การประมวลผลข้อมูลค่าใช้จ่ายและใบแจ้งหนี้

กำไร:

• ความสามารถในการแปลงข้อความอิสระและข้อมูลใบแจ้งหนี้ให้เป็นตารางที่มีโครงสร้างตามสคีมาคงที่
• ความสามารถในการตั้งค่าพร้อมท์ที่ทำซ้ำได้สำหรับการแบ่งประเภทค่าใช้จ่าย การคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มย้อนหลัง และการตรวจจับความผิดปกติ
• ความสามารถในการตรวจสอบฟิลด์ทางการเงินที่แยกออกมาด้วยความเท่าเทียมกันของ VAT และการตรวจสอบความสอดคล้องทั้งหมด

หนึ่งในงานที่ทีมบัญชีใช้เวลามากที่สุดคือการจัดระเบียบข้อมูลค่าใช้จ่ายและใบแจ้งหนี้ที่กระจัดกระจายลงในตารางที่จัดระเบียบ ใบแจ้งหนี้ที่แนบมากับอีเมล รูปถ่ายใบเสร็จที่ส่งจาก WhatsApp ข้อความค่าใช้จ่ายฟรี เช่น "อาหารการประชุมอังการา + แท็กซี่ 840 TL"... ทั้งหมดควรจะจบลงที่เดียวกัน: บรรทัดที่มีโครงสร้างเป็นหมวดหมู่ จำนวนเงิน VAT (ภาษีมูลค่าเพิ่ม) วันที่ และฟิลด์ซัพพลายเออร์

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) มีประสิทธิภาพมากในการเปลี่ยนแปลง "ข้อความเป็นโครงสร้างอิสระ" แต่ในด้านข้อมูลทางการเงิน แม้แต่เพนนีที่จะผิดพลาดนั้นยอมรับไม่ได้ ดังนั้นในหน่วยนี้ เราจะเรียนรู้สองสิ่งร่วมกัน: การทำให้ AI สร้างข้อมูลตามสคีมาคงที่ (รายการฟิลด์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า) และการตรวจสอบความถูกต้องของผลลัพธ์ด้วยการตรวจสอบความสอดคล้องแบบรวม

เหตุใด "สคีมา" จึงมีความสำคัญ?

Schema คือเมื่อคุณบอกล่วงหน้าว่าช่องใดจะอยู่ในแต่ละแถว เรียงลำดับอะไร และอยู่ในรูปแบบใด หากคุณไม่ได้ระบุสคีมา แบบจำลองจะสร้างรูปแบบที่แตกต่างกันสำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละใบ จากนั้นการรวมไว้ในตารางเดียวอาจทำได้ยากหากไม่แก้ไขด้วยตนเอง หากคุณระบุสคีมา ผลลัพธ์จะมีความสอดคล้องและตรวจสอบได้

แผนภูมิค่าใช้จ่ายที่ดีประกอบด้วยฟิลด์ต่อไปนี้: วันที่ ซัพพลายเออร์ คำอธิบาย หมวดหมู่ จำนวนการยกเว้น VAT (ฐาน) อัตรา VAT จำนวน VAT ยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม หมายเลขเอกสาร

เคล็ดลับ: กำหนดฟิลด์ตัวเลขโดยใช้รูปแบบ "จุด/จุลภาค" เสมอ การพูดว่า "เขียนจำนวนเงินในรูปแบบ 1234.56 โดยไม่มีตัวคั่นหลักพัน" จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดรูปแบบที่นานหลายชั่วโมงเมื่อส่งออกไปยัง Excel ในภายหลัง

ทีละขั้นตอน: จากข้อความฟรีไปยังตาราง

1. แก้ไขโครงการ เขียนชื่อฟิลด์ ลำดับ และรูปแบบ
2. ให้รายการหมวดหมู่ ขอให้นางแบบเลือกจากรายการของคุณ อย่าสร้างหมวดหมู่ในหัวของเธอ
3. สร้างกฎความไม่แน่นอน. ให้เขาออกจากบริเวณที่เขาไม่แน่ใจจะว่างเปล่าและติดเครื่องหมาย "เช็ค"
4. ตรวจสอบตรรกะ VAT ให้แบบจำลองตรวจสอบฐานสมการ + VAT = รวม
5. ข้ามตรวจสอบยอดรวม ผลรวมของบรรทัดทั้งหมดตรงกับผลรวมตรวจสอบของคุณหรือไม่?

