Добици:
- Способност израде нацрта документа политике/процедуре специфичне за институцију са структурираним упитом
- Способност усклађивања политика са улогом и одговорношћу (РАЦИ) и омогућавање ревизије
- Способност примене стилова и стандарда форматирања за разумљив, применљив и доследан језик политике.
Политика институције је њено писано памћење и дисциплина одлучивања: од борбе против мита до информационе безбедности, од рада на даљину до складиштења података, то је формална верзија фразе „овако ми то радимо“. Добра политика је јасна, спроводљива и подложна ревизији; Лоша политика је или гомила жаргона који нико не чита или збирка добрих намера које остају неважеће у пракси. Вештачка интелигенција (АИ) брзо производи први нацрт докумената политике и процедура, одржава језик доследним и структурира мапирања улога и одговорности. У овој јединици ћемо научити како да креирамо политике специфичне за организацију, РАЦИ-ове проверене и разумљиве – увек одржавајући људско одобрење.
Хајде да разјаснимо услове. Политика је документ на високом нивоу („шта и зашто“) који утврђује став организације и правила о неком питању. Процедура је документ који објашњава корак по корак како имплементирати ту политику („како“). РАЦИ је матрица која појашњава улоге одговорног, одговорног, консултованог и информисаног за сваки задатак. Делокруг је кога и шта политика обавезује. Ефикасност и преглед је када је политика важећа и колико често ће се ажурирати.
Костур документа политике
Доследне политике деле заједнички оквир. Ако АИ дате овај скелет, сви ваши документи ће имати исту структуру и читљивост. корак по корак:
- Сврха и обим. Шта, кога и које ситуације покрива политика?
- Дефиниције. Критични појмови су дефинисани једном, јасно.
- Принципи/правила. Главни став и обавезујућа правила институције.
- Улоге и одговорности (РАЦИ). Ко шта ради, ко то одобрава, са ким се консултује.
- Процедура/кораци. Конкретан ток апликације.
- Изузеци, кршење и спровођење. Како управљати кршењем правила.
- Извршење, преглед и сродни документи.
Ваша улога: искусан стручњак за писање корпоративних политика. Припремите нацрт политике за следећу тему. Структура: 1) Сврха и делокруг 2) Дефиниције 3) Принципи и правила4) Улоге и одговорности 5) Кораци процедуре 6) Изузетак/кршење/санкција7) Спровођење и ревизија.Правила као Специфиц. апокриф.- Ако се захтева правно приписивање, додајте напомену „потребно је правно одобрење — мора бити верификовано“; Немојте давати свој број чланка/одлуке. – Нека језик буде јасан, кратких реченица и применљивих.<топиц>[основне информације о питању политике и институцији]</топиц>
Пажња: Политике имају правне последице; Дисциплинска политика, политика података или безбедносна политика морају бити у складу са важећим законима. Нацрт који је израдила АИ мора бити прегледан и одобрен од стране адвоката/стручњака у складу са важећим законом пре него што буде објављен.
Омогућавање ревизије уз РАЦИ
Јасноћа о томе „ко ће шта урадити“ је оно што чини политику изводљивом. Политика без улоге је документ за који су сви одговорни, али нико не одговара. АИ је моћан у усклађивању сваке обавезе са РАЦИ-јем.
Направите РАЦИтабле за сваку конкретну обавезу у следећем нацрту политике:| Активност/одговорност | Одговоран (Р) | Одобрио (А) | Цонсултед (Ц) | Обавештен (И) |Правила:- Имајте ЈЕДАН „Одобривач (А)“ за сваку активност.- Означите активности чија улога остаје нејасна у политици као „није додељена улога“.- Оставите [УЛОГА: ...] чувар места ако не знате стварне наслове.
Ту је и аспект доследности и читљивости. Све политике институције треба да буду написане истим стилом и истим терминима. АИ стандардизује текст у складу са стилским водичем.
Организујте ову политику према овим стилским стандардима: - Кратке реченице; по једно правило у свакој реченици. - Посесивни изрази као што је "Одговорност је јединице Дефинишите га тамо где се први пут помиње. - Клаузула по клаузула, нумерисана структура. Прикажите изразе које сте променили кратком табелом (пре/после).
Слаба порука / јака промпт
Слаб упит: Напишите нам политику безбедности информација.
Резултат: генерички текст изведен из интернет просека, није релевантан за вашу организацију, са нејасним улогама и чија законска усклађеност није верификована. Ако се објави, не може се применити и остаје неактиван у ревизији.
Снажан упит: [улога стручњака + скелет од 7 делова + [ПОПУЊАВА] празнине специфичне за институцију + напомена о „правном одобрењу за правну атрибуцију“ + подударање РАЦИ + стандарди стила]
Резултат: Нацрт политике који је прилагодљив вашој институцији, обухвата све обавезе, има доследан језик и спреман је за правно одобрење.
Тестирање политике: провера применљивости
Чак и наизглед добро написана политика можда неће бити спроведена на терену: може садржати нереалне рокове, непостојеће улоге или конфликтна правила. Можете користити вештачку интелигенцију да прођете политику кроз „тест изводљивости“ пре него што је објавите. Ово чита текст из перспективе запосленог и проналази тачке у којима би се могли заглавити.
