень мертвих позицій. Ми беремо найпривабливішу пропозицію моделі та запитуємо: «Який контроль вона послаблює?» Оцініть за допомогою запитання.

контрольний список

• [ ] Я вказав етапи процесу з їх тривалістю та відповідальністю.
• [ ] Я перевірив загальний час циклу вручну.
• [ ] Я хотів конкретних, вимірних дій; На загальних порадах я не зупинився.
• [ ] Я розрахував швидкість оборотності запасів за формулою та позначив мертвий запас.
• [] Я вважав цифри «очікуваних прибутків» приблизними.
• [ ] Я оцінив кожну пропозицію прискорення для контролю ризику.