Pagsulat ng Patakaran at Pamamaraan

Mga nadagdag:

• Kakayahang mag-draft ng isang dokumento ng patakaran/pamamaraan na partikular sa institusyon na may structured prompt
• Kakayahang itugma ang mga patakaran sa tungkulin at responsibilidad (RACI) at gawin itong auditable
• Kakayahang maglapat ng istilo at mga pamantayan sa pag-format para sa naiintindihan, naaangkop at pare-parehong wika ng patakaran.

Ang mga patakaran ng isang institusyon ay ang nakasulat na memorya at disiplina ng desisyon: mula sa anti-panunuhol hanggang sa seguridad ng impormasyon, mula sa malayong pagtatrabaho hanggang sa pag-iimbak ng data, ito ang pormal na bersyon ng pariralang "ganito ang ginagawa natin." Ang isang mahusay na patakaran ay malinaw, maipapatupad at maa-audit; Ang masamang patakaran ay alinman sa isang tumpok ng jargon na walang nagbabasa o isang koleksyon ng mabubuting intensyon na nananatiling walang bisa sa pagsasanay. Mabilis na gumagawa ang artificial intelligence (AI) ng unang draft ng mga dokumento ng patakaran at pamamaraan, pinananatiling pare-pareho ang wika, at binubuo ang mga pagmamapa ng responsibilidad sa tungkulin. Sa unit na ito, matututunan natin kung paano gumawa ng partikular na organisasyon, RACI-auditable at understandable na mga patakaran — palaging pinapanatili ang pag-apruba ng tao.

Linawin natin ang mga tuntunin. Ang patakaran ay isang mataas na antas na dokumento ("ano at bakit") na nagtatatag ng paninindigan at mga panuntunan ng organisasyon sa isang isyu. Ang pamamaraan ay isang dokumento na nagpapaliwanag ng hakbang-hakbang kung paano ipatupad ang patakarang iyon ("paano"). Ang RACI ay isang matrix na naglilinaw sa mga tungkulin ng Responsable, Accountable, Consulted at Informed para sa bawat gawain. Ang saklaw ay kung sino at ano ang pinagbubuklod ng patakaran. Ang pagiging epektibo at pagsusuri ay kung kailan wasto ang patakaran at kung gaano ito kadalas ia-update.

Skeleton ng Dokumento ng Patakaran

Ang mga pare-parehong patakaran ay nagbabahagi ng isang karaniwang balangkas. Kung bibigyan mo ang AI ng balangkas na ito, ang lahat ng iyong mga dokumento ay magkakaroon ng parehong istraktura at pagiging madaling mabasa. Hakbang-hakbang:

1. Layunin at saklaw. Ano, sino, at anong mga sitwasyon ang saklaw ng patakaran?
2. Mga Kahulugan. Ang mga kritikal na termino ay tinukoy nang isang beses, malinaw.
3. Mga prinsipyo/tuntunin. Ang pangunahing paninindigan at umiiral na mga patakaran ng institusyon.
4. Mga tungkulin at responsibilidad (RACI). Sino ang gumagawa ng ano, sino ang nag-aapruba nito, kung sino ang kinokonsulta.
5. Pamamaraan/hakbang. Ang kongkretong daloy ng aplikasyon.
6. Mga pagbubukod, paglabag at pagpapatupad. Paano pamahalaan ang paglabag sa mga patakaran.
7. Pagpapatupad, pagsusuri at mga kaugnay na dokumento.

Ang iyong tungkulin: isang bihasang eksperto sa pagsusulat ng patakaran ng korporasyon. Maghanda ng draft ng patakaran para sa sumusunod na paksa. Istraktura: 1) Layunin at saklaw 2) Mga Depinisyon 3) Mga Prinsipyo at panuntunan4) Mga tungkulin at responsibilidad 5) Mga hakbang sa pamamaraan 6) Pagbubukod/paglabag/sanction7) Pagpapatupad at pagsusuri. Mga Panuntunan:- Iwan ang mga blangko na partikular sa institusyon: ... apocryphal.- Kung kinakailangan ang legal na pagpapatungkol, magdagdag ng tala na "kinakailangan ng legal na pag-apruba — dapat ma-verify"; Huwag magbigay ng iyong sariling artikulo/desisyong numero. - Panatilihing malinaw, maikli ang pangungusap at naaangkop ang wika.<topic>[basic information about the policy issue and institution]</topic>

Pansin: Ang mga patakaran ay may legal na kahihinatnan; Ang isang patakaran sa pagdidisiplina, data o seguridad ay dapat sumunod sa naaangkop na batas. Ang draft na ginawa ng AI ay dapat suriin at aprubahan ng isang abogado/eksperto alinsunod sa naaangkop na batas bago ito i-publish.

Ginagawa itong Auditable sa RACI

Ang kalinawan sa "sino ang gagawa ng ano" ay kung ano ang ginagawang posible ang patakaran. Ang patakarang walang papel ay isang dokumento kung saan ang lahat ay may pananagutan ngunit walang sinuman ang mananagot. Makapangyarihan ang AI sa pagtutugma ng bawat pananagutan sa RACI.

