Uandishi wa Sera na Utaratibu

Faida:

• Uwezo wa kuandaa hati ya sera/utaratibu mahususi kwa taasisi kwa haraka iliyopangwa
• Uwezo wa kulinganisha sera na jukumu na uwajibikaji (RACI) na kuzifanya ziweze kukaguliwa
• Uwezo wa kutumia mtindo na viwango vya uumbizaji kwa lugha inayoeleweka, inayotumika na thabiti.

Sera za taasisi ni kumbukumbu yake iliyoandikwa na nidhamu ya maamuzi: kutoka kwa kupinga rushwa hadi usalama wa habari, kutoka kwa kazi ya mbali hadi kuhifadhi data, ni toleo rasmi la maneno "hivi ndivyo tunavyofanya". Sera nzuri iko wazi, inatekelezeka na inakaguliwa; Sera mbaya ni aidha rundo la jargon ambalo hakuna mtu anayesoma au mkusanyiko wa nia nzuri ambayo inabaki utupu kivitendo. Upelelezi wa Bandia (AI) hutoa kwa haraka rasimu ya kwanza ya hati za sera na utaratibu, huweka lugha sawa, na kuunda michoro ya uwajibikaji. Katika kitengo hiki, tutajifunza jinsi ya kuunda sera mahususi za shirika, RACI zinazoweza kukaguliwa na zinazoeleweka - kudumisha idhini ya binadamu kila wakati.

Hebu tufafanue masharti. Sera ni hati ya kiwango cha juu ("nini na kwa nini") ambayo huweka msimamo na sheria za shirika kuhusu suala fulani. Utaratibu ni hati inayoeleza hatua kwa hatua jinsi ya kutekeleza sera hiyo ("vipi"). RACI ni matrix ambayo hufafanua majukumu ya Kuwajibika, Kuwajibika, Kushauriwa na Kujulishwa kwa kila kazi. Wigo ni nani na sera inamfunga. Ufanisi na ukaguzi ni wakati sera ni halali na ni mara ngapi itasasishwa.

Mifupa ya Hati ya Sera

Sera thabiti hushiriki mfumo mmoja. Ukiipa AI kiunzi hiki, hati zako zote zitakuwa na muundo na usomaji sawa. Hatua kwa hatua:

1. Kusudi na upeo. Sera inashughulikia hali gani, nani, na ni hali gani?
2. Ufafanuzi. Maneno muhimu hufafanuliwa mara moja, kwa uwazi.
3. Kanuni/kanuni. Msimamo kuu na sheria za kisheria za taasisi.
4. Wajibu na Wajibu (RACI). Nani anafanya nini, ni nani anayeidhinisha, ambaye anashauriwa.
5. Utaratibu/hatua. Mtiririko wa saruji wa maombi.
6. Vighairi, ukiukaji na utekelezaji. Jinsi ya kudhibiti uvunjaji wa sheria.
7. Utekelezaji, mapitio na nyaraka zinazohusiana.

Jukumu lako: mtaalam mwenye uzoefu katika uandishi wa sera za shirika.Andaa rasimu ya sera kwa mada ifuatayo.Muundo: 1) Madhumuni na upeo 2) Ufafanuzi 3) Kanuni na kanuni4) Majukumu na wajibu 5) Hatua za utaratibu 6) Isipokuwa/ukiukaji/idhini7) Utekelezaji na uhakiki.Kanuni:- Acha ...IWAZIWE; apokrifa.- Ikiwa maelezo ya kisheria yanahitajika, ongeza kumbuka "idhini ya kisheria inahitajika - lazima idhibitishwe"; Usitoe nakala yako / nambari ya uamuzi. - Weka lugha iwe wazi, yenye sentensi fupi na inatumika.<mada>[maelezo ya msingi kuhusu suala la sera na taasisi]</topic>

Tahadhari: Sera zina matokeo ya kisheria; Sera ya nidhamu, data au usalama lazima ifuate sheria inayotumika. Rasimu inayotolewa na AI lazima ikaguliwe na kuidhinishwa na wakili/mtaalamu kwa mujibu wa sheria inayotumika kabla ya kuchapishwa.

Kuifanya Ikaguliwe na RACI

Uwazi juu ya "nani atafanya nini" ndio hufanya sera iwezekane. Sera isiyo na jukumu ni hati ambayo kila mtu anawajibika lakini hakuna anayewajibishwa. AI ina nguvu katika kulinganisha kila dhima na RACI.

