Operacionet dhe Optimizimi i Procesit — Inteligjenca Artificiale në Kontabilitet, Financë dhe Operacione

Fitimet:

Aftësia për të analizuar hapat e procesit me kohëzgjatjen e tyre dhe për të zbuluar pengesat dhe shkaqet rrënjësore
Aftësia për të identifikuar stokun e vdekur dhe mundësitë e kursimit nga të dhënat e qarkullimit të aksioneve dhe ciklit të parasë
Aftësia për të vlerësuar sugjerimet konkrete dhe të matshme të thjeshtimit për sa i përket rrezikut të kontrollit

Financat dhe operacionet janë të ndërthurura. Stoku i tepërt kthehet në para; vonesa në arkëtim mbyt kapitalin qarkullues; Kohëzgjatja e një procesi miratimi krijon kosto. Inteligjenca artificiale (AI) është një ndihmës i fuqishëm i analizës për të parë pengesat në të dhënat operacionale (pikat bllokuese që ngadalësojnë procesin), duke thjeshtuar hapat e procesit dhe optimizuar inventarin/kapitalin punues. Në këtë njësi, ne do të mbulojmë se si ta kalojmë AI përtej numrit dhe në vendimmarrje operacionale.

Ku krijon vlerë AI në operacione?

Në tre fusha kryesore: Menaxhimi i inventarit (sa mallra, kur), cikli i kapitalit qarkullues (mbledhja, pagesa, bilanci i ditëve të stokut) dhe efikasiteti i procesit (sa hapa dhe në çfarë kohe përfundon një punë). AI nxjerr shpejt modelet në këto të dhëna dhe gjeneron hipoteza përmirësimi; Ju i provoni me realitetin në fushë.

Një koncept kyç: cikli i konvertimit të parave. Kjo gjendet me formulën ditët e stokut + ditët e arkëtimit − ditët e pagesës dhe pyet "sa ditë duhen paratë që të dalin nga arka dhe të kthehen në arkë?" i përgjigjet pyetjes. Shkurtimi liron paratë e lidhura.

Këshillë: Në kërkesat e operacioneve, thuaj gjithmonë "sugjero veprim konkret, të zbatueshëm dhe të matshëm". "Përmirësimi i proceseve" nuk funksionon; "Hiq hapin e 3-të të konfirmimit, cikli do të shkurtohet me 2 ditë".

Hap pas hapi: Analiza e ngushticës

Jepni hapat dhe kohët e procesit. Sa kohë zgjat çdo hap.
Gjeni pengesën. Shënoni hapin më të gjatë dhe më të pritjes.
Pyetni shkakun rrënjësor. Pse emri im është i gjatë? Konfirmim, mungojnë të dhëna, ndërrim duarsh?
Sugjeroni thjeshtim. Hapat e lëvizshëm/automatizuar.
Matni ndikimin. Sa ditë/sa TL e përmirëson ciklin rekomandimi?

Prompt i dobët / Prompt i fortë

Njoftim i dobët: Përmirësoni procesin tonë të blerjes.

Kjo jep këshilla të përgjithshme, të papërshtatshme si "forco komunikimin, bëhu dixhital".

Prompt i fuqishëm:Roli juaj: analist i procesit të operacioneve.Detyra: Analizoni procesin e mëposhtëm të blerjes.Për çdo hap: emri i hapit | koha mesatare (ditë) | përgjegjës | arsyeja e pritjesHapat:1) Llogaritni kohën totale të ciklit.2) Zbrisni 3 hapat më të gjatë dhe pjesën e tyre (%) në kohën totale.3) Sugjeroni 1 hipotezë të shkakut rrënjësor dhe 1 thjeshtim konkret për secilën pengesë.4) Jepni një vlerësim të "fitimit të pritshëm (ditë)" për çdo sugjerim dhe shënojeni atë si "supozim i mundshëm:C". duke dhënë këshilla të përgjithshme.<proces>1. Kërkesa për hyrje - 0,5 ditë2. Miratimi i buxhetit - 3 ditë3. Mbledhja e kuotimeve të furnizuesit - 4 ditë4. Miratimi i administratorit - 2 ditë5. Porosi - 0,5 ditë</process>

