การเขียนนโยบายและขั้นตอน

กำไร:

• ความสามารถในการร่างเอกสารนโยบาย/ขั้นตอนการปฏิบัติงานเฉพาะสถาบันพร้อมข้อความแจ้งที่มีโครงสร้าง
• ความสามารถในการจับคู่นโยบายกับบทบาทและความรับผิดชอบ (RACI) และทำให้สามารถตรวจสอบได้
• ความสามารถในการใช้มาตรฐานรูปแบบและการจัดรูปแบบสำหรับภาษานโยบายที่เข้าใจ นำไปใช้ได้ และสอดคล้องกัน

นโยบายของสถาบันคือความทรงจำที่เป็นลายลักษณ์อักษรและวินัยในการตัดสินใจ: จากการต่อต้านการติดสินบนไปจนถึงความปลอดภัยของข้อมูล จากการทำงานระยะไกลไปจนถึงการจัดเก็บข้อมูล เป็นเวอร์ชันอย่างเป็นทางการของวลี "นี่คือวิธีที่เราทำ" นโยบายที่ดีมีความชัดเจน บังคับใช้ได้ และตรวจสอบได้ นโยบายที่ไม่ดีอาจเป็นศัพท์เฉพาะกองหนึ่งที่ไม่มีใครอ่าน หรือเป็นการรวบรวมเจตนาดีที่ยังคงเป็นโมฆะในทางปฏิบัติ ปัญญาประดิษฐ์ (AI) สร้างร่างเอกสารนโยบายและขั้นตอนแรกอย่างรวดเร็ว รักษาภาษาให้สอดคล้องกัน และจัดโครงสร้างการแมปความรับผิดชอบตามบทบาท ในหน่วยนี้ เราจะได้เรียนรู้วิธีสร้างนโยบายเฉพาะองค์กร ตรวจสอบได้ RACI และเข้าใจได้ — รักษาการอนุมัติจากมนุษย์อยู่เสมอ

มาชี้แจงเงื่อนไขกัน นโยบายคือเอกสารระดับสูง ("อะไรและทำไม") ที่กำหนดจุดยืนและกฎเกณฑ์ขององค์กรในประเด็นหนึ่งๆ ขั้นตอนคือเอกสารที่อธิบายทีละขั้นตอนวิธีการใช้นโยบายนั้น ("อย่างไร") RACI เป็นเมทริกซ์ที่ชี้แจงบทบาทของผู้รับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษา และแจ้งข้อมูลสำหรับแต่ละงาน ขอบเขตคือใครและสิ่งที่นโยบายผูกมัด ความมีประสิทธิผลและการทบทวนคือเมื่อใดที่นโยบายมีผลและความถี่ในการอัปเดต

โครงกระดูกของเอกสารนโยบาย

นโยบายที่สอดคล้องกันมีกรอบการทำงานร่วมกัน หากคุณให้โครงร่างนี้แก่ AI เอกสารทั้งหมดของคุณจะมีโครงสร้างเดียวกันและอ่านง่าย ทีละขั้นตอน:

1. วัตถุประสงค์และขอบเขต กรมธรรม์คุ้มครองอะไร ใคร และสถานการณ์ใดบ้าง?
2. คำจำกัดความ คำสำคัญมีการกำหนดเพียงครั้งเดียวอย่างชัดเจน
3. หลักการ/กฎเกณฑ์ จุดยืนหลักและกฎเกณฑ์ที่มีผลผูกพันของสถาบัน
4. บทบาทและความรับผิดชอบ (RACI) ใครทำอะไร ใครอนุมัติ ใครปรึกษา
5. ขั้นตอน/ขั้นตอน การไหลของแอพพลิเคชั่นอย่างเป็นรูปธรรม
6. ข้อยกเว้น การละเมิด และการบังคับใช้ วิธีจัดการกับการละเมิดกฎ
7. การบังคับใช้ การตรวจสอบ และเอกสารที่เกี่ยวข้อง

บทบาทของคุณ: ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในการเขียนนโยบายองค์กร เตรียมร่างนโยบายสำหรับหัวข้อต่อไปนี้ โครงสร้าง: 1) วัตถุประสงค์และขอบเขต 2) คำจำกัดความ 3) หลักการและกฎเกณฑ์4) บทบาทและความรับผิดชอบ 5) ขั้นตอนขั้นตอน 6) ข้อยกเว้น/การละเมิด/การลงโทษ7) การบังคับใช้และการทบทวน กฎ:- ปล่อยให้ช่องว่างเฉพาะสถาบันเป็น [ต้องกรอก: ...]; ไม่มีหลักฐาน- หากจำเป็นต้องแสดงที่มาทางกฎหมาย ให้เพิ่มหมายเหตุ "ต้องได้รับอนุมัติทางกฎหมาย — จะต้องตรวจสอบ"; อย่าให้บทความ/หมายเลขการตัดสินใจของตนเอง - ใช้ภาษาที่ชัดเจน ประโยคสั้น และนำไปใช้ได้<topic>[ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับปัญหานโยบายและสถาบัน]</topic>

