Nyaraka za Kesi na Utunzaji wa Rekodi: Kugeuza Vidokezo kuwa Rekodi ya Kweli na inayoweza kutetewa

Faida:

• Uwezo wa kubadilisha noti mbichi yenye fujo kuwa rekodi ya kesi isiyonyanyapaa, inayoweza kutetewa ambayo hutenganisha ukweli na tafsiri, uchunguzi na taarifa, kwa akili ya bandia.
• Uwezo wa kudhibiti tabia ya akili ya bandia kujaza mapengo na hadithi za uwongo na sheria ya 'alama kukosa, ongeza'
• Uwezo wa kutumia nidhamu ya kutambua rekodi, kuisoma mstari kwa mstari na kuimiliki kwa saini.

Utunzaji wa Nyaraka za Kesi na Utunzaji wa Rekodi: Kugeuza Madokezo kuwa Rekodi Iliyopangwa, Ukweli na Kutetemeka.

Kazi ya mfanyakazi wa kijamii inayochukua muda mwingi, inayoghairishwa zaidi, na pia kazi muhimu zaidi ni kuweka kumbukumbu—kuandika rekodi ya kila mahojiano, uchunguzi, simu na ziara ya nyumbani. Usajili sio utaratibu tu: ni muhimu ili mtaalam anayefuata aweze kuchukua kesi hiyo, mahakama inaweza kuzingatia uamuzi wake, ukaguzi unaweza kufuatilia mchakato na, muhimu zaidi, haki za mteja zinaweza kulindwa. Rekodi iliyohifadhiwa vibaya hufanya uingiliaji uliofanywa vizuri usionekane; Rekodi iliyotunzwa vizuri inaweza kumlinda mtoto katika wakati mgumu. Katika kitengo hiki, utajifunza jinsi ya kutumia AI kugeuza madokezo ya fujo, yaliyoharakishwa kuwa rekodi za kesi zilizopangwa, za kweli na zinazoweza kutetewa, mahali ambapo kuna mipaka, na jinsi ya kulinda faragha.

Kanuni kutoka mwanzo: AI haiunda habari mpya, inapanga habari unayoitoa. Rekodi ni ufuatiliaji rasmi wa ukweli kuhusu mteja; hakuna kinachoruhusiwa kuongezwa ambacho hakijakuwepo, ambacho hakijazingatiwa, ambacho hakijasemwa. Mwenendo hatari zaidi wa AI ni kujaza nafasi zilizoachwa wazi na sentensi zinazoonekana "kufaa" lakini zimeundwa. Kazi yako ni kuacha mapengo haya wazi au kuyafafanua - sio kuyajaza.

Anatomy ya rekodi nzuri ya kesi

Rekodi inayoweza kutetewa huweka wazi tofauti chache muhimu:

• Ukweli dhidi ya maoni. "Mteja alilia mara tatu wakati wa mahojiano" ni ukweli; "Mteja alikuwa na huzuni" ni tafsiri na haiwezi kuandikwa bila msingi wa kliniki. Rekodi hutangulia ukweli na inajumuisha ukalimani tu kwa kuweka lebo wazi na uhalali.
• Uchunguzi dhidi ya kujieleza. "Hakukuwa na joto nyumbani (uchunguzi)" na "mteja alisema hangeweza kulipa bili (taarifa)" hubeba uaminifu tofauti. Kuchanganya hizi mbili kunadhoofisha rekodi.
• Lugha ya maelezo dhidi ya unyanyapaa. "Mtoto alikuwa amevaa nguo chafu ambazo hazikufaa kwa msimu" ni maelezo; "mama mzembe" ni unyanyapaa na humhukumu mtu. Rekodi inaelezea hali, sio mtu.
• Tarehe, wakati, chanzo, sahihi. Ni wazi kila rekodi iliandikwa lini, nani na kwa msingi gani.

AI inaweza kukusaidia kufanya tofauti hizi: inaweza kuchukua noti mbichi unayotoa na kuiweka lebo kama ukweli/maoni, uchunguzi/taarifa, lugha ya unyanyapaa wa bendera. Lakini unafanya uamuzi wa mwisho - nini kitabaki, kinachotoka.

Kidokezo: Mara tu mahojiano yanapomalizika, chukua sentensi 3-4 "noti mbichi" (nani, nini, uchunguzi, hatua inayofuata). Tumia AI kugeuza noti hii ghafi kuwa rekodi kamili. Kuhariri Memo + AI wakati kumbukumbu ni safi ni haraka na sahihi zaidi kuliko kuiandika kutoka mwanzo saa chache baadaye.

