எக்செல் ஃபார்முலா உருவாக்கம் மற்றும் தரவு சுத்திகரிப்பு

ஆதாயங்கள்:

• பதிப்பு மற்றும் அட்டவணை அமைப்பை துல்லியமாக விவரிப்பதன் மூலம் சிக்கலான Excel/Sheets சூத்திரங்களை உருவாக்கும் திறன்
• குழப்பமான நிதித் தரவை உடனடியாகச் சுத்தப்படுத்துதல் மற்றும் இயல்பாக்குதல் ஆகியவற்றின் படிகளை வரையறுக்கும் திறன்
• அறியப்பட்ட முடிவுகளுடன் ஒரு சிறிய தரவு தொகுப்பில் அவற்றைச் சோதிப்பதன் மூலம் உருவாக்கப்பட்ட சூத்திரங்களைச் சரிபார்க்கும் திறன்

நிதி நிபுணரின் வீடு எக்செல் (அல்லது கூகுள் தாள்கள்) ஆகும். ஆனால் புதிதாக ஒரு சிக்கலான சூத்திரத்தை எழுதுவது, உள்ளமைக்கப்பட்ட IFகளை அமைப்பது அல்லது குழப்பமான தரவை சுத்தம் செய்வது போன்றவை பல மணிநேரம் ஆகலாம். இங்குதான் செயற்கை நுண்ணறிவு (AI) ஒரு "சூத்திர உதவியாளராக" செயல்படுகிறது: நீங்கள் வெற்று துருக்கிய மொழியில் உங்களுக்கு என்ன வேண்டும் என்பதை விளக்குகிறீர்கள், மேலும் அது சூத்திரத்தை எழுதுகிறது. ஆனால் ஒரு எச்சரிக்கையுடன்: AI-உருவாக்கப்பட்ட சூத்திரம் ஒருபோதும் சோதிக்கப்படாமல் முதன்மைக் கோப்பில் அதை உருவாக்காது. இந்த யூனிட்டில், எப்படி ஃபார்முலாக்களை உருவாக்குவது மற்றும் சரிபார்ப்பு ஒழுங்குமுறையுடன் தரவை சுத்தம் செய்வது எப்படி என்பதைக் கற்றுக்கொள்வோம்.

AIக்கு ஃபார்முலாவை சரியாக விவரித்தல்

மாதிரி உங்கள் அட்டவணையைப் பார்க்கவில்லை. எனவே, சூத்திரத்தை அச்சிட நீங்கள் பின்வருவனவற்றைக் கொடுக்க வேண்டும்: எந்த நெடுவரிசையில் என்ன உள்ளது, எந்தக் கலத்தில் சூத்திரம் செல்லும், நீங்கள் என்ன கணக்கிட விரும்புகிறீர்கள், எந்த நிரலைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் (எக்செல் மற்றும் கூகுள் தாள்களில் சில செயல்பாடுகள் மற்றும் அடைப்புக்குறிகள் வேறுபட்டவை).

உதவிக்குறிப்பு: ஒரு சூத்திரத்தைக் கேட்கும்போது, ​​நெடுவரிசை உள்ளடக்கத்தை ஒரு எடுத்துக்காட்டுடன் விளக்கவும்: "நெடுவரிசை A என்பது தேதி, B என்பது வாடிக்கையாளர் பெயர், C என்பது தொகை" என்று சொல்வது "இந்த சூத்திரத்தை எழுது" என்பதை விட மிகவும் துல்லியமானது. மாதிரியானது அதற்கேற்ப குறிப்புகளை நிறுவுகிறது.

படிப்படியாக: பாதுகாப்பான ஃபார்முலா தயாரிப்பு

1. கட்டமைப்பை விவரிக்கவும். நெடுவரிசைகள், தரவு வகைகள், சூத்திரம் வரும் செல்.
2. நோக்கத்தைத் தெளிவாகக் கூறுங்கள். "பின்வரும் நிபந்தனையைப் பூர்த்தி செய்யும் வரிசைகளின் அளவைச் சேர்" போல.
3. நிரல் மற்றும் பிராந்தியத்தைக் குறிப்பிடவும். எக்செல் அல்லது தாள்கள்? தசம பிரிப்பான் கமாவா?
4. சூத்திரத்தையும் அதன் விளக்கத்தையும் கேளுங்கள். அவர் என்ன செய்தார் என்பதை துண்டு துண்டாக விளக்கட்டும்.
5. சிறிய தரவுகளில் சோதனை. முடிவை நீங்கள் அறிந்த 3-5 வரிகளில் முயற்சிக்கவும், பின்னர் அதை விரிவாக்கவும்.