ข้อควรสนใจ: นโยบายมีผลทางกฎหมาย นโยบายทางวินัย ข้อมูล หรือความปลอดภัยต้องเป็นไปตามกฎหมายที่บังคับใช้ ร่างที่ผลิตโดย AI จะต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติโดยทนายความ/ผู้เชี่ยวชาญตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะเผยแพร่

ทำให้สามารถตรวจสอบได้ด้วย RACI

ความชัดเจนว่า “ใครจะทำอะไร” คือสิ่งที่ทำให้นโยบายเป็นไปได้ นโยบายไร้บทบาทเป็นเอกสารที่ทุกคนต้องรับผิดชอบ แต่ไม่มีผู้ใดรับผิดชอบ AI มีประสิทธิภาพในการจับคู่ทุกความรับผิดกับ RACI

จัดทำ RACItable สำหรับภาระผูกพันที่เป็นรูปธรรมแต่ละข้อในร่างนโยบายต่อไปนี้:| กิจกรรม/ความรับผิดชอบ | ผู้รับผิดชอบ (R) | อนุมัติโดย (ก) | ปรึกษาแล้ว (C) | แจ้งให้ทราบ (I) |กฎ:- มี "ผู้อนุมัติ (A)" เดียวในแต่ละกิจกรรม- ทำเครื่องหมายกิจกรรมที่บทบาทที่ยังไม่ชัดเจนในนโยบายว่า "ไม่ได้มอบหมายบทบาท"- ปล่อยให้ตัวยึดตำแหน่ง [ROLE: ...] หากคุณไม่ทราบชื่อที่แท้จริง

นอกจากนี้ยังมีแง่มุมความสอดคล้องและความสามารถในการอ่านอีกด้วย นโยบายทั้งหมดของสถาบันควรเขียนในลักษณะเดียวกันและอยู่ในเงื่อนไขเดียวกัน AI สร้างมาตรฐานข้อความตามคำแนะนำสไตล์

จัดระเบียบนโยบายนี้ตามมาตรฐานโวหารเหล่านี้:- ประโยคสั้น; กฎหนึ่งข้อในแต่ละประโยค - สำนวนแสดงความเป็นเจ้าของ เช่น "เป็นหน้าที่ของหน่วย กำหนดตำแหน่งที่กล่าวถึงเป็นอันดับแรก - ทีละประโยค โครงสร้างเป็นตัวเลข แสดงสำนวนที่คุณเปลี่ยนแปลงด้วยตารางสั้นๆ (ก่อน/หลัง)

พรอมต์ที่อ่อนแอ / พรอมต์ที่แข็งแกร่ง

ข้อความเตือนที่อ่อนแอ:เขียนนโยบายความปลอดภัยของข้อมูลถึงเรา

ผลลัพธ์: ข้อความทั่วไปที่ได้มาจากอินเทอร์เน็ตโดยเฉลี่ย ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับองค์กรของคุณ มีบทบาทที่ไม่ชัดเจน และการปฏิบัติตามกฎหมายยังไม่ได้รับการตรวจสอบ หากเผยแพร่ จะไม่สามารถนำไปใช้ได้และคงอยู่ในสถานะไม่ได้ใช้งานในการตรวจสอบ

ข้อความแจ้งที่มีประสิทธิภาพ: [บทบาทผู้เชี่ยวชาญ + โครงกระดูก 7 ส่วน + [ต้องถูกเติมเต็ม] ช่องว่างเฉพาะสถาบัน + หมายเหตุ "การอนุมัติทางกฎหมายสำหรับการระบุแหล่งที่มาทางกฎหมาย" + การจับคู่ RACI + มาตรฐานสไตล์]

ผลลัพธ์: ร่างนโยบายที่สามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับสถาบันของคุณได้ ยอมรับทุกภาระผูกพัน มีภาษาที่สม่ำเสมอ และพร้อมสำหรับการอนุมัติทางกฎหมาย

