Анализа буџета и новчаних токова

Добици:

• Способност задржавања одступања у реализацији буџета и израчунавања и тумачења у процентима
• Способност успостављања недељних пројекција на основу података о новчаним токовима и утврђивања краткорочних ризика ликвидности
• Способност постављања питања „шта ако“ заснована на сценарију са јасним упитом

Здравље предузећа се мери са два питања: „Да ли идемо по плану?“ и „Има ли довољно новца у сефу?“ Прва је анализа буџета наспрам стварне; Други је управљање новчаним токовима. Чак и компанија која изгледа профитабилна може имати проблема на дан плате ако се готовином не управља. У овој јединици ћемо научити да користимо вештачку интелигенцију (АИ) као помоћника за анализу у оба случаја, али ћемо задржати одлуку.

Шта је буџет у односу на стварни?

Буџет је план који сте поставили на почетку семестра; Реализација је оно што се заправо дешава. Разлика између њих се зове варијанса. Варијанца се изражава на два начина: као износ (стварни − буџет) и као проценат (разлика / буџет × 100). Да ли је позитиван или негативан зависи од ставке: Добро је ако стварни приходи премашују буџет, и обрнуто за расходе.

Посао вештачке интелигенције овде је двострук: да израчуна одступања (која треба да проверите) и да протумачи могуће узроке великих одступања (које треба да потврдите).

Савет: Нека модел каже „сортирајте 5 највећих одступања по апсолутном проценту“. Дакле, занемарене, али најкритичније ставке у буџету од 100 редова долазе на врх.

Корак по корак: анализа одступања

1. Дајте буџет и стварни заједно. Ставка, буџет, стварна су три колоне.
2. Задржите одступање и израчунајте га као проценат. Нека покаже и формулу.
3. Наведите правац. Реците да ли долази или одлази тако да се "добро/лоше" правилно протумачи.
4. Поставите праг. Као „Истакните одступања већа од 10%“.
5. Зашто коментарисати, али потврдити. Разлози које модел сугерише су хипотезе; Наћи ћеш извор.

Слаба порука / јака промпт

Слабо обавештење: Како иде мој буџет? [цифре]

Ово даје бескорисни одговор попут "генерално добро" који не указује на то која оловка за колико одступа.

Снажан упит: Ваша улога: специјалиста за ФП&А (финансијско планирање и анализа). Задатак: Анализирајте доњу табелу од буџета до реализације. Кораци: 1) За сваку ставку израчунајте одступање = стварни - буџет (износ) и одсто одступања = одступање / буџет * 100 (прикажи формулу).2) Означите позитивно одступање и расходе као позитивне ставке у приходима као "позитивне ставке" „негативно“.3) Рангирај 5 највећих одступања по апсолутном проценту.4) Сваки предлаже 1-2 МОГУЋА разлога за велико одступање и означи их као „хипотезу“.Ограничење: Користите само бројке из података.<подаци>Оловка | Буџет | Остварена нето продаја | 5,000,000 | 4,300,000Маркетинг | 400,000 | 610,000Особље | 1,200,000 | 1.180.000Логистика | 300,000 | 470.000</дата>

Овај упит јасно показује да је продаја испод 14%, маркетинг преко 52%, а логистика преко 57%; То отвара питање које менаџмент треба да постави, као што је „потрошња на маркетинг се повећала, али је продаја смањена“.

Новчани ток: разлика од добити

Профит је рачуноводствени концепт; Готовина је прави новац у сефу. Продаја се евидентира као приход када се изда фактура, али новац може стићи 60 дана касније. Анализа токова готовине поставља питање: „Да ли је готовина у вишку у наредним недељама?“ тражи одговор на питање. АИ помаже у успостављању недељне пројекције готовине од ставки прикупљања и плаћања и обележавања отворених недеља.

Изведите недељну пројекцију готовине из следећег осмонедељног плана наплате и плаћања:- Сваке недеље: отварање готовине + наплата - плаћање = затварање готовине- Означите недеље на затварању готовине негативне као „РИЗИК ЛИКВИДНОСТИ“- Сумирајте најранију недељу ризика и износ мањка на врху Почетни новац: <датата>0 ...

Опрез: Пројекције готовине су добре онолико колико су добре претпоставке наплате у инпуту. Ако се не оствари претпоставка „сакупићемо за 60 дана“, пројекат ће пропасти. Експлицитно одштампајте претпоставке у модел и упоредите их са стварношћу.

Анализа сценарија (шта ако).

Менаџмент се често пита "шта ако продаја падне 10%?" пита он. АИ брзо генерише ове сценарије:

Израчунајте три случаја на основу следећег основног сценарија:- Оптимистички: продаја +10%, период наплате -5 дана- Полазно: без промена- Песимистичан: продаја -15%, период наплате +15 дана. За сваки сценарио, табеларно саставите 8-недељни минимални износ готовине на затварању и недељу ризика. Јасно наведите претпоставке.

Сценарио

промена продаје

најнижа готовина

недеља ризика

оптимистичан

+10%

180.000

Ниједан

база

0

40.000

недеља 6 (критично)

песимистички

−15%

−220.000

недеља 4 (отворено)

Правилно одступање читања: трајно или привремено?