Gumawa ng RACItable para sa bawat kongkretong obligasyon sa sumusunod na draft ng patakaran:| Aktibidad/pananagutan | Responsable (R) | Inaprubahan ni (A) | Kinonsulta (C) | Nababatid (I) |Mga Panuntunan:- Magkaroon ng ISANG "Approver (A)" sa bawat aktibidad.- Markahan ang mga aktibidad na ang tungkulin ay nananatiling hindi malinaw sa patakaran bilang "walang tungkulin na itinalaga".- Mag-iwan ng [ROLE: ...] placeholder kung hindi mo alam ang aktwal na mga pamagat.

Nariyan din ang consistency at readability na aspeto. Ang lahat ng mga patakaran ng institusyon ay dapat na nakasulat sa parehong estilo at sa parehong mga termino. Istandardize ng AI ang teksto ayon sa isang gabay sa istilo.

Ayusin ang patakarang ito ayon sa mga pamantayang pangkakanyahan na ito:- Maiikling pangungusap; isang tuntunin sa bawat pangungusap. - Possessive expression tulad ng "Responsibilidad ng unit Tukuyin ito kung saan ito unang binanggit. - Sugnay ayon sa sugnay, istrukturang may bilang. Ipakita ang mga ekspresyong binago mo gamit ang isang maikling talahanayan (bago/pagkatapos).

Mahina Prompt / Malakas na Prompt

Mahina na prompt: Sumulat sa amin ng isang patakaran sa seguridad ng impormasyon.

Resulta: Isang generic na text na nagmula sa internet average, hindi nauugnay sa iyong organisasyon, na may hindi malinaw na mga tungkulin, at kung saan ang legal na pagsunod ay hindi pa nabe-verify. Kung nai-publish, hindi ito maipapatupad at mananatiling idle sa pag-audit.

Napakahusay na prompt: [expert role + 7-part skeleton + [TO BE FILLED] mga puwang na partikular sa institusyon + tala ng "legal na pag-apruba para sa legal na pagpapatungkol" + pagtutugma ng RACI + mga pamantayan ng istilo]

Resulta: Isang draft na patakaran na naaangkop sa iyong institusyon, tinatanggap ang bawat obligasyon, may pare-parehong wika at handa para sa legal na pag-apruba.

Pagsubok sa Patakaran: Pagsusuri sa Pagkakagamit

Kahit na ang isang tila maayos na pagkakasulat na patakaran ay maaaring hindi ipatupad sa larangan: maaari itong maglaman ng hindi makatotohanang mga deadline, hindi umiiral na mga tungkulin, o magkasalungat na panuntunan. Maaari mong gamitin ang AI upang ilagay ang patakaran sa pamamagitan ng isang "pagsusuri sa pagiging posible" bago ito i-publish. Binabasa nito ang teksto mula sa pananaw ng isang empleyado at hinahanap ang mga punto kung saan sila maaaring makaalis.

Subukan ang sumusunod na patakaran para sa pagiging angkop bago i-publish:1) Magtanong kung ang bawat panuntunan ay maaaring ipatupad ng isang tunay na tungkulin; markahan ang mga tila malabo o imposible.2) Alamin kung mayroong anumang mga kontradiksyon o duplikasyon ng mga patakaran.3) Suriin kung ang mga tinukoy na oras at frequency ay makatotohanan.4) Kapag ang isang empleyado ay nagtanong ng "paano ko eksaktong gagawin ito?" Ilista ang mga punto kung saan ka makaalis. Magbigay ng maikling mungkahi sa pagwawasto para sa bawat paghahanap; pagpapataw ng huling hatol.

Tip: Isipin ang patakaran bilang "basahin ba ito ng isang empleyado at alam kung ano ang gagawin?" Ang pagsubok na may tanong ay nakakakuha ng pinakakaraniwang depekto (abstract at hindi maipapatupad na mga panuntunan). Ang isang patakarang hindi maipapatupad ay mas mapanganib kaysa sa isang patakarang hindi umiiral; dahil lumilikha ito ng ilusyon ng pagkakaisa.

Patakaran o Pamamaraan?

Sukat

Pulitika

Pamamaraan

Tanong

ano at bakit

Paano

Antas

itaas, prinsipyo

Operasyon, hakbang-hakbang

pagbabago

bihira

Nai-update kapag nagbago ang proseso

halimbawa

"Protektado ang personal na data"

"Humiling sa pagtanggal ng data sa loob ng 30 araw sa mga hakbang na ito"

Pag-apruba

Senior management/legal

May-ari ng proseso + pagsunod

Tatlong Mini Case

Kaso 1 — Pabaya na patakaran. Ang patakaran sa pagpapanatili ng data ng kumpanya ay inilagay sa loob ng maraming taon, ngunit "sino ang nagtatanggal ng data at kailan?" Ang sagot sa tanong ay wala sa dokumento. Nang pumasok ang kahilingan ng customer para sa pagtanggal, walang nagmamay-ari at naantala ang kahilingan ng 40 araw. Idinagdag ang RACI sa patakaran sa AI; Isang nag-iisang approver at responsableng tao ang itinalaga sa bawat aktibidad ng storage at pagtanggal. Ang mga kasunod na kahilingan ay isinara sa average na 9 na araw at ang proseso ay naging auditable.

