Mga yunit
1. Ulat sa Pananalapi at Interpretasyon ng Pahayag 2. Pagproseso ng Data ng Gastos at Invoice 3. Pagsusuri ng Badyet at Cash Flow 4. Paghahanda ng KPI at Ulat sa Pamamahala 5. Suporta sa Pagtataya at Pagtataya 6. Pagbuo ng Formula ng Excel at Paglilinis ng Data 7. Pagsusuri ng Supply at Pagbili 8. Mga Operasyon at Pag-optimize ng Proseso 9. Audit, Internal Control at Anomaly Detection 10. Pagkapribado, Pagsunod at Mga Limitasyon sa Data ng Pananalapi 11. End-to-end na aplikasyon: ai-powered month-end na pagsasara
Yunit 2 / 11

Pagproseso ng Data ng Gastos at Invoice

Mga nadagdag:

  • Kakayahang mag-convert ng libreng data ng text at invoice sa isang talahanayan na nakaayos ayon sa isang nakapirming schema
  • Kakayahang mag-set up ng mga paulit-ulit na prompt para sa pagkakategorya ng gastos, pagkalkula ng pagbabalik ng VAT at pagtuklas ng anomalya
  • Kakayahang i-verify ang mga nakuhang larangan ng pananalapi na may pagkakapantay-pantay ng VAT at kabuuang mga pagsusuri sa pagkakapare-pareho

Isa sa mga gawain na pinakamaraming oras na ginugugol ng mga accounting team ay ang pag-aayos ng mga nakakalat na gastos at data ng invoice sa mga nakaayos na talahanayan. Isang invoice na naka-attach sa isang email, isang larawan ng isang resibo na ipinadala mula sa WhatsApp, isang libreng text na tala sa gastos tulad ng "Ankara meeting meal + taxi 840 TL"... Dapat silang lahat ay mapunta sa iisang lugar: isang linyang nakaayos na may mga kategorya, halaga, VAT (Value Added Tax), petsa at mga field ng supplier.

Napakalakas ng artificial intelligence (AI) sa pagbabagong ito ng "libreng text to structure". Ngunit sa data ng pananalapi, hindi katanggap-tanggap na magkamali kahit isang sentimo. Kaya sa unit na ito, matututo tayo ng dalawang bagay nang magkasama: paggawa ng AI na makagawa ng data ayon sa isang nakapirming schema (paunang natukoy na listahan ng mga patlang) at pagpapatunay ng output na may pinagsama-samang mga pagsusuri sa pagkakapare-pareho.

Bakit Napakahalaga ng "Schema"?

Ang Schema ay kapag sinabi mo nang maaga kung aling mga field ang nasa bawat row, sa anong pagkakasunud-sunod at sa anong format. Kung hindi ka magbibigay ng schema, gagawa ang modelo ng ibang format para sa bawat invoice; Kung gayon ang pagsasama-sama ng mga ito sa isang talahanayan ay magiging mahirap nang hindi manu-manong itama. Kung magbibigay ka ng schema, magiging pare-pareho at mabe-verify ang output.

Kasama sa isang magandang chart ng gastos ang mga sumusunod na field: petsa, supplier, paglalarawan, kategorya, halaga ng pagbubukod ng VAT (base), rate ng VAT, halaga ng VAT, kabuuang kasama ang VAT, dokumento blg.

Tip: Palaging tukuyin ang mga numeric na field gamit ang "period/comma" convention. Ang pagsasabi ng "Isulat ang mga halaga sa format na 1234.56, nang walang libu-libo na separator" ay maiiwasan ang mga oras ng pag-format ng bangungot kapag nag-e-export sa Excel sa ibang pagkakataon.

Hakbang sa Hakbang: Mula sa Libreng Teksto hanggang Talahanayan

  1. Ayusin ang scheme. Isulat ang mga pangalan ng field, order at format.
  2. Ibigay ang listahan ng kategorya. Hilingin sa modelo na pumili mula sa iyong listahan, hindi na gumawa ng mga kategorya sa kanyang ulo.
  3. Gumawa ng uncertainty rule. Hayaan siyang umalis sa lugar na hindi siya sigurado tungkol sa blangko at maglagay ng "check" sign.
  4. I-verify ang lohika ng VAT. Ipasuri sa modelo ang equation base + VAT = kabuuan.
  5. Cross check ang kabuuan. Ang kabuuan ba ng lahat ng linya ay tumutugma sa iyong checksum?

Mahina Prompt / Malakas na Prompt

Mahinang prompt: Gawing talahanayan ang mga sumusunod na gastos: - Ankara food taxi 840 - stationery 300 kasama ang VAT - hotel 2 gabi 3600

Nagbibigay ito ng output na hindi tugma sa kategorya, pinaghalong VAT, iba-iba ang format sa bawat linya.

