Прибуток:
- Здатність складати базові зовнішньоторговельні документи, такі як комерційний рахунок-фактура, проформа, пакувальний лист і коносамент за допомогою штучного інтелекту, і перевіряти їх на відповідність
- Можливість штучного інтелекту перевіряти узгодженість перехресних даних між документами (кількість, вага, сума, інформація про партію) і своєчасно виявляти помилки
- Можливість захистити, щоб проект декларації, створений штучним інтелектом, не замінив офіційну декларацію і що остаточна декларація є відповідальністю митного консультанта.
Небачений герой зовнішньої торгівлі – документи. Перш ніж контейнер може вийти з порту, за ним готується стопка документів: комерційний рахунок-фактура, пакувальний лист, коносамент, сертифікат про походження, транспортний документ, страховий поліс і митна декларація. Ці документи повинні повністю узгоджуватися один з одним. Якщо загальна вага в рахунку-фактурі та вага в пакувальному листі не збігаються, якщо сума в рахунку-фактурі та вартість у декларації суперечать, якщо назви покупця та продавця відрізняються в різних документах, митний процес зупиняється: відправлення призупиняється, нараховується штраф або навіть повертається товар. У цьому розділі ми обговоримо, як використовувати штучний інтелект як помічника, який прискорює трафік документів і перевіряє узгодженість, і де його межі.
Давайте спочатку уточнимо терміни. Комерційний рахунок-фактура: це офіційний документ про продаж, виданий продавцем покупцеві, із зазначенням типу, кількості, одиниці та загальної ціни товару, способу доставки та оплати; Він становить основу вартості на митниці. Рахунок-проформа: це проект рахунку-фактури за характером пропозиції, наданої перед продажем. Пакувальний лист: вказано, скільки товарів у якій коробці, кількість коробок, вага брутто/нетто та об’єм. Коносамент (B/L): це транспортний документ, який свідчить про те, що перевізник отримав товар і доставить його після прибуття; Це цінний інструмент у морському транспорті. Митна декларація: це документ, у якому імпорт/експорт товарів офіційно декларується митниці. ETGB (митна декларація електронної торгівлі): це спрощена декларація, яка використовується в невеликих відправленнях електронного експорту.
Крок за кроком: місце ШІ в документообігу
Корисно подумати про автоматизацію документообігу в чотири етапи.
Крок 1 — Збір даних. Необроблена інформація, яка вам потрібна: тип і кількість товару, ціна за одиницю, вага, інформація про партію, спосіб доставки та оплати. Ця інформація, як правило, розпорошена в замовленнях, контрактах і листуванні з постачальниками. AI дуже швидко витягує структуровану таблицю з цього необробленого тексту, який ви надаєте.
Крок 2 — Створення чернетки. Створення рахунків-фактур, проформ або чернетки пакувального списку зі структурованих даних. Тут AI заповнює шаблон; Він підтримує формат, обов’язкові поля та мову. Але розроблений ним проект не є офіційним документом; З вашої системи/програми створюється офіційний документ.
Крок 3 — Перевірка перехресної узгодженості. Це найцінніший внесок ШІ. Надати YZ рахунок-фактуру, пакувальний лист і коносамент і запитати: «Чи збігаються кількість, кількість посилок, вага брутто/нетто, сума, назва партії та спосіб доставки? Якщо ні, то де розбіжність?» За кілька секунд штучний інтелект позначає різницю у вазі 3 кілограми або більше, ніж посилка, яку людське око пропускає.
Крок 4 — Експертне погодження та офіційні дії. Відповідальність за декларування та митні процедури несе консультант митниці. Ніщо, що виробляє ШІ, не може замінити офіційну декларацію; Він прокладає шлях для консультанта як чернетка, контрольний список і звіт про послідовність.
Застереження: штучний інтелект може створити «чернетку» рахунка-фактури або виписки; Але відповідальність за офіційні документи, підписи та декларації несе особа та консультант митниці. Надіслати чернетку, вважаючи, що це офіційний документ, це все одно, що підписати незаповнену форму.
Узгодженість між документами: критичні контрольні точки
У наведеній нижче таблиці підсумовано сфери, які найчастіше конфліктують між документами та викликають проблеми на митниці:
контрольована зона
В яких документах?