Tengeneza RACItable kwa kila dhima madhubuti katika rasimu ifuatayo ya sera:| Shughuli/dhima | Kuwajibika (R) | Imeidhinishwa na (A) | Iliyoshauriwa (C) | Kufahamishwa (I) |Kanuni:- Kuwa na "Midhinishaji MMOJA (A)" katika kila shughuli.- Tia alama kwenye shughuli ambazo jukumu lake bado haliko wazi katika sera kama "hakuna jukumu lililokabidhiwa".- Acha kishika nafasi cha [NAFASI: ...] ikiwa hujui mada halisi.

Pia kuna kipengele cha uthabiti na usomaji. Sera zote za taasisi zinapaswa kuandikwa kwa mtindo sawa na kwa maneno sawa. AI husawazisha maandishi kulingana na mwongozo wa mtindo.

Panga sera hii kulingana na viwango hivi vya kimtindo:- Sentensi fupi fupi; kanuni moja katika kila sentensi. - Misemo ya kumiliki kama vile "Ni jukumu la kitengo Fafanua pale inapotajwa mara ya kwanza. - Kifungu kwa kifungu, muundo wa nambari. Onyesha misemo uliyobadilisha kwa jedwali fupi (kabla/baada).

Uhamasishaji dhaifu / Uhamasishaji Wenye Nguvu

Kidokezo dhaifu: Tuandikie sera ya usalama wa habari.

Matokeo: Maandishi ya jumla yanayotokana na wastani wa intaneti, yasiyofaa kwa shirika lako, yenye majukumu yasiyoeleweka, na ambayo utiifu wake wa kisheria haujathibitishwa. Ikichapishwa, haiwezi kutekelezwa na inasalia bila kufanya kazi katika ukaguzi.

Kidokezo chenye nguvu: [jukumu la mtaalam + mifupa yenye sehemu 7 + [ITAJAZWA] mapengo mahususi ya taasisi + "idhini ya kisheria kwa maelezo ya kisheria" dokezo + RACI inayolingana + viwango vya mtindo]

Matokeo: Rasimu ya sera ambayo inaweza kubadilika kulingana na taasisi yako, inayojumuisha kila wajibu, ina lugha thabiti na iko tayari kuidhinishwa kisheria.

Kujaribu Sera: Ukaguzi wa Ufaafu

Hata sera inayoonekana kuandikwa vyema inaweza isitekelezwe katika nyanja hii: inaweza kuwa na makataa yasiyo halisi, majukumu ambayo hayapo, au sheria zinazokinzana. Unaweza kutumia AI kuweka sera kupitia "jaribio la uwezekano" kabla ya kuichapisha. Hii inasoma maandishi kutoka kwa mtazamo wa mfanyakazi na kupata alama ambazo wanaweza kukwama.

Jaribu sera ifuatayo ili uweze kutumika kabla ya kuchapishwa:1) Swali iwapo kila sheria inaweza kutekelezwa kwa jukumu halisi; weka alama zile zinazoonekana kuwa hazieleweki au haziwezekani.2) Chunguza kama kuna ukinzani wowote au urudufishaji wa kanuni.3) Tathmini kama nyakati na masafa yaliyotajwa ni ya kweli.4) Mfanyakazi anapouliza "nitafanya hivi hasa?" Orodhesha pointi ambapo utakwama. Toa pendekezo fupi la kusahihisha kwa kila matokeo; kuanzishwa kwa hukumu ya mwisho.

Kidokezo: Fikiria sera kama "je mfanyakazi atasoma hili na kujua la kufanya?" Kujaribu kwa swali kunapata dosari ya kawaida (sheria za kufikirika na zisizotekelezeka). Sera ambayo haiwezi kutekelezwa ni hatari zaidi kuliko sera ambayo haipo; kwa sababu inajenga udanganyifu wa maelewano.

Sera au Utaratibu?

Ukubwa

Siasa

Utaratibu

Swali

nini na kwa nini

Jinsi gani

Kiwango

juu, kanuni

Uendeshaji, hatua kwa hatua

mabadiliko

nadra

Imesasishwa wakati mchakato unabadilika

mfano

"Data ya kibinafsi inalindwa"

"Ombi la kufuta data ndani ya siku 30 na hatua hizi"

Idhini

Uongozi mkuu/kisheria

Mmiliki wa mchakato + kufuata

Kesi Tatu Ndogo

Kesi ya 1 - Kufuta sera. Sera ya kampuni ya kuhifadhi data imekuwa ikitumika kwa miaka mingi, lakini "ni nani anayefuta data na lini?" Jibu la swali halikuwepo kwenye hati. Ombi la mteja la kufutwa lilipoingia, hakuna aliyechukua umiliki na ombi hilo lilicheleweshwa kwa siku 40. Imeongeza RACI kwa sera na AI; Midhinishaji mmoja na mtu anayewajibika alipewa kila shughuli ya kuhifadhi na kufuta. Maombi yaliyofuata yalifungwa kwa wastani wa siku 9 na mchakato ukawa unakaguliwa.

