கொள்கை மற்றும் செயல்முறை எழுதுதல்

ஆதாயங்கள்:

• ஒரு அமைப்பு-குறிப்பிட்ட கொள்கை/செயல்முறை ஆவணத்தை கட்டமைக்கப்பட்ட ப்ராம்ட் மூலம் உருவாக்கும் திறன்
• பங்கு மற்றும் பொறுப்புடன் (RACI) கொள்கைகளை பொருத்தி அவற்றை தணிக்கை செய்யக்கூடியதாக மாற்றும் திறன்
• புரிந்துகொள்ளக்கூடிய, பொருந்தக்கூடிய மற்றும் நிலையான கொள்கை மொழிக்கான நடை மற்றும் வடிவமைப்பு தரங்களைப் பயன்படுத்துவதற்கான திறன்.

ஒரு நிறுவனத்தின் கொள்கைகள் அதன் எழுதப்பட்ட நினைவகம் மற்றும் முடிவெடுக்கும் ஒழுக்கம் ஆகும்: லஞ்ச எதிர்ப்பு முதல் தகவல் பாதுகாப்பு வரை, ரிமோட் வேலை முதல் தரவு சேமிப்பு வரை, இது "இப்படித்தான் நாங்கள் செய்கிறோம்" என்ற சொற்றொடரின் முறையான பதிப்பாகும். ஒரு நல்ல கொள்கை தெளிவானது, செயல்படுத்தக்கூடியது மற்றும் தணிக்கை செய்யக்கூடியது; ஒரு மோசமான கொள்கை என்பது யாரும் படிக்காத வாசகங்களின் குவியல் அல்லது நடைமுறையில் வெற்றிடமாக இருக்கும் நல்ல நோக்கங்களின் தொகுப்பாகும். செயற்கை நுண்ணறிவு (AI) கொள்கை மற்றும் செயல்முறை ஆவணங்களின் முதல் வரைவை விரைவாக உருவாக்குகிறது, மொழியை சீராக வைத்திருக்கிறது மற்றும் பங்கு-பொறுப்பு மேப்பிங்கை கட்டமைக்கிறது. இந்த பிரிவில், அமைப்பு சார்ந்த, RACI-தணிக்கை செய்யக்கூடிய மற்றும் புரிந்துகொள்ளக்கூடிய கொள்கைகளை எப்படி உருவாக்குவது என்பதைக் கற்றுக்கொள்வோம் — எப்போதும் மனித அங்கீகாரத்தைப் பேணுவது.

விதிமுறைகளை தெளிவுபடுத்துவோம். கொள்கை என்பது ஒரு உயர்மட்ட ஆவணம் ("என்ன மற்றும் ஏன்") இது ஒரு பிரச்சினையில் நிறுவனத்தின் நிலைப்பாடு மற்றும் விதிகளை நிறுவுகிறது. செயல்முறை என்பது அந்தக் கொள்கையை ("எப்படி") செயல்படுத்துவது என்பதை படிப்படியாக விளக்கும் ஆவணமாகும். RACI என்பது ஒவ்வொரு பணிக்கும் பொறுப்பு, பொறுப்பு, ஆலோசனை மற்றும் தகவலறிந்தவர்களின் பாத்திரங்களை தெளிவுபடுத்தும் ஒரு அணி. ஸ்கோப் என்பது யார், எதைக் கொள்கை பிணைக்கிறது. செயல்திறன் மற்றும் மதிப்பாய்வு என்பது கொள்கை செல்லுபடியாகும் போது அது எவ்வளவு அடிக்கடி புதுப்பிக்கப்படும்.

