Usimamizi wa Muktadha: Kutoa Mfano Asili Sahihi

Faida:

• Inaweza kueleza kwa mifano jinsi muktadha huamua usahihi wa matokeo
• Inaweza kuchagua na kusanidi maelezo ya muktadha yanahitajika kwa kazi
• Inatambua na kuepuka hatari za muktadha usio na maana, unaopingana au uliofichwa

Hata ikiwa unatoa kazi sawa kwa watu wawili, ikiwa mmoja wao anafanya kazi kujua hali hiyo na mwingine hajui chochote kuhusu hilo, matokeo tofauti sana yatatokea. Hali ni sawa kwa akili ya bandia. Muktadha ni habari inayoambia mfano "inafanya kazi hii kwa msingi gani": kwa nani, kwa madhumuni gani, na historia gani, chini ya vizuizi gani. Katika kitengo hiki tutajifunza jinsi muktadha huamua matokeo, ni muktadha gani wa kuchagua kwa ajili ya kazi, na ni kiasi gani au muktadha usio sahihi husababisha madhara.

Kwa Nini Muktadha Unaamua Sana?

Mfano haujui hali yako zaidi ya maandishi unayotoa. Hajui jina la kampuni yako, historia ya mteja wako, lengo la mradi wako, au kile kilichozungumzwa wiki iliyopita. Ikiwa hautatoa habari hii, mtindo utaandika kwa dhana ya "wastani", na wastani hautapatana na hali yako ya kipekee. Kutoa muktadha husogeza kielelezo kutoka "wastani" hadi "kwa ajili yako tu."

Kwa mfano, unaposema "andika ofa ya punguzo kwa mteja", mtindo hutoa maandishi ya jumla. Lakini ikiwa unatoa muktadha wa "mteja huyu amekuwa nasi kwa miaka 3, alifanya mauzo ya 400 elfu TL mwaka jana, alisema kwamba alipokea ofa ya bei nafuu kutoka kwa kampuni pinzani na tunataka kudumisha uaminifu wake", sauti, uhalali na mantiki ya punguzo ya ofa itakuwa sahihi kabisa.

Je, Kazi Inahitaji Muktadha Gani?

Si lazima kuandika kila kitu kwa kila kazi; kazi yako ni kuchagua muktadha unaohitajika na wa kutosha kwa kazi hiyo. Maswali haya manne hurahisisha kazi yako:

1. Kwa nani? Mnunuzi ni nani, kiwango chake cha ujuzi, uhusiano wake na wewe.
2. Kutoka wapi? Madhumuni ya pato hili ni; Ushawishi, habari au uamuzi?
3. Na nini zamani? Ni nini kilizungumzwa hapo awali, nini kilifanyika, ni maamuzi gani yalifanywa?
4. Kwa mipaka gani? Bajeti, muda, sheria za chapa, mfumo wa kisheria.

Kuweka muktadha hatua kwa hatua

1. Andika kazi katika sentensi moja.
2. Jibu maswali manne hapo juu; Ongeza majibu katika nukta za vitone.
3. Ondoa vifungu visivyo vya lazima au kinzani (muktadha mwingi pia unadhuru).
4. Ikiwa kuna data ya siri/ya kibinafsi, ifunge (tutarejea kwenye mada hii katika kitengo cha 11).
5. Tenganisha muktadha kutoka kwa kazi kwa njia inayoonekana (kichwa, mstari, au lebo ya "Muktadha:").

Muktadha Mdogo / Muktadha wa Kutosha / Muktadha Mengi

Hali

Hitimisho

muktadha mdogo

Ilibadilika kuwa ya jumla, isiyo sahihi, "inafaa kwa kila mtu lakini sio kwa mtu yeyote"

Muktadha wa kutosha

Hali-maalum, hadi-hatua, pato linaloweza kutumika moja kwa moja

Muktadha wa kupita kiasi/unaopingana

Mfano huo unachanganya muhimu na zisizo muhimu, na kuficha mahitaji kuu

Kinyume na imani maarufu, muktadha mwingi sio mzuri. Ikiwa utaandika aya kumi za msingi na kusema unachotaka katika sentensi moja isiyo wazi, mfano huo utazama kwenye rundo la maelezo na kukosa kazi kuu. Muktadha mzuri ni kuchagua kile kinachofaa; Sio kumwaga kila kitu.