Hatua kwa hatua: kutoka kwa noti mbichi hadi kurekodi

1. Kutofautisha. Kabla ya kutoa alama ghafi kwa AI, ondoa vitambulishi kama vile jina, anwani, kitambulisho, jina la shule, au tumia tu zana salama iliyoidhinishwa na taasisi yako. (Usiruke hatua hii kamwe.)
2. Uliza muundo. Uliza YZ rasimu inayolingana na umbizo la usajili la taasisi yako (k.m. sababu ya kutuma ombi, uchunguzi, taarifa ya mteja, tathmini, hatua zilizopangwa).
3. Iweke lebo. Kuwa na AI kutofautisha kati ya ukweli / tafsiri na uchunguzi / taarifa; hii hufanya maeneo ya vipofu kuonekana.
4. Weka alama kwenye nafasi zilizoachwa wazi. Sema, "Usiongeze chochote ambacho hakiko kwenye noti, weka alama kwenye vitu vilivyokosekana kama 'lazima vifafanuliwe'."
5. Isome, ihariri, imiliki. Soma mstari wa pato kwa mstari. Futa taarifa zozote zilizotungwa au zilizotiwa chumvi. Usajili unakuwa rasmi na sahihi yako; Wajibu ni wako.

kesi tatu ndogo

Kesi ya 1 - Rekodi zilizokusanywa zimeyeyuka. Mtaalamu mmoja alikuwa amekusanya rekodi 22 ambazo hazijaandikwa zenye thamani ya wiki 3. Alikamilisha rekodi katika takriban siku 2 kwa kuhariri maelezo mafupi ghafi aliyohifadhi kwa kila mahojiano kwa kutumia zana salama; Ikiwa angeiandika kwa mkono, ingechukua karibu wiki. Jambo muhimu: sio kila rekodi iliyoingia faili bila idhini.

Kesi 2 — Lugha ya unyanyapaa imesahihishwa. Katika rasimu ya kurekodi, AI ilielezea mteja kama "kutoshirikiana na fujo." Mtaalamu aliangalia maelezo yake ghafi: mteja tu "alitaka kubadilisha muda wa miadi na kupaza sauti yake." Muhuri umefutwa; Maelezo ya kweli yaliandikwa badala yake: "Mteja alisema kwa sauti kwamba muda wa miadi haukufaa." Marekebisho haya yalizuia kuonyesha mteja vibaya katika kesi ya baadaye ya mahakama.

Kesi ya 3 - Maelezo yaliyotungwa yamenaswa. YZ aliandika "watoto 3 waliozingatiwa nyumbani" katika logi ya kutembelea nyumbani. Walakini, maelezo ya mtaalam hayakujumuisha idadi ya watoto, ilisema tu "watoto walikuwa nyumbani". AI ndiye aliyeunda nambari. Shukrani kwa sheria ya "ongeza kile ambacho hakiko kwenye noti", mtaalam alishika hii na kuiweka alama kama "inahitaji ufafanuzi".

Violezo vinne vinavyoweza kunakiliwa

1) Rekodi iliyoundwa kutoka kwa noti mbichi:

Jukumu lako: mhariri wa rekodi za kazi ya kijamii. Nitakupa hamnoti ya mkutano. Tengeneza muhtasari wa rekodi uliopangwa wenye vichwa vifuatavyo: Sababu ya mawasiliano/mawasiliano, Uchunguzi, Taarifa za Mteja, Tathmini (kulingana na maelezo pekee), Hatua zilizopangwa. Tumia maelezo katika dokezo TU, usiongeze chochote. Weka alama kwenye vitu vilivyokosekana kama "lazima vifafanuliwe". Ujumbe mbichi: [bandika dokezo]

2) Udhibiti wa kutofautisha wa ukweli/ufasiri:

Katika rasimu iliyo hapa chini ya kurekodi, weka kila sentensi lebo kama "ukweli (uchunguzi)," "taarifa ya mteja," au "maoni ya kitaalamu." Weka alama kwenye maoni kwa msingi usioeleweka. Usibadilishe maandishi, yaweke tu alama na uorodheshe udhaifu.Rasimu: [bandika rasimu]

3) Kusafisha ulimi wa kuchapisha:

Tafuta kauli katika rekodi iliyo hapa chini ambayo hakimu, inanyanyapaa, au lawama mteja. Kwa kila moja, pendekeza njia mbadala inayoonyesha jambo lile lile kwa njia ya maelezo na heshima. Eleza hali, si mtu. Kuongeza taarifa mpya.Rekodi: [bandika rekodi]

4) Muhtasari wa faili wa mpangilio (kwa uhamishaji/usimamizi):

Nitakupa rekodi nyingi kutoka kwa kesi, na maelezo ya kutambua kuondolewa. Geuza haya kuwa muhtasari wa mpangilio wa tarehe: nini kilifanyika katika kila mwasiliani, ni hatua gani ilichukuliwa, ni suala gani lilibaki wazi. Usiongeze maoni, fanya tu muhtasari wa kile kilicho kwenye rekodi.Rekodi: [bandika rekodi]

Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti

Agizo dhaifu:

Geuza mkutano wangu na familia hii kuwa rekodi nzuri ya huduma za kijamii, jaza sehemu ambazo hazipo ili uonekane wa kitaalamu.

