Добици:
- Способност претварања слободног текста и података о фактури у табелу структурисану према фиксној шеми
- Могућност постављања поновљивих упита за категоризацију трошкова, обрачун ПДВ-а и откривање аномалија
- Способност верификације издвојених финансијских поља помоћу једнакости ПДВ-а и провере потпуне доследности
Један од задатака на који рачуноводствени тимови троше највише времена је организовање раштрканих података о трошковима и фактурама у организоване табеле. Фактура приложена уз имејл, фотографија признанице послате са ВхатсАпп-а, напомена о трошковима у слободном тексту као што је „Оброк састанка у Анкари + такси 840 ТЛ“... Сви би требали завршити на истом месту: ред структуриран са категоријама, износом, ПДВ-ом (порезом на додату вредност), датумом и пољима добављача.
Вештачка интелигенција (АИ) је веома моћна у овој трансформацији „слободног текста у структуру“. Али у финансијским подацима, неприхватљиво је да чак и пени пође по злу. Дакле, у овој јединици ћемо заједно научити две ствари: натерати АИ да производи податке у складу са фиксном шемом (унапред одређеном листом поља) и валидацију излаза са агрегатним проверама конзистентности.
Зашто је "шема" тако важна?
Шема је када унапред кажете која ће поља бити у сваком реду, којим редоследом и у ком формату. Ако не обезбедите шему, модел производи другачији формат за сваку фактуру; Тада би њихово комбиновање у једну табелу било тешко без ручног исправљања. Ако дате шему, излаз ће бити и конзистентан и проверљив.
Добар графикон трошкова обухвата следећа поља: датум, добављач, опис, категорија, износ искључења ПДВ (основа), стопа ПДВ-а, износ ПДВ-а, укупно са ПДВ-ом, бр.
Савет: Увек дефинишите нумеричка поља помоћу конвенције „тачка/зарез“. Рекавши „Напишите износе у формату 1234.56, без сепаратора хиљада“ избећи ћете сате ноћне море за форматирање приликом каснијег извоза у Екцел.
Корак по корак: од слободног текста до табеле
- Поправите шему. Напишите називе поља, редослед и формат.
- Дајте листу категорија. Замолите модел да бира са ваше листе, а не да измишља категорије у својој глави.
- Направите правило неизвесности. Пустите га да напусти подручје у које није сигуран и стави знак „чек”.
- Проверите логику ПДВ-а. Нека модел провери базу једначине + ПДВ = укупно.
- Унакрсна провера укупног износа. Да ли се збир свих редова поклапа са вашим контролним збиром?
Слаба порука / јака промпт
Слабо обавештење: Претворите следеће трошкове у табелу: - Такси за храну у Анкари 840 - канцеларијски материјал 300 укључујући ПДВ - хотел 2 ноћења 3600
Ово даје излаз са недоследним категоријама, помешаним ПДВ-ом, различитим форматом у сваком реду.
Снажан упит: Претворите следеће накнаде за бесплатни текст у табелу ТАКО према овој шеми: Поља (овим редоследом): датум | добављач | опис | категорија |база | ват_рате | износ_износа | укупно | нотеРулес:- Само категорија са следеће листе: [Путовања, смештај, храна, канцеларијски материјал, превоз, остало]- Напишите износе у формату 1234,56 (без сепаратора хиљада).- Ако је наведено "ПДВ укључен", израчунајте основицу и поврат ПДВ-а; Ако не знате стопу ПДВ-а, упишите „потврду стопе“ у поље за напомену и оставите празно. - Навести једнакост пореске основице + износ_ ПДВ-а = укупно у сваком реду; Ако то не обезбеди, напишите „НЕ ИСПУЊАВА“ у поље за белешку. - Оставите поље за које нисте сигурни, додајте "чек" у напомену.
Овај упит поново израчунава базу за канцеларијски материјал укључујући ПДВ на 250 и ПДВ на 50, означава ставке са двосмисленим стопама и производи чист резултат који се може комбиновати у једну табелу.
Логика обрачуна поврата ПДВ-а
Проналажење пореске основице из износа који укључује ПДВ је често потребна процедура у рачуноводству. Формула: основа = укупно / (1 + стопа). На пример, за 300 ТЛ укључујући 20% ПДВ-а, основица = 300 / 1,20 = 250, ПДВ = 50. Ако моделу експлицитно дате ову формулу, маргина грешке се смањује.
трансакција
формула
Узорак (20%)
ПДВ без ПДВ-а → укључен
укупно = основа × (1 + стопа)
250 × 1,20 = 300
ПДВ укључен → основица
база = укупно / (1 + стопа)
300 / 1,20 = 250
износ ПДВ-а
пдв = укупно − основица
300 − 250 = 50
контролу
основица + ПДВ = укупно
250 + 50 = 300
Рад са фотографијом фактуре и ОЦР исписом
Трошкови са терена често стижу као слика рачуна или ПДФ фактура. Технологија која издваја текст из ових слика назива се ОЦР (Оптицал Цхарацтер Рецогнитион). Визуелни АИ алати могу да ураде посао, али ОЦР излаз је увек погрешан: зарез се може прочитати као тачка, „5“ може бити помешано са „С“, цифра износа може бити изгубљена. Стога никада не укључујте износе из ОЦР директно у рачуноводство.
