การจัดทำเอกสารกรณีและการเก็บบันทึก: การเปลี่ยนบันทึกย่อให้เป็นบันทึกที่เป็นข้อเท็จจริงและสามารถป้องกันได้

กำไร:

• ความสามารถในการแปลงบันทึกดิบที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นบันทึกกรณีที่ไม่ตีตราและปกป้องได้ ซึ่งแยกข้อเท็จจริงและการตีความ การสังเกต และคำแถลงด้วยปัญญาประดิษฐ์
• ความสามารถในการควบคุมแนวโน้มของปัญญาประดิษฐ์ในการเติมเต็มช่องว่างด้วยนิยายด้วยกฎ 'ทำเครื่องหมายที่ขาดหายไป, เพิ่ม'
• ความสามารถในการใช้ระเบียบวินัยในการไม่ระบุตัวตนของบันทึก การอ่านทีละบรรทัด และการเป็นเจ้าของพร้อมลายเซ็น

การจัดทำเอกสารกรณีและการเก็บบันทึก: การเปลี่ยนบันทึกย่อให้เป็นบันทึกที่มีการจัดระเบียบ เป็นข้อเท็จจริง และป้องกันได้

งานสังคมสงเคราะห์ที่ใช้เวลามากที่สุด ผัดวันประกันพรุ่งที่สุด และงานที่สำคัญที่สุดอีกอย่างหนึ่งของนักสังคมสงเคราะห์คือการจัดทำเอกสาร โดยจัดทำบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการสัมภาษณ์ การสังเกต โทรศัพท์ และการเยี่ยมบ้านทุกครั้ง การลงทะเบียนไม่ได้เป็นเพียงพิธีการเท่านั้น แต่มีความจำเป็นเพื่อให้ผู้เชี่ยวชาญคนต่อไปสามารถเข้ามาดำเนินคดีได้ ศาลสามารถตัดสินได้ การตรวจสอบสามารถตรวจสอบกระบวนการได้ และที่สำคัญที่สุดคือสามารถปกป้องสิทธิของลูกค้าได้ บันทึกที่เก็บไว้ไม่ดีจะทำให้การแทรกแซงที่ทำได้ดีนั้นมองไม่เห็น บันทึกที่เก็บไว้อย่างดีสามารถปกป้องเด็กในช่วงเวลาวิกฤติได้ ในหน่วยนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ AI เพื่อเปลี่ยนบันทึกที่ยุ่งเหยิงและเร่งรีบให้กลายเป็นบันทึกกรณีที่มีการจัดระเบียบ เป็นข้อเท็จจริง และป้องกันได้ มีขอบเขตอยู่ที่ไหน และวิธีการปกป้องความเป็นส่วนตัว

หลักการตั้งแต่เริ่มต้น: AI ไม่ได้สร้างข้อมูลใหม่ แต่จะจัดระเบียบข้อมูลที่คุณให้ บันทึกคือร่องรอยอย่างเป็นทางการของความจริงเกี่ยวกับลูกค้า สิ่งใดที่มิได้มีอยู่แล้ว สิ่งใดที่มิได้สังเกต สิ่งใดที่ยังไม่ได้พูดจะเข้าได้ แนวโน้มที่อันตรายที่สุดของ AI คือการเติมประโยคที่ดูเหมือน "สมเหตุสมผล" แต่ถูกสร้างขึ้นมาในช่องว่าง งานของคุณคือปล่อยให้ช่องว่างเหล่านี้ว่างหรือชี้แจงให้ชัดเจน ไม่ใช่เพื่อเติมเต็ม

กายวิภาคของบันทึกกรณีที่ดี

บันทึกที่สามารถป้องกันได้ทำให้เห็นความแตกต่างที่สำคัญบางประการอย่างชัดเจน:

• ข้อเท็จจริงกับความคิดเห็น “ลูกค้าร้องไห้สามครั้งระหว่างการสัมภาษณ์” เป็นข้อเท็จจริง "ลูกค้ารู้สึกหดหู่ใจ" เป็นการตีความและไม่สามารถเขียนได้หากไม่มีพื้นฐานทางคลินิก บันทึกอยู่เบื้องหน้าข้อเท็จจริงและรวมถึงการตีความโดยมีป้ายกำกับและเหตุผลที่ชัดเจนเท่านั้น
• การสังเกตและการแสดงออก "ที่บ้านไม่มีเครื่องทำความร้อน (สังเกตการณ์)" และ "ลูกค้าบอกว่าเขาไม่สามารถจ่ายบิลได้ (คำชี้แจง)" มีความน่าเชื่อถือที่แตกต่างกัน การผสมทั้งสองจะทำให้การบันทึกอ่อนลง
• ภาษาเชิงพรรณนากับภาษาที่ตีตรา “เด็กสวมเสื้อผ้าสกปรกไม่เหมาะกับฤดูกาล” เป็นคำอธิบาย “ แม่ที่ละเลย” ถือเป็นมลทินและตัดสินบุคคล บันทึกจะอธิบายสถานการณ์ ไม่ใช่บุคคล
• วันที่ เวลา แหล่งที่มา ลายเซ็น เป็นที่ชัดเจนว่าแต่ละบันทึกเขียนเมื่อใด โดยใคร และบนพื้นฐานใด

AI สามารถช่วยคุณสร้างความแตกต่างเหล่านี้ได้: มันสามารถจดบันทึกดิบที่คุณให้และติดป้ายกำกับว่าเป็นข้อเท็จจริง/ความคิดเห็น การสังเกต/แถลงการณ์ ธงภาษาที่ตีตรา แต่คุณเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย อะไรยังคงอยู่ อะไรจะดับไป

เคล็ดลับ: ทันทีที่การสัมภาษณ์จบลง ให้เขียน “บันทึกดิบ” ประมาณ 3-4 ประโยค (ใคร อะไร การสังเกต ขั้นตอนต่อไป) ใช้ AI เพื่อเปลี่ยนบันทึกดิบนี้ให้เป็นการบันทึกแบบเต็ม การแก้ไข Memo + AI ขณะที่หน่วยความจำยังใหม่อยู่นั้นทั้งรวดเร็วและแม่นยำกว่าการเขียนตั้งแต่ต้นในไม่กี่ชั่วโมงต่อมา

ทีละขั้นตอน: จากบันทึกดิบไปจนถึงการบันทึก

1. ระบุตัวตน ก่อนที่จะให้คะแนนดิบแก่ AI ให้ลบตัวระบุ เช่น ชื่อ ที่อยู่ ID ชื่อโรงเรียน หรือใช้เฉพาะเครื่องมือที่ปลอดภัยที่ได้รับอนุมัติจากสถาบันของคุณ (อย่าข้ามขั้นตอนนี้)
2. ขอแบบโครงสร้าง. ขอฉบับร่างที่เหมาะกับรูปแบบการลงทะเบียนของสถาบันของคุณจาก YZ (เช่น เหตุผลในการสมัคร การสังเกต คำชี้แจงของลูกค้า การประเมินผล ขั้นตอนที่วางแผนไว้)
3. ติดป้ายกำกับ ให้ AI แยกความแตกต่างระหว่างข้อเท็จจริง/การตีความ และการสังเกต/ข้อความ ทำให้มองเห็นจุดบอดได้
4. ทำเครื่องหมายช่องว่าง พูดว่า "อย่าเพิ่มสิ่งใดที่ไม่อยู่ในบันทึก ให้ทำเครื่องหมายรายการที่ขาดหายไปว่า 'ต้องชี้แจง'"
5. อ่าน แก้ไข เป็นเจ้าของ อ่านบรรทัดเอาต์พุตทีละบรรทัด ลบข้อความที่สร้างขึ้นหรือเกินจริง การลงทะเบียนจะเป็นทางการพร้อมลายเซ็นของคุณ ความรับผิดชอบเป็นของคุณ