கொள்கை ஆவணத்தின் எலும்புக்கூடு

நிலையான கொள்கைகள் ஒரு பொதுவான கட்டமைப்பைப் பகிர்ந்து கொள்கின்றன. AIக்கு இந்த எலும்புக்கூட்டைக் கொடுத்தால், உங்கள் எல்லா ஆவணங்களும் ஒரே மாதிரியான அமைப்பு மற்றும் படிக்கக்கூடிய தன்மையைக் கொண்டிருக்கும். படிப்படியாக:

1. நோக்கம் மற்றும் நோக்கம். பாலிசி என்ன, யார் மற்றும் என்ன சூழ்நிலைகளை உள்ளடக்கியது?
2. வரையறைகள். முக்கியமான சொற்கள் ஒருமுறை தெளிவாக வரையறுக்கப்படுகின்றன.
3. கொள்கைகள்/விதிகள். நிறுவனத்தின் முக்கிய நிலைப்பாடு மற்றும் பிணைப்பு விதிகள்.
4. பாத்திரங்கள் மற்றும் பொறுப்புகள் (RACI). யார் என்ன செய்கிறார்கள், யார் அதை அங்கீகரிக்கிறார்கள், யாரிடம் ஆலோசனை கேட்கப்படுகிறது.
5. செயல்முறை/படிகள். பயன்பாட்டின் கான்கிரீட் ஓட்டம்.
6. விதிவிலக்குகள், மீறல் மற்றும் அமலாக்கம். விதிகளை மீறுவதை எவ்வாறு நிர்வகிப்பது.
7. அமலாக்கம், ஆய்வு மற்றும் தொடர்புடைய ஆவணங்கள்.

உங்கள் பங்கு: கார்ப்பரேட் கொள்கை எழுதுவதில் அனுபவம் வாய்ந்த நிபுணர். பின்வரும் தலைப்புக்கான கொள்கை வரைவைத் தயாரிக்கவும். கட்டமைப்பு: 1) நோக்கம் மற்றும் நோக்கம் 2) வரையறைகள் 3) கோட்பாடுகள் மற்றும் விதிகள்4) பாத்திரங்கள் மற்றும் பொறுப்புகள் 5) நடைமுறை படிகள் 6) விதிவிலக்கு/மீறல்/அனுமதி. [நிரப்பப்பட வேண்டும்: ...]; apocryphal.- சட்டரீதியான பண்புக்கூறு தேவைப்பட்டால், "சட்ட ஒப்புதல் தேவை - சரிபார்க்கப்பட வேண்டும்" என்ற குறிப்பைச் சேர்க்கவும்; உங்கள் சொந்த கட்டுரை/முடிவு எண்ணை கொடுக்க வேண்டாம். - மொழியை தெளிவாகவும், குறுகிய வாக்கியமாகவும், பொருந்தக்கூடியதாகவும் வைத்திருங்கள்.<topic>[கொள்கை சிக்கல் மற்றும் நிறுவனம் பற்றிய அடிப்படைத் தகவல்]</topic>

கவனம்: கொள்கைகளுக்கு சட்டரீதியான விளைவுகள் உண்டு; ஒரு ஒழுங்குமுறை, தரவு அல்லது பாதுகாப்புக் கொள்கையானது பொருந்தக்கூடிய சட்டத்திற்கு இணங்க வேண்டும். AI ஆல் தயாரிக்கப்பட்ட வரைவு வெளியிடப்படுவதற்கு முன்னர் பொருந்தக்கூடிய சட்டத்தின்படி ஒரு வழக்கறிஞர்/நிபுணரால் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட்டு அங்கீகரிக்கப்பட வேண்டும்.

RACI மூலம் தணிக்கை செய்யக்கூடியதாக மாற்றுதல்

"யார் என்ன செய்வார்கள்" என்ற தெளிவு கொள்கையை சாத்தியமாக்குகிறது. ஒரு பாத்திரமற்ற கொள்கை என்பது அனைவருக்கும் பொறுப்பான ஒரு ஆவணமாகும், ஆனால் யாரும் பொறுப்பேற்க மாட்டார்கள். RACI உடன் ஒவ்வொரு பொறுப்பையும் பொருத்துவதில் AI சக்தி வாய்ந்தது.

