పాలసీ మరియు ప్రొసీజర్ రైటింగ్

లాభాలు:

• నిర్మాణాత్మక ప్రాంప్ట్‌తో సంస్థ-నిర్దిష్ట విధానం/విధాన పత్రాన్ని రూపొందించగల సామర్థ్యం
• పాత్ర మరియు బాధ్యత (RACI)తో పాలసీలను సరిపోల్చగల సామర్థ్యం మరియు వాటిని ఆడిబుల్‌గా మార్చడం
• అర్థమయ్యే, వర్తించే మరియు స్థిరమైన పాలసీ భాష కోసం శైలి మరియు ఫార్మాటింగ్ ప్రమాణాలను వర్తింపజేయగల సామర్థ్యం.

ఒక సంస్థ యొక్క విధానాలు దాని వ్రాతపూర్వక జ్ఞాపకశక్తి మరియు నిర్ణయ క్రమశిక్షణ: లంచం-వ్యతిరేకత నుండి సమాచార భద్రత వరకు, రిమోట్ పని నుండి డేటా నిల్వ వరకు, ఇది "ఇలా మేము దీన్ని చేస్తాము" అనే పదబంధం యొక్క అధికారిక సంస్కరణ. మంచి విధానం స్పష్టంగా, అమలు చేయదగినది మరియు ఆడిట్ చేయదగినది; చెడ్డ విధానం అనేది ఎవరూ చదవని పదజాలం లేదా ఆచరణలో శూన్యంగా ఉండే మంచి ఉద్దేశాల సేకరణ. కృత్రిమ మేధస్సు (AI) విధానం మరియు ప్రక్రియ పత్రాల యొక్క మొదటి ముసాయిదాను త్వరగా ఉత్పత్తి చేస్తుంది, భాషను స్థిరంగా ఉంచుతుంది మరియు పాత్ర-బాధ్యత మ్యాపింగ్‌లను రూపొందిస్తుంది. ఈ యూనిట్‌లో, సంస్థ-నిర్దిష్ట, RACI-ఆడిట్ చేయదగిన మరియు అర్థమయ్యే విధానాలను ఎలా సృష్టించాలో మేము నేర్చుకుంటాము — ఎల్లప్పుడూ మానవ ఆమోదాన్ని కొనసాగించడం.

నిబంధనలను స్పష్టం చేద్దాం. విధానం అనేది ఒక సమస్యపై సంస్థ యొక్క వైఖరి మరియు నియమాలను ఏర్పాటు చేసే ఉన్నత-స్థాయి పత్రం ("ఏమి మరియు ఎందుకు"). విధానం అనేది ఆ విధానాన్ని ("ఎలా") ఎలా అమలు చేయాలో దశలవారీగా వివరించే పత్రం. RACI అనేది ప్రతి పనికి బాధ్యతాయుతమైన, జవాబుదారీ, సంప్రదించిన మరియు సమాచారం యొక్క పాత్రలను స్పష్టం చేసే మాతృక. స్కోప్ అంటే ఎవరు మరియు ఏమి పాలసీ కట్టుబడి ఉంటుంది. ఎఫెక్టివ్‌నెస్ మరియు రివ్యూ అంటే పాలసీ చెల్లుబాటు అయినప్పుడు మరియు ఎంత తరచుగా అప్‌డేట్ చేయబడుతుంది.

విధాన పత్రం యొక్క అస్థిపంజరం

స్థిరమైన విధానాలు ఉమ్మడి ఫ్రేమ్‌వర్క్‌ను పంచుకుంటాయి. మీరు AIకి ఈ అస్థిపంజరాన్ని ఇస్తే, మీ అన్ని డాక్యుమెంట్‌లు ఒకే విధమైన నిర్మాణం మరియు రీడబిలిటీని కలిగి ఉంటాయి. దశల వారీగా:

1. ప్రయోజనం మరియు పరిధి. పాలసీ ఏమి, ఎవరు మరియు ఏ పరిస్థితులను కవర్ చేస్తుంది?
2. నిర్వచనాలు. క్లిష్టమైన పదాలు ఒకసారి, స్పష్టంగా నిర్వచించబడ్డాయి.
3. సూత్రాలు/నియమాలు. సంస్థ యొక్క ప్రధాన వైఖరి మరియు బైండింగ్ నియమాలు.
4. పాత్రలు మరియు బాధ్యతలు (RACI). ఎవరు ఏమి చేస్తారు, ఎవరు ఆమోదిస్తారు, ఎవరిని సంప్రదించారు.
5. విధానం/దశలు. అప్లికేషన్ యొక్క కాంక్రీట్ ప్రవాహం.
6. మినహాయింపులు, ఉల్లంఘన మరియు అమలు. నిబంధనలను ఉల్లంఘించడాన్ని ఎలా నిర్వహించాలి.
7. అమలు, సమీక్ష మరియు సంబంధిత పత్రాలు.