Kusema "unajaza mapengo" inamaanisha kutoa idhini ya AI kutengeneza vitu. Matokeo yake ni rekodi fasaha lakini isiyoweza kutekelezeka iliyo na uchunguzi ambao kwa kweli haupo.

Agizo lenye nguvu:

Jukumu lako: mhariri wa rekodi. Badilisha noti ghafi iliyo hapa chini kuwa rekodi inayofaa umbizo la shirika. Tumia habari TU kwenye noti; usiongeze uchunguzi wowote, nambari, utambuzi au maoni. Weka kipochi na taarifa ya mteja lebo tofauti. Acha sehemu zozote ambazo haziko kwenye dokezo zikiwa wazi na uandike "lazima zifafanuliwe". Usitumie lugha ya unyanyapaa. Ujumbe mbichi: [bandika dokezo]

Tofauti: kusema "weka alama kwa kukosekana" badala ya "fanya kukosekana" hufanya kurekodi haraka lakini kwa uaminifu na kutetewa.

Aina za rekodi na jukumu la AI

Aina ya rekodi

Kusudi

Jukumu la AI

udhibiti muhimu

kurekodi simu

athari ya mawasiliano

Sanidi noti

Tofauti ya ukweli / tafsiri

ripoti ya ziara ya nyumbani

rekodi ya uchunguzi

Hariri uchunguzi

Hakuna maelezo yanayofaa

Ujumbe wa simu/mawasiliano

Ufuatiliaji mfupi wa mawasiliano

kufupisha

Tarehe/chanzo sahihi

Muhtasari wa faili

Uhamisho/usimamizi

Mkusanyiko wa Kronolojia

Usajili unategemea tu

Ujumbe wa kufunga kesi

Matokeo ya mchakato

mkusanyiko wa rasimu

Hitimisho inategemea ushahidi

Makosa ya kawaida

• Inamaanisha "kamilisha sehemu zilizokosekana". AI inafaa mapengo; kila wakati sema "weka alama kwa kukosa".
• Andika maoni kana kwamba ni ukweli. Andika "alilia mara tatu wakati wa mahojiano" badala ya "alishuka moyo"; Maoni yanaweza tu kuingizwa kwa msingi wake na lebo.
• Kutotambua vivumishi vya unyanyapaa. Lebo kama vile "kupuuza," "uchokozi," "kutoshirikiana" humhukumu mtu; Eleza hali hiyo.
• Kukwepa utambulisho. Ondoa vitambulishi au utumie zana salama kabla ya kusafirisha noti ghafi kwenye zana iliyofunguliwa.
• Kuweka pato kwenye faili bila kuisoma. Usajili unakuwa rasmi na sahihi yako; Haitaidhinishwa bila kuisoma mstari kwa mstari.

Kwa muhtasari

Uwekaji kumbukumbu za kesi ndio uti wa mgongo wa kazi ya kijamii, na AI ni kiokoa wakati halisi hapa: kugeuza noti mbichi yenye fujo kuwa muhtasari uliopangwa, wa ukweli, kusaidia katika ukweli/upambanuzi wa tafsiri, kuripoti lugha ya unyanyapaa, kufupisha faili kwa mpangilio. Lakini AI haitoi maarifa mapya; Haijazi nafasi zilizoachwa wazi, inaziweka alama. Tekeleza upambanuzi wa tafsiri-ukweli na kauli ya uchunguzi, lugha ya maelezo, utambulisho, na hatua ya "soma-kuhariri-inafaa" katika kila rekodi.

Jukumu la maombi

Andika barua mbichi ya sentensi 4 kwa mahojiano ya kubuni (nani, nini kilifanyika, uchunguzi, hatua inayofuata). Pata rasimu kutoka kwa AI yenye kiolezo cha "Rekodi Iliyoundwa kutoka kwa noti mbichi". Kisha tumia mifumo ya "ukweli/ufafanuzi" na mifumo ya "lugha inayonyanyapaa". Angalia ili kuona kama AI imeongeza chochote ambacho hakikuwa kwenye dokezo na urekebishe unachopata.

orodha ya ukaguzi

• [ ] Sikutambua noti mbichi au niliendesha gari kwa usalama.
• [ ] Niliagiza AI "kuongeza kile ambacho hakiko kwenye noti, weka alama".
• [ ] Niliangalia kesi, taarifa ya mteja na maoni tofauti.
• [ ] Nilibadilisha lugha ya unyanyapaa/kuhukumu na kutumia lugha ya maelezo.
• [ ] Nilisoma rekodi kwa mstari na kuithibitisha kabla ya kutia sahihi.