Faida:
- Uwezo wa kutoa muhtasari wa KPI unaofaa bodi na muktadha na mwelekeo kutoka kwa metriki ghafi
- Uwezo wa kubuni ripoti zinazowasilisha kila kipimo na mapendekezo ya hatua na lebo za chanzo
- Uwezo wa kuanzisha nidhamu ambayo itafanya chanzo cha kila nambari katika ripoti kufuatiliwa na kuzuia kutia chumvi
Ni mwisho wa mwezi na unahitaji kuandaa wasilisho kwa bodi ya wakurugenzi. Una dazeni za vipimo: mauzo, kiasi cha jumla, kipindi cha ukusanyaji, mapato kwa kila mfanyakazi, kiwango cha kuzorota kwa wateja... Lakini bodi ya wakurugenzi haitaki kuona rundo la nambari; "biashara zetu zinakwenda wapi na tufanye nini?" hutafuta jibu la swali. Katika kitengo hiki, tutajifunza kutumia akili bandia (AI) kama msaidizi wa kuripoti ambaye hutafsiri metriki ghafi katika lugha ya mtoa maamuzi.
KPI ni nini na ni tofauti gani na Metrics?
Metric ni kitu chochote kinachoweza kupimwa. KPI (Kiashirio Muhimu cha Utendaji) ni idadi ndogo ya vipimo ambavyo mtoa maamuzi huangalia, kuonyesha jinsi kampuni ilivyo karibu na malengo yake. Ripoti nzuri ya usimamizi haiwasilishi vipimo 40 lakini KPI 6-8 zenye muktadha, mitindo na vitendo.
AI hufanya kazi tatu katika hatua hii: inaweka muktadha wa nambari (kulingana na kipindi cha awali, lengo), kutafsiri mwelekeo kuwa simulizi, na kuunda vitendo vinavyopendekezwa. Kazi yako ni kuweka chanzo cha kila takwimu kufuatiliwa na kuzuia masimulizi yasizidishwe.
Kidokezo: Mwambie awasilishe kila KPI na robo ya "nambari + mabadiliko + sababu + kitendo". Badala ya "Turnover 12M", "Turnover 12M (+8% ikilinganishwa na robo iliyopita), chaneli mpya ya muuzaji inaburuzwa, fikiria kuhamishia bajeti kwenye kituo hiki" ni muhimu zaidi.
Hatua kwa Hatua: Kutoka kwa Metriki Ghafi hadi Ripoti ya Usimamizi
- Unaamua seti yako ya KPI. Usiruhusu mfano ufanane; Toa viashiria vipi 6-8.
- Ongeza msingi wa kulinganisha. Lengo na/au kipindi cha awali kwa kila KPI.
- Rekebisha kiwango cha simulizi. Bainisha hadhira lengwa, kama vile "wasimamizi wasio wa kifedha."
- Omba hatua, lakini iunganishe na data. Kila pendekezo linapaswa kutegemea matokeo.
- Inahitaji dokezo la chanzo. Wacha iweze kufuatiliwa ambapo kila nambari inatoka.
Uhamasishaji dhaifu / Uhamasishaji Wenye Nguvu
Kidokezo dhaifu: Andika ripoti ya usimamizi kutoka kwa takwimu hizi. [metrics]
Hii hutoa maandishi tupu yenye sauti ya "tulikuwa na robo nzuri" ambayo hupamba nambari lakini haitoi mwelekeo kwa mtoa maamuzi.
Kidokezo chenye nguvu:Jukumu lako: msaidizi wa ripoti ya usimamizi kwa CFO.Kazi: Andika muhtasari wa ukurasa 1 kwa bodi ya wakurugenzi kutoka kwa KPIs zifuatazo.Muundo:- Muhtasari wa mtendaji wa sentensi 3 juu- Kwa kila KPI: thamani | kipindi kilichopita | mabadiliko% | maoni ya sentensi moja | hatua iliyopendekezwa- "Hatari 3 za kutazama" mwishoni Toni: haijafupishwa, haina upande wowote, inafaa kwa bodi isiyo ya kifedha. Kizuizi: Tumia nambari zilizo katika data pekee. Andika chanzo na lebo ya [chanzo] karibu na kila nambari. Usitoe maoni ikiwa huna uhakika.<kpi>Mapato: 12,400,000 robo hii | 11,500,000 robo iliyopita [taarifa ya mapato]Pato la jumla: 34% | robo ya mwisho 37% [taarifa ya mapato]Kipindi cha ukusanyaji: siku 58 | robo ya mwisho siku 49 [akaunti ya sasa]Mchanganyiko wa wateja: 6% | robo ya mwisho 4% [CRM]</kpi>
Agizo hili; Inawasilisha kwa njia ya uwiano kwamba mauzo yanaongezeka lakini kiasi na mkusanyiko unazidi kuzorota na inauliza "je ukuaji huo una faida na kubadilishwa kuwa pesa taslimu?" anaweka swali mbele ya uongozi.