Тестирајте следећу политику на применљивост пре објављивања: 1) Поставите питање да ли свако правило може да се примени путем праве улоге; означи оне који изгледају нејасно или немогуће.2) Сазнајте да ли постоје контрадикције или дуплирања правила.3) Процените да ли су наведена времена и учесталости реални.4) Када запослени пита „како ћу тачно ово да урадим?“ Наведите тачке у којима ћете се заглавити. Дајте кратак предлог корекције за сваки налаз; изрицање правоснажне пресуде.
Савет: Замислите политику као „да ли ће запослени ово прочитати и знати шта треба да ради?“ Тестирање са питањем открива најчешћи недостатак (апстрактна и неприменљива правила). Политика која се не може применити је ризичнија од политике која не постоји; јер ствара илузију хармоније.
Политика или процедура?
Величина
политика
Процедура
Питање
шта и зашто
Како
Ниво
горњи, принцип
Оперативно, корак по корак
променити
ретко
Ажурира се када се процес промени
пример
"Лични подаци су заштићени"
„Захтев за брисање података у року од 30 дана са овим корацима“
Одобрење
Виши менаџмент/правник
Власник процеса + усклађеност
Три мини кућишта
Случај 1 — Напуштена политика. Политика задржавања података компаније постоји годинама, али „ко брише податке и када?“ Одговор на питање није био у документу. Када је стигао захтев корисника за брисање, нико није преузео власништво и захтев је одложен 40 дана. Додат РАЦИ политици са АИ; За сваку активност складиштења и брисања додељен је један одобравалац и одговорна особа. Накнадни захтеви су затварани у просеку за 9 дана и процес је постао подложан ревизији.
Случај 2 — Нечитљив документ. Етичка политика једне институције била је текст од 14 страница са тешким жаргоном; анкета је показала да само 12% запослених чита. Стилска стандардизација са АИ: кратке реченице, одговарајући изрази, дефинисани појмови. Документ је смањен на 6 страница, а стопа читања је повећана на 57% за три месеца. Садржај је остао исти; разумљивост повећана десет пута.
Случај 3 — Вредност правног одобрења. Један тим се спремао да директно објави нацрт дисциплинске политике генерисан вештачком интелигенцијом. Нацрт је садржао изјаву о „једностраном раскиду“, што није у складу са важећим радним законодавством; АИ је то означила као "потребно је правно одобрење". Правна ревизија је исправила формулацију. Ако би се знак игнорисао, донела би се непроменљива и ризична политика за судске спорове.
Уобичајене грешке
- Производња опште политике без институције. Текст произведен без контекста и [ТО БЕ ФИЛЛЕД] простора неће одговарати вашој институцији.
- Немогућност додељивања улога. Без РАЦИ-ја, политика остаје запуштена; нико не одговара.
- Бркање политике са процедуром. Ако „шта/зашто“ и „како“ нису раздвојени, документ ће бити и апстрактан и непотпун.
- Заобилазећи законско одобрење. Политике које имају правне последице морају се ревидирати у складу са законодавством.
- Жаргон и дугачке реченице. Непрочитана политика се не примењује; Стилски стандард је неопходан.
- Не поставља се датум прегледа. Политике постају застареле; треба дефинисати спровођење и периодични преглед.
Укратко
Писање политике и процедура је задатак превођења става организације у јасна, власничка правила која се могу ревидирати. АИ производи добар први нацрт, одржава језик доследним и испуњава сваку обавезу према РАЦИ-ју; Али морате попунити празнине специфичне за институцију, проћи правни садржај кроз законско одобрење и држати документ читљивим. Одвојите политику од процедуре, доделите једног одобраваоца свакој активности и успоставите циклус прегледа. АИ производи нацрте и структуру; О законитости и ваљаности полисе одлучује овлашћено стручно лице.
Задатак апликације
Изаберите тему смерница (нпр. прихватљива употреба, задржавање података). (1) Направите нацрт помоћу 7-делног скелета; прегледајте све ознаке [ТО БЕ ФУЛЛЕД] и „потребно је правно одобрење“. (2) Доделити улоге свакој обавези са РАЦИ промптом; Проверите да ли постоји само један одобравалац за сваку активност. (3) Покрените стандардизацију стилова и побољшајте читљивост. (4) Затворите документ са статусом „на чекању на правно/стручно одобрење“ и датумом прегледа.
контролна листа
- [ ] Да ли је политика написана са кохерентним оквиром од 7 делова?
- [ ] Да ли су празнине специфичне за институцију остављене као [ТО БЕ ПОПУНИ]?
- [ ] Свака обавеза мапирана на РАЦИ, именован само један одобравалац?
- [ ] Да ли је разлика између политике и процедуре јасна?
- [ ] Да ли је планирано правно/стручно одобрење за правни садржај?
- [ ] Да ли је језик направљен кратким реченицама, идиосинкратичним и без жаргона?
- [ ] Да ли су дефинисани датуми ступања на снагу и преглед?