Виявлення аномалій і помилок: тестування журнальних записів і аналіз викидів

Прибуток:

• Зрозумійте, чому тестування журнальних записів є обов’язковим відповідно до BDS 240 і як штучний інтелект може сканувати критерії підозрілих записів
• Можливість позначати та пріоритезувати викиди, незвичний час і незвичайні шаблони кількості з підтримкою штучного інтелекту
• Можливість стверджувати, що кожна аномалія, помічена штучним інтелектом, є не знахідкою, а знаком питання, який перевірить аудитор, а усунення помилкових спрацьовувань є відповідальністю людини.

Фінансова звітність підприємства — це в основному сума мільйонів журнальних записів (у бухгалтерському обліку кожна фінансова операція реєструється як дебет і кредит). І помилка, і шахрайство зрештою живуть у журнальному записі: сума записана на неправильний рахунок, надбавка, яка «забута» та сторнована в кінці періоду, незвичайний запис, введений вручну посеред ночі. Таким чином, BDS 240 (стандарт, що регулює обов’язки аудитора щодо шахрайства під час аудиту фінансової звітності) чітко вимагає від аудитора проводити тестування журнальних записів. Його метою є виявлення можливих маніпуляцій з боку керівництва шляхом перевизначення управління.

У цьому розділі ми розповімо, як перетворити штучний інтелект на механізм виявлення аномалій і помилок, але чому кожен позначений запис є «знаком питання», а не «знахідкою». Перші два поняття. Аномалія — це незвичайний запис у наборі даних, який відхиляється від очікуваної моделі. Викид — це спостереження, яке чисельно значно відрізняється від інших (наприклад, дуже велика кількість, дуже висока частота). Аномалія не завжди є помилкою; але це те, куди повинен дивитися аудитор.

Критерії підозрілих публікацій у тесті на введення журналу

BDS 240 стверджує, що записи з певними характеристиками є більш помітними для ризику шахрайства. ШІ може сканувати сотні тисяч записів на основі цих критеріїв за секунди. Типові критерії «червоного прапора»:

• Незвичайний час: записи, введені вручну в неробочий час, у вихідний, святковий день або в останній день закінчення терміну.
• Незвичайний користувач: записи, введені користувачем, який зазвичай не вводить облікові записи (наприклад, адміністратор).
• Незвичайні комбінації рахунків: проводки між рахунками, які не передбачають один одного (наприклад, рахунок доходу та незвичайний безготівковий рахунок).
• Округлені суми: «чисті» великі суми, наприклад 100 000, 500 000; Це типовий слід ручної маніпуляції.
• Записи з порожніми або неоднозначними описами: порожні описи, такі як «виправлення», «різне», «попередньо».
• Сторнені записи: записи, введені на початку періоду та скасовані (storno) через короткий час.
• Підпорогові дублікати: велика кількість записів, згрупованих трохи нижче порогу затвердження (наприклад, 50 000 доларів США).

Порада: подумайте про ці критерії разом, а не окремо. Сама по собі «кругла сума» може бути невинною; але «вихідні, від адміністратора, опис порожній, круглий послідовний, кінець періоду опубліковано вручну» — це сильний червоний прапор. Об’єднання критеріїв штучного інтелекту для отримання «оцінки ризику» допомагає визначити пріоритети.

Помилкова позитивна правда: чому не кожен знак є знахідкою

Природа сканування аномалій полягає в хибних спрацьовуваннях: записи, позначені правилом, які насправді є законними. Наприклад, компанія автоматично вводить циклічний нарахування орендної плати в останній робочий день кожного місяця; Це пов’язано з критерієм «кругла сума + кінець періоду», але це абсолютно нормально. Робота аудитора полягає в тому, щоб виділити реальний ризик із купи позначених прапорцями. Це сортування не підлягає передачі; тому що для того, щоб відрізнити законне від підозрілого, потрібно знати бізнес і контекст — чого немає в штучному інтелекті.

Тому завжди читайте вихідні дані так: «ШІ позначив для мене 420 записів. Більшість із них, ймовірно, є помилковими спрацьовуваннями. Моя робота полягає в тому, щоб знайти з цих 420 ті, які дійсно потребують дослідження, шаблони та окремі підозрілі». Таке подання захищає вас як від упередженості автоматизації (вважаючи кожен знак за помилку), так і від ліні (не дивлячись на жодну з них).

Виявлення аномалії крок за кроком

1. Підготуйте дані та перевірте повноту. (Кроки узгодження в попередньому підрозділі.)
2. Чітко визначте критерії. Які шаблони часу, суми, користувача та опису буде позначено?
3. Скануйте та оцінюйте за допомогою ШІ. Позначте кожен запис відповідно до критеріїв; Надайте вищий пріоритет тим, які відповідають багатьом критеріям.
4. Усуньте помилкові спрацьовування. Фільтруйте або позначайте відомі законні шаблони (наприклад, автоматичне нарахування).
5. Перегляньте записи, що залишилися. Пов’яжіть кожен із супровідним документом, схваленням і бізнес-логікою.
6. Задокументуйте висновок і обґрунтування. Запишіть, що вам здалося підозрілим і чому, що ви усунули і чому.

три міні-чохла

Випадок 1 — Фактична знахідка. Аудитор перевірив 240 000 журнальних записів за допомогою ШІ; Він об’єднав критерії «останні 3 дні періоду + керівництво + опис «виправлення» + 100 000-кратна сума». Високі бали отримали 14 записів. Під час огляду 11 були законними коригуваннями на кінець року; Однак 3 записи були внесені таким чином, що призвело б до збільшення рахунку доходів і сторнування наступного періоду, і не було жодної підтверджувальної документації. Це була модель управління в обхід контролю, і це було значним відкриттям. ШІ задав 14 питань; Скептицизм аудитора знайшов 3 реальні відповіді.