มินิเคสสามอัน

กรณีที่ 1 — บันทึกที่สะสมไว้ละลายหายไป ผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งได้สะสมบันทึกการสัมภาษณ์ 22 รายการที่ไม่ได้เขียนไว้เป็นเวลา 3 สัปดาห์ เขาบันทึกเสร็จภายในเวลาประมาณ 2 วันโดยแก้ไขบันทึกดิบสั้นๆ ที่เขาเก็บไว้สำหรับการสัมภาษณ์แต่ละครั้งโดยใช้เครื่องมือที่ปลอดภัย ถ้าเขาเขียนด้วยมือคงใช้เวลาเกือบหนึ่งสัปดาห์ จุดสำคัญ: ไม่ใช่ทุกบันทึกจะเข้าสู่ไฟล์โดยไม่ได้รับการอนุมัติ

กรณีที่ 2 — แก้ไขภาษาที่ตีตราแล้ว ในร่างการบันทึก AI อธิบายว่าลูกค้า “ไม่ให้ความร่วมมือและก้าวร้าว” ผู้เชี่ยวชาญพิจารณาบันทึกดิบของเขา: ลูกค้าเพียงแค่ "ต้องการเปลี่ยนเวลานัดหมายและขึ้นเสียง" แสตมป์ถูกลบแล้ว มีการเขียนคำอธิบายข้อเท็จจริงแทน: "ลูกค้าระบุออกมาดังๆ ว่าเวลานัดหมายไม่เหมาะกับเขา" การแก้ไขนี้ป้องกันไม่ให้แสดงภาพลูกค้าในทางลบอย่างไม่ยุติธรรมในการยื่นฟ้องต่อศาลในอนาคต

กรณีที่ 3 — รายละเอียดที่ประดิษฐ์ขึ้นที่จับได้ YZ เขียนว่า "เด็ก 3 คนเฝ้าดูที่บ้าน" ในบันทึกการเยี่ยมบ้าน อย่างไรก็ตาม หมายเหตุของผู้เชี่ยวชาญไม่ได้ระบุจำนวนเด็ก เพียงระบุว่า "เด็กๆ อยู่บ้านแล้ว" AI ได้ประกอบตัวเลขขึ้นมาแล้ว ต้องขอบคุณกฎ "เพิ่มสิ่งที่ไม่ได้อยู่ในบันทึก" ผู้เชี่ยวชาญจึงตรวจพบสิ่งนี้และทำเครื่องหมายว่า "ต้องการคำชี้แจง"

เทมเพลตที่สามารถคัดลอกได้สี่แบบ

1) การบันทึกแบบมีโครงสร้างจากบันทึกดิบ:

บทบาทของคุณ: บรรณาธิการบันทึกงานสังคมสงเคราะห์ ฉันจะให้แฮมโน้ตของการประชุมแก่คุณ จัดทำโครงร่างบันทึกที่มีโครงสร้างโดยมีหัวข้อต่อไปนี้: เหตุผลในการติดต่อ/การติดต่อ การสังเกต คำชี้แจงของลูกค้า การประเมิน (ตามหมายเหตุเท่านั้น) ขั้นตอนที่วางแผนไว้ ใช้เฉพาะข้อมูลในหมายเหตุเท่านั้นไม่ต้องเติมอะไร ทำเครื่องหมายรายการที่ขาดหายไปว่า "ต้องชี้แจง" บันทึกดิบ: [วางบันทึก]

2) การควบคุมความแตกต่างของข้อเท็จจริง/การตีความ:

ในร่างบันทึกด้านล่าง ให้ติดป้ายกำกับแต่ละประโยคว่า “ข้อเท็จจริง (การสังเกต)” “คำแถลงของลูกค้า” หรือ “ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ” ทำเครื่องหมายความคิดเห็นด้วยพื้นฐานที่ไม่ชัดเจน อย่าเปลี่ยนข้อความ เพียงแท็กและแสดงรายการช่องโหว่ ร่าง: [วางร่าง]

