செலவு மற்றும் விலைப்பட்டியல் தரவு செயலாக்கம்

ஆதாயங்கள்:

• இலவச உரை மற்றும் விலைப்பட்டியல் தரவை ஒரு நிலையான திட்டத்தின் படி கட்டமைக்கப்பட்ட அட்டவணையாக மாற்றும் திறன்
• செலவின வகைப்பாடு, VAT திரும்பக் கணக்கிடுதல் மற்றும் ஒழுங்கின்மை கண்டறிதல் ஆகியவற்றுக்கான திரும்பத் திரும்பத் தூண்டுதல்களை அமைக்கும் திறன்
• VAT சமத்துவம் மற்றும் மொத்த நிலைத்தன்மை காசோலைகள் மூலம் பிரித்தெடுக்கப்பட்ட நிதி துறைகளை சரிபார்க்கும் திறன்

கணக்கியல் குழுக்கள் அதிக நேரம் செலவழிக்கும் பணிகளில் ஒன்று சிதறிய செலவுகள் மற்றும் விலைப்பட்டியல் தரவை ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட அட்டவணையில் ஒழுங்கமைப்பது. மின்னஞ்சலுடன் இணைக்கப்பட்ட விலைப்பட்டியல், வாட்ஸ்அப்பில் இருந்து அனுப்பப்பட்ட ரசீதின் புகைப்படம், "அங்காரா சந்திப்பு உணவு + டாக்ஸி 840 TL" போன்ற இலவச உரைச் செலவுக் குறிப்பு... இவை அனைத்தும் ஒரே இடத்தில் முடிவடையும்: வகைகள், தொகை, VAT (மதிப்புக் கூட்டப்பட்ட வரி), தேதி மற்றும் சப்ளையர் புலங்களைக் கொண்டு கட்டமைக்கப்பட்ட வரி.

செயற்கை நுண்ணறிவு (AI) இந்த "கட்டமைப்பிற்கு இலவச உரை" மாற்றத்தில் மிகவும் சக்தி வாய்ந்தது. ஆனால் நிதி தரவுகளில், ஒரு பைசா கூட தவறாக போவதை ஏற்றுக்கொள்ள முடியாது. எனவே இந்த யூனிட்டில் நாம் இரண்டு விஷயங்களை ஒன்றாகக் கற்றுக்கொள்வோம்: AI ஆனது ஒரு நிலையான திட்டப்படி (முன்கூட்டியே தீர்மானிக்கப்பட்ட புலங்களின் பட்டியல்) தரவை உருவாக்குவது மற்றும் மொத்த சீரான சரிபார்ப்புகளுடன் வெளியீட்டை சரிபார்க்கிறது.

"ஸ்கீமா" ஏன் மிகவும் முக்கியமானது?

ஸ்கீமா என்பது ஒவ்வொரு வரிசையிலும் எந்தெந்த புலங்கள், எந்த வரிசையில், எந்த வடிவத்தில் இருக்கும் என்பதை முன்கூட்டியே கூறுவது. நீங்கள் ஸ்கீமாவை வழங்கவில்லை என்றால், ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலுக்கும் வெவ்வேறு வடிவத்தை மாதிரி உருவாக்குகிறது; கைமுறையாக சரி செய்யாமல் அவற்றை ஒரே அட்டவணையில் இணைப்பது கடினமாக இருக்கும். நீங்கள் ஒரு திட்டத்தை வழங்கினால், வெளியீடு சீரானதாகவும் சரிபார்க்கக்கூடியதாகவும் இருக்கும்.

ஒரு நல்ல செலவு விளக்கப்படம் பின்வரும் துறைகளை உள்ளடக்கியது: தேதி, சப்ளையர், விளக்கம், வகை, VAT விலக்கு தொகை (அடிப்படை), VAT விகிதம், VAT தொகை, VAT உட்பட மொத்தம், ஆவண எண்.

உதவிக்குறிப்பு: "காலம்/காற்புள்ளி" உடன்படிக்கையுடன் எப்போதும் எண் புலங்களை வரையறுக்கவும். "ஆயிரக்கணக்கான பிரிப்பான் இல்லாமல், 1234.56 வடிவத்தில் தொகைகளை எழுதுங்கள்" என்று கூறுவது, பின்னர் எக்செல் க்கு ஏற்றுமதி செய்யும் போது பல மணி நேர கனவுகளை வடிவமைப்பதைத் தவிர்க்கும்.

