ศุลกากรและเอกสารอัตโนมัติ: ใบแจ้งหนี้ รายการบรรจุภัณฑ์ ใบตราส่ง และร่างใบขนสินค้า

กำไร:

• ความสามารถในการร่างเอกสารการค้าต่างประเทศขั้นพื้นฐาน เช่น ใบกำกับสินค้า แบบฟอร์ม รายการบรรจุภัณฑ์ และใบตราส่ง ด้วยปัญญาประดิษฐ์ และสามารถตรวจสอบความสอดคล้องได้
• ความสามารถในการให้ปัญญาประดิษฐ์ตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างข้อมูลระหว่างเอกสาร (จำนวน น้ำหนัก จำนวน ข้อมูลปาร์ตี้) และตรวจจับข้อผิดพลาดตั้งแต่เนิ่นๆ
• สามารถปกป้องได้ว่าร่างคำประกาศที่จัดทำโดยปัญญาประดิษฐ์ไม่ได้แทนที่คำประกาศอย่างเป็นทางการ และการสำแดงขั้นสุดท้ายเป็นความรับผิดชอบของที่ปรึกษาด้านศุลกากร

ฮีโร่ที่มองไม่เห็นของการค้าต่างประเทศคือเอกสาร ก่อนที่ตู้สินค้าจะออกจากท่าเรือได้ จะมีการเตรียมกองเอกสารไว้ด้านหลังตู้สินค้า: ใบกำกับสินค้า รายการบรรจุภัณฑ์ ใบตราส่ง ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า เอกสารการขนย้าย กรมธรรม์ประกันภัย และใบศุลกากร เอกสารเหล่านี้จะต้องสอดคล้องกันอย่างสมบูรณ์ หากน้ำหนักรวมในใบแจ้งหนี้และน้ำหนักในรายการบรรจุภัณฑ์ไม่ตรงกัน หากจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้และมูลค่าในการสำแดงขัดแย้งกัน หากชื่อผู้ซื้อ-ผู้ขายแตกต่างกันในแต่ละเอกสาร กระบวนการศุลกากรจะหยุดลง: การจัดส่งถูกระงับ มีการเรียกเก็บค่าปรับ หรือแม้แต่สินค้าถูกส่งคืน ในหน่วยนี้ เราจะหารือถึงวิธีใช้ปัญญาประดิษฐ์เป็นตัวช่วยในการเร่งการรับส่งข้อมูลและตรวจสอบความสอดคล้อง และขีดจำกัดของเอกสารนี้อยู่ที่ไหน

มาชี้แจงเงื่อนไขกันก่อน ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์: เป็นเอกสารการขายอย่างเป็นทางการที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ โดยแสดงประเภท ปริมาณ หน่วย และราคารวมของสินค้า การจัดส่ง และวิธีการชำระเงิน มันเป็นพื้นฐานของมูลค่าที่ศุลกากร ใบแจ้งหนี้ Proforma: เป็นใบแจ้งหนี้ร่างที่มีลักษณะเป็นข้อเสนอที่ให้ไว้ก่อนการขาย รายการบรรจุภัณฑ์: ระบุจำนวนสินค้าในกล่อง จำนวนกล่อง น้ำหนักรวม/น้ำหนักสุทธิ และปริมาตร Bill of Lading (B/L): เป็นเอกสารการขนส่งที่แสดงว่าผู้ขนส่งได้รับสินค้าแล้วและจะส่งมอบเมื่อมาถึง เป็นเครื่องมืออันทรงคุณค่าในการขนส่งทางทะเล ประกาศศุลกากร: เป็นเอกสารที่ใช้ในการสำแดงการนำเข้า / ส่งออกสินค้าอย่างเป็นทางการต่อศุลกากร ETGB (Electronic Commerce Customs Declaration): เป็นการสำแดงแบบง่ายที่ใช้ในการจัดส่งส่งออกทางอิเล็กทรอนิกส์ขนาดเล็ก

ทีละขั้นตอน: ตำแหน่ง AI ในเวิร์กโฟลว์เอกสาร

การคิดถึงระบบอัตโนมัติของเอกสารในสี่ขั้นตอนจะเป็นประโยชน์

ขั้นตอนที่ 1 — การรวบรวมข้อมูล ข้อมูลดิบที่คุณต้องการ: ประเภทและปริมาณของสินค้า ราคาต่อหน่วย น้ำหนัก ข้อมูลฝ่าย การจัดส่ง และวิธีการชำระเงิน โดยทั่วไปข้อมูลนี้จะกระจัดกระจายอยู่ในคำสั่งซื้อ สัญญา และจดหมายโต้ตอบของซัพพลายเออร์ AI ​​แยกตารางที่มีโครงสร้างออกจากข้อความดิบที่คุณระบุได้อย่างรวดเร็วมาก