Napakahusay na prompt:I-convert ang mga sumusunod na libreng text charge sa isang table na EKSAKTO ayon sa scheme na ito:Mga Field (sa ganitong pagkakasunud-sunod): petsa | supplier | paglalarawan | kategorya |base | vat_rate | halaga_vat | kabuuan | noteRules:- Kategorya lamang mula sa sumusunod na listahan: [Paglalakbay, Akomodasyon, Pagkain, Stationery, Transportasyon, Iba pa]- Isulat ang mga halaga sa format na 1234.56 (walang libu-libong separator).- Kung nakasaad ang "VAT kasama", kalkulahin ang base at ibabalik ang VAT; Kung hindi mo alam ang rate ng VAT, isulat ang "pagkumpirma ng rate" sa field ng tala at iwanan itong blangko. - Ibigay ang pagkakapantay-pantay ng base ng buwis + VAT_amount = kabuuan sa bawat linya; Kung hindi ito ibibigay, isulat ang "HINDI NAKIKITA" sa field ng tala. - Iwanan ang field na hindi ka sigurado, idagdag ang "check" sa tala.

Kinakalkula ng prompt na ito ang base para sa stationery kabilang ang VAT sa 250 at VAT sa 50, nagba-flag ng mga item na may hindi maliwanag na mga rate at gumagawa ng malinis na output na maaaring pagsamahin sa isang talahanayan.

Logic ng Pagkalkula ng Balik ng VAT

Ang paghahanap ng base sa buwis mula sa isang halaga kasama ang VAT ay isang madalas na kinakailangang pamamaraan sa accounting. Formula: base = kabuuan / (1 + rate). Halimbawa, para sa 300 TL kasama ang 20% ​​​​VAT, ang base = 300 / 1.20 = 250, VAT = 50. Kung tahasan mong ibibigay ang formula na ito sa modelo, bababa ang margin ng error.

transaksyon

pormula

Sample (20%)

Hindi kasama ang VAT → kasama

kabuuan = base × (1 + rate)

250 × 1.20 = 300

Kasama ang VAT → base

base = kabuuan / (1 + rate)

300 / 1.20 = 250

halaga ng VAT

vat = kabuuang − base

300 − 250 = 50

kontrol

base + vat = kabuuan

250 + 50 = 300

Paggawa gamit ang Invoice Photo at OCR Printout

Ang mga gastos mula sa field ay madalas na dumarating bilang isang larawan ng resibo o PDF invoice. Ang teknolohiyang kumukuha ng text mula sa mga larawang ito ay tinatawag na OCR (Optical Character Recognition). Ang mga tool ng Visual AI ay maaaring gawin ang trabaho, ngunit ang OCR output ay palaging may depekto: isang kuwit ay maaaring basahin bilang isang tuldok, "5" ay maaaring malito sa isang "S", isang digit ng halaga ay maaaring mawala. Samakatuwid, huwag isama ang mga halaga mula sa OCR nang direkta sa accounting.

I-extract ang mga sumusunod na field mula sa larawan ng invoice na ito at isulat ang mga ito nang EKSAKTO sa sumusunod na schema:date | supplier | tax_no | base | vat_rate | halaga_vat | totalRules:- Isulat ang "UNREAD" sa anumang field na hindi mo mabasa o hindi sigurado, huwag hulaan.- base + vat_amount = check total; Kung hindi, markahan ang "CHECK". - Ibigay ang mga halaga sa format na 1234.56.

Ito ay isang kritikal na tuntunin sa kaligtasan na huwag hulaan ang sinuman sa hindi tiyak na lugar. Kung kinukumpleto ng modelo ang isang numero na may "pinaka-malamang," tahimik na pumapasok ang record sa error. Ang flag na "UNREAD" ay nagpapahintulot sa tao na bumalik sa orihinal na dokumento at kumpirmahin ito.

Tip: Sa OCR printout, ang kabuuang halaga ay karaniwang ang pinaka-maaasahang field na babasahin dahil ito ay nakasulat sa malaking font. Kung ang tax base + VAT = kabuuang equation ay hindi hawak, maaari mong mahanap kung saang lugar ang error ay sa pamamagitan ng pagbabalik mula sa equation na ito.

Anomalya at Duplicate na Record Detection

Ang AI ay hindi lamang nagsasalin; Nakahanap din ito ng mga kahina-hinalang bagay. Halimbawa, halos kaparehong halaga mula sa parehong supplier nang dalawang beses sa parehong araw, o isang hindi karaniwang malaking gastos para sa kategorya.

Sa talahanayan ng gastos sa ibaba, markahan ang mga sumusunod na anomalya at isulat ang dahilan:1) Posibleng duplicate na tala (parehong supplier + katulad na halaga + kamakailang petsa)2) Mga halagang higit sa 3 beses sa average ng kategorya3) Iba ang rate ng VAT sa inaasahan para sa kategorya Markahan lamang at isulat ang dahilan; huwag tanggalin o baguhin ang anumang mga hilera.