Uwasilishaji Mzuri na Mbaya wa KPI
uwasilishaji duni
Uwasilishaji wenye nguvu
"Mauzo 12.4M"
"Mapato 12.4M, +8% kila robo mwaka; ukuaji unaendelea"
"Margin imeanguka"
"Upeo wa jumla 37%→34%; ongezeko la gharama lilipunguza kiwango kwa pointi 3"
"Mkusanyiko ni mbaya"
"Mkusanyiko 49→ siku 58; mzunguko wa pesa ulioongezwa kwa siku 9, hatari ya ukwasi"
hakuna hatua
"Pendekezo: kagua masharti ya malipo kwa wateja 5 wa polepole zaidi"
Kufafanua Metric kwa Usahihi
KPI ina maana tu ikiwa ni wazi jinsi inavyohesabiwa. "Faida" inaweza kuwa ukingo wa jumla kwa moja, ukingo halisi kwa mwingine, EBITDA (mapato kabla ya riba, kushuka kwa thamani na malipo) kwa mwingine. Hata ndani ya timu moja, neno moja linaweza kurejelea nambari tofauti. Unapokuwa na AI kuzalisha KPI, toa ufafanuzi na fomula kwa kila kipimo; Vinginevyo, mtindo huhesabu na mawazo yake mwenyewe na ripoti inakuwa wazi kwa majadiliano.
Wakati wa kuripoti KPI zifuatazo, kwa kila: jina la kipimo | formula |chanzo cha nambari unazotumia | Jaza safu wima za thamani zilizokokotwa. Ikiwa sikutoa fomula, andika ufafanuzi uliodhania wazi kama "ASSUMPTION" ili niweze kuuthibitisha. Hasa alama metrics ambazo zinaweza kufasiriwa tofauti (faida, ukuaji).
Hatua hii inaonekana ndogo, lakini katika mkutano, "Ni kiasi gani unaita 34%?" anamaliza mjadala wake tangu mwanzo. Uwazi wa ufafanuzi ndio msingi wa imani katika ripoti.
Taswira na Usawa wa Simulizi
AI haichori chati yenyewe, lakini inapendekeza ni chati gani itawasilisha ujumbe bora zaidi na huandika maandishi ya maelezo chini ya chati.
Unda mpango wa uwasilishaji wa usimamizi wa seti ifuatayo ya KPI: - Pendekeza aina ya chati inayofaa zaidi kwa kila KPI (mstari wa mwelekeo, upau wa kuzuka, kiashirio cha kutimiza lengo) na uandike sababu - Andika maandishi ya "ujumbe mkuu" wa sentensi 1 chini ya kila chati - Pendekeza mpangilio wa slaidi kwa mantiki ya "matokeo kwanza, kisha maelezo"
Jihadharini: AI inaweza kujaribiwa kuzidisha mwelekeo ili kuifanya ionekane ya kuvutia (kama "rebound kali"). Toni katika ripoti ya usimamizi inapaswa kuwa ya upande wowote. Jumuisha maagizo kila wakati: "Usizidishe, shikamana na data, andika hasi kwa uwazi."
Idadi Sawa, Ripoti Tofauti Kulingana na Hadhira Lengwa
Ukweli huo wa kifedha unaonyeshwa kwa njia tofauti kabisa kulingana na unawasilishwa kwa nani. Bodi inataka mwelekeo wa kimkakati na hatari; dhamana na uwezo wa ulipaji wa benki; maelezo ya meneja wa idara ya kitengo chake. Ukiambia AI kwa uwazi hadhira lengwa na swali la uamuzi wa hadhira hiyo, inaweza kutoa ripoti tatu tofauti lakini thabiti kutoka kwa data sawa.
Toa muhtasari MATATU tofauti kutoka kwa seti ifuatayo ya KPI:1) Kwa bodi: mwelekeo wa kimkakati, hatari 3, chanzo kilichoandikwa, nusu ukurasa2) Kwa benki: nguvu ya kuzalisha pesa taslimu, uwezo wa huduma ya deni, uwiano wa ukwasi3) Kwa msimamizi wa mauzo: mchanganuo wa mauzo na ukingo pekee, unaoelekezwa kwa vitendoTumia nambari sawa katika mihtasari yote mitatu; badilisha tu mkazo na lugha. Usizidishe nambari yoyote; Taja hasi kwa uaminifu katika zote tatu.
Mbinu hii huokoa muda na kudumisha uthabiti: kwa kuwa ripoti zote tatu zinatoka kwa chanzo kimoja, hakuna migogoro katika mkutano. Sheria muhimu haibadilika: nambari ni za mara kwa mara, tu lengo la hadithi hubadilika kulingana na lengo.
