Написання політики та процедур

Прибуток:

• Здатність скласти документ щодо політики/процедури конкретної установи зі структурованою підказкою
• Здатність узгодити політики з роллю та відповідальністю (RACI) і зробити їх доступними для перевірки
• Здатність застосовувати стандарти стилю та форматування для зрозумілої, застосовної та послідовної мови політики.

Політика установи – це її письмова пам’ять і дисципліна прийняття рішень: від боротьби з хабарництвом до інформаційної безпеки, від віддаленої роботи до зберігання даних – це офіційна версія фрази «ось як ми це робимо». Хороша політика є чіткою, доступною для виконання та перевіркою; Погана політика – це або купа жаргону, який ніхто не читає, або збірка добрих намірів, які на практиці залишаються недійсними. Штучний інтелект (ШІ) швидко створює перші проекти документів про політику та процедури, підтримує узгодженість мови та структурує відображення ролей і відповідальності. У цьому розділі ми навчимося створювати специфічні для організації, перевірені RACI та зрозумілі політики, завжди маючи схвалення людини.

Давайте уточнимо терміни. Політика — це документ високого рівня («що і чому»), який встановлює позицію організації та правила щодо проблеми. Процедура — це документ, який крок за кроком пояснює, як реалізувати цю політику («як»). RACI — це матриця, яка пояснює ролі відповідальних, підзвітних, консультованих і поінформованих для кожного завдання. Сфера дії полягає в тому, кого і що зобов’язує політика. Ефективність і перегляд – це те, коли політика дійсна та як часто вона буде оновлюватися.

Скелет програмного документа

Послідовні політики мають спільну структуру. Якщо ви надасте ШІ цей скелет, усі ваші документи матимуть однакову структуру та читабельність. Крок за кроком:

1. Призначення та сфера застосування. Що, кого та які ситуації охоплює поліс?
2. визначення. Критичні терміни визначені один раз, чітко.
3. Принципи/правила. Основна позиція та обов'язкові для виконання правила установи.
4. Ролі та обов'язки (RACI). Хто що робить, хто погоджує, з ким консультуються.
5. Процедура/кроки. Конкретний потік програми.
6. Винятки, порушення та застосування. Як впоратися з порушенням правил.
7. Виконавчі, перевірочні та супутні документи.

Ваша роль: досвідчений експерт із написання корпоративної політики. Підготуйте проект політики для наступної теми. Структура: 1) Мета та сфера застосування 2) Визначення 3) Принципи та правила4) Ролі та обов’язки 5) Етапи процедури 6) Виняток/порушення/санкції7) Застосування та перевірка. Правила:- Залиште порожні місця для конкретної установи як [ЗАПОВНЮЄТЬСЯ: ...]; apocryphal.- Якщо потрібне юридичне посилання, додайте примітку «потрібне юридичне схвалення — має бути перевірено»; Не вказуйте власний номер статті/рішення. - Зберігайте мову зрозумілою, короткою та застосовною.<topic>[основна інформація про питання політики та установу]</topic>

Увага: політики мають юридичні наслідки; Дисциплінарна політика, політика щодо даних або безпеки мають відповідати чинному законодавству. Проект, розроблений AI, повинен бути розглянутий і затверджений юристом/експертом відповідно до чинного законодавства перед публікацією.

Зробити його доступним для аудиту за допомогою RACI

Чіткість щодо того, «хто що робитиме» — це те, що робить політику здійсненною. Безролева політика – це документ, за який відповідають усі, але ніхто не несе відповідальності. Штучний інтелект є потужним інструментом для поєднання будь-якої відповідальності з RACI.

Створіть таблицю RACI для кожного конкретного зобов’язання в наступному проекті політики:| Діяльність/відповідальність | Відповідальний (R) | Затверджено (A) | Проконсультовано (C) | Поінформований (I) |Правила:– Майте ОДИН «Затверджувач (A)» для кожної дії.– Позначте дії, роль яких залишається незрозумілою в політиці, як «роль не призначена».– Залиште покажчик місця заповнення [РОЛЬ: ...], якщо ви не знаєте фактичних назв.

Існує також аспект послідовності та читабельності. Усі правила закладу повинні бути написані в одному стилі та в однакових термінах. AI стандартизує текст відповідно до керівництва по стилю.

Організуйте цю політику відповідно до таких стилістичних стандартів: - Короткі речення; одне правило в кожному реченні. - Присвійні вирази, такі як "Це відповідальність підрозділу. Визначте це там, де воно вперше згадується. - Речення за реченнями, пронумерована структура. Покажіть вирази, які ви змінили, за допомогою короткої таблиці (до/після).

Слабка підказка / Сильна підказка

Слабка підказка: напишіть нам політику інформаційної безпеки.

Результат: загальний текст, отриманий із середнього Інтернету, нерелевантний вашій організації, з нечіткими ролями та відповідність законодавству якого не перевірено. Якщо опубліковано, його неможливо реалізувати та залишається неактивним під час перевірки.

Потужна підказка: [роль експерта + скелет із 7 частин + [ЗАПОВНИТИ] прогалини в установах + примітка про «юридичне схвалення для законного присвоєння» + відповідність RACI + стандарти стилю]

Результат: проект політики, який можна адаптувати до вашої установи, охоплює всі зобов’язання, має послідовну мову та готовий до юридичного затвердження.