మీ పాత్ర: కార్పొరేట్ విధాన రచనలో అనుభవజ్ఞుడైన నిపుణుడు. కింది అంశం కోసం పాలసీ ముసాయిదాను సిద్ధం చేయండి. నిర్మాణం: 1) ఉద్దేశ్యం మరియు పరిధి 2) నిర్వచనాలు 3) సూత్రాలు మరియు నియమాలు4) పాత్రలు మరియు బాధ్యతలు 5) విధానపరమైన దశలు 6) మినహాయింపు/ఉల్లంఘన/మంజూరైనవి: చట్టబద్ధమైన సమీక్షలు. [పూర్తి చేయాలి: ...]; అపోక్రిఫాల్.- చట్టపరమైన అట్రిబ్యూషన్ అవసరమైతే, "చట్టపరమైన ఆమోదం అవసరం - ధృవీకరించబడాలి" అని గమనికను జోడించండి; మీ స్వంత కథనం/నిర్ణయ సంఖ్యను ఇవ్వవద్దు. - భాషను స్పష్టంగా, క్లుప్తంగా మరియు వర్తించేలా ఉంచండి.<topic>[విధాన సమస్య మరియు సంస్థ గురించి ప్రాథమిక సమాచారం]</topic>

శ్రద్ధ: విధానాలు చట్టపరమైన పరిణామాలను కలిగి ఉంటాయి; క్రమశిక్షణ, డేటా లేదా భద్రతా విధానం తప్పనిసరిగా వర్తించే చట్టానికి అనుగుణంగా ఉండాలి. AI రూపొందించిన ముసాయిదా తప్పనిసరిగా ప్రచురించబడే ముందు వర్తించే చట్టానికి అనుగుణంగా న్యాయవాది/నిపుణుడిచే సమీక్షించబడి, ఆమోదించబడాలి.

దీన్ని RACIతో ఆడిట్ చేయగలిగేలా చేయడం

"ఎవరు ఏమి చేస్తారు" అనేదానిపై స్పష్టత పాలసీని సాధ్యమయ్యేలా చేస్తుంది. రోల్‌లెస్ పాలసీ అనేది ప్రతి ఒక్కరూ బాధ్యత వహించే పత్రం, కానీ ఎవరూ జవాబుదారీగా ఉండరు. ప్రతి బాధ్యతను RACIతో సరిపోల్చడంలో AI శక్తివంతమైనది.

కింది పాలసీ డ్రాఫ్ట్‌లో ప్రతి నిర్దిష్ట బాధ్యత కోసం RACITableని రూపొందించండి:| కార్యాచరణ/బాధ్యత | బాధ్యత (R) | (A) ద్వారా ఆమోదించబడింది | సంప్రదించబడింది (సి) | సమాచారం (I) |నియమాలు:- ప్రతి కార్యకలాపంపై ఒకే "అప్రూవర్ (A)"ని కలిగి ఉండండి.- పాలసీలో అస్పష్టంగా ఉన్న కార్యకలాపాలను "ఏ పాత్ర కేటాయించబడలేదు" అని గుర్తించండి.- మీకు అసలు శీర్షికలు తెలియకపోతే [ROLE: ...] ప్లేస్‌హోల్డర్‌ను వదిలివేయండి.

స్థిరత్వం మరియు చదవదగిన అంశం కూడా ఉంది. సంస్థ యొక్క అన్ని విధానాలు ఒకే శైలిలో మరియు ఒకే నిబంధనలలో వ్రాయబడాలి. AI స్టైల్ గైడ్ ప్రకారం వచనాన్ని ప్రామాణికం చేస్తుంది.