การทดสอบนโยบาย: การตรวจสอบการบังคับใช้

แม้แต่นโยบายที่ดูเหมือนจะเขียนไว้อย่างดีก็อาจไม่สามารถนำไปใช้ในภาคสนามได้: อาจมีกำหนดเวลาที่ไม่สมจริง บทบาทที่ไม่มีอยู่จริง หรือกฎเกณฑ์ที่ขัดแย้งกัน คุณสามารถใช้ AI เพื่อนำนโยบายผ่าน "การทดสอบความเป็นไปได้" ก่อนที่จะเผยแพร่ จะเป็นการอ่านข้อความจากมุมมองของพนักงานและค้นหาจุดที่พนักงานอาจติดขัด

ทดสอบนโยบายต่อไปนี้สำหรับการบังคับใช้ก่อนเผยแพร่:1) ตั้งคำถามว่ากฎแต่ละข้อสามารถนำไปใช้ตามบทบาทจริงได้หรือไม่ ทำเครื่องหมายสิ่งที่ดูเหมือนคลุมเครือหรือเป็นไปไม่ได้2) ค้นหาว่ามีข้อขัดแย้งหรือซ้ำซ้อนของกฎหรือไม่3) ประเมินว่าเวลาและความถี่ที่ระบุเป็นจริงหรือไม่4) เมื่อพนักงานถามว่า "ฉันจะทำเช่นนี้ได้อย่างไร?" ระบุจุดที่คุณจะติดขัด ให้คำแนะนำการแก้ไขสั้นๆ สำหรับการค้นพบแต่ละครั้ง การบังคับใช้คำพิพากษาถึงที่สุด

เคล็ดลับ: คิดว่านโยบายคือ "พนักงานจะอ่านข้อความนี้และรู้ว่าต้องทำอย่างไร" การทดสอบด้วยคำถามจะพบข้อบกพร่องที่พบบ่อยที่สุด (กฎที่เป็นนามธรรมและไม่สามารถบังคับใช้ได้) นโยบายที่ไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้นั้นมีความเสี่ยงมากกว่านโยบายที่ไม่มีอยู่จริง เพราะมันสร้างภาพลวงตาของความสามัคคี

นโยบายหรือขั้นตอน?

ขนาด

การเมือง

ขั้นตอน

คำถาม

อะไรและทำไม

อย่างไร

ระดับ

หลักการด้านบน

การดำเนินงานทีละขั้นตอน

เปลี่ยนแปลง

หายาก

อัปเดตเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่าง

"ข้อมูลส่วนบุคคลได้รับการคุ้มครอง"

“ขอลบข้อมูลภายใน 30 วัน ด้วยขั้นตอนเหล่านี้”

การอนุมัติ

ผู้บริหารระดับสูง/กฎหมาย

เจ้าของกระบวนการ + การปฏิบัติตาม

มินิเคสสามอัน

กรณีที่ 1 — นโยบายที่ถูกละทิ้ง นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของบริษัทมีมานานหลายปี แต่ "ใครจะลบข้อมูลและเมื่อใด" คำตอบสำหรับคำถามไม่ได้อยู่ในเอกสาร เมื่อมีคำขอลบของลูกค้าเข้ามา ไม่มีใครเป็นเจ้าของและคำขอก็ล่าช้าไป 40 วัน เพิ่ม RACI ลงในนโยบายด้วย AI; มีการกำหนดผู้อนุมัติและผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียวให้กับกิจกรรมการจัดเก็บและการลบแต่ละรายการ คำขอต่อมาถูกปิดโดยเฉลี่ย 9 วัน และกระบวนการนี้สามารถตรวจสอบได้

กรณีที่ 2 — เอกสารที่อ่านไม่ได้ นโยบายจริยธรรมของสถาบันแห่งหนึ่งมีเนื้อหาความยาว 14 หน้าซึ่งมีศัพท์เฉพาะมากมาย ผลการสำรวจพบว่ามีพนักงานเพียง 12% เท่านั้นที่อ่าน การสร้างมาตรฐานโวหารด้วย AI: ประโยคสั้น การแสดงออกที่เหมาะสม เงื่อนไขที่กำหนด เอกสารลดลงเหลือ 6 หน้าและอัตราการอ่านเพิ่มขึ้นเป็น 57% ในสามเดือน เนื้อหายังคงเหมือนเดิม ความชัดเจนเพิ่มขึ้นสิบเท่า

กรณีที่ 3 — มูลค่าของการอนุมัติทางกฎหมาย ทีมหนึ่งกำลังจะเผยแพร่ร่างนโยบายทางวินัยที่ AI สร้างขึ้นโดยตรง ร่างนี้มีข้อความว่า "การเลิกจ้างฝ่ายเดียว" ซึ่งไม่สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานที่บังคับใช้ AI ระบุว่า "ต้องได้รับอนุมัติทางกฎหมาย" การตรวจสอบทางกฎหมายได้แก้ไขถ้อยคำ หากป้ายดังกล่าวถูกเพิกเฉย นโยบายที่ไม่สามารถบังคับใช้ได้และมีความเสี่ยงในการดำเนินคดีจะถูกนำมาใช้

