การดำเนินงานและการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ

กำไร:

• ความสามารถในการวิเคราะห์ขั้นตอนกระบวนการตามระยะเวลา และเปิดเผยปัญหาคอขวดและสาเหตุที่แท้จริง
• ความสามารถในการระบุสต็อกสินค้าที่ตายแล้วและโอกาสในการออมจากข้อมูลการหมุนเวียนของหุ้นและข้อมูลวงจรเงินสด
• ความสามารถในการประเมินข้อเสนอแนะการลดความซับซ้อนที่เป็นรูปธรรมและวัดผลได้ในแง่ของความเสี่ยงในการควบคุม

การเงินและการดำเนินงานมีความเกี่ยวพันกัน สต็อกส่วนเกินจะกลายเป็นเงินสด ความล่าช้าในการเรียกเก็บเงินขัดขวางเงินทุนหมุนเวียน ความยาวของกระบวนการอนุมัติทำให้เกิดต้นทุน ปัญญาประดิษฐ์ (AI) เป็นตัวช่วยในการวิเคราะห์ที่ทรงพลังในการมองเห็นปัญหาคอขวดในข้อมูลการดำเนินงาน (การปิดกั้นจุดที่ทำให้กระบวนการช้าลง) ลดความซับซ้อนของขั้นตอนกระบวนการ และเพิ่มประสิทธิภาพสินค้าคงคลัง/เงินทุนหมุนเวียน ในหน่วยนี้ เราจะพูดถึงวิธีนำ AI มาใช้เกินจำนวนและเข้าสู่การตัดสินใจในการปฏิบัติงาน

AI ในการดำเนินงานสร้างมูลค่าได้ที่ไหน?

ในสามส่วนหลัก: การจัดการสินค้าคงคลัง (จำนวนสินค้า เมื่อใด) วงจรเงินทุนหมุนเวียน (การเรียกเก็บเงิน การชำระเงิน ยอดคงเหลือของจำนวนวันในสต็อค) และประสิทธิภาพของกระบวนการ (จำนวนขั้นตอนและเวลาที่งานจะเสร็จสมบูรณ์) AI แยกรูปแบบในข้อมูลนี้อย่างรวดเร็วและสร้างสมมติฐานในการปรับปรุง คุณทดสอบพวกเขาด้วยความเป็นจริงบนสนาม

แนวคิดหลัก: วงจรการแปลงเงินสด หาได้จากสูตร วันสต๊อกสินค้า + วันเก็บเงิน - วันชำระเงิน และถามว่า "ต้องใช้เวลากี่วันกว่าเงินจะออกจากเครื่องบันทึกเงินสดและกลับมาที่เครื่องบันทึกเงินสด" ตอบคำถาม การทำให้สั้นลงทำให้เงินสดผูกมัดมากขึ้น

เคล็ดลับ: ในการแจ้งเตือนการดำเนินการ ให้พูดว่า “แนะนำการดำเนินการที่เป็นรูปธรรม ดำเนินการได้ และวัดผลได้” เสมอ “ปรับปรุงกระบวนการ” ไม่ได้ผล "นำขั้นตอนการยืนยันที่ 3 ออก รอบจะสั้นลง 2 วัน" ใช้งานได้

ทีละขั้นตอน: การวิเคราะห์คอขวด

1. แจ้งขั้นตอนและเวลาของกระบวนการ แต่ละขั้นตอนใช้เวลานานเท่าใด
2. หาจุดคอขวด. ทำเครื่องหมายขั้นตอนการรอที่ยาวที่สุดและรอมากที่สุด
3. ถามถึงสาเหตุที่แท้จริง. ทำไมชื่อฉันยาว? ยืนยันข้อมูลหาย เปลี่ยนมือ?
4. เสนอให้เข้าใจง่าย. ขั้นตอนที่ถอดออกได้/อัตโนมัติ
5. วัดผลกระทบ คำแนะนำจะปรับปรุงวงจรภายในกี่วัน/กี่ TL

พรอมต์ที่อ่อนแอ / พรอมต์ที่แข็งแกร่ง

ข้อความแจ้งที่อ่อนแอ: ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อของเรา

ซึ่งให้คำแนะนำทั่วๆ ไปที่ใช้ไม่ได้ เช่น “เสริมสร้างการสื่อสาร ก้าวสู่ดิจิทัล”