ఈ శైలీకృత ప్రమాణాల ప్రకారం ఈ విధానాన్ని నిర్వహించండి:- చిన్న వాక్యాలు; ప్రతి వాక్యంలో ఒక నియమం. - "ఇది యూనిట్ యొక్క బాధ్యత, ఇది మొదట ప్రస్తావించబడిన చోట నిర్వచించండి. - క్లాజ్ వారీగా, సంఖ్యల నిర్మాణం. మీరు మార్చిన వ్యక్తీకరణలను చిన్న పట్టికతో (ముందు/తర్వాత) చూపండి.

బలహీనమైన ప్రాంప్ట్ / బలమైన ప్రాంప్ట్

బలహీనమైన ప్రాంప్ట్:మాకు సమాచార భద్రతా విధానాన్ని వ్రాయండి.

ఫలితం: ఇంటర్నెట్ సగటు నుండి తీసుకోబడిన సాధారణ వచనం, మీ సంస్థకు సంబంధించినది కాదు, అస్పష్టమైన పాత్రలు మరియు చట్టపరమైన సమ్మతి ధృవీకరించబడలేదు. ప్రచురించబడితే, అది అమలు చేయబడదు మరియు ఆడిట్‌లో నిష్క్రియంగా ఉంటుంది.

శక్తివంతమైన ప్రాంప్ట్: [నిపుణుడి పాత్ర + 7-భాగాల అస్థిపంజరం + [పూరించాల్సినవి] సంస్థ-నిర్దిష్ట ఖాళీలు + "చట్టపరమైన ఆపాదింపు కోసం చట్టపరమైన ఆమోదం" గమనిక + RACI సరిపోలిక + శైలి ప్రమాణాలు]

ఫలితం: మీ సంస్థకు అనుకూలమైన, ప్రతి బాధ్యతను స్వీకరించే, స్థిరమైన భాషను కలిగి ఉండే మరియు చట్టపరమైన ఆమోదం కోసం సిద్ధంగా ఉన్న డ్రాఫ్ట్ పాలసీ.

విధానాన్ని పరీక్షిస్తోంది: అనువర్తన తనిఖీ

బాగా వ్రాసిన విధానం కూడా ఫీల్డ్‌లో అమలు చేయబడకపోవచ్చు: ఇది అవాస్తవ గడువులు, ఉనికిలో లేని పాత్రలు లేదా విరుద్ధమైన నియమాలను కలిగి ఉండవచ్చు. మీరు పాలసీని ప్రచురించే ముందు “సాధ్యత పరీక్ష” ద్వారా ఉంచడానికి AIని ఉపయోగించవచ్చు. ఇది ఉద్యోగి దృష్టికోణం నుండి వచనాన్ని చదువుతుంది మరియు వారు చిక్కుకుపోయే పాయింట్లను కనుగొంటుంది.

ప్రచురించే ముందు వర్తించేటటువంటి కింది విధానాన్ని పరీక్షించండి:1) ప్రతి నియమాన్ని నిజమైన పాత్ర ద్వారా అమలు చేయవచ్చా అని ప్రశ్నించండి; అస్పష్టంగా లేదా అసాధ్యంగా అనిపించే వాటిని గుర్తించండి.2) ఏవైనా వైరుధ్యాలు లేదా నియమాల నకిలీలు ఉన్నాయో లేదో కనుగొనండి.3) పేర్కొన్న సమయాలు మరియు పౌనఃపున్యాలు వాస్తవికంగా ఉన్నాయో లేదో అంచనా వేయండి.4) ఒక ఉద్యోగి "నేను దీన్ని సరిగ్గా ఎలా చేయబోతున్నాను?" మీరు చిక్కుకుపోయే పాయింట్లను జాబితా చేయండి. ప్రతి అన్వేషణకు చిన్న దిద్దుబాటు సూచనను ఇవ్వండి; తుది తీర్పు విధించడం.

చిట్కా: పాలసీ గురించి ఆలోచించండి "ఒక ఉద్యోగి దీన్ని చదివి ఏమి చేయాలో తెలుసా?" ప్రశ్నతో పరీక్షించడం అత్యంత సాధారణ లోపాన్ని (నైరూప్య మరియు అమలు చేయలేని నియమాలు) పట్టుకుంటుంది. అమలు చేయలేని విధానం ఉనికిలో లేని విధానం కంటే ప్రమాదకరం; ఎందుకంటే ఇది సామరస్యం యొక్క భ్రాంతిని సృష్టిస్తుంది.