பலவீனமான ப்ராம்ட் / ஸ்ட்ராங் ப்ராம்ட்

பலவீனமான வரியில்: எக்செல் இல் நிபந்தனை கூட்டல் சூத்திரத்தை எழுதவும்.

இது பொதுவான மற்றும் பெரும்பாலும் தவறான சூத்திரத்தை அளிக்கிறது, ஏனெனில் எந்த நெடுவரிசை எந்த நிபந்தனை என்பது தெளிவாக இல்லை.

சக்திவாய்ந்த ப்ராம்ட்: எக்செல் (துருக்கிய பதிப்பு, தசம பிரிப்பான் காற்புள்ளி)க்கான சூத்திரத்தை எழுதவும். அட்டவணை: ஏ=தேதி, பி=துறை, சி=வகை, டி=தொகை. தரவு 2..500 வரிசைகளில் உள்ளது. எனக்கு வேண்டும்: செல் F2 இல், துறை "மார்க்கெட்டிங்" மற்றும் வகை "விளம்பரம்" கொண்ட வரிசைகளுக்கான நெடுவரிசை D இல் உள்ள தொகைகளின் கூட்டுத்தொகை. வெளியீடு:1) சூத்திரமே2) அதன் ஒவ்வொரு பகுதியும் என்ன செய்கிறது என்பதற்கான சிறு விளக்கம்3) அதே வேலையைச் செய்யும் மாற்று சூத்திரம் (கிடைத்தால்)

இந்த ப்ராம்ப்ட் துல்லியமான SUMIFS அடிப்படையிலான சூத்திரம், பகுதி விளக்கம் மற்றும் மாற்றீட்டை வழங்குகிறது. துருக்கிய பதிப்பு மற்றும் கமா பிரிப்பான் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளதால், சூத்திரம் அப்படியே செயல்படுகிறது.

சூத்திரத்தைக் கோரும்போது, ​​முடிவை எவ்வாறு சரிபார்க்கலாம் என்பதையும் திட்டமிடுங்கள். ஒரு சோதனை அட்டவணையை சிறிய அளவில் அமைப்பதே பாதுகாப்பான முறையாகும், அதை நீங்கள் கையால் கணக்கிடலாம்: 3-5 வரிசைகள் இதன் விளைவாக உங்களுக்கு ஏற்கனவே தெரியும். இந்த அட்டவணையில் உள்ள சூத்திரத்தை இயக்கி, நீங்கள் எதிர்பார்க்கும் எண்ணை அது தருகிறதா என்று பார்க்கவும். கொடுத்தால் விரிவாய்; அது இல்லை என்றால், நீங்கள் வரியில் சரிசெய்து அதை மீண்டும் உருவாக்கலாம். இந்த சிறிய முதலீடு 500 வரிகளுக்கு மேல் பரவும் அமைதியான பிழையைத் தடுக்கிறது.

பொதுவான ஃபார்முலா குடும்பங்கள்

தேவை

துருக்கிய எக்செல்

ஆங்கிலம்/தாள்கள்

குறிப்பு

நிபந்தனை மொத்தம்

சுருக்கவும்

SUMIFS

பல நிபந்தனைகள்

நிபந்தனை எண்ணுதல்

COUNTIFS-TOO

COUNTIFS

எத்தனை வரிகள் பொருந்தும்

தேடு

VLOOKUP / INDEX+MATCH

VLOOKUP / INDEX+MATCH

INDEX+MATCH மிகவும் நெகிழ்வானது

நிபந்தனை மதிப்பு

IF / IFERROR

IF / IFERROR

பிழை மேலாண்மைக்காக

உரையை பிரித்தெடுக்கவும்

இடமிருந்து, துண்டு, கண்டுபிடி

இடது, நடு, கண்டுபிடி

தரவு சுத்தம் செய்வதில்

கவனம்: AI ஆங்கில செயல்பாட்டுப் பெயர்களுடன் (SUMIFS, VLOOKUP) பதிலளிக்கலாம். துருக்கிய எக்செல் இவற்றை அங்கீகரிக்கவில்லை; SUMIFS, VLOOKUP போன்ற சமமானவைகள் தேவை. நீங்கள் எந்தப் பதிப்பைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்பதை வரியில் குறிப்பிடவும், இல்லையெனில் சூத்திரம் பிழையைக் கொடுக்கும்.