พร้อมท์ที่มีประสิทธิภาพ:บทบาทของคุณ: นักวิเคราะห์กระบวนการดำเนินงาน งาน: วิเคราะห์กระบวนการจัดซื้อต่อไปนี้ สำหรับแต่ละขั้นตอน: ชื่อขั้นตอน | เวลาเฉลี่ย (วัน) | รับผิดชอบ | เหตุผลในการรอขั้นตอน:1) คำนวณเวลาของวงจรทั้งหมด2) ลบขั้นตอนที่ยาวที่สุด 3 ขั้นตอนและส่วนแบ่ง (%) ของเวลาทั้งหมด3) เสนอสมมติฐานสาเหตุที่แท้จริง 1 รายการ และการลดความซับซ้อนอย่างเป็นรูปธรรม 1 รายการสำหรับแต่ละปัญหาคอขวด4) ให้ค่าประมาณของ "กำไรที่คาดหวัง (วัน)" สำหรับแต่ละข้อเสนอแนะและทำเครื่องหมายว่าเป็น "สมมติฐาน" ข้อจำกัด: ทำให้ข้อเสนอแนะเป็นไปได้และวัดผลได้ ให้คำแนะนำทั่วไป<กระบวนการ>1. คำขอเข้า - 0.5 วัน2. การอนุมัติงบประมาณ - 3 วัน3. การรวบรวมใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ - 4 วัน4. การอนุมัติของผู้ดูแลระบบ - 2 วัน5 คำสั่งซื้อ - 0.5 วัน</กระบวนการ>

พรอมต์นี้; โดยแสดงให้เห็นว่าส่วนแบ่งที่ใหญ่ที่สุดในรอบ 10 วันคือการรวบรวมราคาเสนอและการอนุมัติ และให้คำแนะนำที่เป็นรูปธรรม เช่น "ลดขั้นตอนที่ 3 จาก 4 วันเหลือ 1 วันด้วยรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติ"

หุ้นและเงินทุนหมุนเวียน

AI จะลบสินค้าที่หมุนเวียนช้า (สินค้าหมด) และเงินสดส่วนเกินออกจากข้อมูลสินค้าคงคลัง

การวิเคราะห์มาจากตารางสต็อกด้านล่าง: - อัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลังสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ = ยอดขายต่อปี / สต็อกเฉลี่ย - ทำเครื่องหมายรายการที่ไม่ได้ใช้งานนานกว่า 90 วันเป็น "สต็อกสินค้าหมด" - แสดงรายการ 5 รายการ (ปริมาณ x ต้นทุนต่อหน่วย) ที่ผูกมัดเงินสดมากที่สุด - แนะนำการดำเนินการสำหรับสต็อกสินค้าที่หมด (ส่วนลด การคืนสินค้า แคมเปญ) ใช้เฉพาะตัวเลขในข้อมูล แสดงสูตรอัตราการหมุนเวียน

สินค้า

มูลค่าหุ้น

อัตราการหมุนเวียน

สถานะ

ก.

120,000

8.0

มีสุขภาพดี

บี.

340,000

1,2

ช้าและใช้เงินสด

ค.

85,000

0.0

สต็อกที่ตายแล้ว (ไม่ได้ใช้งาน 120 วัน)

การกำหนดมาตรฐานกระบวนการและรายการตรวจสอบ

AI สร้างรายการตรวจสอบที่แบ่งการดำเนินการซ้ำๆ ออกเป็นขั้นตอน และทำให้แน่ใจว่าทุกคนจะทำในลักษณะเดียวกัน

สร้างรายการตรวจสอบมาตรฐานของงานการปิดบัญชีสิ้นเดือนที่กระจัดกระจายต่อไปนี้: วางขั้นตอนตามลำดับตรรกะ เพิ่มบทบาทที่รับผิดชอบและเวลาโดยประมาณให้กับแต่ละขั้นตอน ทำเครื่องหมายขั้นตอนที่เชื่อมโยงถึงกัน เพิ่มคอลัมน์ "ความเสี่ยงหากละเว้น" ที่ส่วนท้าย

ข้อควรสนใจ: ตัวเลขที่แนะนำโดย AI เช่น "รายได้ที่คาดหวัง: 3 วัน" เป็นเพียงการประมาณการ ไม่ใช่การรับประกัน การลบขั้นตอนการยืนยันจะทำให้กระบวนการเร็วขึ้น แต่อาจทำให้การควบคุมลดลง ผู้คนสร้างสมดุลระหว่างประสิทธิภาพและการควบคุม