ขั้นตอนที่ 2 — การสร้างแบบร่าง การสร้างใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์มหรือรายการบรรจุภัณฑ์แบบร่างจากข้อมูลที่มีโครงสร้าง ที่นี่ AI เติมเทมเพลต โดยจะรักษารูปแบบ ฟิลด์บังคับ และภาษา แต่ร่างที่เขาจัดทำขึ้นไม่ใช่เอกสารราชการ เอกสารอย่างเป็นทางการจัดทำขึ้นจากระบบ/โปรแกรมของคุณ

ขั้นตอนที่ 3 — การตรวจสอบความสอดคล้องข้าม นี่คือผลงานที่มีคุณค่าที่สุดของ AI มอบใบแจ้งหนี้ รายการบรรจุภัณฑ์ และใบตราส่งให้กับ YZ แล้วถามว่า "ปริมาณ จำนวนพัสดุ น้ำหนักรวม/สุทธิ จำนวน ชื่อปาร์ตี้ และวิธีการจัดส่งตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่ จะคลาดเคลื่อนตรงไหน" ภายในไม่กี่วินาที AI จะทำเครื่องหมายน้ำหนักส่วนต่าง 3 กิโลกรัมหรือมากกว่าพัสดุที่สายตามนุษย์มองไม่เห็น

ขั้นตอนที่ 4 — การอนุมัติจากผู้เชี่ยวชาญและการดำเนินการอย่างเป็นทางการ การสำแดงและขั้นตอนการศุลกากรเป็นความรับผิดชอบของที่ปรึกษาด้านศุลกากร ไม่มีสิ่งใดที่ AI สร้างขึ้นจะทดแทนการประกาศอย่างเป็นทางการได้ โดยจะปูทางให้ที่ปรึกษาในรูปแบบร่าง รายการตรวจสอบ และรายงานความสม่ำเสมอ

ข้อควรระวัง: AI สามารถสร้าง “ร่าง” ของใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งยอดได้ แต่ความรับผิดชอบสำหรับเอกสารราชการ ลายเซ็น และใบสำแดงเป็นของบุคคลและที่ปรึกษาด้านศุลกากร การส่งร่างโดยคิดว่าเป็นเอกสารราชการก็เหมือนกับการลงนามในแบบฟอร์มที่กรอกไม่ครบถ้วน

ความสอดคล้องระหว่างเอกสาร: จุดตรวจสำคัญ

ตารางด้านล่างสรุปส่วนที่มักขัดแย้งกันระหว่างเอกสารและทำให้เกิดปัญหาที่ศุลกากร:

พื้นที่ควบคุม

ในเอกสารใดบ้าง?

ข้อผิดพลาดทั่วไป

ผลลัพธ์

จำนวนรวม/ชิ้น

ใบแจ้งหนี้ รายการบรรจุภัณฑ์ ใบตราส่งสินค้า

การเขียนตัวเลขแบบต่างๆ

การปฏิเสธที่ศุลกากรนับ

น้ำหนักรวม/น้ำหนักสุทธิ

รายการบรรจุภัณฑ์ใบตราส่งสินค้า

ไม่รับน้ำหนัก

การชั่งน้ำหนักความล่าช้าการลงโทษ

มูลค่าสินค้า (จำนวน)

ใบแจ้งหนี้การประกาศ

จำนวนเงินไม่ตรงกัน

การทบทวนการประเมินมูลค่า

ชื่อพรรค/ที่อยู่

เอกสารทั้งหมด

การสะกดที่แตกต่างกัน

การปฏิเสธเอกสาร

วิธีการจัดส่ง (Incoterms)

ใบแจ้งหนี้สัญญา

ข้อขัดแย้งระหว่างเอกสาร

ข้อโต้แย้งด้านต้นทุน/ความเสี่ยง

ประเทศต้นทาง

ใบแจ้งหนี้ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า

ต้นกำเนิดที่เข้ากันไม่ได้

การสูญเสียภาษีสิทธิพิเศษ

จำนวนกล่อง/บรรจุภัณฑ์

รายการบรรจุภัณฑ์ใบตราส่งสินค้า

พัสดุสูญหาย/เกิน

นับนาที

การตรวจสอบพื้นที่เหล่านี้เป็นประจำกับการจัดส่งทุกครั้งจะช่วยแก้ปัญหาส่วนใหญ่ได้ก่อนที่จะถึงศุลกากร

