จัดทำ KPI และรายงานการจัดการ

กำไร:

• ความสามารถในการจัดทำสรุป KPI ที่เป็นมิตรกับบอร์ดพร้อมบริบทและแนวโน้มจากตัวชี้วัดดิบ
• ความสามารถในการออกแบบรายงานที่นำเสนอแต่ละตัวชี้วัดพร้อมคำแนะนำการดำเนินการและแท็กแหล่งที่มา
• ความสามารถในการสร้างระเบียบวินัยที่จะทำให้แหล่งที่มาของแต่ละหมายเลขในรายงานสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ และป้องกันการพูดเกินจริง

สิ้นเดือนแล้วก็ต้องเตรียมนำเสนอต่อคณะกรรมการ คุณมีตัวชี้วัดมากมาย: การหมุนเวียน อัตรากำไรขั้นต้น ระยะเวลาเก็บหนี้ รายได้ต่อพนักงาน อัตราการหมุนเวียนของลูกค้า... แต่คณะกรรมการไม่ต้องการเห็นตัวเลขกองๆ “ธุรกิจของเราจะไปทางไหนและเราควรทำอย่างไร?” ค้นหาคำตอบของคำถาม ในหน่วยนี้ เราจะเรียนรู้การใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) เป็นตัวช่วยในการรายงานที่แปลหน่วยวัดดิบเป็นภาษาของผู้มีอำนาจตัดสินใจ

KPI คืออะไร และแตกต่างจาก Metric อย่างไร

เมตริกคือสิ่งใดก็ตามที่สามารถวัดได้ KPI (ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก) คือตัวชี้วัดจำนวนจำกัดที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจพิจารณาจริงๆ ซึ่งแสดงให้เห็นว่าบริษัทอยู่ใกล้เป้าหมายเพียงใด รายงานการจัดการที่ดีไม่ได้นำเสนอตัวชี้วัด 40 ตัว แต่มี KPI 6-8 ตัวพร้อมบริบท แนวโน้ม และการดำเนินการ

ณ จุดนี้ AI ทำงานสามอย่าง: กำหนดบริบทของตัวเลข (ตามช่วงเวลาก่อนหน้า เป้าหมาย) แปลแนวโน้มเป็นการเล่าเรื่อง และกำหนดการดำเนินการที่แนะนำ งานของคุณคือรักษาแหล่งที่มาของรูปแต่ละรูปให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ และป้องกันไม่ให้การเล่าเรื่องเกินความจริง

เคล็ดลับ: ขอให้เขานำเสนอ KPI แต่ละรายการด้วยสี่กลุ่ม “ตัวเลข + การเปลี่ยนแปลง + เหตุผล + การกระทำ” แทนที่จะเป็น "มูลค่าการซื้อขาย 12 ล้าน" เพียงอย่างเดียว "มูลค่าการซื้อขาย 12 ล้าน (+8% เมื่อเทียบกับไตรมาสที่แล้ว) ช่องทางดีลเลอร์ใหม่กำลังถูกลาก ลองพิจารณาย้ายงบประมาณไปที่ช่องทางนี้" มีคุณค่ามากกว่ามาก

ทีละขั้นตอน: จากการวัดผลดิบไปจนถึงรายงานการจัดการ

1. คุณเป็นผู้กำหนดชุด KPI ของคุณ อย่าปล่อยให้แบบจำลองพอดี ให้ตัวบ่งชี้ 6-8 ตัวใด
2. เพิ่มเกณฑ์การเปรียบเทียบ เป้าหมายและ/หรือช่วงเวลาก่อนหน้าสำหรับแต่ละ KPI
3. ปรับระดับการเล่าเรื่อง ระบุกลุ่มเป้าหมาย เช่น "ถึงผู้บริหารที่ไม่ใช่ทางการเงิน"
4. ขอให้ดำเนินการ แต่เชื่อมโยงกับข้อมูล ข้อเสนอแนะแต่ละรายการควรอยู่บนพื้นฐานของการค้นพบ
5. ต้องมีบันทึกแหล่งที่มา ปล่อยให้ติดตามได้ว่าแต่ละหมายเลขมาจากไหน