เร่งกระบวนการรวบรวม

คอขวดที่พบบ่อยที่สุดในเงินทุนหมุนเวียนคือการรวบรวม มีการออกใบแจ้งหนี้แล้ว แต่เงินไม่เข้าเป็นเวลาหลายสัปดาห์ ในช่วงเวลานี้ บริษัทจะจัดหาเงินทุนให้กับลูกค้าด้วยเงินของตนเอง AI จัดเรียงและจัดลำดับความสำคัญของลูกหนี้คงค้าง (ใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดชำระ) ด้วยการวิเคราะห์อายุ (จัดกลุ่มตามระยะเวลาที่ค้างชำระ) และแม้แต่ร่างการสื่อสารเตือนความจำ

สร้างการวิเคราะห์อายุจากรายการลูกหนี้คงค้างต่อไปนี้:- แบ่งออกเป็นกลุ่มที่ครบกำหนด: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ วัน- แสดงจำนวนรวมของแต่ละกลุ่มและส่วนแบ่งในภาพรวม- จัดอันดับลูกค้า 5 รายที่มีความเสี่ยงมากที่สุด (จำนวนสูง + ล่าช้านาน)- แนะนำข้อความเตือนการรวบรวมที่สุภาพแต่ชัดเจนสำหรับแต่ละกลุ่ม ใช้เฉพาะข้อมูลในข้อมูล; ผู้คนตัดสินใจรวบรวม

การวิเคราะห์นี้ถามว่า “เราควรโทรหาใครก่อน” ตั้งคำถามตามข้อมูล ลูกหนี้รายใหญ่ที่มีอายุมากกว่า 90 วันมีความสำคัญมากกว่าความล่าช้าเล็กๆ น้อยๆ และนั่นคือสิ่งที่คุณควรมุ่งเน้นพลังงานของคุณ AI สร้างข้อความเตือนความจำ แต่การตัดสินใจส่งและจัดการความสัมพันธ์นั้นเป็นของคุณ

เคล็ดลับ: การลดระยะเวลาของวงจรเงินสดมีสามประการ: ลดจำนวนวันสินค้าคงคลัง เร่งการรวบรวม ขยายการชำระเงิน (ความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์) ถาม AI ว่า “สามแขนงไหนจะสร้างกำไรให้เราได้เร็วที่สุด” ' และจัดลำดับความสำคัญตามข้อมูล

เคสมินิ

กรณีที่ 1 — คอขวดของการอนุมัติ รอบการจัดซื้อโดยเฉลี่ยของบริษัทหนึ่งคือ 10 วัน การวิเคราะห์ AI แสดงให้เห็นว่าขั้นตอนการอนุมัติสองขั้นตอนการแยกกันกินเวลาถึงครึ่งหนึ่งของเวลาทั้งหมด เมื่อมีการอนุมัติครั้งเดียวสำหรับการซื้อที่ต่ำกว่าจำนวนที่กำหนด รอบจะลดลงเหลือ 6 วัน ความล่าช้าในการซื้อเร่งด่วนสิ้นสุดลงแล้ว

กรณีที่ 2 — สินค้าหมดสต๊อก 340,000 ลีรา การวิเคราะห์การหมุนเวียนของสต็อกเปิดเผยว่าไม่มีการขายสินค้าเป็นเวลา 120 วันและ 85,000 TL ถูกผูกไว้ด้วยเงินสด ทีมงานลดสต๊อกลงด้วยการรณรงค์ เงินสดถูกปล่อยออกมา AI ยังแนะนำให้ลดปริมาณการสั่งซื้อสำหรับสินค้า B ที่เปลี่ยนช้า

กรณีที่ 3 — การรักษาที่ทำให้การควบคุมอ่อนแอลง ทีมหนึ่งนำคำแนะนำ "ลบการอนุมัติใบแจ้งหนี้ออก ประหยัดเวลา 2 วัน" ของ AI แต่สิ่งนี้นำไปสู่การชำระใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาดอย่างไม่มีการควบคุม ข้อเสนอถูกถอนออก การอนุมัติถูกสร้างขึ้นใหม่ด้วยการควบคุมเกณฑ์อัตโนมัติ: ต่ำกว่าจำนวนที่กำหนดโดยอัตโนมัติ เกินกว่าจะเข้าสู่การอนุมัติ ดังนั้นความเร็วทั้งสองจึงยังคงอยู่และการควบคุมกลับคืนมา บทเรียน: ไม่ใช่ทุกการเร่งความเร็วควรเสียสละการควบคุม โดยส่วนใหญ่แล้ว โซลูชันไม่ได้ "ลบ" แต่เป็น "อัตโนมัติด้วยเกณฑ์อัจฉริยะ"