தரவு சுத்திகரிப்பு: குழப்பத்திலிருந்து ஒழுங்கமைக்கப்பட்டது

நிதித் தரவு பெரும்பாலும் அழுக்காக இருக்கும்: தேதி வடிவங்கள் கலக்கப்படுகின்றன, தொகைகளில் ஆயிரக்கணக்கான பிரிப்பான்கள் உள்ளன, அதே வாடிக்கையாளர் வித்தியாசமாக எழுதப்பட்டுள்ளார் ("ABC Ltd", "ABC Limited", "abc ltd."). சூத்திரம் மற்றும் படி பட்டியல் இரண்டையும் கொண்டு AI இந்த சுத்தம் செய்யும் படிகளை தீர்க்க முடியும்.

குளறுபடியான தரவைச் சுத்தம் செய்ய பின்வரும் படிப்படியான திட்டம் மற்றும் தேவையான எக்செல் சூத்திரங்களைக் கொடுங்கள்: சிக்கல்கள்: தேதிகள் 12.03.2025 மற்றும் 2025-03-12 ஆகிய இரண்டிலும் உள்ளன; தொகைகளில் "1.234.50 TL" போன்ற உரை அடங்கும்; வாடிக்கையாளர் பெயர்கள் சீரற்ற பெரிய/சிறிய எழுத்துக்களைக் கொண்டுள்ளன. இலக்கு: ஒற்றை வடிவத்தில் தேதி, எண்ணிக்கையில் தொகை, சரியான பெரிய எழுத்துக்களில் வாடிக்கையாளர் பெயர். ஒவ்வொரு அடியையும் தனித்தனி சூத்திரத்துடன் காட்டுங்கள், அசல் தரவைத் தொந்தரவு செய்யாமல் புதிய நெடுவரிசைகளில் வேலை செய்யுங்கள்.

பிவோட் மற்றும் சுருக்க தர்க்கத்தை விளக்குதல்

AI உங்களுக்காக பைவட் டேபிளைக் கிளிக் செய்ய முடியாது, ஆனால் அதை எப்படி அமைப்பது என்பதை படிப்படியாகக் கூறுகிறது மற்றும் சூத்திரத்துடன் அதே சுருக்கத்தை அளிக்கிறது.

இந்த அட்டவணையை மாதம் மற்றும் துறைக்கான மொத்த செலவுகள் என சுருக்கமாக கூற விரும்புகிறேன். எனக்கு இரண்டு வழிகளைக் கொடுங்கள்:1) பைவட் டேபிள் படிகள் (எந்தப் புலத்திலிருந்து வரிசை, நெடுவரிசை, மதிப்பு) 2) பைவட்டைப் பயன்படுத்தாமல் SUMIF போன்ற அதே சுருக்கத்தை உருவாக்கும் ஃபார்முலா தொகுப்பு

ஃபார்முலாவைப் புரிந்துகொள்வது: கருப்புப் பெட்டியைத் திறப்பது

AI வழங்கிய சூத்திரத்தைப் புரிந்து கொள்ளாமல் பயன்படுத்துவது நீண்ட காலத்திற்கு ஆபத்தானது; ஏனெனில் ஒரு நாள் உள்ளீடு மாறுகிறது, சூத்திரம் உடைந்துவிடும், அது என்ன செய்கிறது என்று உங்களுக்குத் தெரியாததால் அதை உங்களால் சரிசெய்ய முடியாது. எனவே சூத்திரத்தை மட்டும் எடுத்துக் கொள்ளாமல், அதைக் கற்றுக்கொள்ளுங்கள். AI ஒரு சிறந்த ஆசிரியர்: சிக்கலான சூத்திரத்தை உங்களுக்கு படிப்படியாக விளக்கலாம்.

நான் எக்செல் கற்றுக்கொண்டது போல், இந்த சூத்திரத்தை வரிக்கு வரியாக விளக்குங்கள்: ஒவ்வொரு செயல்பாடும் என்ன செய்கிறது, வாதங்களின் வரிசை மற்றும் எந்த சூழ்நிலையில் இந்த சூத்திரம் தோல்வியடையும் என்பதை எழுதுங்கள். இறுதியாக "இந்த சூத்திரத்தை நான் எப்படிச் சோதிப்பது?" 3 மாதிரி உள்ளீடுகள் மற்றும் எதிர்பார்க்கப்படும் வெளியீடுகளைப் பரிந்துரைக்கவும்.=IFERROR(VLOOKUP(A2,List!A:C,3,FALSE);"கண்டுபிடிக்கப்படவில்லை")

ஆவணமாக்கல் பழக்கத்தையும் பெறுங்கள்: நீங்கள் சிக்கலான சூத்திரத்தைப் பயன்படுத்திய கலத்திற்கு அடுத்துள்ள ஒரு வாக்கியத்தில் அல்லது "குறிப்புகள்" தாவலில் சூத்திரம் என்ன செய்கிறது என்பதை எழுதவும். ஆறு மாதங்களுக்குப் பிறகு கோப்பைத் திறக்கும்போது நீங்களே நன்றி சொல்வீர்கள். AI உங்களுக்காக இந்த விளக்க வாக்கியத்தையும் உருவாக்க முடியும்.