విధానం లేదా ప్రక్రియ?

పరిమాణం

రాజకీయం

విధానము

ప్రశ్న

ఏమి మరియు ఎందుకు

ఎలా

స్థాయి

ఎగువ, సూత్రం

కార్యాచరణ, దశల వారీగా

మార్పు

అరుదైన

ప్రక్రియ మారినప్పుడు నవీకరించబడింది

ఉదాహరణ

"వ్యక్తిగత డేటా రక్షించబడింది"

"ఈ దశలతో 30 రోజులలోపు డేటా తొలగింపు అభ్యర్థన"

ఆమోదం

సీనియర్ మేనేజ్‌మెంట్/లీగల్

ప్రాసెస్ యజమాని + సమ్మతి

మూడు మినీ కేసులు

కేస్ 1 — డెరిలిక్ట్ పాలసీ. కంపెనీ డేటా నిలుపుదల విధానం చాలా సంవత్సరాలుగా అమలులో ఉంది, అయితే "డేటాను ఎవరు తొలగిస్తారు మరియు ఎప్పుడు?" అనే ప్రశ్నకు సమాధానం పత్రంలో లేదు. తొలగింపు కోసం కస్టమర్ అభ్యర్థన వచ్చినప్పుడు, ఎవరూ యాజమాన్యాన్ని తీసుకోలేదు మరియు అభ్యర్థన 40 రోజులు ఆలస్యమైంది. AIతో పాలసీకి RACI జోడించబడింది; ప్రతి స్టోరేజ్ మరియు తొలగింపు కార్యకలాపానికి ఒకే ఆమోదించే వ్యక్తి మరియు బాధ్యతగల వ్యక్తిని కేటాయించారు. తదుపరి అభ్యర్థనలు సగటున 9 రోజులలో మూసివేయబడ్డాయి మరియు ప్రక్రియ ఆడిట్ చేయబడింది.

కేసు 2 — చదవలేని పత్రం. ఒక సంస్థ యొక్క నైతిక విధానం భారీ పదజాలంతో కూడిన 14-పేజీల టెక్స్ట్; కేవలం 12% మంది ఉద్యోగులు మాత్రమే చదివారని సర్వేలో తేలింది. AIతో శైలీకృత ప్రమాణీకరణ: చిన్న వాక్యాలు, తగిన వ్యక్తీకరణలు, నిర్వచించిన నిబంధనలు. పత్రం 6 పేజీలకు తగ్గించబడింది మరియు మూడు నెలల్లో పఠన రేటు 57%కి పెరిగింది. కంటెంట్ అలాగే ఉంది; తెలివితేటలు పదిరెట్లు పెరిగాయి.

కేసు 3 - చట్టపరమైన ఆమోదం విలువ. AI రూపొందించిన డ్రాఫ్ట్ క్రమశిక్షణా విధానాన్ని ఒక బృందం నేరుగా ప్రచురించబోతోంది. ముసాయిదాలో "ఏకపక్ష రద్దు" ప్రకటన ఉంది, ఇది వర్తించే కార్మిక చట్టానికి అనుగుణంగా లేదు; AI దీనిని "చట్టపరమైన ఆమోదం అవసరం" అని ఫ్లాగ్ చేసింది. న్యాయ సమీక్ష పదాలను సరిదిద్దింది. గుర్తును విస్మరించినట్లయితే, అమలు చేయలేని మరియు వ్యాజ్యం-ప్రమాదకర విధానం అమలు చేయబడుతుంది.

సాధారణ తప్పులు

• సంస్థ లేకుండా సాధారణ విధానాన్ని రూపొందించడం. సందర్భం లేకుండా ఉత్పత్తి చేయబడిన వచనం మరియు [పూరించాల్సినవి] ఖాళీలు మీ సంస్థకు సరిపోవు.
• పాత్రలు కేటాయించలేకపోతున్నారు. RACI లేకుండా, రాజకీయాలు విస్మరించబడతాయి; ఎవరూ జవాబుదారీగా ఉండరు.
• విధానంతో గందరగోళం పాలసీ. "ఏమి/ఎందుకు" మరియు "ఎలా" వేరు చేయకపోతే, పత్రం వియుక్తంగా మరియు అసంపూర్ణంగా ఉంటుంది.
• చట్టపరమైన ఆమోదాన్ని దాటవేయడం. చట్టపరమైన పరిణామాలను కలిగి ఉన్న విధానాలు తప్పనిసరిగా చట్టానికి అనుగుణంగా సమీక్షించబడాలి.
• పరిభాష మరియు దీర్ఘ వాక్యాలు. చదవని విధానం అమలు చేయబడదు; శైలీకృత ప్రమాణం అవసరం.
• సమీక్ష తేదీని సెట్ చేయడం లేదు. విధానాలు వాడుకలో లేవు; అమలు మరియు క్రమానుగత సమీక్ష నిర్వచించబడాలి.