படிப்படியாக: இலவச உரையிலிருந்து அட்டவணை வரை

1. திட்டத்தை சரிசெய்யவும். புலத்தின் பெயர்கள், வரிசை மற்றும் வடிவமைப்பை எழுதவும்.
2. வகைப் பட்டியலைக் கொடுங்கள். உங்கள் பட்டியலிலிருந்து தேர்வு செய்யும்படி மாடலைக் கேளுங்கள், அவரது தலையில் வகைகளை உருவாக்க வேண்டாம்.
3. ஒரு நிச்சயமற்ற விதியை உருவாக்கவும். அவருக்கு உறுதியாகத் தெரியாத பகுதியை வெறுமையாக விட்டுவிட்டு, "செக்" அடையாளம் போடட்டும்.
4. VAT தர்க்கத்தை சரிபார்க்கவும். மாதிரி சமன்பாடு அடிப்படை + VAT = மொத்தம் சரிபார்க்கவும்.
5. மொத்தத்தைச் சரிபார்க்கவும். அனைத்து வரிகளின் மொத்தமும் உங்கள் செக்சம் பொருந்துமா?

பலவீனமான ப்ராம்ட் / ஸ்ட்ராங் ப்ராம்ட்

பலவீனமான உடனடி: பின்வரும் செலவுகளை அட்டவணையாக மாற்றவும்: - அங்காரா உணவு டாக்ஸி 840 - வாட் உட்பட ஸ்டேஷனரி 300 - ஹோட்டல் 2 இரவுகள் 3600

இது வகை சீரற்ற, VAT கலந்த, ஒவ்வொரு வரியிலும் வெவ்வேறு வடிவத்துடன் வெளியீட்டை வழங்குகிறது.

சக்திவாய்ந்த ப்ராம்ட்:இந்த திட்டத்தின் படி, பின்வரும் இலவச உரை கட்டணங்களை அட்டவணையாக மாற்றவும்: புலங்கள் (இந்த வரிசையில்): தேதி | சப்ளையர் | விளக்கம் | வகை |அடிப்படை | vat_rate | வாட்_தொகை | மொத்தம் | குறிப்பு விதிகள்:- பின்வரும் பட்டியலிலிருந்து மட்டும் வகை: [பயணம், தங்குமிடம், உணவு, எழுதுபொருள், போக்குவரத்து, மற்றவை]- தொகைகளை 1234.56 வடிவத்தில் எழுதவும் (ஆயிரம் பிரிப்பான் இல்லை).- "VAT சேர்க்கப்படவில்லை" எனக் கூறப்பட்டால், அடிப்படை மற்றும் VAT திரும்பக் கணக்கிடுங்கள்; VAT விகிதம் உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், குறிப்பு புலத்தில் "விகித உறுதிப்படுத்தல்" என்று எழுதி அதை காலியாக விடவும். - ஒவ்வொரு வரியிலும் வரி அடிப்படை + VAT_amount = மொத்தத்தின் சமத்துவத்தை வழங்கவும்; அது வழங்கவில்லை என்றால், குறிப்பு புலத்தில் "சந்திக்கவில்லை" என்று எழுதவும். - உங்களுக்குத் தெரியாத புலத்தை விட்டு, குறிப்பில் "சரிபார்ப்பு" சேர்க்கவும்.

வாட் 250 மற்றும் வாட் 50 உள்ளிட்ட ஸ்டேஷனரிகளுக்கான அடிப்படையை இந்த ப்ராம்ப்ட் மீண்டும் கணக்கிடுகிறது, தெளிவற்ற விகிதங்களுடன் பொருட்களைக் கொடியிடுகிறது மற்றும் ஒரே அட்டவணையில் இணைக்கக்கூடிய சுத்தமான வெளியீட்டை உருவாக்குகிறது.