உதவிக்குறிப்பு: ஒரு சூத்திரம் எதிர்பாராத முடிவுகளை அளிக்கும் போது, ​​நீங்கள் முழு சூத்திரத்தையும் AIக்கு கொடுத்து, "இது ஏன் தவறாக இருக்க முடியும்?" கேட்க. மாதிரி செல் மாதிரிகள் மற்றும் நீங்கள் எதிர்பார்க்கும் முடிவையும் கொடுங்கள்; பெரும்பாலான நேரங்களில் அது குறிப்புப் பிழை அல்லது வகை (உரை/எண்) பொருத்தமின்மையை உடனடியாகக் கண்டறியும்.

மினி வழக்குகள்

வழக்கு 1 - தவறான பதிப்பு பொறி. ஒரு ஆய்வாளர் AI வழங்கிய SUMIFS சூத்திரத்தை துருக்கிய எக்செல் இல் ஒட்டி #AD? பிழை கிடைத்தது. நான் ப்ராம்ட்டை "டர்கிஷ் பதிப்பு" எனப் புதுப்பித்தபோது, ​​மாடல் SUMIFஐக் கொடுத்தது மற்றும் ஃபார்முலா வேலை செய்தது. பாடம்: பதிப்பைக் குறிப்பிடுவது ஐந்து வினாடிகள் வேலை, ஸ்கிப்பிங் செய்வது அரை மணி நேர சிரமம்.

வழக்கு 2 - சோதனையில் பிழை ஏற்பட்டது. AI ஆனது "கடந்த மாதம் மாற்றம்" சூத்திரத்தில் பிரிப்பதற்கான தவறான கலத்தை குறிப்பிட்டுள்ளது. ஆய்வாளர் அவர் முடிவை அறிந்த 4 வரிகளில் சூத்திரத்தை சோதித்தார்; ஒரு வரியில் 900% அபத்தமான முடிவு கிடைத்தது. குறிப்பு சரி செய்யப்பட்டது. சோதனை இல்லாமல், பிழை 500 வரிகளுக்கு மேல் பரவியிருக்கும்.

வழக்கு 3 - பத்து நிமிடங்களில் இரண்டு மணிநேரம் சுத்தம் செய்தல். 1,200-வரி பேங்க் ஸ்டேட்மெண்ட்டில் உள்ள தொகைகள் உரை வடிவத்தில் ("TL 1,234.50") இருப்பதை ஒரு கணக்காளர் கவனித்தார், மேலும் அவற்றை ஒன்றாகச் சேர்க்க முடியாது. AI வழங்கிய SUBSTITUTE + CONVERT படிகள் மூலம், பத்து நிமிடங்களில் நெடுவரிசையை எண்ணாக மாற்றினார்; மூன்று வரிகளில் முடிவைச் சரிபார்த்து, அனைத்து 1,200 வரிகளும் மொழிபெயர்க்கப்பட்டுள்ளன என்பதை மொத்த சரிபார்ப்புடன் உறுதிசெய்தது.

வழக்கு 4 - புரிந்து கொள்ளாமல் பயன்படுத்துவதன் விலை. ஒரு ஆய்வாளர் AI இலிருந்து பெற்ற உள்ளமை சூத்திரத்தைப் புரிந்து கொள்ளாமல் பயன்படுத்தினார். மாதங்கள் கழித்து, மூல அட்டவணையின் நெடுவரிசை வரிசை மாறியபோது, ​​சூத்திரம் அமைதியாக தவறான நெடுவரிசையை இழுக்கத் தொடங்கியது, ஆனால் யாரும் கவனிக்கவில்லை; இரண்டு மாதங்களாக அறிக்கை தவறாகிவிட்டது. அவர் AI ஐ ஆரம்பத்திலிருந்தே சூத்திரத்தை விளக்கி, அது என்ன செய்தது என்பதை "குறிப்புகள்" கலத்தில் எழுதினால், மாற்றம் உடனடியாகப் பிடிக்கப்படும். பாடம்: நீங்கள் பயன்படுத்தும் ஒவ்வொரு சூத்திரத்தையும் புரிந்துகொள்வது எதிர்காலத் தவறைத் தடுப்பதாகும்.