Випадок 2 — помилкова пастка. Член команди написав 380 «послідовних» записів, які штучний інтелект позначив прямо на аркуші під заголовком «підозрілі транзакції». Коли офіцер подивився, він побачив, що більшість із них мали фіксовану орендну плату, фіксовану плату за консультації та автоматичні записи амортизації; всі вони були законними. Робочий аркуш перетворився на «список помилкових висновків», які скерували аудит у неправильному напрямку. Урок: не кожен позначений запис є знахідкою; Відбір робить аудитор.

Випадок 3 — занадто вузькі критерії. Аудитор використав лише критерій «запис у вихідні дні» і не виявив жодних підозрілих записів; Йому полегшало. Однак у бізнесі маніпулятивні записи вводилися в будні робочі години, але з незвичними комбінаціями облікових записів. Покладаючись на єдиний вузький критерій, він не міг побачити реальний ризик. Коли аудитор розширив критерії, з'явився шаблон. Урок: єдиний критерій не дає впевненості; Подивіться на це багатовимірно.

Слабка підказка / Сильна підказка

Слабка підказка:

Знайдіть шахрайські записи в цих записах журналу.

Проблема: штучний інтелект не може «визначити» обман; Шахрайство є юридичним/професійним наслідком, а не шаблоном даних. Також "шахрайський" не визначено. Ця підказка створює або вигаданий «список накруток», або безглузді прапорці.

Потужна підказка:

Ваша роль: ви помічник незалежного аудитора з аналізу журнальних записів. Ви відмічаєте запис відповідно до критеріїв; рішення про обман/помилку належить мені. Контекст: анонімні дані журналу (стовпці: номер_запису, дата, час, роль_користувача, дебетовий_рахунок, кредитний_рахунок, сума, тип_запису [ручний/автоматичний], опис). Кінець семестру: 31.12. Робочі години: 09:00-18:00, Пн-Пт. Завдання: 1) Оцініть «оцінку уваги» для кожного запису відповідно до таких критеріїв (залежно від того, скільки критеріїв додано): a) record_type=manual b) дата між 29-31 грудня АБО вихідний/святковий день c) вільний час d) сума 100 000 TL тверда (округлена) e) опис порожній або {correction, miscellaneous, temporary} in2) Надайте тим, хто має оцінку 3 і вище, як список пріоритетів.3) Напишіть кожен критерій, який ви застосовуєте, простим текстом (аудитируемость).4) Чітко поясніть, що це «винятки, які необхідно перевірити», а не РЕЗУЛЬТАТ шахрайства/помилки. Додавання підробленого запису.

Ця підказка є потужною, тому що вона чітко визначає критерії, вимагає багатовимірних оцінок, можливості перевірки та точно визначає вихід (виняток, а не результат).

Поширені помилки

• Це означає «знайти підступ». ШІ не виявляє обману; виставляє оцінку за критеріями. Обман є професійним/юридичним наслідком.
• Прийнявши знак за знахідку. Запис підозрілого запису як "помилка" без усунення помилкових спрацьовувань.
• Спираючись на один критерій. Використання вузького правила та відсутність справжньої моделі.
• Не відфільтровуючи законні шаблони. Створення шуму шляхом включення автоматичних нарахувань до списку підозрілих.
• Без документального обґрунтування. Залишити робочий аркуш без відстеження, не записавши, що ви усунули/зберегли і чому.

Застереження: опис запису як "підозрілого" є серйозною заявою. Перевірте за допомогою доказів (підтверджуючий документ, підтвердження, комерційне обґрунтування), перш ніж писати як висновок. Інакше ви будете несправедливі щодо бізнесу та погіршите якість аудиту.

Підсумовуючи

Відповідно до BDS 240 вимагається тестування журнальних записів, і штучний інтелект є ідеальним механізмом для цього: він за секунди сканує сотні тисяч записів за багатовимірними критеріями та оцінює увагу. Але AI не «виявляє» обман чи помилки; це лише позначає незвичність. На виході буде купа винятків, повних помилкових спрацьовувань; Це залежить від скепсису та судження аудитора, щоб виділити реальний ризик, усунути законний і зробити висновки. Знак – це знак питання, а не відповідь.

Аплікаційне завдання

Укажіть п’ять критеріїв аномалії для даних гіпотетичного журналу (розклад, користувач, сума, комбінація рахунків, опис). Нехай штучний інтелект виробляє багатовимірну «оцінку уваги» за допомогою потужного шаблону підказок вище. Потім напишіть «посібник з перевірки»: які законні шаблони (автоматичне нарахування, фіксована орендна плата тощо) слід відфільтрувати як помилкові спрацьовування? Нарешті, для 5 найвищих результатів, «які докази я шукаю?» Дайте відповідь на запитання.

контрольний список

• [ ] Я анонімізував дані та перевірив їх повноту.
• [ ] Я визначив критерії аномалії багатовимірно та чітко.
• [ ] Я отримав відкритий текст оцінки уваги та застосованих критеріїв від ШІ.
• [ ] Я відфільтрував відомі законні шаблони як помилкові спрацьовування.
• [ ] Я переглянув записи з високими балами разом із супровідною документацією та підтвердженням.
• [ ] Я підтвердив це доказами, перш ніж зробити висновок "обман/помилка".
• [ ] Я задокументував те, що мені здалося підозрілим і чому.