Faida:
- Uwezo wa kuandaa hati za kimsingi za biashara ya nje kama vile ankara ya kibiashara, proforma, orodha ya upakiaji na hati ya upakiaji na akili ya bandia na ziangaliwe kwa uthabiti.
- Uwezo wa kuwa na akili bandia kuangalia uthabiti wa data kati ya hati (kiasi, uzito, kiasi, habari ya chama) na makosa ya kukamata mapema.
- Kuwa na uwezo wa kulinda kwamba rasimu ya tamko iliyotolewa na akili ya bandia haichukui nafasi ya tamko rasmi na kwamba tamko la mwisho ni jukumu la mshauri wa forodha.
Shujaa asiyeonekana wa biashara ya nje ni hati. Kabla ya kontena kuondoka bandarini, rundo la hati hutayarishwa nyuma yake: ankara ya biashara, orodha ya upakiaji, bili ya shehena, cheti cha asili, hati ya harakati, sera ya bima na tamko la forodha. Hati hizi lazima ziwe sawa kabisa na kila mmoja. Ikiwa jumla ya uzito kwenye ankara na uzito kwenye orodha ya kufunga hailingani, ikiwa kiasi kwenye ankara na thamani kwenye mgogoro wa tamko, ikiwa majina ya mnunuzi-muuzaji yanatofautiana na hati hadi hati, mchakato wa forodha unasimama: usafirishaji umesimamishwa, adhabu inatozwa, au hata bidhaa zinarejeshwa. Katika kitengo hiki, tutajadili jinsi ya kutumia akili ya bandia kama msaidizi anayeharakisha trafiki ya hati hii na kuangalia uthabiti, na mipaka yake iko wapi.
Hebu tufafanue masharti kwanza. Ankara ya kibiashara: Ni hati rasmi ya mauzo iliyotolewa na muuzaji kwa mnunuzi, inayoonyesha aina, kiasi, kitengo na bei ya jumla ya bidhaa, njia ya utoaji na malipo; Inaunda msingi wa thamani katika forodha. Ankara ya Proforma: Ni rasimu ya ankara katika hali ya ofa iliyotolewa kabla ya mauzo. Orodha ya vifungashio: huorodhesha ni bidhaa ngapi ziko kwenye sanduku, idadi ya masanduku, uzito wa jumla/wavu na ujazo. Bill of Lading (B/L): ni hati ya usafiri inayoonyesha kwamba mtoa huduma amepokea bidhaa na ataziwasilisha atakapowasili; Ni chombo muhimu katika usafiri wa baharini. Tamko la Forodha: Ni hati ambayo uagizaji/usafirishaji wa bidhaa unatangazwa rasmi kwa forodha. ETGB (Tamko la Forodha ya Biashara ya Kielektroniki): ni tamko lililorahisishwa linalotumiwa katika usafirishaji mdogo wa e-export.
Hatua kwa hatua: mahali pa AI katika mtiririko wa kazi wa hati
Inasaidia kufikiria otomatiki ya hati katika hatua nne.
Hatua ya 1 - Mkusanyiko wa data. Taarifa ghafi unayohitaji: aina na wingi wa bidhaa, bei ya kitengo, uzani, maelezo ya chama, uwasilishaji na njia ya malipo. Habari hii kwa ujumla hutawanywa katika maagizo, mikataba na mawasiliano ya wasambazaji. AI ina haraka sana kutoa jedwali iliyoundwa kutoka kwa maandishi haya ghafi unayotoa.
Hatua ya 2 - Kutengeneza rasimu. Inazalisha rasimu ya ankara, proforma au orodha ya upakiaji kutoka kwa data iliyopangwa. Hapa AI inajaza kiolezo; Hudumisha umbizo, sehemu zinazohitajika na lugha. Lakini rasimu aliyotunga si waraka rasmi; Hati rasmi inatolewa kutoka kwa mfumo/programu yako.