பொதுவான தவறுகள்

• Excel/Sheets பதிப்பைக் குறிப்பிடவில்லை. ஆங்கிலச் செயல்பாடு துருக்கிய பதிப்பில் பிழையைக் கொடுக்கிறது.
• அட்டவணையை விவரிக்காமல் ஒரு சூத்திரத்தைக் கேட்பது. மாதிரியானது குறிப்புகளை பொருத்த முடியாது; நெடுவரிசையின் உள்ளடக்கத்தைக் கொடுங்கள்.
• சோதித்துப் பார்க்காமல் சூத்திரத்தைப் பரப்புதல். அறியப்பட்ட முடிவுகளுடன் சிறிய தரவை முயற்சிக்காமல் பிரதான கோப்பை உள்ளிட வேண்டாம்.
• அசல் தரவை சிதைப்பதன் மூலம் சுத்தம் செய்தல். புதிய நெடுவரிசைகளில் சுத்தம் செய்யவும்; மூல தரவைப் பாதுகாக்கவும்.
• தசம/ஆயிரம் பிரிப்பானைக் குறிப்பிடவில்லை. கமா-டாட் குழப்பம் அமைதியான கணக்கீடு பிழைகளுக்கு வழிவகுக்கிறது.

சுருக்கமாக

• AI என்பது ஒரு சக்திவாய்ந்த உதவியாளர், இது நீங்கள் சாதாரண துருக்கிய மொழியில் விவரிக்கும் தர்க்கத்தை எக்செல்/தாள் சூத்திரத்தில் மொழிபெயர்க்கிறது; ஆனால் உங்கள் அட்டவணையை நீங்கள் பார்க்கவில்லை, நீங்கள் கட்டமைப்பை விவரிக்கிறீர்கள்.
• பதிப்பு (துருக்கிய/ஆங்கிலம், எக்செல்/தாள்கள்) மற்றும் தசம பிரிப்பானைக் குறிப்பிடுவது சூத்திரம் அப்படியே செயல்படுவதற்கு அவசியம்.
• சூத்திரத்திற்கு அடுத்ததாக ஒரு பகுதி விளக்கத்தைக் கேட்பது இரண்டும் கற்பிக்கிறது மற்றும் பிழையைப் பிடிப்பதை எளிதாக்குகிறது.
• அறியப்பட்ட முடிவுகளுடன் சிறிய அளவிலான தரவுகளில் தயாரிக்கப்பட்ட ஒவ்வொரு சூத்திரத்தையும் சோதித்து, பின்னர் அதைப் பரப்பவும்.
• புதிய நெடுவரிசைகளில் தரவு சுத்தம் செய்யவும்; மூல தரவுகளை நேரடியாக சிதைக்காதீர்கள்.

விண்ணப்ப பணி

உங்கள் சொந்த வேலையிலிருந்து சிக்கலான கணக்கியல் தேவையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (எ.கா. பல நிபந்தனைகளின் தொகை அல்லது இரண்டு அட்டவணைகளுக்கு இடையே தேடுதல்). சக்திவாய்ந்த ப்ராம்ட் டெம்ப்ளேட்டுடன் சூத்திரம், அதன் விளக்கம் மற்றும் மாற்றீட்டை உருவாக்கவும். 3-5 வரிசைகள் கொண்ட ஒரு சோதனை அட்டவணையில் இதை முயற்சிக்கவும், அங்கு முடிவு உங்களுக்குத் தெரியும்; பிழை இருந்தால், ப்ராம்ட்டை சரிசெய்து அதை மீண்டும் உருவாக்கவும். ஒரு அழுக்கு நெடுவரிசையை (கலப்பு தேதி அல்லது உரை-தொகை) எடுத்து, AI இன் துப்புரவுப் படிகளுடன் சரிசெய்து முடிவைச் சரிபார்க்கவும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] நான் எக்செல்/தாள் பதிப்பு மற்றும் தசம பிரிப்பான் ஆகியவற்றைக் குறிப்பிட்டேன்.
• [ ] நெடுவரிசை உள்ளடக்கம் மற்றும் சூத்திரம் வரும் கலத்தை விவரித்தேன்.
• [ ] சூத்திரத்திற்கு அடுத்ததாக ஒரு பகுதி விளக்கம் வேண்டும்.
• [ ] தெரிந்த முடிவுகளுடன் சிறிய தரவுகளில் சூத்திரத்தை சோதித்தேன்.
• [ ] புதிய நெடுவரிசைகளில் உள்ள தரவை மூலத் தரவைச் சேதப்படுத்தாமல் சுத்தம் செய்தேன்.
• [ ] நான் பரப்புவதற்கு முன் குறைந்தது ஒரு அபத்தமான விளைவுகளைச் சரிபார்த்தேன்.