பின்வரும் கொள்கை வரைவில் ஒவ்வொரு உறுதியான கடமைக்கும் ஒரு RACITable ஐ உருவாக்கவும்:| செயல்பாடு/பொறுப்பு | பொறுப்பு (ஆர்) | (A) ஆல் அங்கீகரிக்கப்பட்டது | ஆலோசனை (C) | தகவலறிந்த (I) |விதிகள்:- ஒவ்வொரு செயல்பாட்டிலும் ஒரு "அங்கீகாரம் செய்பவர் (A)" இருக்க வேண்டும்.- கொள்கையில் தெளிவாகத் தெரியாமல் இருக்கும் செயல்பாடுகளை "பங்கு ஒதுக்கப்படவில்லை" எனக் குறிக்கவும்.- உண்மையான தலைப்புகள் உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால் [ROLE: ...] ஒதுக்கிடத்தை விட்டு விடுங்கள்.

நிலைத்தன்மை மற்றும் வாசிப்பு அம்சமும் உள்ளது. நிறுவனத்தின் அனைத்து கொள்கைகளும் ஒரே பாணியிலும் ஒரே விதிமுறைகளிலும் எழுதப்பட வேண்டும். நடை வழிகாட்டியின்படி AI உரையை தரப்படுத்துகிறது.

இந்த ஸ்டைலிஸ்டிக் தரநிலைகளின்படி இந்தக் கொள்கையை ஒழுங்கமைக்கவும்:- குறுகிய வாக்கியங்கள்; ஒவ்வொரு வாக்கியத்திலும் ஒரு விதி. - "இது யூனிட்டின் பொறுப்பாகும், அது முதலில் குறிப்பிடப்பட்ட இடத்தில் அதை வரையறுத்தல். - உட்பிரிவு, எண்ணிடப்பட்ட அமைப்பு. நீங்கள் மாற்றிய வெளிப்பாடுகளை ஒரு சிறிய அட்டவணையுடன் (முன்/பின்) காட்டவும்.

பலவீனமான ப்ராம்ட் / ஸ்ட்ராங் ப்ராம்ட்

பலவீனமான அறிவுறுத்தல்: எங்களுக்கு ஒரு தகவல் பாதுகாப்பு கொள்கையை எழுதுங்கள்.

முடிவு: இணைய சராசரியிலிருந்து பெறப்பட்ட பொதுவான உரை, உங்கள் நிறுவனத்திற்குப் பொருந்தாத, தெளிவற்ற பாத்திரங்கள் மற்றும் அதன் சட்டப்பூர்வ இணக்கம் சரிபார்க்கப்படவில்லை. வெளியிடப்பட்டால், அதை செயல்படுத்த முடியாது மற்றும் தணிக்கையில் செயலற்றதாக இருக்கும்.

சக்திவாய்ந்த அறிவுறுத்தல்: [நிபுணர் பங்கு + 7-பகுதி எலும்புக்கூடு + [நிரப்பப்பட வேண்டும்] நிறுவனம் சார்ந்த இடைவெளிகள் + "சட்டப் பண்புக்கூறுக்கான சட்டப்பூர்வ ஒப்புதல்" குறிப்பு + RACI பொருத்தம் + பாணி தரநிலைகள்]

முடிவு: உங்கள் நிறுவனத்திற்கு ஏற்றவாறு, ஒவ்வொரு கடமையையும் உள்ளடக்கிய, நிலையான மொழியைக் கொண்ட, சட்டப்பூர்வ ஒப்புதலுக்குத் தயாராக இருக்கும் வரைவுக் கொள்கை.