Hatua ya 3 - ukaguzi wa usawa. Huu ndio mchango wa thamani zaidi wa AI. Kutoa ankara, orodha ya upakiaji na bili ya shehena kwa YZ na kuuliza "Je, kiasi, idadi ya vifurushi, uzito wa jumla/wavu, kiasi, mada za sherehe na njia ya uwasilishaji zinalingana? Ikiwa sivyo, tofauti iko wapi?" Ndani ya sekunde chache, AI huashiria tofauti ya uzito ya kilo 3 au zaidi ya kifurushi ambacho jicho la mwanadamu hukosa.
Hatua ya 4 - Idhini ya mtaalamu na hatua rasmi. Taratibu za tamko na forodha ni wajibu wa mshauri wa forodha. Hakuna chochote ambacho AI hutoa badala ya tamko rasmi; Inafungua njia kwa mshauri kama rasimu, orodha ya ukaguzi na ripoti ya uthabiti.
Tahadhari: AI inaweza kutoa "rasimu" ya ankara au taarifa; Lakini jukumu la hati rasmi, saini na matamko ni ya mtu na mshauri wa forodha. Kutuma rasimu ukifikiri kuwa ni hati rasmi ni kama kusaini fomu ambayo haijajazwa.
Uthabiti kati ya hati: vituo muhimu vya ukaguzi
Jedwali hapa chini linatoa muhtasari wa maeneo ambayo mara nyingi hukinzana kati ya hati na kusababisha matatizo katika forodha:
eneo linalodhibitiwa
Katika nyaraka zipi?
Hitilafu ya kawaida
matokeo
Jumla ya wingi/kipande
Ankara, orodha ya kufunga, bili ya shehena
Kuandika nambari tofauti
Kukataliwa kwa forodha, kuhesabu
Uzito wa jumla/wavu
Orodha ya kufunga, bili ya shehena
Sio kushikilia uzito
kupima, kuchelewesha, adhabu
Thamani ya bidhaa (kiasi)
Ankara, tamko
Kiasi cha kutolingana
tathmini ya uthamini
Jina la chama/anwani
Nyaraka zote
tahajia tofauti
kukataa hati
Njia ya uwasilishaji (Incoterms)
ankara, mkataba
Mgogoro kati ya hati
Mzozo wa gharama/hatari
nchi ya asili
Ankara, cheti cha asili
Asili isiyolingana
Upotezaji wa ushuru wa upendeleo
Idadi ya masanduku/vifurushi
Orodha ya kufunga, bili ya shehena
Vifurushi vilivyokosekana/ziada
Hesabu, dakika
Kuangalia maeneo haya mara kwa mara kwa kila shehena hutatua matatizo mengi kabla ya kufikia forodha.
Violezo vinne vinavyoweza kunakiliwa
1) Kutoa jedwali lililopangwa kutoka kwa data mbichi:
Jukumu lako: msaidizi wa shughuli za biashara ya nje. Jedwali la data ya ankara hutoka kwa maandishi yafuatayo ya mpangilio. Safu: aina ya bidhaa | wingi | kitengo | bei ya kitengo | jumla | Asili. Tia alama kwenye sehemu unazoziona kuwa hazipo au zenye kupingana kama "HAZIJAkamilika/HAZINA MASHAKA", usizijaze ndani yako. Weka sarafu kama ilivyo.Maandishi:[bandika maandishi ya mpangilio/mwandiko hapa — hayajafichwa]
2) Angalia uthabiti:
Jukumu lako: ukaguzi wa uthabiti wa hati. Ninakupa data ya hati 3: ankara, ORODHA YA KUFUNGA, BILL OF LADING. Linganisha sehemu zifuatazo na uonyeshe "nimeridhika / ASISHIKI" katika jedwali: jumla ya kiasi, idadi ya vifurushi, uzani wa jumla, uzito halisi, thamani ya bidhaa, jina la mnunuzi, jina la muuzaji, njia ya kuwasilisha, asili. Andika tofauti kwa nambari kwa kila mstari ambao HAKUNA. Matokeo yake si kauli ya uhakika; Udhibiti wa mwisho ni wa mshauri wa forodha.ENAKARA: [...] ORODHA YA KUANGALIA: [...]BILL OF LADING: [...]