พรอมต์ที่อ่อนแอ / พรอมต์ที่แข็งแกร่ง

พรอมต์ที่อ่อนแอ: เขียนรายงานการจัดการจากตัวเลขเหล่านี้ [เมตริก]

วิธีนี้จะสร้างข้อความเปล่าที่มีโทนเสียง "เรามีไตรมาสที่ยอดเยี่ยม" ซึ่งตกแต่งตัวเลขแต่ไม่ได้ให้ทิศทางแก่ผู้มีอำนาจตัดสินใจ

พร้อมท์ที่มีประสิทธิภาพ: บทบาทของคุณ: ผู้ช่วยรายงานการจัดการของ CFO งาน: เขียนสรุป 1 หน้าต่อคณะกรรมการบริหารจาก KPI ต่อไปนี้ โครงสร้าง: - บทสรุปผู้บริหาร 3 ประโยคที่ด้านบน - สำหรับแต่ละ KPI: ค่า | ช่วงก่อนหน้า | เปลี่ยน% | ความคิดเห็นหนึ่งประโยค | การดำเนินการที่แนะนำ - “ความเสี่ยง 3 ประการที่ต้องจับตามอง” ในตอนท้าย โทนเสียง: พูดน้อย เป็นกลาง เหมาะสำหรับคณะกรรมการที่ไม่ใช่สถาบันการเงิน ข้อจำกัด: ใช้เฉพาะตัวเลขในข้อมูล เขียนแหล่งที่มาด้วยแท็ก [source] ถัดจากตัวเลขแต่ละตัว อย่าแสดงความคิดเห็นหากไม่แน่ใจ<kpi>มูลค่าการซื้อขาย: 12,400,000 ในไตรมาสนี้ | 11,500,000 ไตรมาสก่อน [งบกำไรขาดทุน] อัตรากำไรขั้นต้น: 34% | ไตรมาสที่แล้ว 37% [งบกำไรขาดทุน]ระยะเวลาเก็บเงิน: 58 วัน | ไตรมาสที่แล้ว 49 วัน [บัญชีปัจจุบัน] ลูกค้าปั่น: 6% | ไตรมาสที่แล้ว 4% [CRM]</kpi>

พรอมต์นี้; นำเสนอในลักษณะที่สมดุลว่ามูลค่าการซื้อขายเพิ่มขึ้น แต่อัตรากำไรและการเก็บเงินลดลง และถามว่า "การเติบโตมีผลกำไรและแปลงเป็นเงินสดหรือไม่" ตั้งคำถามต่อหน้าฝ่ายบริหาร

การนำเสนอ KPI ที่ดีและไม่ดี

การนำเสนอที่ไม่ดี

การนำเสนอที่ทรงพลัง

"มูลค่าการซื้อขาย 12.4M"

"มูลค่าการซื้อขาย 12.4M เพิ่มขึ้น 8% รายไตรมาส การเติบโตยังคงดำเนินต่อไป"

"ระยะขอบลดลง"

"กำไรขั้นต้น 37%→34% ต้นทุนที่เพิ่มขึ้นทำให้อัตรากำไรลดลง 3 จุด"

"คอลเลกชันไม่ดี"

"คอลเลกชัน 49→58 วัน; วงจรเงินสดขยายออกไปอีก 9 วัน, ความเสี่ยงด้านสภาพคล่อง"

ไม่มีการดำเนินการ

"คำแนะนำ: ตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินของลูกค้าที่ช้าที่สุด 5 ราย"