Violezo Vinne Vinakiliwa

1) Mifupa ya kuzuia muktadha:

Muktadha:- Kwa nani: [mpokeaji, kiwango, uhusiano]- Kusudi: [tunataka kufikia nini]- Historia: [matukio/maamuzi husika ya awali]- Mipaka: [bajeti, muda, kanuni]Kazi: [kitenzi kimoja wazi + pato]

2) Mawasiliano ya Wateja:

Muktadha:- Mteja: Miaka 2 ya ushirika, matumizi ~ TL elfu 30 kwa mwezi.- Tatizo: Uwasilishaji wa mwisho ulichelewa kwa siku 5, mteja alishutumiwa.- Kusudi: Dumisha uhusiano, fanya upya uaminifu. Kazi: Andika barua pepe fupi ya fidia (upeo wa maneno 100). Kizuizi: Kubali wajibu; usimlaumu mtu mwingine.

3) Ripoti ya ndani / muhtasari wa utendaji:

Muktadha:- Msomaji: Msimamizi mkuu, asiyependezwa na maelezo ya kiufundi, yanayolenga matokeo.- Kusudi: Kushawishi kwa ajili ya uidhinishaji wa bajeti.- Usuli: Mradi umecheleweshwa kwa miezi 2 lakini upeo umeongezeka. Kazi: Andika muhtasari mkuu wa aya 1 + orodha ya hatua 3.

4) Muktadha unaoendelea (mwanzo wa mazungumzo marefu):

Weka majibu yako yote ya siku zijazo kwenye muktadha huu: - Kampuni yetu: [kikoa, saizi] - Sauti ya chapa: [vivumishi halisi] - Hairuhusiwi: [jina la mshindani, hype, ahadi] Thibitisha hili na ufuate sheria hizi katika kila jibu.

Uhamasishaji dhaifu / Uhamasishaji Wenye Nguvu

Dhaifu:

Andika jibu kwa malalamiko haya tuliyopokea.[complaint text]

Nguvu:

Muktadha: Mteja anayelalamika mwenye umri wa miaka 4, mwaminifu; Bidhaa hiyo ina kasoro, anataka mbadala. Sera yetu inaruhusu kubadilishana bila masharti ndani ya siku 14 na mteja siku ya 6. Kusudi: suluhisho la haraka na uaminifu. Kazi: Andika jibu kwa mteja. Upeo wa maneno 90, toa suluhu katika sentensi ya kwanza. Kizuizi: Usitoe ahadi nje ya siasa; Kwa kutumia lugha ya kushtaki.Malalamiko:[maandishi ya malalamiko]

Kidokezo cha pili kinampa modeli maelezo mafupi ya mteja, sera, muda na madhumuni; ili jibu sio "msamaha wa kawaida" lakini suluhisho sahihi na linaloweza kutekelezeka.

Kesi Tatu Ndogo

Kesi ya 1 - Mshauri wa mali isiyohamishika. Mshauri alikuwa akitengeneza maandishi ya matangazo ili "kuandika kwa uzuri". Tulipoongeza maelezo "mnunuzi anayelengwa ni familia changa, ukaribu wa eneo na shule unapaswa kuangaziwa, bei ni 5% chini ya wastani wa soko", matangazo yalivutia hadhira moja kwa moja na kiwango cha utafutaji kwa kila mtazamo kiliongezeka chini ya ufuatiliaji wa mshauri mwenyewe.

