Kazanimlar:
- Serbest metin ve fatura verisini sabit bir şemaya göre yapılandırılmış tabloya dönüştürebilme
- Gider kategorizasyonu, KDV geri hesaplama ve anomali tespiti için tekrarlanabilir promptlar kurabilme
- Çıkarılan finansal alanları KDV eşitliği ve toplam tutarlılık kontrolleriyle doğrulayabilme
Muhasebe ekiplerinin en çok zaman harcadığı işlerden biri, dağınık gider ve fatura verisini düzenli tablolara dökmektir. E-posta ekinde gelen bir fatura, WhatsApp'tan atılan bir fiş fotoğrafı, "Ankara toplantısı yemek + taksi 840 TL" gibi serbest metin bir masraf notu... Hepsinin sonunda aynı yere varması gerekir: kategori, tutar, KDV (Katma Değer Vergisi), tarih ve tedarikçi alanlarıyla yapılandırılmış bir satır.
Yapay zekâ (AI) bu "serbest metinden yapıya" dönüşümde çok güçlüdür. Ama finansal veride bir kuruşun bile yanlış yere gitmesi kabul edilmez. Bu yüzden bu ünitede iki şeyi birlikte öğreneceğiz: AI'a veriyi sabit bir şemaya (önceden belirlenmiş alan listesine) göre ürettirmek ve çıktıyı toplam tutarlılık kontrolleriyle doğrulamak.
Neden "Şema" Bu Kadar Önemli?
Şema, her satırda hangi alanların hangi sırayla ve hangi biçimde olacağını önceden söylemenizdir. Şema vermezseniz model her fatura için farklı bir format üretir; sonra bunları tek tabloda birleştirmek elle düzeltmeden zor olur. Şema verirseniz çıktı hem tutarlı hem de doğrulanabilir olur.
İyi bir gider şeması şu alanları içerir: tarih, tedarikçi, açıklama, kategori, KDV hariç tutar (matrah), KDV oranı, KDV tutarı, KDV dahil toplam, belge no.
İpucu: Sayısal alanları her zaman "nokta/virgül" kuralıyla birlikte tanımlayın. "Tutarları 1234.56 biçiminde, binlik ayraç olmadan yaz" demek, sonradan Excel'e aktarırken saatlerce süren format kâbusunu önler.
Adım Adım: Serbest Metinden Tabloya
- Şemayı sabitle. Alan adlarını, sırasını ve biçimini yaz.
- Kategori listesini ver. Modelin kafasından kategori uydurmasını değil, senin listenden seçmesini iste.
- Belirsizlik kuralı koy. Emin olmadığı alanı boş bırakıp "kontrol" işareti koysun.
- KDV mantığını doğrulat. Matrah + KDV = toplam eşitliğini modele kontrol ettir.
- Toplamı çapraz kontrol et. Tüm satırların toplamı, elindeki kontrol toplamıyla uyuşuyor mu?
Zayıf Prompt / Güçlü Prompt
Zayıf prompt:Şu masrafları tabloya çevir:- Ankara yemek taksi 840- kırtasiye 300 dahil kdv- otel 2 gece 3600
Bu, kategori tutarsız, KDV'si karışık, formatı her satırda farklı bir çıktı verir.
Güçlü prompt:Aşağıdaki serbest metin masrafları, TAM olarak şu şemaya göre birtabloya çevir:Alanlar (bu sırayla): tarih | tedarikçi | açıklama | kategori |matrah | kdv_orani | kdv_tutari | toplam | notKurallar:- Kategori yalnızca şu listeden: [Seyahat, Konaklama, Yemek, Kırtasiye, Ulaşım, Diğer]- Tutarları 1234.56 biçiminde yaz (binlik ayraç yok).- "kdv dahil" denmişse matrah ve kdv'yi geri hesapla; KDV oranını bilmiyorsan not alanına "oran teyit" yaz ve boş bırak.- matrah + kdv_tutari = toplam eşitliğini her satırda sağla; sağlamıyorsa not alanına "TUTMUYOR" yaz.- Emin olmadığın alanı boş bırak, not'a "kontrol" ekle.<masraflar>- 12.03 Ankara müşteri ziyareti, yemek 540 + taksi 300- 12.03 kırtasiye 300 TL (KDV dahil, %20)- 13.03 Otel 2 gece 3600 TL</masraflar>
Bu prompt, KDV dahil kırtasiye için matrahı 250 ve KDV'yi 50 olarak geri hesaplar, oranı belirsiz kalemleri işaretler ve tek tabloda birleştirilebilir temiz bir çıktı üretir.