கொள்கையைச் சோதித்தல்: பொருந்தக்கூடிய தன்மையைச் சரிபார்த்தல்

வெளித்தோற்றத்தில் நன்கு எழுதப்பட்ட கொள்கைகள் கூட இந்த துறையில் செயல்படுத்தப்படாமல் இருக்கலாம்: அது நம்பத்தகாத காலக்கெடு, இல்லாத பாத்திரங்கள் அல்லது முரண்பட்ட விதிகளைக் கொண்டிருக்கலாம். கொள்கையை வெளியிடுவதற்கு முன், "சாத்தியமான சோதனை" மூலம் நீங்கள் AI ஐப் பயன்படுத்தலாம். இது ஒரு பணியாளரின் பார்வையில் இருந்து உரையைப் படிக்கிறது மற்றும் அவர்கள் சிக்கிக்கொள்ளக்கூடிய புள்ளிகளைக் கண்டறியும்.

வெளியிடுவதற்கு முன் பின்வரும் கொள்கை பொருந்தக்கூடியதா என்பதைச் சோதிக்கவும்:1) ஒவ்வொரு விதியும் ஒரு உண்மையான பாத்திரத்தின் மூலம் செயல்படுத்த முடியுமா என்று கேள்வி எழுப்புங்கள்; தெளிவற்ற அல்லது சாத்தியமற்றதாகத் தோன்றுவதைக் குறிக்கவும். 2) ஏதேனும் முரண்பாடுகள் அல்லது விதிகளின் நகல் உள்ளதா என்பதைக் கண்டறியவும். 3) குறிப்பிட்ட நேரங்களும் அதிர்வெண்களும் யதார்த்தமானவையா என்பதை மதிப்பீடு செய்யவும். 4) ஒரு பணியாளர் "நான் இதை எப்படிச் சரியாகச் செய்யப் போகிறேன்?" நீங்கள் சிக்கிக்கொள்ளும் புள்ளிகளை பட்டியலிடுங்கள். ஒவ்வொரு கண்டுபிடிப்புக்கும் ஒரு சிறிய திருத்தம் பரிந்துரையை வழங்கவும்; இறுதி தீர்ப்பை திணித்தல்.

உதவிக்குறிப்பு: "ஒரு பணியாளர் இதைப் படித்து என்ன செய்ய வேண்டும் என்று அறிவாரா?" என கொள்கையை நினைத்துப் பாருங்கள். ஒரு கேள்வியுடன் சோதனை செய்வது மிகவும் பொதுவான குறைபாட்டைப் பிடிக்கிறது (சுருக்கமான மற்றும் செயல்படுத்த முடியாத விதிகள்). நடைமுறைப்படுத்த முடியாத கொள்கை, இல்லாத கொள்கையை விட ஆபத்தானது; ஏனெனில் அது நல்லிணக்க மாயையை உருவாக்குகிறது.

கொள்கை அல்லது நடைமுறை?

அளவு

அரசியல்

நடைமுறை

கேள்வி

என்ன மற்றும் ஏன்

எப்படி

நிலை

மேல், கொள்கை

செயல்பாட்டு, படிப்படியாக

மாற்றம்

அரிதான

செயல்முறை மாறும்போது புதுப்பிக்கப்படும்

உதாரணம்

"தனிப்பட்ட தரவு பாதுகாக்கப்படுகிறது"

"இந்த படிகளுடன் 30 நாட்களுக்குள் தரவு நீக்க கோரிக்கை"

ஒப்புதல்

மூத்த மேலாண்மை/சட்ட

செயல்முறை உரிமையாளர் + இணக்கம்

மூன்று சிறிய வழக்குகள்

வழக்கு 1 - டெரிலிக்ட் பாலிசி. ஒரு நிறுவனத்தின் தரவுத் தக்கவைப்புக் கொள்கை பல ஆண்டுகளாக நடைமுறையில் உள்ளது, ஆனால் "தரவை யார் எப்போது நீக்குவது?" என்ற கேள்விக்கான பதில் ஆவணத்தில் இல்லை. நீக்குவதற்கான வாடிக்கையாளர் கோரிக்கை வந்தபோது, ​​யாரும் உரிமையை எடுக்கவில்லை, மேலும் கோரிக்கை 40 நாட்கள் தாமதமானது. AI உடன் கொள்கையில் RACI சேர்க்கப்பட்டது; ஒவ்வொரு சேமிப்பக மற்றும் நீக்குதல் செயல்பாட்டிற்கும் ஒரு அங்கீகரிக்கப்பட்ட மற்றும் பொறுப்பான நபர் நியமிக்கப்பட்டார். அடுத்தடுத்த கோரிக்கைகள் சராசரியாக 9 நாட்களில் மூடப்பட்டு, செயல்முறை தணிக்கைக்கு உட்பட்டது.