Kesi ya 2 - Meneja wa mradi. Waziri Mkuu alipotoa barua pepe ya hali ya kila wiki muktadha wa "uwasilishaji muhimu 2 ulikosa wiki iliyopita lakini hatari moja ilifungwa mapema; usimamizi mkuu wa wasomaji," mtindo huo ulileta sauti ya usawa, bila kuogopa wala kujificha. Bila muktadha, kazi hiyo hiyo ingetoka kwa matumaini sana au ya kukata tamaa.

Kesi ya 3 - HR. Wakati wa kuchapisha barua pepe ya kukataa, mtaalamu wa HR aliongeza muktadha wa "mgombea alikuwa na nguvu katika awamu ya mwisho, nafasi nyingine inaweza kufunguliwa katika siku zijazo." Matokeo yake yalikuwa ni maandishi ambayo hayakufunga mlango wala kumuudhi mgombea; Toleo lisilo na muktadha lilikuwa baridi na la fomula.

Kidokezo: Tumia lebo zinazoonekana wazi kama vile "Muktadha:" na "Kazi:" ili kutenganisha muktadha na jukumu. Kwa njia hii, mfano hauchanganyi ni sehemu gani ya usuli na ni sehemu gani ni ombi.

Tahadhari: Acha kabla ya kuongeza data ya siri (jina halisi, TR ID, nambari ya akaunti, maelezo ya mkataba) kwenye muktadha. Mara nyingi, kusema "mteja wa kampuni wa miaka 3" hufanya kazi pamoja na kutoa jina halisi. Tutajadili sheria za faragha katika kitengo cha 11.

Makosa ya kawaida

• Muktadha sifuri. Kuandika tu kazi na kusubiri kwa mfano kujua hali hiyo.
• Muktadha mwingi sana. Kujaza aya kumi zisizo na umuhimu na kuzika ombi kuu.
• Muktadha unaokinzana. Kusema "kuwa rasmi" na kusema "andika kwa dhati na kwa ucheshi" mahali pamoja.
• Kuchanganya muktadha na jukumu. Kuelezea msingi na sio kusema wazi kile unachotaka.
• Kuongeza data ya siri bila kufikiria. Kubandika taarifa nyeti bila kuficha utambulisho.

Kwa muhtasari

• Muktadha ni maelezo ya usuli ambayo huhamisha kielelezo kutoka "jibu la wastani" hadi "jibu mahususi kwako."
• Muktadha mzuri hujibu maswali manne: kwa nani, kwa nini, kwa historia gani, na mipaka gani.
• Muktadha mdogo sana hutoa matokeo ya jumla, muktadha wa kutosha hutoa matokeo sahihi, na muktadha mwingi hutoa mtawanyiko.
• Tenganisha muktadha kutoka kwa kazi na lebo wazi; Chagua kile kinachofaa, usimwage kila kitu.
• Usitambulishe data ya siri kabla ya kuiongeza; Mara nyingi ufafanuzi wa jumla unatosha.

Jukumu la maombi

Chagua kazi halisi kutoka kwa kazi yako (barua pepe, ripoti au jibu). Endesha toleo lisilo na muktadha kwanza. Kisha jibu maswali manne (kwa nani, kwa nini, historia gani, mpaka gani), ongeza "Muktadha:" kuzuia, na kukimbia tena. Angalia tofauti ya vibao kati ya matokeo hayo mawili na uangalie muktadha wa ziada.

orodha ya ukaguzi

• [ ] Ninaweza kuamua ni muktadha gani unahitajika kwa kazi yenye maswali manne.
• [ ] Ninatenganisha muktadha kutoka kwa kazi kwa lebo wazi.
• [ ] Ninaepuka muktadha usio na maana na unaopingana.
• [ ] Mimi huficha utambulisho wa data ya siri kabla ya kuiongeza.
• [ ] Ninaweza kuona tofauti kati ya pato lisilo na muktadha na lisilo na muktadha.