3) การทำความสะอาดลิ้นแบบประทับ:

ค้นหาข้อความในบันทึกด้านล่างที่ตัดสิน ตีตรา หรือตำหนิลูกค้า สำหรับแต่ละคน ให้เสนอทางเลือกที่แสดงออกถึงปรากฏการณ์เดียวกันในลักษณะที่บรรยายและให้ความเคารพ อธิบายสถานการณ์ ไม่ใช่ตัวบุคคล เพิ่มข้อมูลใหม่ บันทึก: [วางบันทึก]

4) สรุปไฟล์ตามลำดับเวลา (สำหรับการถ่ายโอน/การควบคุมดูแล):

ฉันจะให้บันทึกหลายรายการแก่คุณจากเคสหนึ่ง โดยลบข้อมูลระบุตัวตนออก เปลี่ยนสิ่งเหล่านี้เป็นการสรุปตามลำดับวันที่: เกิดอะไรขึ้นในการติดต่อแต่ละครั้ง ขั้นตอนใดที่ดำเนินการ ปัญหาใดที่ยังคงเปิดอยู่ อย่าเพิ่มความคิดเห็น เพียงสรุปสิ่งที่อยู่ในบันทึก บันทึก: [วางบันทึก]

พรอมต์อ่อน / พรอมต์แรง

พรอมต์ที่อ่อนแอ:

เปลี่ยนการพบปะของฉันกับครอบครัวนี้ให้เป็นบันทึกการบริการสังคมที่สวยงาม เติมเต็มส่วนที่ขาดหายไปเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ

การพูดว่า "คุณเติมช่องว่าง" หมายถึงการให้สิทธิ์ AI ในการสร้างสิ่งต่างๆ ผลลัพธ์ที่ได้คือบันทึกที่มีการสังเกตซึ่งไม่มีอยู่จริงอย่างคล่องแคล่วแต่ไม่สามารถป้องกันได้

พรอมต์อันทรงพลัง:

บทบาทของคุณ: บรรณาธิการบันทึก แปลงบันทึกดิบด้านล่างให้เป็นบันทึกที่เหมาะสมสำหรับรูปแบบองค์กร ใช้เฉพาะข้อมูลในหมายเหตุเท่านั้น ไม่ต้องเพิ่มข้อสังเกต ตัวเลข การวินิจฉัย หรือข้อคิดเห็นใดๆ ติดป้ายกำกับกรณีและคำชี้แจงของลูกค้าแยกกัน เว้นช่องใดๆ ที่ไม่ได้อยู่ในบันทึกย่อให้ว่างไว้ และเขียนว่า "ต้องชี้แจง" อย่าใช้ภาษาที่ตีตรา บันทึกดิบ: [วางบันทึก]

ความแตกต่าง: การพูดว่า "ทำเครื่องหมายสิ่งที่ขาดหายไป" แทน "ชดเชยสิ่งที่ขาดหายไป" ทำให้การบันทึกรวดเร็วแต่ตรงไปตรงมาและป้องกันได้