การกำหนดตัวชี้วัดอย่างถูกต้อง

KPI จะมีความหมายก็ต่อเมื่อมีความชัดเจนในการคำนวณเท่านั้น “ความสามารถในการทำกำไร” อาจเป็นอัตรากำไรขั้นต้นสำหรับคนหนึ่ง อัตรากำไรสุทธิสำหรับอีกคนหนึ่ง EBITDA (กำไรก่อนดอกเบี้ย ค่าเสื่อมราคา และค่าตัดจำหน่าย) สำหรับอีกคนหนึ่ง แม้จะอยู่ในทีมเดียวกัน คำเดียวกันก็สามารถหมายถึงตัวเลขที่แตกต่างกันได้ เมื่อให้ AI สร้าง KPI ให้ระบุคำจำกัดความและสูตรสำหรับแต่ละตัวชี้วัดอย่างชัดเจน มิฉะนั้น โมเดลจะคำนวณด้วยสมมติฐานของตัวเอง และรายงานจะเปิดให้อภิปรายกัน

เมื่อรายงาน KPI ต่อไปนี้ สำหรับแต่ละชื่อเมตริก | สูตร |แหล่งที่มาของตัวเลขที่คุณใช้ | กรอกคอลัมน์ค่าที่คำนวณได้ หากฉันไม่ได้ให้สูตร ให้เขียนคำจำกัดความที่คุณสันนิษฐานไว้อย่างชัดเจนว่าเป็น "สมมติฐาน" เพื่อที่ฉันจะได้ยืนยันได้ โดยเฉพาะการทำเครื่องหมายตัวชี้วัดที่สามารถตีความได้แตกต่างออกไป (ความสามารถในการทำกำไร การเติบโต)

ขั้นตอนนี้ดูเหมือนเล็กน้อย แต่ในที่ประชุม “เรียกว่า Margin 34% แค่ไหน?” ยุติการสนทนาของเขาตั้งแต่ต้น ความชัดเจนของคำจำกัดความเป็นพื้นฐานสำหรับความเชื่อมั่นในรายงาน

การสร้างภาพและการเล่าเรื่องสมดุล

AI ไม่ได้วาดแผนภูมิเอง แต่แนะนำว่าแผนภูมิใดที่จะสื่อถึงข้อความใดได้ดีที่สุด และเขียนข้อความคำอธิบายไว้ใต้แผนภูมิ

สร้างแผนการนำเสนอการจัดการสำหรับชุด KPI ต่อไปนี้: - แนะนำประเภทแผนภูมิที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ KPI แต่ละรายการ (เส้นสำหรับแนวโน้ม แถบสำหรับการฝ่าวงล้อม ตัวบ่งชี้สำหรับการบรรลุเป้าหมาย) และเขียนเหตุผล - เขียนข้อความ "ข้อความหลัก" 1 ประโยคด้านล่างแต่ละแผนภูมิ - แนะนำลำดับสไลด์ด้วยตรรกะของ "ผลลัพธ์มาก่อน แล้วรายละเอียด"

ระวัง: AI อาจถูกล่อลวงให้พูดเกินจริงถึงแนวโน้มเพื่อให้ดูน่าประทับใจ (เช่น "การฟื้นตัวที่แข็งแกร่ง") น้ำเสียงในรายงานฝ่ายบริหารควรเป็นกลาง ใส่คำสั่งทุกครั้ง: “อย่าพูดเกินจริง ยึดข้อมูล เขียนแง่ลบให้ชัดเจน”

จำนวนเดียวกัน รายงานต่างกัน ขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมาย

ความจริงทางการเงินเดียวกันนั้นแสดงออกมาในรูปแบบที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ขึ้นอยู่กับว่าใครถูกนำเสนอต่อ คณะกรรมการต้องการแนวโน้มเชิงกลยุทธ์และความเสี่ยง หลักประกันและความสามารถในการชำระหนี้ของธนาคาร รายละเอียดการปฏิบัติงานของผู้จัดการแผนกในหน่วยงานของตน หากคุณบอก AI อย่างชัดเจนถึงกลุ่มเป้าหมายและคำถามในการตัดสินใจของกลุ่มเป้าหมายนั้น AI จะสามารถสร้างรายงานที่แตกต่างกันแต่สอดคล้องกันสามรายงานจากข้อมูลเดียวกัน