Перевірка політики: перевірка застосовності

Навіть, здавалося б, добре написана політика може не бути реалізованою на місцях: вона може містити нереальні терміни, неіснуючі ролі або суперечливі правила. Ви можете використовувати ШІ, щоб перевірити політику на «техніко-економічне обґрунтування» перед її публікацією. Це читає текст з точки зору працівника та знаходить точки, де вони можуть застрягти.

Перевірте наступну політику на застосовність перед публікацією: 1) Запитайте, чи може кожне правило реалізувати реальна роль; позначте ті, які здаються нечіткими або неможливими. 2) З’ясуйте, чи немає суперечностей або дублювання правил. 3) Оцініть, чи реалістичні вказані час і частота. 4) Коли працівник запитує «Як саме я збираюся це зробити?» Перелічіть точки, де ви застрягнете. Дайте коротку пропозицію виправлення для кожної знахідки; винесення остаточного судового рішення.

Порада: подумайте про політику як про те, чи працівник прочитає це і знатиме, що робити? Тестування із запитанням виявляє найпоширенішу ваду (абстрактні та невиконувані правила). Політика, яка не може бути реалізована, більш ризикована, ніж політика, якої не існує; тому що це створює ілюзію гармонії.

Політика чи процедура?

Розмір

Політика

Процедура

Питання

що і чому

як

Рівень

верхній, принцип

Оперативно, крок за кроком

змінити

рідкісні

Оновлюється, коли процес змінюється

приклад

«Персональні дані захищені»

«Запит на видалення даних протягом 30 днів за допомогою цих кроків»

Затвердження

Вище керівництво/юр

Власник процесу + відповідність

Три міні-чохли

Випадок 1 — Залишена політика. Політика компанії щодо збереження даних діє роками, але «хто і коли видаляє дані?» Відповіді на запитання в документі не було. Коли надійшов запит клієнта на видалення, ніхто не взяв на себе право власності, і запит було відкладено на 40 днів. До політики з AI додано RACI; Для кожної дії зі збереження та видалення було призначено одного затверджувача та відповідальну особу. Подальші запити закривалися в середньому за 9 днів, і процес став перевірятися.

Випадок 2 — Нечитабельний документ. Етична політика закладу була текстом на 14 сторінках із важким жаргоном; опитування показало, що лише 12% співробітників читають. Стилістична стандартизація з ШІ: короткі речення, відповідні вислови, визначені терміни. Документ скоротили до 6 сторінок, а швидкість читання зросла до 57% за три місяці. Зміст залишився тим самим; розбірливість зросла в десятки разів.

Випадок 3 — Цінність юридичного схвалення. Одна команда збиралася безпосередньо опублікувати створений штучним інтелектом проект дисциплінарної політики. Проект містив положення про «одностороннє розірвання», що не відповідало чинному трудовому законодавству; AI позначив це як «потрібне юридичне схвалення». Юридична експертиза виправила формулювання. Якби цей знак проігнорували, було б прийнято нездійсненну та ризиковану для судового розгляду політику.

Поширені помилки

• Вироблення загальної політики без інституції. Текст, створений без контексту та пробілів [ЗАПОВНИТИ], не підійде для вашої установи.
• Неможливість розподілити ролі. Без RACI політика залишається занедбаною; ніхто не несе відповідальності.
• Плутання політики з процедурою. Якщо «що/чому» і «як» не розділені, документ буде абстрактним і неповним.
• В обхід юридичного дозволу. Політика, яка має юридичні наслідки, повинна переглядатися відповідно до законодавства.
• Жаргон і довгі речення. Непрочитана політика не застосовується; Стилістичний стандарт важливий.
• Не встановлюючи дату перегляду. Політики застарівають; повинні бути визначені правозастосування та періодичний перегляд.

Підсумовуючи

Написання політики та процедур є завданням перетворення позиції організації в чіткі, закриті та перевірені правила. AI створює хороший перший проект, зберігає узгодженість мови та узгоджує кожне зобов’язання з RACI; Але ви повинні заповнити прогалини, характерні для установи, пройти юридичне схвалення юридичного вмісту та зберегти документ читабельним. Відокремте політику від процедури, призначте одного затверджувача для кожної діяльності та встановіть цикл перегляду. ШІ створює креслення та структуру; Уповноважений фахівець приймає рішення щодо законності та дійсності поліса.

Аплікаційне завдання

Виберіть тему політики (наприклад, прийнятне використання, збереження даних). (1) Створіть схему за допомогою підказки скелета із 7 частин; перевірте всі позначки [ПОТРІБНО ЗАПОВНИТИ] і «потрібне юридичне схвалення». (2) Призначити ролі кожному зобов’язанню за допомогою підказки RACI; Переконайтеся, що для кожної дії є лише один затверджувач. (3) Стандартизація стилю запуску та покращення читабельності. (4) Закрийте документ зі статусом «очікує юридичного/експертного затвердження» та датою перевірки.

контрольний список

• [ ] Чи написана політика з узгодженою структурою з 7 частин?
• [ ] Чи залишено прогалини, характерні для закладу, як [ПОТРІБНО ЗАПОВНИТИ]?
• [ ] Кожне зобов’язання зіставляється з RACI, призначено єдиного затверджувача?
• [ ] Чи чітка різниця між політикою та процедурою?
• [ ] Чи планується юридичне/експертне схвалення для легального вмісту?
• [ ] Чи зробили мову короткими реченнями, ідіосинкратичною та вільною від жаргонів?
• [ ] Чи визначено дати набрання чинності та перегляду?