กรณีที่ 4 — ลำดับความสำคัญที่เร่งการรวบรวม ในบริษัทแห่งหนึ่ง หนึ่งในสามของลูกหนี้คงค้างมีอายุเกิน 90 วัน แต่ทีมงานก็โทรหาทุกคนในลำดับเดียวกัน การวิเคราะห์อายุของ AI แสดงให้เห็นว่า 60% ของจำนวนนั้นกระจุกตัวอยู่ในลูกค้าเพียงห้าราย เมื่อส่งพลังงานไปยังลูกค้าทั้งห้ารายนี้ ระยะเวลาการเก็บหนี้ลดลงจาก 58 วันเป็น 44 วันในหกสัปดาห์ และเงินสดจำนวนมากถูกปล่อยออกมา บทเรียน: ไม่ใช่ความพยายาม แต่เป็นการจัดลำดับความสำคัญที่ถูกต้องซึ่งสร้างรายได้จากคอลเลกชัน

ข้อผิดพลาดทั่วไป

• พอใจกับคำแนะนำทั่วไป “ไปสู่ดิจิทัล” นั้นทำไม่ได้ในทางปฏิบัติ ขอการกระทำที่เป็นรูปธรรมและวัดผลได้
• กำลังรอการวิเคราะห์โดยไม่ต้องให้ข้อมูลเวลา/ขั้นตอน คอขวดจะมองเห็นได้เฉพาะกับข้อมูลเท่านั้น
• สมมติว่าการคาดการณ์รายได้เป็นหลักประกัน "กำไร 3 วัน" ของ AI เป็นสมมติฐานที่ทดสอบในภาคสนาม
• เร่งความเร็วด้วยการเสียสละการควบคุม การลบคำยืนยันอาจเพิ่มความเสี่ยง มนุษย์สร้างความสมดุล
• ละเว้นหุ้นที่ตายแล้ว เงินสดที่ผูกไว้เป็นต้นทุนที่เงียบงัน สแกนเป็นประจำด้วยความเร็วการหมุน

โดยสรุป

• AI คือผู้ช่วยด้านการวิเคราะห์ที่ทรงพลัง ซึ่งทำให้มองเห็นปัญหาคอขวดในการดำเนินงาน สต็อกที่ค้าง และความล่าช้าในวงจรเงินสด
• กำหนดระยะเวลาให้กับขั้นตอนของกระบวนการ และลบขั้นตอนที่ยาวที่สุดและสาเหตุที่แท้จริงออก ขอการกระทำที่เป็นรูปธรรมและวัดผลได้
• รอบเวลาเงินสด (สินค้าคงคลัง + การเรียกเก็บเงิน - วันชำระเงิน) เป็นตัวบ่งชี้ความสมบูรณ์ของเงินทุนหมุนเวียน การตัดทอนเงินสดออก
• ตัวเลข "รายได้ที่คาดหวัง" ที่กำหนดโดยโมเดลเป็นการประมาณการ จะต้องผ่านการทดสอบภาคสนาม
• ผู้คนสร้างความสมดุลระหว่างประสิทธิภาพและการควบคุม การเร่งความเร็วทุกครั้งไม่ควรสูญเสียการควบคุม

งานสมัคร

เขียนกระบวนการที่เกิดซ้ำจากธุรกิจของคุณเอง (การจัดซื้อ การรวบรวม และการปิดบัญชี) พร้อมขั้นตอนและเวลา ขจัดปัญหาคอขวดและคำแนะนำในการลดความซับซ้อนด้วยเทมเพลตพร้อมท์อันทรงพลัง ตรวจสอบเวลารอบทั้งหมดด้วยตนเอง รวมทั้งให้คำนวณอัตราการหมุนเวียนจากรายการสต็อคและรายการสต็อคที่ทำเครื่องหมายไว้ เราใช้ข้อเสนอที่น่าสนใจที่สุดของโมเดลและถามว่า "การควบคุมใดที่ทำให้อ่อนแอลง" ประเมินด้วยคำถาม

รายการตรวจสอบ

• [ ] ฉันให้ขั้นตอนกระบวนการพร้อมระยะเวลาและความรับผิดชอบ
• [ ] ฉันตรวจสอบรอบเวลาทั้งหมดด้วยตนเอง
• [ ] ฉันต้องการการกระทำที่เป็นรูปธรรมและวัดผลได้ ฉันไม่ได้หยุดอยู่กับคำแนะนำทั่วไป
• [ ] ฉันคำนวณอัตราการหมุนเวียนของหุ้นด้วยสูตรและทำเครื่องหมายหุ้นที่ตายแล้ว
• [ ] ฉันถือว่าตัวเลข "รายได้ที่คาดหวัง" เป็นประมาณการ
• [ ] ฉันประเมินข้อเสนอแนะการเร่งความเร็วแต่ละรายการเพื่อควบคุมความเสี่ยง