Kesi 2 - Hati isiyoweza kusomeka. Sera ya maadili ya taasisi ilikuwa maandishi ya kurasa 14 yenye maneno mazito; utafiti ulionyesha kuwa 12% tu ya wafanyakazi kusoma. Usanifu wa kimtindo na AI: sentensi fupi, misemo inayofaa, maneno yaliyofafanuliwa. Hati hiyo ilipunguzwa hadi kurasa 6 na kiwango cha kusoma kiliongezeka hadi 57% katika miezi mitatu. Maudhui yalibaki vilevile; ufahamu uliongezeka mara kumi.

Kesi ya 3 - Thamani ya idhini ya kisheria. Timu moja ilikuwa karibu kuchapisha moja kwa moja rasimu ya sera ya nidhamu inayozalishwa na AI. Rasimu hiyo ilikuwa na taarifa ya "kusitishwa kwa upande mmoja", ambayo haikuzingatia sheria zinazotumika za kazi; AI ilikuwa imeiashiria kama "idhini ya kisheria inahitajika". Mapitio ya kisheria yalisahihisha maneno. Ikiwa ishara ingepuuzwa, sera isiyoweza kutekelezeka na hatari ya madai itatungwa.

Makosa ya kawaida

• Kuzalisha sera ya jumla bila taasisi. Maandishi yanayotayarishwa bila muktadha na nafasi [YA KUJAZWA] hazitalingana na taasisi yako.
• Kutokuwa na uwezo wa kugawa majukumu. Bila RACI, siasa inasalia kuwa duni; hakuna anayewajibishwa.
• Kuchanganya sera na utaratibu. Ikiwa "nini/kwa nini" na "vipi" hazijatenganishwa, waraka utakuwa wa kufikirika na haujakamilika.
• Kupita kibali cha kisheria. Sera ambazo zina matokeo ya kisheria lazima zikaguliwe kwa mujibu wa sheria.
• Jargon na sentensi ndefu. Sera ambayo haijasomwa haitekelezwi; Kiwango cha stylistic ni muhimu.
• Sio kuweka tarehe ya ukaguzi. Sera hupitwa na wakati; utekelezaji na ukaguzi wa mara kwa mara unapaswa kufafanuliwa.

Kwa muhtasari

Uandishi wa sera na utaratibu ni kazi ya kutafsiri msimamo wa shirika katika sheria zilizo wazi, za umiliki na zinazoweza kukaguliwa. AI hutoa rasimu nzuri ya kwanza, huweka lugha sawa na inalingana na kila wajibu kwa RACI; Lakini lazima ujaze mapengo mahususi kwa taasisi, upitishe maudhui ya kisheria kupitia kibali cha kisheria, na uweke hati hiyo isomeke. Tenganisha sera kutoka kwa utaratibu, toa mwidhinishaji mmoja kwa kila shughuli, na uanzishe mzunguko wa ukaguzi. AI inazalisha michoro na muundo; Mtaalamu aliyeidhinishwa anaamua juu ya uhalali na uhalali wa sera.

Jukumu la maombi

Chagua mada ya sera (k.m. matumizi yanayokubalika, uhifadhi wa data). (1) Kuwa na muhtasari uliotolewa kwa haraka ya sehemu 7 ya mifupa; kagua alama zote [ITAJAZWA] na "idhini ya kisheria inahitajika". (2) Weka majukumu kwa kila wajibu kwa haraka ya RACI; Thibitisha kuwa kuna mwidhinishaji mmoja tu kwa kila shughuli. (3) Endesha usanifishaji wa mtindo na uboresha usomaji. (4) Funga hati yenye hali ya "idhini ya kisheria/kitaalam inayosubiri" na tarehe ya ukaguzi.

orodha ya ukaguzi

• [ ] Je, sera imeandikwa kwa mfumo thabiti wa sehemu 7?
• [ ] Je, mapengo mahususi ya taasisi yameachwa kama [YA KUJAZWA]?
• [ ] Kila wajibu uliowekwa kwenye RACI, mwidhinishaji mmoja ameteuliwa?
• [ ] Je, tofauti kati ya sera na utaratibu ni wazi?
• [ ] Je, kibali cha kisheria/kitaalam kimepangwa kwa maudhui ya kisheria?
• [ ] Je, lugha imefanywa kuwa na sentensi fupi, idiosyncratic na bila jargon?
• [ ] Je, tarehe za ufanisi na uhakiki zimefafanuliwa?