வழக்கு 2 - படிக்க முடியாத ஆவணம். ஒரு நிறுவனத்தின் நெறிமுறைக் கொள்கையானது கடுமையான வாசகங்களுடன் கூடிய 14 பக்க உரை; 12% ஊழியர்கள் மட்டுமே படித்ததாக கணக்கெடுப்பு காட்டுகிறது. AI உடன் ஸ்டைலிஸ்டிக் தரப்படுத்தல்: குறுகிய வாக்கியங்கள், பொருத்தமான வெளிப்பாடுகள், வரையறுக்கப்பட்ட விதிமுறைகள். ஆவணம் 6 பக்கங்களாகக் குறைக்கப்பட்டு மூன்று மாதங்களில் வாசிப்பு விகிதம் 57% ஆக அதிகரித்தது. உள்ளடக்கம் அப்படியே இருந்தது; அறிவாற்றல் பத்து மடங்கு அதிகரித்தது.

வழக்கு 3 - சட்ட அங்கீகாரத்தின் மதிப்பு. AI உருவாக்கிய வரைவு ஒழுங்குக் கொள்கையை ஒரு குழு நேரடியாக வெளியிட இருந்தது. வரைவில் "ஒருதலைப்பட்சமான பணிநீக்கம்" என்ற அறிக்கை உள்ளது, இது பொருந்தக்கூடிய தொழிலாளர் சட்டத்திற்கு இணங்கவில்லை; AI அதை "சட்ட அனுமதி தேவை" என்று கொடியிட்டது. சட்ட மறுஆய்வு வார்த்தைகளை சரிசெய்தது. அடையாளம் புறக்கணிக்கப்பட்டால், நடைமுறைப்படுத்த முடியாத மற்றும் வழக்கு-ஆபத்தான கொள்கை இயற்றப்படும்.

பொதுவான தவறுகள்

• ஒரு நிறுவனம் இல்லாமல் பொதுக் கொள்கையை உருவாக்குதல். சூழல் இல்லாமல் உருவாக்கப்பட்ட உரை மற்றும் [நிரப்பப்பட வேண்டிய] இடைவெளிகள் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு பொருந்தாது.
• பாத்திரங்களை ஒதுக்க முடியவில்லை. RACI இல்லாவிடில், அரசியல் சீரழிந்ததாகவே உள்ளது; யாரும் பொறுப்பேற்கவில்லை.
• நடைமுறையுடன் கொள்கையை குழப்புகிறது. "என்ன/ஏன்" மற்றும் "எப்படி" பிரிக்கப்படாவிட்டால், ஆவணம் சுருக்கமாகவும் முழுமையற்றதாகவும் இருக்கும்.
• சட்ட அங்கீகாரத்தை மீறுதல். சட்டரீதியான விளைவுகளைக் கொண்ட கொள்கைகள் சட்டத்தின்படி மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும்.
• வாசகங்கள் மற்றும் நீண்ட வாக்கியங்கள். படிக்காத கொள்கை செயல்படுத்தப்படவில்லை; ஸ்டைலிஸ்டிக் தரநிலை அவசியம்.
• மறுஆய்வு தேதியை அமைக்கவில்லை. கொள்கைகள் வழக்கற்றுப் போகின்றன; அமலாக்கம் மற்றும் காலமுறை மதிப்பாய்வு வரையறுக்கப்பட வேண்டும்.