Извуците следећа поља из ове слике фактуре и упишите их ТАЧНО у следећу шему:датум | добављач | так_но | база | ват_рате | износ_износа | тоталРулес:- Напишите "УНРЕАД" у било које поље које не можете да прочитате или нисте сигурни, не погађајте.- басе + ват_амоунт = проверите укупно; Ако није, означите „ПРОВЕРИ“. - Наведите износе у формату 1234.56.
Критично је безбедносно правило да никог не натерате да погоди неизвесну област. Ако модел допуни број са „највероватније да“, запис тихо уноси грешку. Ознака „УНРЕАД“ омогућава човеку да се врати на оригинални документ и потврди га.
Савет: У ОЦР испису, укупан износ је обично најпоузданије поље за читање јер је написано великим фонтом. Ако пореска основица + ПДВ = укупна једначина не важи, можете пронаћи у којој области је грешка тако што ћете се вратити из ове једначине.
Откривање аномалија и дупликата записа
АИ не само преводи; Такође проналази сумњиве предмете. На пример, скоро исти износ од истог добављача два пута у истом дану, или необично велики трошак за категорију.
У табели трошкова испод означите следеће аномалије и напишите разлог:1) Могући дупликат записа (исти добављач + сличан износ + недавни датум)2) Износи већи од 3 пута просека категорије3) Стопа ПДВ-а различита од очекиване за категорију Само означите и напишите разлог; немојте брисати нити мењати ниједан ред.
Опрез: Упозорење АИ „ово се може понављати“ је наговештај, а не одлука. Ова два записа могу заправо бити две различите услуге. Одлуку о брисању или спајању увек доносе људи; Модел једноставно привлачи вашу пажњу.
Мини Цасес
Случај 1 — Стог од 300 жетона. Рачуноводствени стручњак је конвертовао листу трошкова од 300 редова слободног текста на крају месеца у табелу за око 15 минута уз помоћ дијаграма. Посао, који је трајао 4 сата када се ради ручно, верификацијом је смањен на 40 минута. Добитак није само брзина; повећана је и доследност категорије.
Случај 2 — Ухваћено двоструко плаћање. Упозорење за аномалију је означило да је фактура од 4.720 ТЛ добављачу унета два пута са два различита броја документа. Прегледом је утврђено да је једна била меница, а друга финализована фактура и обе су доспеле за плаћање. Без вештачке интелигенције, било би дупло плаћање.
Случај 3 — Замка стопе ПДВ-а. Модел је доделио 20% ПДВ-а на куповину основне хране; док је ставка била у групи са нижом стопом. Захваљујући правилу "потврђивања стопе", линију је означио, верифицирао и исправио стручни извор. Поука: Не препуштајте стопу ПДВ-а моделу, потврдите је са листе или документа.
Уобичајене грешке
- Превођење података без навођења шеме. Свака линија долази у различитом формату, комбиновање захтева ручну корекцију.
- Не даје листу категорија. Модел одговара сопственим категоријама; извештавање постаје недоследно.
- Без провере једнакости ПДВ-а. пореска основица + ПДВ = редови који се не сабирају у укупном износу тихо се уносе у табелу.
- Погрешити упозорење на аномалију за одлуку. „Може се поновити“ је почетак; Људско биће доноси одлуку о брисању.
- Прескакање контролне суме. Ослањајући се на излаз без поређења укупног броја редова са познатом контролном количином.
Укратко
- Када обрађујете податке о трошковима/фактурама бесплатног текста помоћу АИ, најпоузданији начин је да затражите излаз према фиксној шеми.
- Обезбеђивање листе категорија и појашњавање правила форматирања (тачка/зарез, сепаратор хиљада) одржава излаз доследним и преносивим.
- Експлицитно дајте моделу формулу за обрачун поврата ПДВ-а и проверите једнакост пореске основице + ПДВ = укупно у сваком реду.
- АИ је моћан у означавању дупликата и аномалних записа, али одлуку о брисању/спајању увек доноси човек.
- Унакрсна провера укупних вредности линије са познатим контролним сумом обезбеђује цео посао.
Задатак апликације
Припремите мешовиту листу трошкова (стварних или узорака) од најмање 10 редова; свесно укључити дупликат уноса и ставку са погрешном стопом ПДВ-а. Претворите га у табелу са моћним шаблоном упита, а затим покрените аномалија. Проверите да ли модел хвата две замке које сте поставили и ручно проверите једнакост ПДВ-а у три реда.
контролна листа
- [ ] Дефинисао сам фиксну шему са називима поља, редоследом и форматом.
- [ ] Дао сам листу категорија моделу, нисам дозволио да се направи.
- [ ] Додао сам правило нумеричког формата (тачка/зарез, без сепаратора хиљада).
- Проверио сам [ ] пореску основицу + ПДВ = укупна једнакост.
- [ ] Урадио сам аномалије/дупликат скенирања и донео сам одлуке као човек.
- [ ] Упоредио сам укупан број реда са познатом контролном сумом.