พรอมต์ที่อ่อนแอ / พรอมต์ที่แข็งแกร่ง

เคล็ดลับที่อ่อนแอ: เปลี่ยนค่าใช้จ่ายต่อไปนี้เป็นตาราง: - แท็กซี่อาหารอังการา 840 - เครื่องเขียน 300 รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม - โรงแรม 2 คืน 3600

ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่มีหมวดหมู่ไม่สอดคล้องกัน มีภาษีมูลค่าเพิ่มปะปนกัน มีรูปแบบที่แตกต่างกันในแต่ละบรรทัด

พร้อมท์ที่มีประสิทธิภาพ:แปลงค่าบริการข้อความอิสระต่อไปนี้ลงในตารางอย่างแน่นอนตามรูปแบบนี้:ฟิลด์ (ตามลำดับนี้): วันที่ | ซัพพลายเออร์ | คำอธิบาย | หมวดหมู่ |ฐาน | vat_rate | vat_amount | ทั้งหมด | หมายเหตุกฎ:- หมวดหมู่เท่านั้นจากรายการต่อไปนี้: [การเดินทาง ที่พัก อาหาร เครื่องเขียน การขนส่ง อื่นๆ]- เขียนจำนวนเงินในรูปแบบ 1234.56 (ไม่มีตัวคั่นหลักพัน)- หากระบุ "รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม" ให้คำนวณฐานและคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม หากคุณไม่ทราบอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้เขียน "การยืนยันอัตรา" ในช่องหมายเหตุและปล่อยว่างไว้ - ระบุความเท่าเทียมกันของฐานภาษี + VAT_amount = รวมในแต่ละบรรทัด หากไม่มีให้เขียนว่า "DOES NOT Meet" ในช่องหมายเหตุ - ออกจากช่องที่คุณไม่แน่ใจ เพิ่ม "ตรวจสอบ" ลงในบันทึก

พร้อมท์นี้จะคำนวณกลับฐานสำหรับสเตชันเนอรีรวมถึง VAT เป็น 250 และ VAT เป็น 50 ตั้งค่าสถานะรายการด้วยอัตราที่ไม่ชัดเจน และสร้างเอาต์พุตใหม่ทั้งหมดที่สามารถรวมไว้ในตารางเดียวได้

ตรรกะการคำนวณคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม

การค้นหาฐานภาษีจากจำนวนเงินที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นขั้นตอนที่ต้องทำบ่อยๆ ในการบัญชี สูตร: ฐาน = รวม / (1 + อัตรา) ตัวอย่างเช่น สำหรับ 300 TL รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม 20% ฐาน = 300 / 1.20 = 250, VAT = 50 หากคุณให้สูตรนี้แก่โมเดลอย่างชัดเจน ขอบของข้อผิดพลาดจะลดลง

การทำธุรกรรม

สูตร

ตัวอย่าง (20%)

ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม → รวมแล้ว

รวม = ฐาน × (1 + อัตรา)

250 × 1.20 = 300

รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม → ฐาน

ฐาน = รวม / (1 + อัตรา)

300 / 1.20 = 250

จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม

vat = รวม - ฐาน

300 - 250 = 50

การควบคุม

ฐาน + vat = รวม

250 + 50 = 300

การทำงานกับรูปถ่ายใบแจ้งหนี้และการพิมพ์ OCR

ค่าใช้จ่ายจากภาคสนามมักจะมาในรูปแบบใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้ PDF เทคโนโลยีที่ดึงข้อความจากภาพเหล่านี้เรียกว่า OCR (Optical Character Recognition) เครื่องมือ Visual AI สามารถทำงานได้ แต่เอาต์พุต OCR มีข้อบกพร่องอยู่เสมอ: เครื่องหมายจุลภาคอาจอ่านเป็นจุด, "5" อาจสับสนกับ "S", ตัวเลขหลักอาจสูญหาย ดังนั้นอย่ารวมจำนวนเงินจาก OCR ลงบัญชีโดยตรง