Kidokezo: Bainisha "kizingiti" kwa kila KPI katika ripoti ya usimamizi na ufanye muundo useme "tia rangi alama zinazozidi/chini ya kizingiti." Mantiki nyekundu/njano/kijani huvuta jicho la mtoa maamuzi kwa kiashirio muhimu zaidi ndani ya sekunde chache.
Kesi Ndogo
Kesi 1 - Hatari nyuma ya ukuaji. Katika kampuni ya SaaS, mapato yalikua 8% kila robo mwaka na timu ilikuwa tayari kusherehekea. Wakati ripoti ya AI inaweka pamoja kwamba upotezaji wa wateja uliongezeka kutoka 4% hadi 6% katika kipindi hicho, ilionekana kuwa ukuaji haukuja na wateja wapya, lakini kwa kuongezeka kwa bei na msingi kuyeyuka. Usimamizi umegeuza kipaumbele kuwa kuhifadhi.
Kesi ya 2 - Kifurushi cha mkusanyiko tayari katika saa moja. Msimamizi wa fedha alipunguza ripoti ya bodi ya saa 6 kila mwezi hadi takriban dakika 90 kwa kiolezo cha KPI + kidokezo cha lebo ya rasilimali. Muhimu kama kuokoa muda, chanzo cha kila nambari kimeandikwa, kwa hivyo swali katika mkutano ni "nambari hii inatoka wapi?" Aliweza kujibu maswali mara moja.
Kesi ya 3 - Kupata juu ya hype. Katika rasimu ya kwanza, AI ililainisha kushuka kwa pointi 3 kama "kubadilika kidogo." Mkuu wa shule aliongeza sheria "neutral tone, andika hasi kwa uwazi" na akaitoa tena; Toleo la pili liliwasilisha hatari kwa uaminifu. Somo: uadilifu katika usimamizi kuripoti ufasaha.
Makosa ya kawaida
- Kuwa na modeli chagua seti ya KPI. Viashiria vipi vya kufuatilia ni uamuzi wa kimkakati; unaamua.
- Haitoi msingi wa kulinganisha. Bila lengo au kipindi cha awali, nambari haina maana.
- Kuacha chanzo bila kufutika. “Hii namba inatoka wapi?” Ikiwa huwezi kujibu swali, ripoti inapoteza imani.
- Kuruhusu sauti iliyozidi. Ripoti ya usimamizi sio brosha ya mauzo; Inapaswa kuwa ya upande wowote na ya uaminifu.
- Kutenganisha kitendo na matokeo. Pendekezo la "Hebu tufanye hivi" lazima liwe kulingana na data.
Kwa muhtasari
- Ripoti ya usimamizi sio rundo la nambari; Kuwasilisha kila KPI yenye muktadha, mwelekeo na hatua inayopendekezwa huongeza thamani kwa mtoa maamuzi.
- Unaamua seti ya KPI na msingi wa kulinganisha (lengo/kipindi kilichopita); Usifanye inafaa kwa mfano.
- Kufanya chanzo cha kila takwimu kufuatiliwa ndio msingi wa kutegemewa kwa ripoti.
- Toni katika ripoti ya usimamizi inapaswa kuwa isiyo na upande na uaminifu; Chapisha hasi kwa uwazi na epuka kutia chumvi.
- Kila pendekezo la hatua linapaswa kutegemea matokeo; AI pia husaidia na aina ya picha na mpangilio wa simulizi.
Jukumu la maombi
Chagua KPI 6-8 kutoka kwa biashara yako (au mfano), ongeza thamani ya kipindi cha awali kwa kila moja. Tengeneza muhtasari mkuu wa ukurasa mmoja na kiolezo chenye nguvu cha haraka; Hakikisha kila kielelezo kina lebo ya chanzo. Kisha ripoti itolewe kwa mara nyingine tena kwa kutumia sheria ya "neutral tone" na ulinganishe matoleo hayo mawili. Mwishowe, chukua hatua moja iliyopendekezwa na modeli na utathmini ikiwa inaweza kutekelezwa.
orodha ya ukaguzi
- [ ] Nimeamua 6-8 KPI za kufuatilia.
- [ ] Niliongeza lengo au ulinganisho wa kipindi cha awali kwa kila KPI.
- [ ] Niliweka lebo ya chanzo kwenye kila takwimu.
- [ ] Nilielekeza toni isiyoegemea upande wowote, iliyopunguzwa chini na nikachapisha hasi kwa uwazi.
- [ ] Nimethibitisha kuwa kila pendekezo la kitendo linatokana na matokeo.
- [ ] Nimethibitisha angalau takwimu mbili muhimu dhidi ya chanzo.