สร้างบทสรุปแยกกันสามรายการจากชุด KPI ต่อไปนี้:1) สำหรับบอร์ด: แนวโน้มเชิงกลยุทธ์, 3 ความเสี่ยง, แหล่งที่มากำกับ, ครึ่งหน้า2) สำหรับธนาคาร: อำนาจการสร้างเงินสด, ความสามารถในการชำระหนี้, อัตราส่วนสภาพคล่อง3) สำหรับผู้จัดการฝ่ายขาย: การขายและการแยกส่วนกำไรขั้นต้นเท่านั้น, มุ่งเน้นการดำเนินการใช้ตัวเลขเดียวกันในบทสรุปทั้งสาม; เพียงแค่เปลี่ยนการเน้นและภาษา อย่าพูดเกินจริงตัวเลขใด ๆ กล่าวถึงข้อเสียทั้งสามอย่างตรงไปตรงมา

วิธีการนี้ช่วยประหยัดเวลาและรักษาความสอดคล้อง เนื่องจากรายงานทั้งสามฉบับมาจากแหล่งเดียวกัน การประชุมจึงไม่มีความขัดแย้ง กฎสำคัญไม่เปลี่ยนแปลง: ตัวเลขจะคงที่ เฉพาะจุดเน้นของการเล่าเรื่องเท่านั้นที่เปลี่ยนไปตามเป้าหมาย

เคล็ดลับ: กำหนด “เกณฑ์” สำหรับแต่ละ KPI ในรายงานการจัดการและให้แบบจำลองพูดว่า “ทำเครื่องหมายสีที่เกินหรือต่ำกว่าเกณฑ์” ตรรกะสีแดง/เหลือง/เขียวดึงดูดสายตาของผู้มีอำนาจตัดสินใจไปยังตัวบ่งชี้ที่สำคัญที่สุดภายในไม่กี่วินาที

เคสมินิ

กรณีที่ 1 — ความเสี่ยงเบื้องหลังการเติบโต ที่บริษัท SaaS รายได้เพิ่มขึ้น 8% ทุกไตรมาส และทีมงานก็พร้อมที่จะเฉลิมฉลอง เมื่อรายงาน AI รวมยอดการสูญเสียลูกค้าเพิ่มขึ้นจาก 4% เป็น 6% ในช่วงเวลาเดียวกัน พบว่าการเติบโตไม่ได้มาจากลูกค้าใหม่ แต่ด้วยราคาที่เพิ่มขึ้นและฐานละลาย ฝ่ายบริหารได้ให้ความสำคัญกับการรักษาไว้

กรณีที่ 2 — แพ็คเกจประกอบพร้อมภายในหนึ่งชั่วโมง ผู้จัดการฝ่ายการเงินลดรายงานของคณะกรรมการราย 6 ชั่วโมงทุกเดือนเหลือประมาณ 90 นาทีด้วยเทมเพลต KPI + แท็กทรัพยากร สิ่งสำคัญเท่ากับการประหยัดเวลาคือมีป้ายกำกับแหล่งที่มาของตัวเลขแต่ละหมายเลข คำถามในที่ประชุมคือ "ตัวเลขนี้มาจากไหน" เขาสามารถตอบคำถามได้ทันที

กรณีที่ 3 — ติดตามกระแส ในร่างแรก AI ได้ลดระยะขอบที่ลดลง 3 จุดลงเนื่องจาก “มีความผันผวนเล็กน้อย” ครูใหญ่เพิ่มกฎ "โทนสีที่เป็นกลาง เขียนเชิงลบให้ชัดเจน" และทำซ้ำ เวอร์ชันที่สองนำเสนอความเสี่ยงอย่างตรงไปตรงมา บทเรียน: ความซื่อสัตย์ในการรายงานของฝ่ายบริหารสำคัญกว่าความคล่องแคล่ว