Није свако одступање од истог значаја. Само зато што ставка премашује буџет за месец дана не значи да је та ставка трајно покварена. Процените одступање од АИ на две осе: магнитуде (износ и проценат) и постојаност (једнократно или понављајуће). На пример, једном плаћена консултантска накнада може премашити буџет, али то не утиче на следећи месец; Међутим, повећање трошкова особља понавља се сваког месеца и њихов годишњи утицај је много већи.

Класификујте сваку ставку на листи одступања у наставку на ове две осе: - Постојаност: "једнократно" или "понављајуће" (напишите своје образложење) - Годишњи утицај: ако ово одступање траје 12 месеци, какав ће бити утицај на годишњи износ? Означите као „приоритет“ одступања која се понављају и имају висок годишњи утицај. Класификација је хипотеза; Ако нема дефинитивних информација, додајте „потребна потврда“.

Ова разлика усмерава пажњу менаџмента на оно што је заиста важно. Уместо једнократног одступања од 50.000 долара, много је критичније стално цурење од 8.000 долара месечно (96.000 долара годишње); али када погледате износ, први изгледа већи.

Савет: Ажурирајте пројекцију готовине сваке недеље (покретна логика прогнозе). Упоређивање прошлонедељног предвиђања са оним што се стварно догодило показаће колико су ваше претпоставке тачне и побољшаће ваш мишић предвиђања.

Мини Цасес

Случај 1 — Тихо цурење логистике. У компанији за е-трговину, логистички трошак је био 57% већи од буџета, али је занемарен јер је то укупно била мала ставка. Када је АИ направио апсолутни проценат, оловка је била на врху; Истрага је открила да је карго компанија наплаћивала додатне накнаде мимо уговора без икаквог повећања. Годишња зарада је око 180.000 ТЛ.

Случај 2 — Избегнута криза недеље плаћања. Пројекција готовине је показала да ће у 6. недељи готовина на затварању пасти на 40.000, док је те недеље била исплата плата од 320.000 ТЛ. Финансијски директор је преговарао са купцем о попусту за рано плаћање како би се велика наплата унапредила за недељу дана и спречила кризу.

Случај 3 — Цена погрешне претпоставке. Један тим се успаничио, мислећи да је јаз од "-220.000" у песимистичком сценарију вештачке интелигенције стваран. Међутим, сценарио је био заснован на претпоставци да ће наплата каснити 15 дана, а то је било нереално за компанију. У протеклих 12 месеци наплата никада није каснила више од 5 дана. Када је претпоставка ажурирана стварним подацима, најнижи кеш у песимистичком сценарију се променио са -220.000 на +15.000 и паника се показала неоснованом. Лекција: излаз сценарија је хипотетички; Не предузимајте радње без тестирања претпоставке са историјским подацима.

Уобичајене грешке

• Не наводећи правац прихода/расхода. Модел може свуда погрешити позитивну пристрасност као „добру“; Управо супротно је у трошковима.
• Сматрајући одступање само као износ. Велико процентуално одступање у малој ставци се занемарује; Сортирај по апсолутном проценту.
• Стављање разлога у извештај без потврђивања. Разлог који предлаже модел је хипотеза; Човек проналази свој извор.
• Остављање готовинских претпоставки приватним. Ако критичне претпоставке, као што је период прикупљања, нису јасно написане, пројекција ће бити погрешна.
• Бркање профита са готовином. Профитабилан месец може да се заврши са готовинским дефицитом; То су две одвојене анализе.

Укратко

• У анализи реализације буџета навести буџет и стварни заједно и израчунати одступање у процентима; Показао си формулу.
• Одређивање смера прихода/расхода и сортирање по апсолутном проценту наглашава најкритичнија одступања.
• Узроци одступања које сугерише модел су хипотезе; Човек потврђује пре него што то стави у извештај.
• Новчани ток се разликује од профита; Ухватите ризик ликвидности недељама раније са недељним пројекцијама.
• Анализа сценарија је моћна, али потпуно спекулативна; Одштампајте своје претпоставке и упоредите их са стварношћу.

Задатак апликације

Припремити табелу реализације буџета од 10-15 ставки. Нека се израчунају одступања и наведе првих 5 са ​​моћним шаблоном упита; Ручно проверите најмање два процентна одступања. Затим поставите једноставну 8-недељну пројекцију готовине, покрените основне/песимистичне сценарије и одредите недељу ризика. На крају, истражите и сами потврдите или оповргните разлог за одступање које је предложио модел.

контролна листа

• [ ] Дао сам буџет и стварне податке заједно, ставку по ставку.
• [ ] Одступање сам дао израчунати као проценат и његову формулу.
• [ ] Навео сам правац прихода/расхода и сортирао га по апсолутном проценту.
• [ ] Ручно сам проверио најмање два процентна одступања.
• [ ] Јасно сам одштампао претпоставке у пројекцији готовине.
• [ ] Разлоге за одступање модела означио сам као „хипотезу“ и потврдио их.