Kaso 2 — Hindi nababasang dokumento. Ang patakaran sa etika ng isang institusyon ay isang 14 na pahinang teksto na may mabibigat na jargon; ipinakita ng survey na 12% lamang ng mga empleyado ang nagbabasa. Stylistic standardization na may AI: maiikling pangungusap, naaangkop na expression, tinukoy na mga termino. Ang dokumento ay binawasan sa 6 na pahina at ang rate ng pagbabasa ay tumaas sa 57% sa loob ng tatlong buwan. Ang nilalaman ay nanatiling pareho; nadagdagan ng sampung ulit ang katalinuhan.

Kaso 3 — Ang halaga ng legal na pag-apruba. Direktang i-publish ng isang team ang draft na patakarang pandisiplina na binuo ng AI. Ang draft ay naglalaman ng isang pahayag ng "unilateral na pagwawakas", na hindi sumunod sa naaangkop na batas sa paggawa; Na-flag ito ng AI bilang "kinakailangan ng legal na pag-apruba." Itinama ng legal na pagsusuri ang mga salita. Kung babalewalain ang karatula, isang patakarang hindi maipapatupad at mapanganib sa paglilitis ang ipapatupad.

Mga karaniwang pagkakamali

• Paggawa ng pangkalahatang patakaran nang walang institusyon. Ang tekstong ginawa nang walang konteksto at mga puwang na [TO BE FILLED] ay hindi akma sa iyong institusyon.
• Hindi makapagtalaga ng mga tungkulin. Kung walang RACI, ang pulitika ay nananatiling derelict; walang mananagot.
• Nakalilito ang patakaran sa pamamaraan. Kung hindi pinaghihiwalay ang "ano/bakit" at "paano", ang dokumento ay magiging abstract at hindi kumpleto.
• Pag-bypass sa legal na pag-apruba. Dapat suriin ang mga patakarang may legal na kahihinatnan alinsunod sa batas.
• Jargon at mahabang pangungusap. Ang isang hindi pa nababasang patakaran ay hindi ipinapatupad; Mahalaga ang istilong pamantayan.
• Hindi nagtatakda ng petsa ng pagsusuri. Ang mga patakaran ay nagiging lipas na; dapat tukuyin ang pagpapatupad at pana-panahong pagsusuri.

Sa buod

Ang pagsusulat ng patakaran at pamamaraan ay ang gawain ng pagsasalin ng paninindigan ng organisasyon sa malinaw, pagmamay-ari at naa-audit na mga panuntunan. Gumagawa ang AI ng magandang unang draft, pinananatiling pare-pareho ang wika at tumutugma sa bawat obligasyon sa RACI; Ngunit dapat mong punan ang mga puwang na partikular sa institusyon, ipasa ang legal na nilalaman sa pamamagitan ng legal na pag-apruba, at panatilihing nababasa ang dokumento. Paghiwalayin ang patakaran mula sa pamamaraan, magtalaga ng nag-iisang taga-apruba sa bawat aktibidad, at magtatag ng ikot ng pagsusuri. Gumagawa ang AI ng mga blueprint at istraktura; Ang awtorisadong propesyonal ang magpapasya sa legalidad at bisa ng patakaran.

Gawain ng aplikasyon

Pumili ng paksa ng patakaran (hal. katanggap-tanggap na paggamit, pagpapanatili ng data). (1) Magpagawa ng outline gamit ang 7-part skeleton prompt; siyasatin ang lahat ng mga marka ng [TO BE FILLED] at "kinakailangan ng legal na pag-apruba". (2) Magtalaga ng mga tungkulin sa bawat obligasyon kasama ang RACI prompt; I-verify na may isang approver lang para sa bawat aktibidad. (3) Patakbuhin ang standardisasyon ng istilo at pagbutihin ang pagiging madaling mabasa. (4) Isara ang dokumento na may katayuang “nakabinbing legal/ekspertong pag-apruba” at petsa ng pagsusuri.

checklist

• [ ] Isinulat ba ang patakaran nang may magkakaugnay na 7-bahaging balangkas?
• [ ] Naiwan ba ang mga puwang na partikular sa institusyon bilang [PUNAN]?
• [ ] Ang bawat obligasyon ay nakamapa sa RACI, nag-iisang taga-apruba na itinalaga?
• [ ] Malinaw ba ang pagkakaiba sa pagitan ng patakaran at pamamaraan?
• [ ] Nakaplano ba ang legal/ekspertong pag-apruba para sa legal na nilalaman?
• [ ] Ginawa bang maikli ang pangungusap, idiosyncratic at jargon-free?
• [ ] Natukoy ba ang mga petsa ng epektibo at pagsusuri?