సారాంశంలో

పాలసీ మరియు ప్రొసీజర్ రైటింగ్ అనేది సంస్థ యొక్క వైఖరిని స్పష్టమైన, యాజమాన్య మరియు ఆడిట్ చేయదగిన నియమాలలోకి అనువదించే పని. AI ఒక మంచి మొదటి డ్రాఫ్ట్‌ను ఉత్పత్తి చేస్తుంది, భాషను స్థిరంగా ఉంచుతుంది మరియు RACIకి ప్రతి బాధ్యతతో సరిపోలుతుంది; కానీ మీరు సంస్థకు సంబంధించిన నిర్దిష్ట ఖాళీలను పూరించాలి, చట్టపరమైన ఆమోదం ద్వారా చట్టపరమైన కంటెంట్‌ను పాస్ చేయాలి మరియు పత్రాన్ని చదవగలిగేలా ఉంచాలి. విధానం నుండి ప్రత్యేక విధానాన్ని వేరు చేయండి, ప్రతి కార్యకలాపానికి ఒకే ఆమోదించే వ్యక్తిని కేటాయించండి మరియు సమీక్ష చక్రాన్ని ఏర్పాటు చేయండి. AI బ్లూప్రింట్‌లు మరియు నిర్మాణాన్ని ఉత్పత్తి చేస్తుంది; పాలసీ యొక్క చట్టబద్ధత మరియు చెల్లుబాటుపై అధికారం కలిగిన ప్రొఫెషనల్ నిర్ణయిస్తారు.

అప్లికేషన్ టాస్క్

విధాన అంశాన్ని ఎంచుకోండి (ఉదా. ఆమోదయోగ్యమైన ఉపయోగం, డేటా నిలుపుదల). (1) 7-భాగాల అస్థిపంజరం ప్రాంప్ట్‌తో అవుట్‌లైన్‌ను రూపొందించండి; అన్నింటిని [పూరించాల్సినవి] మరియు "చట్టపరమైన ఆమోదం అవసరం" గుర్తులను తనిఖీ చేయండి. (2) RACI ప్రాంప్ట్‌తో ప్రతి బాధ్యతకు పాత్రలను కేటాయించండి; ప్రతి కార్యకలాపానికి ఒకరే ఆమోదించే వ్యక్తి ఉన్నారని ధృవీకరించండి. (3) స్టైల్ స్టాండర్డైజేషన్‌ని అమలు చేయండి మరియు రీడబిలిటీని మెరుగుపరచండి. (4) "పెండింగ్‌లో ఉన్న చట్టపరమైన/నిపుణుల ఆమోదం" మరియు సమీక్ష తేదీతో పత్రాన్ని మూసివేయండి.

చెక్లిస్ట్

• [ ] విధానం పొందికైన 7-భాగాల ఫ్రేమ్‌వర్క్‌తో వ్రాయబడిందా?
• [ ] సంస్థ-నిర్దిష్ట ఖాళీలు [పూరించాల్సినవి]గా మిగిలిపోయాయా?
• [ ] ప్రతి బాధ్యత RACIకి మ్యాప్ చేయబడింది, ఒకే ఆమోదించే వ్యక్తిని నియమించారా?
• [] విధానం మరియు ప్రక్రియ మధ్య వ్యత్యాసం స్పష్టంగా ఉందా?
• చట్టపరమైన కంటెంట్ కోసం చట్టపరమైన/నిపుణుల ఆమోదం ప్రణాళిక చేయబడిందా?
• [ ] భాష హ్రస్వ-వాక్యాలతో, విలక్షణమైన మరియు పరిభాష-రహితంగా మార్చబడిందా?
• [ ] సమర్థవంతమైన మరియు సమీక్ష తేదీలు నిర్వచించబడ్డాయా?