เทมเพลตที่สามารถคัดลอกได้สี่แบบ

1) แยกตารางที่มีโครงสร้างออกจากข้อมูลดิบ:

บทบาทของคุณ: ผู้ช่วยฝ่ายปฏิบัติการการค้าต่างประเทศ ตารางข้อมูลใบแจ้งหนี้ปรากฏขึ้นจากข้อความคำสั่งซื้อที่ยุ่งเหยิงต่อไปนี้ คอลัมน์: ประเภทสินค้า | ปริมาณ | หน่วย | ราคาต่อหน่วย | ทั้งหมด | ต้นทาง. ทำเครื่องหมายช่องที่คุณเห็นว่าขาดหายไปหรือขัดแย้งกันเป็น "ไม่ครบถ้วน/น่าสงสัย" อย่ากรอกข้อมูลด้วยตนเอง เก็บสกุลเงินไว้ตามเดิม ข้อความ:[วางคำสั่งซื้อ/ข้อความโต้ตอบที่นี่ — ไม่ซ่อน]

2) การตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างกัน:

บทบาทของคุณ: ผู้ตรวจสอบความสอดคล้องของเอกสาร ฉันให้ข้อมูลเอกสาร 3 รายการแก่คุณ: INVOICE, PACKING LIST, BILL OF LADING เปรียบเทียบช่องต่อไปนี้และแสดง "พอใจ / ไม่ถือ" ในตาราง: จำนวนรวม, จำนวนพัสดุ, น้ำหนักรวม, น้ำหนักสุทธิ, มูลค่าสินค้า, ชื่อผู้ซื้อ, ชื่อผู้ขาย, วิธีการจัดส่ง, ต้นกำเนิด เขียนผลต่างเป็นตัวเลขสำหรับแต่ละบรรทัดที่ไม่เก็บไว้ ผลลัพธ์ไม่ใช่คำแถลงที่แน่ชัด การควบคุมขั้นสุดท้ายเป็นของที่ปรึกษาด้านศุลกากรใบแจ้งหนี้: [...] รายการตรวจสอบ: [...] ใบตราส่งสินค้า: [...]

3) ร่างใบแจ้งหนี้ Proforma:

บทบาทของคุณ: ผู้ช่วยด้านเอกสารการส่งออก เตรียมร่าง PROFORMA INVOICE เป็นภาษาอังกฤษ โดยมีข้อมูลดังนี้ กรอกข้อมูลในช่องบังคับ: ผู้ขาย/ผู้ซื้อ วันที่ ความถูกต้อง คำอธิบายของสินค้า ปริมาณ หน่วย/ราคารวม วิธีการจัดส่ง (Incoterms) วิธีการชำระเงิน ต้นกำเนิด เวลาจัดส่งโดยประมาณ ฉันจะตรวจสอบตัวเลข อย่าเดาจำนวนเงินใดๆ ข้อมูล: [ไม่ระบุชื่อ/ข้อมูลตัวอย่าง]

4) รายการตรวจสอบการขาดแคลนเอกสาร:

บทบาทของคุณ: ผู้ช่วยกระบวนการศุลกากร ปลายทาง: [นำเข้า/ส่งออก] ประเทศ: [...] รูปแบบการขนส่ง: [ทะเล/อากาศ/บก] จัดทำรายการตรวจสอบเอกสารที่อาจจำเป็นสำหรับการจัดส่งครั้งนี้ (ใบแจ้งหนี้ รายการบรรจุภัณฑ์ ใบตราส่ง ใบรับรองแหล่งกำเนิด/การหมุนเวียน การประกันภัย ใบอนุญาตพิเศษ/เอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนด หากจำเป็น) เขียนว่า "เหตุใดจึงจำเป็น" และ "ซื้อได้ที่ไหน / ใครอนุมัติ" ข้างเอกสารแต่ละฉบับ นี่คือรายการเตือนความจำ ที่ปรึกษาจะกำหนดข้อกำหนดด้านเอกสารขั้นสุดท้าย

พรอมต์อ่อน / พรอมต์แข็งแกร่ง

พรอมต์ที่อ่อนแอ:

ตรวจสอบเอกสารเหล่านี้ มีปัญหาอะไรบ้าง?