ข้อผิดพลาดทั่วไป

• ให้โมเดลเลือกชุด KPI ตัวชี้วัดใดที่ต้องติดตามคือการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ คุณตัดสินใจ
• ไม่ให้มีพื้นฐานในการเปรียบเทียบ หากไม่มีเป้าหมายหรือช่วงเวลาก่อนหน้า ตัวเลขก็ไม่มีความหมาย
• ทิ้งแหล่งที่มาไว้ไม่ได้ “เบอร์นี้มาจากไหน?” หากคุณไม่สามารถตอบคำถามได้ รายงานจะสูญเสียความมั่นใจ
• ปล่อยให้น้ำเสียงเกินจริง รายงานการจัดการไม่ใช่โบรชัวร์การขาย ควรเป็นกลางและซื่อสัตย์
• แยกการกระทำออกจากการค้นพบ คำแนะนำ "มาเริ่มกันเลย" จะต้องอิงจากข้อมูล

โดยสรุป

• รายงานของฝ่ายบริหารไม่ใช่กองตัวเลข การนำเสนอ KPI แต่ละรายการพร้อมบริบท แนวโน้ม และการดำเนินการที่แนะนำจะช่วยเพิ่มมูลค่าให้กับผู้มีอำนาจตัดสินใจ
• คุณกำหนดชุด KPI และเกณฑ์การเปรียบเทียบ (เป้าหมาย/ช่วงก่อนหน้า) อย่าทำให้มันเข้ากับโมเดล
• การทำให้แหล่งที่มาของตัวเลขแต่ละรูปสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ถือเป็นพื้นฐานของความน่าเชื่อถือของรายงาน
• น้ำเสียงในรายงานของฝ่ายบริหารควรเป็นกลางและซื่อสัตย์ พิมพ์ข้อความเชิงลบให้ชัดเจนและหลีกเลี่ยงการพูดเกินจริง
• ข้อเสนอแนะการดำเนินการทุกครั้งควรอยู่บนพื้นฐานของการค้นพบ AI ยังช่วยในเรื่องประเภทกราฟิกและเค้าโครงการเล่าเรื่อง

งานสมัคร

เลือก KPI 6-8 จากธุรกิจของคุณเอง (หรือตัวอย่าง) เพิ่มค่าช่วงเวลาก่อนหน้าสำหรับแต่ละธุรกิจ สร้างบทสรุปผู้บริหารหน้าเดียวด้วยเทมเพลตพร้อมท์ที่มีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละรูปมีป้ายกำกับแหล่งที่มา จากนั้นให้จัดทำรายงานอีกครั้งโดยใช้กฎ "โทนสีที่เป็นกลาง" และเปรียบเทียบทั้งสองเวอร์ชัน สุดท้าย ให้ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งที่แนะนำโดยโมเดลและประเมินว่าสามารถนำไปใช้ได้จริงหรือไม่

รายการตรวจสอบ

• [ ] ฉันได้กำหนด KPI ไว้ 6-8 รายการในการติดตาม
• [ ] ฉันเพิ่มเป้าหมายหรือการเปรียบเทียบช่วงเวลาก่อนหน้าสำหรับแต่ละ KPI
• [ ] ฉันติดป้ายกำกับแหล่งที่มาไว้ในแต่ละรูป
• [ ] ฉันสั่งน้ำเสียงที่เป็นกลางและเรียบง่ายและพิมพ์ข้อความเชิงลบให้ชัดเจน
• [ ] ฉันได้ตรวจสอบแล้วว่าข้อเสนอแนะการดำเนินการแต่ละรายการนั้นอิงจากการค้นพบ
• [ ] ฉันได้ตรวจสอบตัวเลขหลักๆ อย่างน้อยสองรายการโดยเทียบกับแหล่งที่มาแล้ว