ประเภทเรกคอร์ดและบทบาทของ AI

ประเภทเรกคอร์ด

วัตถุประสงค์

บทบาทของเอไอ

การควบคุมที่สำคัญ

บันทึกการโทร

ร่องรอยของการติดต่อ

กำหนดค่าบันทึกย่อ

ความแตกต่างข้อเท็จจริง/การตีความ

รายงานการเยี่ยมบ้าน

บันทึกการสังเกต

แก้ไขข้อสังเกต

ไม่มีรายละเอียดที่เหมาะสม

โทรศัพท์/บันทึกการติดต่อ

การติดตามการติดต่อสั้น ๆ

การสรุป

วันที่/แหล่งที่มาถูกต้อง

สรุปไฟล์

โอน/กำกับดูแล

การรวบรวมตามลำดับเวลา

ขึ้นทะเบียนเท่านั้น

ใบปิดคดี

ผลลัพธ์ของกระบวนการ

การรวบรวมร่าง

ข้อสรุปขึ้นอยู่กับหลักฐาน

ข้อผิดพลาดทั่วไป

• แปลว่า "เติมเต็มส่วนที่ขาด" AI เหมาะสมกับช่องว่าง มักจะพูดว่า "ทำเครื่องหมายว่าหายไป"
• เขียนความคิดเห็นราวกับว่ามันเป็นข้อเท็จจริง เขียนว่า "เธอร้องไห้สามครั้งระหว่างการสัมภาษณ์" แทนที่จะเป็น "เธอหดหู่"; สามารถป้อนความคิดเห็นได้โดยใช้พื้นฐานและแท็กเท่านั้น
• ไม่สังเกตเห็นคำคุณศัพท์ที่ตีตรา ป้ายกำกับเช่น "ละเลย" "ก้าวร้าว" "ไม่ให้ความร่วมมือ" ตัดสินบุคคลนั้น อธิบายสถานการณ์
• ผ่านการไม่ระบุตัวตน ลบตัวระบุหรือใช้เครื่องมือที่ปลอดภัยก่อนส่งออกบันทึกดิบไปยังเครื่องมือที่เปิด
• การใส่เอาต์พุตลงในไฟล์โดยไม่ต้องอ่าน การลงทะเบียนจะเป็นทางการพร้อมลายเซ็นของคุณ จะไม่ได้รับการอนุมัติหากไม่มีการอ่านทีละบรรทัด

โดยสรุป

เอกสารกรณีเป็นหัวใจสำคัญของงานสังคมสงเคราะห์ และ AI จะช่วยประหยัดเวลาได้จริง เปลี่ยนบันทึกดิบที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นโครงร่างข้อเท็จจริงที่เป็นระเบียบ ช่วยแยกแยะข้อเท็จจริง/การตีความ ทำเครื่องหมายภาษาที่ตีตรา การสรุปไฟล์ตามลำดับเวลา แต่ AI ไม่ได้ผลิตความรู้ใหม่ มันไม่ได้เติมลงในช่องว่างแต่เป็นการทำเครื่องหมาย ใช้การแยกความแตกต่างระหว่างการตีความข้อเท็จจริงและการสังเกต การใช้ภาษาที่สื่อความหมาย การไม่ระบุตัวตน และขั้นตอน "อ่าน-แก้ไข-เหมาะสม" ในการบันทึกแต่ละรายการ

งานสมัคร

เขียนบันทึกดิบ 4 ประโยคสำหรับการสัมภาษณ์สมมติ (ใคร เกิดอะไรขึ้น การสังเกต ขั้นตอนต่อไป) รับร่างจาก AI ด้วยเทมเพลต "การบันทึกที่มีโครงสร้างจากบันทึกดิบ" จากนั้นใช้รูปแบบ "การแยกข้อเท็จจริง/การตีความ" และ "ภาษาที่ตีตรา" ตรวจสอบว่า AI ได้เพิ่มสิ่งที่ไม่ได้อยู่ในบันทึกหรือไม่และแก้ไขสิ่งที่คุณพบ

รายการตรวจสอบ

• [ ] ฉันไม่ระบุตัวตนของบันทึกดิบหรือขับรถอย่างปลอดภัย
• [ ] ฉันสั่งให้ AI ​​"เพิ่มสิ่งที่ไม่มีในบันทึก ทำเครื่องหมาย"
• [ ] ฉันตรวจสอบกรณี คำชี้แจงของลูกค้า และความคิดเห็นแยกกัน
• [ ] ฉันแทนที่ภาษาที่ตีตรา/ตัดสินด้วยภาษาที่สื่อความหมาย
• [ ] ฉันอ่านบันทึกทีละบรรทัดและตรวจสอบก่อนลงนาม