แยกฟิลด์ต่อไปนี้ออกจากอิมเมจใบแจ้งหนี้นี้ และเขียนลงใน schema:date | ต่อไปนี้ ซัพพลายเออร์ | Tax_no | ฐาน | vat_rate | vat_amount | TotalRules:- เขียน "UNREAD" ในช่องใดๆ ที่คุณไม่สามารถอ่านได้หรือไม่แน่ใจ อย่าเดา- base + vat_amount = ตรวจสอบผลรวม; ถ้าไม่ ให้ทำเครื่องหมาย "ตรวจสอบ" - ระบุจำนวนเงินในรูปแบบ 1234.56

เป็นกฎความปลอดภัยที่สำคัญที่จะไม่ทำให้ใครคาดเดาพื้นที่ที่ไม่แน่นอน หากแบบจำลองกรอกตัวเลขด้วย "มีแนวโน้มมากที่สุด" บันทึกจะเข้าสู่ข้อผิดพลาดโดยไม่แจ้งให้ทราบ ธง "ยังไม่ได้อ่าน" ช่วยให้มนุษย์สามารถกลับไปยังเอกสารต้นฉบับและยืนยันได้

เคล็ดลับ: ในการพิมพ์ OCR จำนวนรวมมักจะเป็นฟิลด์ที่น่าเชื่อถือที่สุดในการอ่าน เนื่องจากเขียนด้วยแบบอักษรขนาดใหญ่ หากฐานภาษี + VAT = สมการทั้งหมดไม่เป็นไปตามสมการ คุณสามารถดูได้ว่าข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในส่วนใด โดยย้อนกลับไปจากสมการนี้

การตรวจจับความผิดปกติและบันทึกซ้ำ

AI ไม่เพียงแต่แปลเท่านั้น นอกจากนี้ยังพบวัตถุต้องสงสัยอีกด้วย ตัวอย่างเช่น จำนวนที่เกือบเท่ากันจากซัพพลายเออร์รายเดียวกันสองครั้งในวันเดียวกัน หรือค่าใช้จ่ายจำนวนมากผิดปกติสำหรับหมวดหมู่นี้

ในตารางค่าใช้จ่ายด้านล่าง ให้ทำเครื่องหมายความผิดปกติต่อไปนี้และเขียนเหตุผล:1) บันทึกซ้ำที่เป็นไปได้ (ซัพพลายเออร์รายเดียวกัน + จำนวนเงินที่คล้ายกัน + วันที่ล่าสุด)2) จำนวนเงินที่มากกว่า 3 เท่าของค่าเฉลี่ยหมวดหมู่3) อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มแตกต่างจากที่คาดไว้สำหรับหมวดหมู่เพียงทำเครื่องหมายและเขียนเหตุผล ห้ามลบหรือเปลี่ยนแปลงแถวใดๆ

ข้อควรระวัง: คำเตือน "สิ่งนี้อาจซ้ำกัน" ของ AI เป็นเพียงคำใบ้ ไม่ใช่การตัดสินใจ จริงๆ แล้วทั้งสองเรกคอร์ดอาจเป็นบริการที่แตกต่างกันสองรายการ การตัดสินใจลบหรือรวมจะกระทำโดยมนุษย์เสมอ โมเดลนี้ดึงดูดความสนใจของคุณ

เคสมินิ

กรณีที่ 1 — กองชิป 300 ตัว ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีแปลงรายการค่าใช้จ่ายสิ้นเดือนแบบข้อความอิสระ 300 บรรทัดเป็นตารางภายในเวลาประมาณ 15 นาทีพร้อมพร้อมท์ไดอะแกรม งานซึ่งใช้เวลา 4 ชั่วโมงเมื่อดำเนินการด้วยตนเอง ลดลงเหลือ 40 นาทีเมื่อมีการตรวจสอบยืนยัน กำไรที่ได้ไม่ใช่แค่ความเร็วเท่านั้น ความสอดคล้องของหมวดหมู่ก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน

กรณีที่ 2 — ถูกเรียกเก็บเงินสองครั้ง ข้อความแจ้งความผิดปกติระบุว่ามีการป้อนใบแจ้งหนี้มูลค่า 4,720 TL ให้กับซัพพลายเออร์สองครั้งโดยมีหมายเลขเอกสารที่แตกต่างกันสองหมายเลข การตรวจสอบพบว่าใบหนึ่งเป็นร่างและอีกใบเป็นใบแจ้งหนี้สรุป และทั้งสองใบถึงกำหนดชำระเงิน หากไม่มี AI จะมีการจ่ายเงินสองเท่า