3) Rasimu ya ankara ya Proforma:
Jukumu lako: mratibu wa hati ya kuhamisha. Tayarisha rasimu ya PROFORMA INVOICE kwa Kiingereza yenye maelezo yafuatayo. Jaza sehemu za lazima: muuzaji/mnunuzi, tarehe, uhalali, maelezo ya bidhaa, kiasi, kitengo/bei ya jumla, njia ya uwasilishaji (Incoterms), njia ya malipo, asili, makadirio ya muda wa kutuma. nitathibitisha nambari; Usikisie kiasi chochote. Habari: [data isiyojulikana/sampuli]
4) Orodha ya uhakiki ya upungufu wa hati:
Jukumu lako: msaidizi wa mchakato wa forodha. Lengwa: [kuagiza/kuuza nje], nchi: [...], njia ya usafiri: [baharini/hewa/ardhi]. Tengeneza ORODHA ya hati zinazoweza kuhitajika kwa usafirishaji huu ( ankara, orodha ya kufunga, bili ya shehena, cheti cha asili / mzunguko, bima, kibali maalum / hati za kufuata ikiwa ni lazima). Andika "kwa nini inahitajika" na "wapi kununua / ni nani anayeidhinisha" karibu na kila hati. Hii ni orodha ya ukumbusho; Mshauri huamua mahitaji ya hati ya mwisho.
Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti
Agizo dhaifu:
Angalia nyaraka hizi, kuna matatizo yoyote?
Mwongozo huu, ulioandikwa bila kutoa nyaraka au kuwaambia ni maeneo gani ya kulinganisha, hutoa jibu la juu juu na lisilo na maana "kwa ujumla inaonekana nzuri"; Hainakili tofauti ndogo za nambari ambazo ni hatari sana.
Agizo lenye nguvu:
Jukumu lako: ukaguzi wa uthabiti wa hati. Linganisha uzito halisi, uzito wa jumla, idadi ya visanduku na kiasi cha jumla katika data ya INVOICE na ORODHA YA UFUNGASHAJI hapa chini. Kwa kila sehemu, toa "inashikilia/haishiki + tofauti ya nambari". Pia angalia ikiwa jina la mnunuzi ni sawa katika hati mbili. Ankara: wavu kilo 980, jumla ya kilo 1.050, masanduku 42, vipande 2.100... ORODHA YA UFUNGASHAJI: wavu kilo 980, jumla ya kilo 1.050, masanduku 40, vipande 2.100...
Kidokezo hiki kinatoa sehemu zilizo wazi, data wazi, na umbizo wazi la towe; Kama matokeo, matokeo halisi na yanayoweza kusahihishwa yanaibuka, kama vile "idadi ya vifurushi HAIFANA: ankara 42, orodha ya upakiaji 40, tofauti 2".
kesi tatu ndogo
Kesi ya 1 - Imepata tofauti ya vifurushi. Kampuni ya usambazaji ilianza kulinganisha ankara na orodha za upakiaji na AI kwa kila usafirishaji. Katika mwezi wa kwanza, shehena 7 kati ya 60 zilipatikana kuwa na nambari ya sanduku au uzani wa kutolingana. Haya yalisahihishwa kabla ya kufikia forodha; Takriban ripoti 3 za forodha na ucheleweshaji ziliepukwa. AI iliashiria tofauti, mtaalam alifanya marekebisho na uthibitishaji.
Kesi ya 2 - Hitilafu katika kukosea rasimu kwa afisa. Mfanyakazi mpya alituma rasimu ya proforma ya Kiingereza iliyotolewa na YZ kwa mteja bila kuikagua. Kulikuwa na bei moja ya kitengo (chini ya bei halisi) iliyoachwa katika rasimu ambayo AI ilikuwa imeweka kama "mfano". Mteja alifikiri bei hii ilikuwa ya lazima na mzozo ukazuka. Somo: Kila nambari katika rasimu ya AI lazima idhibitishwe na mwanadamu kabla ya kutumwa; Rasimu si hati rasmi.