VAT திரும்பக் கணக்கீடு தர்க்கம்

VAT உட்பட ஒரு தொகையிலிருந்து வரி அடிப்படையைக் கண்டறிவது கணக்கியலில் அடிக்கடி தேவைப்படும் செயல்முறையாகும். சூத்திரம்: அடிப்படை = மொத்தம் / (1 + விகிதம்). எடுத்துக்காட்டாக, 20% VAT உட்பட 300 TL க்கு, அடிப்படை = 300 / 1.20 = 250, VAT = 50. இந்த சூத்திரத்தை நீங்கள் வெளிப்படையாக மாதிரிக்கு வழங்கினால், பிழையின் விளிம்பு குறைகிறது.

பரிவர்த்தனை

சூத்திரம்

மாதிரி (20%)

VAT விலக்கப்பட்டுள்ளது → சேர்க்கப்பட்டுள்ளது

மொத்தம் = அடிப்படை × (1 + விகிதம்)

250 × 1.20 = 300

VAT சேர்க்கப்பட்டுள்ளது → அடிப்படை

அடிப்படை = மொத்தம் / (1 + விகிதம்)

300 / 1.20 = 250

VAT தொகை

வாட் = மொத்த - அடிப்படை

300 - 250 = 50

கட்டுப்பாடு

அடிப்படை + வாட் = மொத்தம்

250 + 50 = 300

விலைப்பட்டியல் புகைப்படம் மற்றும் OCR அச்சிடுதலுடன் பணிபுரிகிறது

புலத்தில் இருந்து செலவுகள் பெரும்பாலும் ரசீது புகைப்படம் அல்லது PDF இன்வாய்ஸாக வரும். இந்தப் படங்களிலிருந்து உரையைப் பிரித்தெடுக்கும் தொழில்நுட்பம் OCR (Optical Character Recognition) எனப்படும். விஷுவல் AI கருவிகள் வேலையைச் செய்ய முடியும், ஆனால் OCR வெளியீடு எப்போதும் குறைபாடுடையது: கமாவை புள்ளியாகப் படிக்கலாம், "5" என்பது "S" உடன் குழப்பப்படலாம், தொகையின் ஒரு இலக்கம் இழக்கப்படலாம். எனவே, கணக்கியலில் நேரடியாக OCR இலிருந்து தொகைகளை ஒருபோதும் சேர்க்க வேண்டாம்.

இந்த விலைப்பட்டியல் படத்திலிருந்து பின்வரும் புலங்களைப் பிரித்தெடுத்து அவற்றை பின்வரும் திட்டத்தில் சரியாக எழுதவும்:தேதி | சப்ளையர் | வரி_இல்லை | அடிப்படை | vat_rate | வாட்_தொகை | மொத்த விதிகள்:- உங்களால் படிக்க முடியாத அல்லது உறுதியாக தெரியாத எந்தத் துறையிலும் "UNREAD" என்று எழுதவும், யூகிக்க வேண்டாம்.- அடிப்படை + vat_amount = மொத்தத்தை சரிபார்க்கவும்; இல்லையெனில், "சரிபார்க்கவும்" என்பதைக் குறிக்கவும். - 1234.56 வடிவத்தில் தொகைகளைக் கொடுங்கள்.

நிச்சயமற்ற பகுதியை யாரும் யூகிக்கக் கூடாது என்பது ஒரு முக்கியமான பாதுகாப்பு விதி. மாதிரியானது "பெரும்பாலும்" என்ற எண்ணை நிறைவு செய்தால், பதிவு அமைதியாகப் பிழைக்குள் நுழைகிறது. "UNREAD" கொடியானது, மனிதனை அசல் ஆவணத்திற்குச் சென்று உறுதிப்படுத்த அனுமதிக்கிறது.

உதவிக்குறிப்பு: OCR அச்சுப்பொறியில், பெரிய எழுத்துருவில் எழுதப்பட்டிருப்பதால், மொத்தத் தொகையானது பொதுவாகப் படிக்க மிகவும் நம்பகமான புலமாகும். வரி அடிப்படை + VAT = மொத்த சமன்பாடு இல்லை என்றால், இந்த சமன்பாட்டிலிருந்து திரும்பிச் செல்வதன் மூலம் எந்தப் பகுதியில் பிழை உள்ளது என்பதைக் கண்டறியலாம்.