ข้อความแจ้งนี้เขียนขึ้นโดยไม่ต้องจัดเตรียมเอกสารหรือบอกว่าควรเปรียบเทียบด้านใด ทำให้เกิดคำตอบที่ผิวเผินและไร้ประโยชน์ "โดยทั่วไปดูดี" มันไม่ได้จับความแตกต่างเชิงตัวเลขเล็กๆ น้อยๆ ที่เป็นอันตรายจริงๆ

พรอมต์อันทรงพลัง:

บทบาทของคุณ: ผู้ตรวจสอบความสอดคล้องของเอกสาร เปรียบเทียบน้ำหนักสุทธิ น้ำหนักรวม จำนวนกล่อง และปริมาณรวมในข้อมูลใบแจ้งหนี้และข้อมูลรายการบรรจุภัณฑ์ด้านล่าง สำหรับแต่ละช่อง ให้ "ถือ/ไม่ถือ + ผลต่างตัวเลข" ตรวจสอบด้วยว่าชื่อของผู้ซื้อเหมือนกันทุกประการในเอกสารทั้งสองฉบับหรือไม่ ใบแจ้งหนี้: สุทธิ 980 กก. รวม 1.050 กก. 42 กล่อง 2.100 ชิ้น... รายการบรรจุภัณฑ์: สุทธิ 980 กก. รวม 1.050 กก. 40 กล่อง 2.100 ชิ้น...

พรอมต์นี้ให้ฟิลด์ที่ชัดเจน ข้อมูลที่ชัดเจน และรูปแบบเอาต์พุตที่ชัดเจน เป็นผลให้เกิดการค้นหาที่เป็นรูปธรรมและแก้ไขได้ เช่น "จำนวนพัสดุไม่ตรงกัน: ใบแจ้งหนี้ 42 รายการบรรจุภัณฑ์ 40 ความแตกต่าง 2 พัสดุ"

มินิเคสสามอัน

กรณีที่ 1 — จับส่วนต่างของพัสดุได้ บริษัทผู้จัดส่งเริ่มเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้และรายการบรรจุภัณฑ์กับ AI สำหรับการจัดส่งทุกครั้ง ในเดือนแรก พบว่าการจัดส่ง 7 รายการจาก 60 รายการมีหมายเลขกล่องหรือน้ำหนักไม่ตรงกัน สิ่งเหล่านี้ได้รับการแก้ไขก่อนถึงศุลกากร สามารถหลีกเลี่ยงรายงานศุลกากร 3 รายการและความล่าช้าได้ AI ทำเครื่องหมายความแตกต่าง ผู้เชี่ยวชาญทำการแก้ไขและตรวจสอบ

กรณีที่ 2 — มีข้อผิดพลาดในการจัดทำร่างผิดสำหรับเจ้าหน้าที่ พนักงานใหม่ส่งร่างแบบฟอร์มภาษาอังกฤษที่ผลิตโดย YZ ไปให้ลูกค้าโดยไม่ตรวจสอบ เหลือราคาต่อหน่วยหนึ่งราคา (ต่ำกว่าราคาจริง) ในร่างที่ AI ตั้งไว้เป็น "ตัวอย่าง" ลูกค้าคิดว่าราคานี้มีผลผูกพันและเกิดข้อพิพาทขึ้น บทเรียน: ทุกหมายเลขในร่าง AI จะต้องได้รับการตรวจสอบโดยมนุษย์ก่อนที่จะส่ง ร่างดังกล่าวไม่ใช่เอกสารราชการ

กรณีที่ 3 — จำนวนเงินที่คลาดเคลื่อน ในบริษัทนำเข้า มีความแตกต่างเล็กน้อย (120 USD เนื่องจากการปัดเศษ) ระหว่างมูลค่ารวมในใบแจ้งหนี้และมูลค่าที่ป้อนในการสำแดง AI ทำเครื่องหมายสิ่งนี้ในการตรวจสอบข้าม ที่ปรึกษาได้แก้ไขส่วนต่าง หากไม่ได้รับการแก้ไข จะมีการทบทวนการประเมินมูลค่าและการลงโทษที่อาจเกิดขึ้น ความแตกต่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ปัญหาใหญ่