சுருக்கமாக

கொள்கை மற்றும் செயல்முறை எழுதுதல் என்பது நிறுவனத்தின் நிலைப்பாட்டை தெளிவான, தனியுரிம மற்றும் தணிக்கை செய்யக்கூடிய விதிகளாக மொழிபெயர்க்கும் பணியாகும். AI ஒரு நல்ல முதல் வரைவை உருவாக்குகிறது, மொழியை சீராக வைத்திருக்கிறது மற்றும் RACIக்கான ஒவ்வொரு கடமையையும் பொருத்துகிறது; ஆனால் நீங்கள் நிறுவனத்திற்கு குறிப்பிட்ட இடைவெளிகளை நிரப்ப வேண்டும், சட்டப்பூர்வ உள்ளடக்கத்தை சட்டப்பூர்வ ஒப்புதல் மூலம் அனுப்ப வேண்டும் மற்றும் ஆவணத்தை படிக்கக்கூடியதாக வைத்திருக்க வேண்டும். நடைமுறையிலிருந்து கொள்கையைப் பிரித்து, ஒவ்வொரு செயல்பாட்டிற்கும் ஒரு ஒப்புதல் அளிப்பவரை நியமிக்கவும், மறுஆய்வு சுழற்சியை நிறுவவும். AI வரைபடங்கள் மற்றும் கட்டமைப்பை உருவாக்குகிறது; அங்கீகரிக்கப்பட்ட நிபுணர் பாலிசியின் சட்டபூர்வமான தன்மை மற்றும் செல்லுபடியாகும் தன்மையை முடிவு செய்கிறார்.

விண்ணப்ப பணி

கொள்கைத் தலைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (எ.கா. ஏற்றுக்கொள்ளக்கூடிய பயன்பாடு, தரவுத் தக்கவைப்பு). (1) 7-பகுதி எலும்புக்கூடு ப்ராம்ட் மூலம் ஒரு அவுட்லைன் உருவாக்க வேண்டும்; அனைத்து [நிரப்பப்பட வேண்டும்] மற்றும் "சட்ட அனுமதி தேவை" அடையாளங்களை ஆய்வு செய்யவும். (2) RACI வரியில் ஒவ்வொரு கடமைக்கும் பாத்திரங்களை ஒதுக்கவும்; ஒவ்வொரு செயல்பாட்டிற்கும் ஒரு அனுமதியளிப்பவர் மட்டுமே இருக்கிறார் என்பதைச் சரிபார்க்கவும். (3) நடை தரப்படுத்தலை இயக்கவும் மற்றும் வாசிப்புத்திறனை மேம்படுத்தவும். (4) "நிலுவையில் உள்ள சட்ட/நிபுணர் ஒப்புதல்" மற்றும் மதிப்பாய்வு தேதியுடன் ஆவணத்தை மூடவும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] கொள்கையானது ஒத்திசைவான 7-பகுதி கட்டமைப்புடன் எழுதப்பட்டதா?
• [ ] நிறுவனம் சார்ந்த இடைவெளிகள் [நிரப்பப்பட வேண்டும்] என விடப்பட்டுள்ளதா?
• [ ] ஒவ்வொரு கடமையும் RACI க்கு வரைபடமாக்கப்பட்டது, ஒரு அனுமதியளிப்பவர் நியமிக்கப்பட்டாரா?
• [ ] கொள்கைக்கும் நடைமுறைக்கும் உள்ள வேறுபாடு தெளிவாக உள்ளதா?
• [ ] சட்ட உள்ளடக்கத்திற்கு சட்ட/நிபுணர் ஒப்புதல் திட்டமிடப்பட்டுள்ளதா?
• [ ] மொழி குறுகிய வாக்கியம், தனித்துவம் மற்றும் வாசகங்கள் இல்லாததாக மாற்றப்பட்டுள்ளதா?
• [ ] பயனுள்ள மற்றும் மறுஆய்வு தேதிகள் வரையறுக்கப்பட்டுள்ளதா?