Добици:
- Способност израде резимеа КПИ прилагођеног одбору са контекстом и трендом из сирових метрика
- Способност дизајнирања извештаја који представљају сваки показатељ са предлозима за радњу и изворним ознакама
- Способност успостављања дисциплине која ће омогућити праћење извора сваког броја у извештају и спречити претеривање
Крај је месеца и треба да припремите презентацију управном одбору. Имате на десетине метрика: промет, бруто маржу, период наплате, приход по запосленом, стопу одлива купаца... Али управни одбор не жели да види гомилу бројева; „куда иде наш посао и шта да радимо?“ тражи одговор на питање. У овој јединици ћемо научити да користимо вештачку интелигенцију (АИ) као помоћника за извештавање који преводи сирове метрике на језик доносиоца одлука.
Шта је КПИ и како се разликује од метрике?
Метрика је све што се може измерити. КПИ (Кеи Перформанце Индицатор) је ограничен број метрика које доносилац одлука заправо гледа, показујући колико је компанија близу својим циљевима. Добар извештај менаџмента не представља 40 метрика већ 6-8 КПИ-ја са контекстом, трендовима и акцијама.
АИ ради три посла у овом тренутку: контекстуализује бројеве (према претходном периоду, циљ), преводи тренд у наратив и формулише препоручене акције. Ваш посао је да сачувате извор сваке фигуре у траговима и да спречите да нарација постане преувеличана.
Савет: Замолите га да представи сваки КПИ са квартетом „број + промена + разлог + акција“. Уместо голих „Промет 12М“, „Промет 12М (+8% у односу на прошли квартал), нови дилерски канал се вуче, размислите о пребацивању буџета на овај канал“ много је вреднији.
Корак по корак: од необрађених метрика до извештаја менаџмента
- Ви одређујете свој КПИ скуп. Не дозволите да модел одговара; Дајте којих 6-8 индикатора.
- Додајте основу за поређење. Циљни и/или претходни период за сваки КПИ.
- Подесите ниво нарације. Наведите циљну публику, на пример „нефинансијским руководиоцима“.
- Тражите акцију, али је повежите са подацима. Свака препорука треба да се заснива на налазу.
- Захтевај изворну белешку. Нека се може пратити одакле долази сваки број.
Слаба порука / јака промпт
Слабо обавештење: Напишите извештај менаџмента из ових цифара. [метрика]
Ово производи празан текст са тоном „имали смо сјајну четвртину“ који улепшава бројеве, али не даје смернице доносиоцу одлука.
Снажан упит: Ваша улога: помоћник финансијског директора за извештаје о менаџменту. Задатак: Напишите резиме од 1 странице управном одбору из следећих КПИ-ја. Структура:- Извршни резиме од 3 реченице на врху- За сваки КПИ: вредност | претходни период | промена% | коментар једне реченице | предложена радња- „3 ризика за посматрање“ на крају Тон: потцењен, неутралан, погодан за нефинансијски одбор. Ограничење: Користите само бројеве у подацима. Напишите извор са ознаком [соурце] поред сваког броја. Не коментаришите ако нисте сигурни.<кпи>Промет: 12.400.000 у овом кварталу | 11.500.000 последње тромесечје [биланс успеха]Бруто маржа: 34% | последњи квартал 37% [биланс прихода]Период наплате: 58 дана | последњи квартал 49 дана [текући налог]Одлив клијената: 6% | последњи квартал 4% [ЦРМ]</кпи>
Овај промпт; Избалансирано представља да промет расте, али се маржа и наплата погоршавају и поставља питање "да ли је раст профитабилан и претворен у готовину?" поставља питање пред менаџмент.
Добра и лоша КПИ презентација
лоша презентација
Снажна презентација
„Промет 12,4 милиона“
„Промет 12,4 милиона, +8% квартално; раст се наставља“
„Маржа је пала“
"Бруто маржа 37%→34%; повећање трошкова смањило је маржу за 3 поена"
"Колекција је лоша"
"Наплата 49→58 дана; готовински циклус продужен за 9 дана, ризик ликвидности"
нема акције
„Предлог: прегледајте услове плаћања за 5 најспоријих купаца“
Исправно дефинисање метрике
КПИ има смисла само када је јасно како се израчунава. „Профитабилност“ може бити бруто маржа за једну, нето маржа за другу, ЕБИТДА (зарада пре камате, депрецијације и амортизације) за другу. Чак и унутар истог тима, иста реч се може односити на различите бројеве. Када АИ производи КПИ, јасно наведите дефиницију и формулу за сваку метрику; У супротном, модел израчунава са сопственим претпоставкама и извештај постаје отворен за дискусију.
Приликом извештавања о следећим КПИ-овима, за сваки: назив метрике | формула |извор бројева које користите | Попуните колоне за израчунату вредност. Ако нисам дао формулу, дефиницију коју сте претпоставили напишите јасно као "ПРЕТПОСТАВКА" да могу да је потврдим. Посебно означите метрике које се могу различито тумачити (профитабилност, раст).
Овај корак изгледа мали, али на састанку „Коју маргину називате 34%?“ завршава своју расправу од почетка. Јасноћа дефиниције је основа за поверење у извештај.