Типова помилка
результат
Загальна кількість/шт
Рахунок-фактура, пакувальний лист, транспортна накладна
Написання різних цифр
Відмова на митниці, перерахунок
Вага брутто/нетто
Пакувальний лист, накладна
Не тримає ваги
зважування, затримка, штраф
Вартість товару (сума)
Накладна, декларація
Невідповідність суми
огляд оцінки
Назва/адреса партії
Всі документи
різне написання
відхилення документа
Спосіб доставки (Інкотермс)
рахунок-фактура, договір
Конфлікт між документами
Спір вартість/ризик
країна походження
Накладна, сертифікат походження
Несумісне походження
Втрата пільгового тарифу
Кількість ящиків/пакетів
Пакувальний лист, накладна
Відсутні/надлишкові посилки
Порахуйте, хвилини
Регулярна перевірка цих зон під час кожного відправлення вирішує більшість проблем до того, як вони потраплять на митницю.
Чотири шаблони, які можна копіювати
1) Вилучення структурованої таблиці з вихідних даних:
Ваша роль: асистент відділу зовнішньоторговельних операцій. Таблиця даних рахунка-фактури з’являється з такого брудного тексту замовлення. Колонки: тип товару | кількість | одиниця | ціна за одиницю | всього | Походження. Позначте поля, які ви бачите відсутніми або суперечливими, як «НЕПОВНІ/ПІДОЗРІЛІ», не заповнюйте їх самостійно. Зберігати валюту як є. Текст: [вставте тут текст замовлення/листування — не приховано]
2) Перевірка узгодженості:
Ваша роль: перевірка узгодженості документів. Я надаю вам дані 3-х документів: РАХУНК-ФАКТУРА, ПАКУВАЛЬНИЙ ЛИСТ, ТОВАРО-НАКЛАДНА. Порівняйте наступні поля та відобразіть у таблиці «задоволений / НЕ ТРИМУЄ»: загальна сума, кількість посилок, вага брутто, вага нетто, вартість товару, назва покупця, назва продавця, спосіб доставки, походження. Запишіть різницю чисельно для кожного рядка, який НЕ виконується. Результат не є остаточним твердженням; Остаточний контроль належить консультанту митниці.РАХУНОК-ФАКТУРА: [...]КОНТРОЛЬНИЙ ЛИСТ: [...]НАКЛАДНА: [...]
3) Проект рахунку-проформи:
Ваша роль: помічник з експорту документів. Підготуйте проект ПРОФОРМИ РАХУНКУ англійською мовою з наступною інформацією. Заповніть обов’язкові поля: продавець/покупець, дата, термін дії, опис товару, кількість, ціна за одиницю/загальна ціна, спосіб доставки (Інкотермс), спосіб оплати, походження, орієнтовний час відправлення. Я перевірю цифри; Не вгадуйте жодної суми. Інформація: [анонімно/зразкові дані]
4) Перелік недоліків документів:
Ваша роль: помічник митного оформлення. Пункт призначення: [імпорт/експорт], країна: [...], вид транспорту: [море/повітря/наземний]. Складіть КОНТРОЛЬНИЙ СПИСОК документів, які можуть знадобитися для цього відправлення (рахунок-фактура, пакувальний лист, коносамент, сертифікат походження/обігу, страхування, спеціальний дозвіл/документи відповідності, якщо це необхідно). Біля кожного документа напишіть «навіщо це потрібно» і «де купити / хто погоджує». Це список нагадувань; Вимоги до остаточного документа визначає консультант.
Слабка підказка / Сильна підказка
Слабка підказка:
Перевірте ці документи, чи є проблеми?
Ця підказка, написана без надання документації чи вказівок, які області порівнювати, дає поверхневу та марну відповідь «загалом виглядає добре»; Він не враховує невеликі чисельні відмінності, які дійсно небезпечні.
Потужна підказка:
Ваша роль: перевірка узгодженості документів. Порівняйте вагу нетто, вагу брутто, кількість ящиків і загальну кількість у даних РАХУНКУ та ПАКУВАЛЬНОГО ЛИСТА нижче. Для кожного поля вкажіть «тримається/не виконується + числова різниця». Також перевірте, чи збігається назва покупця в обох документах. РАХУНОК-ФАКТУРА: нетто 980 кг, брутто 1.050 кг, 42 ящики, 2.100 штук... ПАКУВАЛЬНИЙ ЛИСТ: нетто 980 кг, брутто 1.050 кг, 40 ящиків, 2.100 штук...