กรณีที่ 3 — กับดักอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม แบบจำลองกำหนดภาษีมูลค่าเพิ่ม 20% สำหรับการซื้ออาหารหลัก ในขณะที่รายการอยู่ในกลุ่มอัตราที่ต่ำกว่า ต้องขอบคุณกฎ "การยืนยันอัตรา" บรรทัดดังกล่าวจึงถูกทำเครื่องหมาย ตรวจสอบ และแก้ไขโดยแหล่งที่มาของผู้เชี่ยวชาญ บทเรียน: อย่าทิ้งอัตรา VAT ไว้ที่โมเดล ยืนยันจากรายการหรือเอกสาร

ข้อผิดพลาดทั่วไป

• การแปลข้อมูลโดยไม่ต้องจัดเตรียมสคีมา แต่ละบรรทัดมีรูปแบบที่แตกต่างกัน การรวมต้องมีการแก้ไขด้วยตนเอง
• ไม่ได้ระบุรายการหมวดหมู่ โมเดลนี้เหมาะกับหมวดหมู่ของตัวเอง การรายงานไม่สอดคล้องกัน
• ไม่มีการตรวจสอบความเท่าเทียมกันของภาษีมูลค่าเพิ่ม ฐานภาษี + vat = แถวที่ไม่รวมกันจะถูกป้อนลงในตารางโดยไม่แจ้งให้ทราบ
• ความผิดพลาดในการเตือนความผิดปกติในการตัดสินใจ “อาจจะเกิดซ้ำได้” คือการเริ่มต้น มนุษย์ตัดสินใจลบทิ้ง
• ข้ามการตรวจสอบ อาศัยเอาต์พุตโดยไม่ต้องเปรียบเทียบผลรวมของแถวกับจำนวนการควบคุมที่ทราบ

โดยสรุป

• เมื่อประมวลผลข้อมูลค่าใช้จ่าย/ใบแจ้งหนี้แบบข้อความอิสระด้วย AI วิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดคือการขอเอาต์พุตตามสคีมาคงที่
• การระบุรายการหมวดหมู่และกฎการจัดรูปแบบที่ชัดเจน (จุด/จุลภาค ตัวคั่นหลักพัน) ช่วยให้เอาต์พุตสอดคล้องกันและสามารถถ่ายโอนได้
• มอบสูตรการคำนวณคืน VAT ให้กับโมเดลอย่างชัดเจน และตรวจสอบความเท่าเทียมกันของฐานภาษี + VAT = รวมในแต่ละบรรทัด
• AI มีประสิทธิภาพในการแจ้งบันทึกที่ซ้ำกันและผิดปกติ แต่การตัดสินใจลบ/รวมมักกระทำโดยมนุษย์เสมอ
• การตรวจสอบความถูกต้องข้ามผลรวมของบรรทัดด้วยเช็คซัมที่ทราบจะทำให้งานทั้งหมดปลอดภัย

งานสมัคร

เตรียมรายการค่าใช้จ่ายผสม (จริงหรือตัวอย่าง) อย่างน้อย 10 บรรทัด โดยจงใจรวมรายการซ้ำและรายการที่มีอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ถูกต้อง แปลงเป็นตารางด้วยเทมเพลตพร้อมท์ที่มีประสิทธิภาพ จากนั้นเรียกใช้พร้อมท์ความผิดปกติ ตรวจสอบว่าแบบจำลองจับกับดักทั้งสองที่คุณตั้งไว้หรือไม่ และตรวจสอบความเท่าเทียมกันของ VAT ในสามแถวด้วยตนเอง

รายการตรวจสอบ

• [ ] ฉันกำหนดสคีมาคงที่ด้วยชื่อฟิลด์ ลำดับ และรูปแบบ
• [ ] ฉันมอบรายการหมวดหมู่ให้กับโมเดลแล้ว ฉันไม่ได้ปล่อยให้มันถูกสร้างขึ้นมา
• [ ] ฉันเพิ่มกฎรูปแบบตัวเลข (จุด/ลูกน้ำ ไม่มีตัวคั่นหลักพัน)
• ฉันตรวจสอบฐานภาษี [ ] + VAT = ความเท่าเทียมกันทั้งหมดแล้ว
• [ ] ฉันได้สแกนความผิดปกติ/ซ้ำกัน และทำการตัดสินใจในฐานะมนุษย์
• [ ] ฉันเปรียบเทียบผลรวมแถวกับเช็คซัมที่ทราบ