KDV Geri Hesaplama Mantığı
KDV dahil bir tutardan matrahı bulmak muhasebede sık gereken bir işlemdir. Formül: matrah = toplam / (1 + oran). Örneğin %20 KDV dahil 300 TL için matrah = 300 / 1,20 = 250, KDV = 50. Modele bu formülü açıkça verirseniz hata payı düşer.
İşlem
Formül
Örnek (%20)
KDV hariç → dahil
toplam = matrah × (1 + oran)
250 × 1,20 = 300
KDV dahil → matrah
matrah = toplam / (1 + oran)
300 / 1,20 = 250
KDV tutarı
kdv = toplam − matrah
300 − 250 = 50
Kontrol
matrah + kdv = toplam
250 + 50 = 300
Fatura Fotoğrafı ve OCR Çıktısıyla Çalışmak
Sahadan gelen giderler çoğu zaman bir fiş fotoğrafı ya da PDF fatura olarak elinize ulaşır. Bu görüntülerden metni çıkaran teknolojiye OCR (Optical Character Recognition, yani optik karakter tanıma) denir. Görsel anlayan AI araçları bu işi yapabilir, ama OCR çıktısı her zaman kusurludur: virgül nokta olarak okunabilir, "5" ile "S" karışabilir, tutarın bir hanesi kaybolabilir. Bu yüzden OCR'dan gelen tutarları asla doğrudan muhasebeye almayın.
Bu fatura görüntüsünden şu alanları çıkar ve TAM olarak şu şemaya yaz:tarih | tedarikçi | vergi_no | matrah | kdv_orani | kdv_tutari | toplamKurallar:- Okuyamadığın veya emin olmadığın her alanı "OKUNAMADI" yaz, tahmin etme.- matrah + kdv_tutari = toplam kontrolünü yap; tutmuyorsa "KONTROL" işaretle.- Tutarları 1234.56 biçiminde ver.
Emin olunmayan alanı tahmin ettirmemek kritik bir güvenlik kuralıdır. Model bir rakamı "büyük ihtimalle şudur" diye tamamlarsa, kayıt sessizce yanlış girer. "OKUNAMADI" işareti, insanın orijinal belgeye dönüp teyit etmesini sağlar.
İpucu: OCR çıktısında toplam tutar genellikle en güvenilir okunan alandır çünkü büyük puntoyla yazılır. matrah + kdv = toplam eşitliği tutmuyorsa, hatanın hangi alanda olduğunu bu eşitlikten geri giderek bulabilirsiniz.
Anomali ve Mükerrer Kayıt Tespiti
AI yalnızca çevirmez; şüpheli kalemleri de bulur. Örneğin aynı tedarikçiden aynı gün iki kez neredeyse aynı tutar, ya da kategori için alışılmadık büyüklükte bir gider.
Aşağıdaki gider tablosunda şu anomalileri işaretle ve nedenini yaz:1) Muhtemel mükerrer kayıt (aynı tedarikçi + benzer tutar + yakın tarih)2) Kategori ortalamasının 3 katından büyük tutarlar3) KDV oranı, kategori için beklenenden farklı olanlarSadece işaretle ve gerekçe yaz; hiçbir satırı silme veya değiştirme.