ข้อผิดพลาดทั่วไป

• เข้าใจผิดว่าร่าง AI เป็นเอกสารราชการ โครงร่างเป็นเพียงเบื้องต้นเท่านั้น เอกสารอย่างเป็นทางการถูกสร้างขึ้นจากระบบของคุณและผู้เชี่ยวชาญจะอนุมัติ
• ข้ามการตรวจสอบข้าม ความแตกต่างเล็กน้อยระหว่างเอกสารนำไปสู่ปัญหาศุลกากรที่แพงที่สุด เปรียบเทียบกับการจัดส่งแต่ละครั้ง
• ทำให้ AI คาดการณ์ข้อมูลที่หายไป โมเดลสามารถใส่พื้นที่ว่างได้ ทำเครื่องหมายรายการที่ขาดหายไปว่า "หายไป" และไม่ต้องกรอก
• ให้ราคาที่เป็นความลับและข้อมูลลูกค้าตามที่เป็นอยู่ รันฟิลด์ที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบด้วยข้อมูลที่ไม่ระบุชื่อ/ตัวอย่าง
• การส่งหมายเลขให้ AI โดยไม่ต้องตรวจสอบ ทุกจำนวน น้ำหนัก และปริมาณจะต้องได้รับการยืนยันด้วยสายตามนุษย์

เคล็ดลับ: เมื่อให้ AI ตรวจสอบเอกสาร ให้พูดว่า "เขียนผลต่างตัวเลข" เสมอ “มันค้างเหรอ?” แบบจำลองตอบคำถามว่า "ใช่" ได้อย่างง่ายดาย เมื่อคุณพูดว่า "แสดงความแตกต่างด้วยตัวเลข" มันเผยให้เห็นความขัดแย้งที่แท้จริง

โดยสรุป

ปัญญาประดิษฐ์มีประสิทธิภาพมากในสองส่วนในเอกสารการค้าต่างประเทศ ได้แก่ การสร้างร่างอย่างรวดเร็วจากข้อมูลดิบ และการตรวจสอบความสอดคล้องข้ามระหว่างเอกสาร การระบุจำนวน น้ำหนัก มูลค่า และชื่อที่แตกต่างกันระหว่างใบแจ้งหนี้ รายการบรรจุภัณฑ์ และใบตราส่งตั้งแต่เนิ่นๆ จะป้องกันการปฏิเสธและบทลงโทษทางศุลกากรส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม ร่างที่ AI จัดทำขึ้นนั้นไม่ใช่เอกสารราชการ ความรับผิดชอบในการสำแดงและลงนามเป็นของที่ปรึกษาด้านศุลกากร ทุกหมายเลขได้รับการตรวจสอบแล้ว ข้อมูลลับจะไม่เปิดเผยตัวตน ไม่มีการละเว้นใดๆ

งานสมัคร

รับข้อมูลใบแจ้งหนี้และรายการบรรจุภัณฑ์ของการจัดส่งจริง (หรือตัวอย่าง) โดยปกปิดข้อมูลที่เป็นความลับ ให้ AI เปรียบเทียบกับเทมเพลต “การตรวจสอบความสอดคล้องข้ามกัน” ด้านบน ตรวจสอบบรรทัด "DOES NOT SATISFY" ในเอาต์พุตทีละบรรทัดและสังเกตว่าบรรทัดเหล่านั้นถูกต้องหรือไม่ แล้วสร้าง “รายการตรวจสอบเอกสารหาย” แล้วเปรียบเทียบกับกระบวนการของคุณเอง มีเอกสารที่ AI เตือนคุณว่าคุณพลาดหรือไม่?

รายการตรวจสอบ

• [ ] ฉันลบข้อมูลระบุชื่อข้อมูลเอกสารและมอบให้กับ AI
• [ ] ฉันได้ทำการเปรียบเทียบจำนวน/น้ำหนัก/มูลค่า/ชื่อระหว่างใบแจ้งหนี้ รายการบรรจุภัณฑ์ และใบตราส่งสินค้า
• [ ] ฉันต้องการเอาต์พุตจาก AI ในรูปแบบ "เขียนผลต่างเชิงตัวเลข" ไม่ใช่ "เก็บได้ไหม"
• [ ] ฉันได้ตรวจสอบความแตกต่างที่ชัดเจนแต่ละรายการด้วยตนเอง
• [ ] ฉันตรวจสอบหมายเลขทั้งหมดในร่างก่อนส่ง
• [ ] ฉันใส่การอนุมัติของที่ปรึกษาด้านศุลกากรสำหรับเอกสารอย่างเป็นทางการและใบสำแดงไว้ในขั้นตอนการทำงาน