Kesi 3 - Tofauti ya kiasi. Katika kampuni ya uagizaji, kulikuwa na tofauti ndogo (USD 120 kutokana na kuzungushwa) kati ya jumla ya thamani kwenye ankara na thamani iliyowekwa kwenye tamko. AI iliweka alama hii wakati wa kukagua; Mshauri alirekebisha tofauti. Ikiwa haikusahihishwa, mapitio ya uthamini na adhabu inayowezekana itakuwa kwenye ajenda. Tofauti ndogo, shida kubwa.
Makosa ya kawaida
- Kukosea rasimu ya AI kwa hati rasmi. Muhtasari ni wa awali tu; Hati rasmi inatolewa kutoka kwa mfumo wako na mtaalamu anaidhinisha.
- Ruka hundi ya msalaba. Tofauti ndogo kati ya hati husababisha matatizo ya gharama kubwa zaidi ya forodha; Linganisha na kila usafirishaji.
- Kufanya AI kutabiri kukosa data. Mfano huo unaweza kutoshea nafasi tupu; Weka alama kwenye vipengee vilivyokosekana kama "HAIPO" na usizijaze.
- Kutoa bei ya siri na taarifa za mteja kama zilivyo. Tekeleza sehemu zinazohitajika kwa ukaguzi ukitumia data isiyojulikana/sampuli.
- Kutuma nambari kwa AI bila kuzithibitisha. Kila kiasi, uzito na wingi lazima uthibitishwe na macho ya mwanadamu.
Kidokezo: Unapofanya AI kukagua hati, sema kila wakati "andika tofauti ya nambari". "Je, ni kushikilia?" Mfano hujibu kwa urahisi "ndiyo" kwa swali; Unaposema "onyesha tofauti na nambari" inadhihirisha utata halisi.
Kwa muhtasari
Akili ya Bandia ina nguvu sana katika sehemu mbili katika hati za biashara ya nje: kutoa rasimu za haraka kutoka kwa data ghafi na kuangalia usawa kati ya hati. Kukamata kiasi, uzito, thamani na tofauti za hati kati ya ankara, orodha ya vifurushi na bili ya shehena mapema huzuia kukataliwa kwa forodha na adhabu. Walakini, rasimu ambayo AI inazalisha sio hati rasmi; Wajibu wa tamko na saini ni wa mshauri wa forodha. Kila nambari imethibitishwa, data ya siri haijatambulishwa, uondoaji haujaundwa.
Jukumu la maombi
Pata ankara na data ya orodha ya upakiaji ya usafirishaji halisi (au sampuli), ficha maelezo ya siri. Fanya AI ilinganishe na kiolezo cha "kukagua uthabiti" hapo juu. Angalia mistari ya "HAIRIDHI" kwenye pato moja baada ya nyingine na uangalie ikiwa ni sahihi. Kisha unda "hati iliyokosa orodha" na uilinganishe na mchakato wako mwenyewe: Je, kuna hati ambayo AI ilikukumbusha kwamba umekosa?
orodha ya ukaguzi
- [ ] Nilificha data ya hati na kuipa AI.
- [ ] Nililinganisha kiasi/uzito/thamani/kichwa kati ya ankara, orodha ya upakiaji na bili ya shehena.
- [ ] Nilitaka matokeo kutoka kwa AI katika mfumo wa "kuandika tofauti ya nambari", sio "inashikilia?"
- [ ] Nimekagua kwa kujitegemea kila tofauti iliyowekwa alama mimi mwenyewe.
- [ ] Nilithibitisha nambari zote kwenye rasimu kabla ya kuituma.
- [ ] Niliweka kibali cha mshauri wa forodha kwa hati rasmi na tamko katika mtiririko wa kazi.