ஒழுங்கின்மை மற்றும் நகல் பதிவு கண்டறிதல்

AI வெறுமனே மொழிபெயர்க்கவில்லை; சந்தேகத்திற்குரிய பொருட்களையும் கண்டு பிடிக்கிறது. எடுத்துக்காட்டாக, ஒரே நாளில் இரண்டு முறை ஒரே சப்ளையரிடமிருந்து ஏறக்குறைய அதே தொகை, அல்லது வகைக்கு வழக்கத்திற்கு மாறாக பெரிய செலவு.

கீழே உள்ள செலவு அட்டவணையில், பின்வரும் முரண்பாடுகளைக் குறிக்கவும் மற்றும் காரணத்தை எழுதவும்: 1) சாத்தியமான நகல் பதிவு (அதே சப்ளையர் + ஒத்த தொகை + சமீபத்திய தேதி) 2) வகை சராசரியை விட 3 மடங்கு அதிகமான தொகைகள்3) வகைக்கு எதிர்பார்க்கப்படும் VAT விகிதம் வேறுபட்டது. எந்த வரிசையையும் நீக்கவோ மாற்றவோ வேண்டாம்.

எச்சரிக்கை: AI இன் "இது மீண்டும் மீண்டும் நிகழலாம்" எச்சரிக்கை ஒரு குறிப்பு, ஒரு முடிவு அல்ல. இரண்டு பதிவுகளும் உண்மையில் இரண்டு வெவ்வேறு சேவைகளாக இருக்கலாம். நீக்குவது அல்லது ஒன்றிணைப்பது என்ற முடிவு எப்போதும் மனிதர்களால் எடுக்கப்படுகிறது; மாதிரி உங்கள் கவனத்தை ஈர்க்கிறது.

மினி வழக்குகள்

வழக்கு 1 - 300 சில்லுகளின் அடுக்கு. கணக்கியல் நிபுணர், 300 வரி இலவச உரை மாத இறுதி செலவுப் பட்டியலை வரைபடத் தூண்டுதலுடன் சுமார் 15 நிமிடங்களில் அட்டவணையாக மாற்றினார். கைமுறையாகச் செய்யும்போது 4 மணிநேரம் எடுத்த வேலை, சரிபார்ப்புடன் 40 நிமிடங்களாக குறைக்கப்பட்டது. ஆதாயம் என்பது வேகம் மட்டுமல்ல; வகை நிலைத்தன்மையும் அதிகரித்தது.

வழக்கு 2 - இருமுறை பணம் செலுத்தப்பட்டது. ஒரு சப்ளையருக்கான 4,720 TL இன்வாய்ஸ் இரண்டு வெவ்வேறு ஆவண எண்களுடன் இரண்டு முறை உள்ளிடப்பட்டது என்று ஒழுங்கின்மை ப்ராம்ட் கொடியிட்டது. தேர்வில் ஒன்று வரைவோலை என்றும் மற்றொன்று இறுதி செய்யப்பட்ட விலைப்பட்டியல் என்றும் இரண்டும் பணம் செலுத்த வேண்டியிருந்தது என்றும் காட்டியது. AI இல்லாமல், இரட்டை கட்டணம் இருக்கும்.

வழக்கு 3 - VAT விகிதம் பொறி. மாதிரியானது பிரதான உணவை வாங்குவதற்கு 20% VAT ஒதுக்கப்பட்டது; அதேசமயம் பொருள் குறைந்த விகிதக் குழுவில் இருந்தது. "விகித உறுதிப்படுத்தல்" விதிக்கு நன்றி, கோடு குறிக்கப்பட்டது, சரிபார்க்கப்பட்டது மற்றும் நிபுணர் மூலத்தால் சரி செய்யப்பட்டது. பாடம்: VAT விகிதத்தை மாதிரிக்கு விட்டுவிடாதீர்கள், பட்டியல் அல்லது ஆவணத்தில் இருந்து அதை உறுதிப்படுத்தவும்.