Визуелизација и наративни баланс
АИ не црта сам графикон, већ предлаже који графикон ће најбоље пренети коју поруку и уписује текст објашњења испод графикона.
Направите план презентације менаџмента за следећи скуп КПИ: - Предложите најприкладнији тип графикона за сваки КПИ (линија за тренд, трака за пробој, индикатор за остварење циља) и напишите разлог - Напишите текст "главне поруке" од 1 реченице испод сваког графикона - Предложите редослед слајдова са логиком "прво резултат, а затим детаљ"
Пазите: АИ може бити у искушењу да прецени тренд како би изгледао импресивно (попут „снажног одскока“). Тон у извештају менаџмента треба да буде неутралан. Сваки пут укључите инструкцију: „Не претерујте, држите се података, јасно напишите негативно“.
Исти број, различит извештај у зависности од циљне публике
Иста финансијска истина се изражава на потпуно различите начине у зависности од тога коме је представљена. Одбор жели стратешки тренд и ризик; колатерал и способност банке за отплату; руководилац одељења оперативни детаљ своје јединице. Ако АИ експлицитно кажете циљну публику и питање одлуке те публике, она може произвести три различита, али конзистентна извештаја из истих података.
Направите ТРИ одвојена резимеа из следећег скупа КПИ-ја: 1) За одбор: стратешки тренд, 3 ризика, означен извор, пола странице2) За банку: снага за генерисање готовине, капацитет сервисирања дуга, коефицијент ликвидности3) За менаџера продаје: само расподела продаје и марже, оријентисан на акцију Користите исте бројеве у сва три резимеа; само промените нагласак и језик. Немојте преувеличавати никакве бројке; Искрено наведите негативне стране у сва три.
Овај приступ штеди време и одржава доследност: пошто сва три извештаја долазе из истог извора, на састанку нема сукоба. Кључно правило се не мења: бројеви су константни, само се фокус нарације помера према мети.
Савет: Дефинишите „праг“ за сваки КПИ у извештају о менаџменту и нека модел каже „обележите бојом оне који прелазе/испод прага“. Црвена/жута/зелена логика привлачи око доносиоца одлуке на најкритичнији индикатор у року од неколико секунди.
Мини Цасес
Случај 1 — Ризик иза раста. У компанији СааС, приход је порастао 8% квартално и тим је био спреман да слави. Када је АИ извештај сакупио да је губитак купаца порастао са 4% на 6% у истом периоду, видело се да раст није дошао са новим купцима, већ са повећањем цена и топљењем базе. Менаџмент је окренуо приоритет задржавању.
Случај 2 — Комплетни пакет спреман за један сат. Менаџер финансија смањио је 6-часовни извештај одбора сваког месеца на приближно 90 минута помоћу КПИ шаблона + ознаке ресурса. Исто тако важан као и уштеда времена, извор сваког броја је означен, па је питање на састанку „одакле је овај број?“ Одмах је могао да одговори на питања.
Случај 3 — Надокнадити хит. У првом нацрту, АИ је ублажио пад маргине од 3 поена као „благу флуктуацију“. Директор је додао правило „неутралан тон, напиши јасно негативно“ и дао га репродуковати; Друга верзија је искрено представила ризик. Лекција: интегритет у извештавању менаџмента надмашује течност.
Уобичајене грешке
- Након што модел одабере скуп КПИ. Које индикаторе пратити је стратешка одлука; ти одлучујеш.
- Не дајући основу за поређење. Без циља или претходног периода, број је бесмислен.
- Остављајући извор нетрагом. „Одакле је овај број?“ Ако не можете да одговорите на питање, извештај губи поверење.
- Омогућавање претераног тона. Извештај менаџмента није брошура о продаји; Требало би да буде неутрално и искрено.
- Одвајање радње од налаза. Предлог „Хајде да урадимо ово“ мора бити заснован на подацима.
Укратко
- Извештај менаџмента није гомила бројева; Представљање сваког КПИ-а са контекстом, трендом и препорученом радњом додаје вредност доносиоцу одлука.
- Ви одређујете скуп КПИ и основу за поређење (циљ/претходни период); Немојте да одговара моделу.
- Омогућавање следљивости извора сваке бројке је основа поузданости извештаја.
- Тон у извештају менаџмента треба да буде неутралан и искрен; Одштампајте негатив јасно и избегавајте претеривање.
- Свака препорука за акцију треба да се заснива на налазу; АИ такође помаже код графичког типа и наративног изгледа.
Задатак апликације
Изаберите 6-8 КПИ-а из сопственог пословања (или примера), додајте вредност претходног периода за сваки. Генеришите извршни резиме на једној страници са моћним шаблоном упита; Уверите се да свака фигура има ознаку извора. Затим поново израдите извештај користећи правило „неутралног тона“ и упоредите две верзије. На крају, предузмите једну од радњи предложених у моделу и процените да ли се она заиста може применити.
контролна листа
- [ ] Одредио сам 6-8 КПИ за праћење.
- [ ] Додао сам поређење циља или претходног периода за сваки КПИ.
- [ ] Ставио сам ознаку извора на сваку фигуру.
- [ ] Дао сам неутралан, потцењен тон и јасно одштампао негатив.
- [ ] Проверио сам да је свака препорука за акцију заснована на налазу.
- [ ] Проверио сам најмање две кључне фигуре у односу на извор.