Babala: Ang babala ng AI na "maaaring ito ay paulit-ulit" ay isang pahiwatig, hindi isang desisyon. Ang dalawang talaan ay maaaring dalawang magkaibang serbisyo. Ang desisyon na tanggalin o pagsamahin ay palaging ginagawa ng mga tao; Ang modelo ay nakakakuha lamang ng iyong pansin.

Mga Mini Case

Case 1 — Stack ng 300 chips. Isang accounting expert ang nag-convert ng 300-line na libreng text na listahan ng gastos sa pagtatapos ng buwan sa isang talahanayan sa loob ng humigit-kumulang 15 minuto gamit ang diagram prompt. Ang trabaho, na inabot ng 4 na oras kapag ginawa nang manu-mano, ay binawasan ng 40 minuto sa pag-verify. Ang pakinabang ay hindi lamang bilis; tumaas din ang pagkakapare-pareho ng kategorya.

Kaso 2 — Nahuli ng dobleng bayad. Na-flag ng anomaly prompt na dalawang beses na ipinasok ang invoice na 4,720 TL sa isang supplier na may dalawang magkaibang numero ng dokumento. Ang pagsusuri ay nagpakita na ang isa ay isang draft at ang isa ay isang pinal na invoice, at pareho ay dapat bayaran. Kung walang AI, magkakaroon ng dobleng pagbabayad.

Case 3 — VAT rate trap. Nagtalaga ang modelo ng 20% ​​VAT sa pagbili ng isang pangunahing pagkain; samantalang ang item ay nasa mas mababang rate na pangkat. Salamat sa panuntunang "pagkumpirma ng rate", ang linya ay minarkahan, na-verify at itinama ng ekspertong pinagmulan. Aralin: Huwag iwanan ang rate ng VAT sa modelo, kumpirmahin ito mula sa listahan o dokumento.

Mga karaniwang pagkakamali

  • Pagsasalin ng data nang hindi nagbibigay ng schema. Ang bawat linya ay dumating sa ibang format, ang pagsasama ay nangangailangan ng manu-manong pagwawasto.
  • Hindi nagbibigay ng listahan ng kategorya. Ang modelo ay umaangkop sa sarili nitong mga kategorya; nagiging hindi pare-pareho ang pag-uulat.
  • Hindi sinusuri ang pagkakapantay-pantay ng VAT. tax base + vat = mga row na hindi sumasama sa kabuuan ay tahimik na inilalagay sa talahanayan.
  • Nagkakamali sa isang babala ng anomalya para sa isang desisyon. "Maaaring ulitin" ay isang panimula; Ang tao ay gumagawa ng desisyon na tanggalin.
  • Nilaktawan ang checksum. Umaasa sa output nang hindi inihahambing ang kabuuan ng mga hilera sa isang kilalang halaga ng kontrol.

Sa buod

  • Kapag nagpoproseso ng libreng text expense/invoice data gamit ang AI, ang pinaka-maaasahang paraan ay ang paghiling ng output ayon sa isang nakapirming schema.
  • Ang pagbibigay ng listahan ng mga kategorya at paglilinaw ng mga panuntunan sa pag-format (period/comma, thousands separator) ay nagpapanatili sa output na pare-pareho at naililipat.
  • Tahasang ibigay ang formula ng pagkalkula ng VAT pabalik sa modelo at suriin ang pagkakapantay-pantay ng base ng buwis + VAT = kabuuan sa bawat linya.
  • Ang AI ay mahusay sa pag-flag ng mga duplicate at maanomalyang talaan, ngunit ang desisyon na tanggalin/pagsamahin ay palaging ginagawa ng tao.
  • Ang pag-cross-validate sa mga kabuuan ng linya gamit ang isang kilalang checksum ay sinisiguro ang buong trabaho.

Gawain ng aplikasyon

Maghanda ng magkahalong listahan ng mga gastos (aktwal o sample) ng hindi bababa sa 10 linya; sadyang may kasamang duplicate na entry at isang item na may maling rate ng VAT. I-convert ito sa isang talahanayan na may malakas na template ng prompt, pagkatapos ay patakbuhin ang anomalyang prompt. Suriin kung nahuli ng modelo ang dalawang traps na itinakda mo at manu-manong i-verify ang pagkakapantay-pantay ng VAT sa tatlong row.

checklist

  • [ ] Tinukoy ko ang isang nakapirming schema na may mga pangalan ng field, order at format.
  • [ ] Ibinigay ko ang listahan ng kategorya sa modelo, hindi ko ito hinayaang gumawa.
  • [ ] Idinagdag ko ang numeric na format (period/comma, no thousands separator) na panuntunan.
  • Sinuri ko ang [ ] base ng buwis + VAT = kabuuang pagkakapantay-pantay.
  • [ ] Nagkaroon ako ng anomalya/duplicate na pag-scan at ginawa ang mga desisyon bilang tao.
  • [ ] Inihambing ko ang kabuuang row sa isang kilalang checksum.
Nakaraang Susunod