ข้อผิดพลาดทั่วไป

• จัดทำนโยบายทั่วไปโดยไม่มีสถาบัน ข้อความที่สร้างขึ้นโดยไม่มีบริบทและการเว้นวรรค [TO BE FILLED] จะไม่เหมาะกับสถาบันของคุณ
• ไม่สามารถกำหนดบทบาทได้ หากไม่มี RACI การเมืองก็ยังคงถูกทิ้งร้าง ไม่มีใครต้องรับผิดชอบ
• นโยบายที่สับสนกับขั้นตอน หากไม่ได้แยก "อะไร/ทำไม" และ "อย่างไร" เอกสารจะเป็นทั้งนามธรรมและไม่สมบูรณ์
• ผ่านการอนุมัติทางกฎหมาย นโยบายที่มีผลทางกฎหมายจะต้องได้รับการทบทวนตามกฎหมาย
• ศัพท์เฉพาะและประโยคยาวๆ ไม่มีการบังคับใช้นโยบายที่ยังไม่ได้อ่าน มาตรฐานโวหารเป็นสิ่งสำคัญ
• ไม่กำหนดวันทบทวน นโยบายล้าสมัย ควรกำหนดการบังคับใช้และการทบทวนเป็นระยะ

โดยสรุป

การเขียนนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นหน้าที่ในการแปลจุดยืนขององค์กรให้เป็นกฎที่ชัดเจน มีกรรมสิทธิ์ และตรวจสอบได้ AI สร้างร่างฉบับแรกที่ดี รักษาภาษาให้สอดคล้องกัน และสอดคล้องกับภาระผูกพันแต่ละข้อของ RACI แต่คุณต้องกรอกข้อมูลลงในช่องว่างเฉพาะของสถาบัน ส่งเนื้อหาทางกฎหมายผ่านการอนุมัติทางกฎหมาย และเก็บเอกสารให้อ่านง่าย แยกนโยบายออกจากขั้นตอน มอบหมายผู้อนุมัติรายเดียวให้กับแต่ละกิจกรรม และสร้างรอบการตรวจสอบ AI สร้างพิมพ์เขียวและโครงสร้าง ผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับอนุญาตจะเป็นผู้ตัดสินใจเกี่ยวกับความถูกต้องตามกฎหมายและความถูกต้องของนโยบาย

งานสมัคร

เลือกหัวข้อนโยบาย (เช่น การใช้งานที่ยอมรับได้ การเก็บรักษาข้อมูล) (1) มีโครงร่างที่สร้างขึ้นด้วยพรอมต์โครงกระดูก 7 ส่วน ตรวจสอบเครื่องหมาย [ต้องกรอก] และเครื่องหมาย “ต้องได้รับอนุมัติทางกฎหมาย” ทั้งหมด (2) มอบหมายบทบาทให้กับแต่ละภาระผูกพันโดยแจ้งให้ RACI ทราบ ตรวจสอบว่ามีผู้อนุมัติเพียงคนเดียวสำหรับแต่ละกิจกรรม (3) เรียกใช้มาตรฐานสไตล์และปรับปรุงความสามารถในการอ่าน (4) ปิดเอกสารที่มีสถานะ “รอการอนุมัติทางกฎหมาย/ผู้เชี่ยวชาญ” และวันที่ตรวจสอบ

รายการตรวจสอบ

• [ ] นโยบายเขียนด้วยกรอบการทำงาน 7 ส่วนที่สอดคล้องกันหรือไม่
• [ ] ช่องว่างเฉพาะสถาบันถูกปล่อยให้เป็น [ถูกเติมเต็ม] หรือไม่?
• [ ] แต่ละภาระผูกพันที่แมปกับ RACI แต่งตั้งผู้อนุมัติรายเดียว?
• [ ] ความแตกต่างระหว่างนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติชัดเจนหรือไม่?
• [ ] มีการวางแผนการอนุมัติทางกฎหมาย/ผู้เชี่ยวชาญสำหรับเนื้อหาทางกฎหมายหรือไม่
• [ ] ภาษานี้มีประโยคสั้น แปลกประหลาด และไม่มีศัพท์เฉพาะหรือไม่?
• [ ] มีการกำหนดวันที่มีผลบังคับใช้และวันที่ทบทวนหรือไม่?