பொதுவான தவறுகள்

• ஸ்கீமாவை வழங்காமல் தரவை மொழிபெயர்த்தல். ஒவ்வொரு வரியும் வெவ்வேறு வடிவத்தில் வருகிறது, இணைப்பதில் கைமுறை திருத்தம் தேவைப்படுகிறது.
• வகைப் பட்டியலை வழங்கவில்லை. மாதிரி அதன் சொந்த வகைகளுக்கு பொருந்துகிறது; அறிக்கையிடல் சீரற்றதாகிறது.
• VAT சமத்துவம் சரிபார்க்கப்படவில்லை. வரி அடிப்படை + வாட் = மொத்தத்தில் சேர்க்காத வரிசைகள் அமைதியாக அட்டவணையில் உள்ளிடப்படுகின்றன.
• ஒரு முடிவிற்கு ஒரு ஒழுங்கின்மை எச்சரிக்கையை தவறாகப் புரிந்துகொள்வது. "மீண்டும் திரும்பலாம்" என்பது ஒரு தொடக்கம்; நீக்குவதற்கான முடிவை மனிதன் எடுக்கிறான்.
• செக்சம் தவிர்க்கிறது. வரிசைகளின் மொத்தத்தை அறியப்பட்ட கட்டுப்பாட்டுத் தொகையுடன் ஒப்பிடாமல் வெளியீட்டை நம்புதல்.

சுருக்கமாக

• AI உடன் இலவச உரைச் செலவு/விலைப்பட்டியல் தரவைச் செயலாக்கும்போது, நிலையான திட்டப்படி வெளியீட்டைக் கோருவதே மிகவும் நம்பகமான வழியாகும்.
• வகைகளின் பட்டியலை வழங்குதல் மற்றும் வடிவமைப்பு விதிகளை தெளிவுபடுத்துதல் (காலம்/காற்புள்ளி, ஆயிரக்கணக்கான பிரிப்பான்) வெளியீட்டை சீரானதாகவும் மாற்றத்தக்கதாகவும் வைத்திருக்கும்.
• மாதிரிக்கு VAT திரும்பக் கணக்கீடு சூத்திரத்தை வெளிப்படையாகக் கொடுத்து, ஒவ்வொரு வரியிலும் வரி அடிப்படை + VAT = மொத்தத்தின் சமத்துவத்தைச் சரிபார்க்கவும்.
• AI ஆனது நகல் மற்றும் முரண்பாடான பதிவுகளைக் கொடியிடுவதில் வல்லமை வாய்ந்தது, ஆனால் நீக்குதல்/இணைத்தல் ஆகியவற்றின் முடிவு எப்போதும் மனிதனால் எடுக்கப்படுகிறது.
• அறியப்பட்ட செக்சம் மூலம் வரி மொத்தத்தை குறுக்கு சரிபார்த்தல் முழு வேலையையும் பாதுகாக்கிறது.

விண்ணப்ப பணி

குறைந்தபட்சம் 10 வரிகள் கொண்ட செலவுகளின் (உண்மையான அல்லது மாதிரி) கலவையான பட்டியலைத் தயாரிக்கவும்; தெரிந்தே ஒரு நகல் உள்ளீடு மற்றும் தவறான VAT விகிதத்துடன் ஒரு உருப்படியை உள்ளடக்கியது. சக்திவாய்ந்த ப்ராம்ட் டெம்ப்ளேட்டுடன் டேபிளாக மாற்றவும், பின்னர் ஒழுங்கின்மை வரியில் இயக்கவும். நீங்கள் அமைத்த இரண்டு பொறிகளையும் மாடல் பிடிக்கிறதா எனச் சரிபார்த்து, மூன்று வரிசைகளில் VAT சமத்துவத்தை கைமுறையாகச் சரிபார்க்கவும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] புலப் பெயர்கள், வரிசை மற்றும் வடிவத்துடன் ஒரு நிலையான திட்டத்தை வரையறுத்துள்ளேன்.
• [ ] நான் வகைப் பட்டியலை மாடலுக்குக் கொடுத்தேன், அதை உருவாக்க நான் அனுமதிக்கவில்லை.
• [ ] நான் எண் வடிவத்தை (காலம்/காற்புள்ளி, ஆயிரக்கணக்கான பிரிப்பான் இல்லை) விதியைச் சேர்த்துள்ளேன்.
• நான் [ ] வரி அடிப்படை + VAT = மொத்த சமத்துவத்தை சரிபார்த்தேன்.
• [ ] நான் ஒரு ஒழுங்கின்மை/நகல் ஸ்கேன் செய்து, ஒரு மனிதனாக முடிவுகளை எடுத்தேன்.
• [ ] வரிசையின் மொத்தத்தை தெரிந்த செக்சம் உடன் ஒப்பிட்டேன்.