Dikkat: AI'ın "bu mükerrer olabilir" uyarısı bir ipucudur, karar değil. İki kayıt gerçekten farklı iki hizmet olabilir. Silme veya birleştirme kararını her zaman insan verir; model yalnızca dikkatinizi çeker.
Mini Vakalar
Vaka 1 — 300 fişlik yığın. Bir muhasebe uzmanı, ay sonu 300 satırlık serbest metin masraf listesini şema promptuyla yaklaşık 15 dakikada tabloya çevirdi. Elle yapıldığında 4 saat süren iş, doğrulamayla birlikte 40 dakikaya indi. Kazanç sadece hız değil; kategori tutarlılığı da arttı.
Vaka 2 — Yakalanan çift ödeme. Anomali promptu, bir tedarikçiye 4.720 TL'lik faturanın iki farklı belge no ile iki kez girildiğini işaretledi. İnceleme, birinin taslak diğerinin kesinleşmiş fatura olduğunu, ikisinin de ödemeye düştüğünü gösterdi. AI olmasa çift ödeme gidecekti.
Vaka 3 — KDV oranı tuzağı. Model, bir temel gıda alımına %20 KDV atamıştı; oysa kalem daha düşük oranlı gruba giriyordu. "Oran teyit" kuralı sayesinde satır işaretlendi, uzman kaynaktan doğrulayıp düzeltti. Ders: KDV oranını modele bırakmayın, listeden veya belgeden teyit ettirin.
Sık yapılan hatalar
- Şema vermeden veri çevirtmek. Her satır farklı formatta gelir, birleştirmek elle düzeltme gerektirir.
- Kategori listesini vermemek. Model kendi kategorilerini uydurur; raporlama tutarsızlaşır.
- KDV eşitliğini kontrol ettirmemek. matrah + kdv = toplam tutmayan satırlar sessizce tabloya girer.
- Anomali uyarısını karar sanmak. "Mükerrer olabilir" bir başlangıçtır; silme kararını insan verir.
- Kontrol toplamını atlamak. Satırların toplamını bilinen bir kontrol tutarıyla karşılaştırmadan çıktıya güvenmek.
Özetle
- Serbest metin gider/fatura verisini AI ile işlerken en güvenilir yol, çıktıyı sabit bir şemaya göre istemektir.
- Kategori listesi vermek ve biçim (nokta/virgül, binlik ayraç) kurallarını netleştirmek çıktıyı tutarlı ve aktarılabilir kılar.
- KDV geri hesaplama formülünü modele açıkça verin ve matrah + kdv = toplam eşitliğini her satırda kontrol ettirin.
- AI mükerrer ve anormal kayıtları işaretlemede güçlüdür, ama silme/birleştirme kararını her zaman insan verir.
- Satır toplamlarını bilinen bir kontrol toplamıyla çapraz doğrulamak, tüm işi güvenceye alır.
Uygulama görevi
En az 10 satırlık karışık bir masraf listesi (gerçek veya örnek) hazırlayın; içine bilerek bir mükerrer kayıt ve bir de KDV oranı yanlış kalem koyun. Güçlü prompt şablonuyla tabloya çevirin, ardından anomali promptunu çalıştırın. Modelin sizin koyduğunuz iki tuzağı yakalayıp yakalamadığını kontrol edin ve KDV eşitliğini üç satırda elle doğrulayın.
Kontrol listesi
- [ ] Alan adları, sırası ve biçimiyle sabit bir şema tanımladım.
- [ ] Kategori listesini modele verdim, uydurmasına izin vermedim.
- [ ] Sayısal biçim (nokta/virgül, binlik ayraç yok) kuralını ekledim.
- [ ] matrah + kdv = toplam eşitliğini kontrol ettirdim.
- [ ] Anomali/mükerrer taraması yaptırdım ve kararları insan olarak verdim.
- [ ] Satır toplamını bilinen bir kontrol toplamıyla karşılaştırdım.