Ця підказка дає чіткі поля, чіткі дані та чіткий вихідний формат; У результаті виходить конкретна і виправна знахідка типу «кількість посилок НЕ співпадає: накладна 42, пакувальний лист 40, різниця 2 посилки».
три міні-чохла
Випадок 1 — Спіймана різниця посилок. Експедиторська компанія почала порівнювати рахунки-фактури та пакувальні листи за допомогою ШІ для кожного вантажу. У перший місяць у 7 із 60 відправлень було виявлено невідповідність номера коробки або ваги. Вони були виправлені до митниці; Приблизно 3 митних протоколів і затримок вдалося уникнути. ШІ позначив різницю, експерт зробив виправлення та перевірку.
Випадок 2 — Помилка, прийнявши чернетку за посадову особу. Новий співробітник надіслав замовнику чернетку проформи англійською мовою, виготовлену YZ, не перевіривши її. У чернетці залишилася одна ціна за одиницю (нижча від фактичної), яку ШІ встановив як «приклад». Клієнт вважав цю ціну обов’язковою, і виникла суперечка. Урок: кожне число в чернетці AI має бути перевірено людиною перед відправленням; Проект не є офіційним документом.
Випадок 3 — Розбіжність суми. У компанії-імпортера була невелика різниця (120 доларів США через округлення) між загальною вартістю в рахунку-фактурі та вартістю, внесеною в декларацію. ШІ позначив це під час перехресної перевірки; Консультант виправив різницю. Якби це не було виправлено, на порядку денному стояла б перевірка оцінки та можливе покарання. Маленька різниця, велика проблема.
Поширені помилки
- Помилково прийняти чернетку ШІ за офіційний документ. Схема є лише попередньою; Офіційний документ генерується з вашої системи та затверджується експертом.
- Пропустіть перехресну перевірку. Невеликі відмінності між документами призводять до найдорожчих митних проблем; Порівняйте з кожною відправкою.
- Змусити ШІ передбачити відсутні дані. Модель вміщує порожній простір; Позначте відсутні пункти як «ВІДСУТНІ» і не заповнюйте їх.
- Надання конфіденційної інформації про ціни та клієнтів як є. Заповніть необхідні поля для перевірки з анонімними/вибірковими даними.
- Відправлення чисел до AI без їх перевірки. Кожна кількість, вага та кількість повинні бути підтверджені людськими очима.
Порада: коли штучний інтелект виконує перевірку документів, завжди кажіть «напишіть числову різницю». — Це тримається? Модель легко відповідає «так» на запитання; Коли ви говорите «покажіть різницю за допомогою числа», це розкриває справжнє протиріччя.
Підсумовуючи
Штучний інтелект дуже потужний у двох місцях документів зовнішньої торгівлі: швидке створення чернеток із вихідних даних і перевірка перехресної узгодженості між документами. Завчасне виявлення різниці в сумі, вазі, вартості та назві між рахунком-фактурою, пакувальним листом і коносаментом запобігає більшості відхилень митниці та штрафів. Однак проект, який виробляє AI, не є офіційним документом; Відповідальність за оформлення та підпис декларації несе митний консультант. Кожен номер перевіряється, конфіденційні дані анонімізуються, пропуски не виправляються.
Аплікаційне завдання
Отримайте дані рахунку-фактури та пакувального листа реального (або зразка) відправлення, анонімізуйте конфіденційну інформацію. Нехай штучний інтелект порівняє з шаблоном «перехресної перевірки узгодженості» вище. Перевірте рядки «НЕ ЗАДОВОЛЯЄ» у виведених даних один за одним і зверніть увагу на їх правильність. Потім створіть «контрольний список відсутніх документів» і порівняйте його з вашим власним процесом: чи є документ, про який AI нагадав вам, що ви пропустили?
контрольний список
- [ ] Я анонімізував дані документа та передав їх ШІ.
- [ ] Я порівняв суму/вагу/вартість/назву між рахунком-фактурою, пакувальним листом і коносаментом.
- [ ] Я хотів, щоб вихідні дані від ШІ були у формі "напишіть числову різницю", а не "це тримається?"
- [ ] Я самостійно перевірив кожну позначену відмінність.
- [ ] Я перевірив усі номери в чернетці перед її надсиланням.
- [ ] Я вставляю погодження консультанта митниці на офіційний документ і декларацію в робочий процес.