Kjo nxitje; Ai tregon se pjesa më e madhe në ciklin 10-ditor është mbledhja dhe miratimet e ofertave dhe prodhon një rekomandim konkret të tillë si "zvogëloni hapin 3 nga 4 ditë në 1 ditë me listën e furnizuesve të miratuar".

Stoku dhe kapitali qarkullues

AI heq artikujt me rrotullim të ngadaltë (stoku i vdekur) dhe paratë e tepërta nga të dhënat e inventarit.

Analiza vjen nga tabela e stoqeve më poshtë:- Shkalla e qarkullimit të inventarit për çdo produkt = shitjet vjetore / stoku mesatar- Shënoni artikujt që kanë qenë joaktive për më shumë se 90 ditë si "stokë të vdekur" - Listoni 5 artikujt (sasia x kosto njësi) që lidhin më shumë para- Sugjeroni veprim për stokun e vdekur (zbritje, kthim, fushatë) Përdorni vetëm numrat në të dhëna; Trego formulën e normës së qarkullimit.

Produkti

Vlera e aksioneve

norma e qarkullimit

Statusi

120,000

8.0

shëndetshëm

340,000

1,2

I ngadalshëm, konsumon para

85,000

0.0

Stoku i vdekur (120 ditë joaktive)

Standardizimi i procesit dhe lista kontrolluese

AI prodhon lista kontrolli që zbërthejnë një operacion të përsëritur në hapa dhe sigurojnë që të gjithë e bëjnë atë në të njëjtën mënyrë.

Krijoni një listë kontrolli standarde të detyrave të mëposhtme të shpërndara të mbylljes së fund muajit: vendosni hapat në një rend logjik, shtoni rolin përgjegjës dhe kohën e parashikuar për secilin hap, shënoni hapat e ndërlidhur. Shtoni një kolonë "rreziku nëse hiqet" në fund.

Kujdes: Shifrat e sugjeruara nga AI, të tilla si "fitimet e pritshme: 3 ditë" janë vlerësime, jo garanci. Heqja e një hapi konfirmimi përshpejton procesin, por mund të dobësojë kontrollin. Njerëzit vendosin ekuilibrin midis efikasitetit dhe kontrollit.

Përshpejtimi i procesit të grumbullimit

Pengesa më e zakonshme në kapitalin qarkullues është arkëtimi. Lëshohet një faturë, por paratë nuk vijnë me javë; Gjatë kësaj periudhe kompania financon klientin me paratë e veta. AI rendit dhe prioritizon të arkëtueshmet e hapura (faturat e vonuara) me analizën e vjetërsisë (duke grupuar për sa kohë kanë qenë të papaguara) dhe madje harton komunikim rikujtues.

Krijoni një analizë të vjetërsisë nga lista e mëposhtme e të arkëtueshmeve të hapura:- Ndani në grupe maturimi: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ ditë- Tregoni shumën totale të secilit grup dhe pjesën e tij në përgjithësi- Renditni 5 klientët me rrezikun më të madh (shuma e lartë + vonesë e gjatë)- Sugjeroni një informacion rikujtues për çdo koleksion, përdorni vetëm një informacion të sjellshëm, por të qartë; Njerëzit marrin vendimin e mbledhjes.

Kjo analizë pyet "kë duhet të telefonojmë më parë?" e mbështet pyetjen në të dhëna. Një arkëtim i madh që është mbi 90 ditë i vjetër është shumë më kritik se disa vonesa të vogla, dhe këtu duhet të përqendroni energjinë tuaj. AI gjeneron tekstin rikujtues, por vendimi për të dërguar dhe menaxhuar marrëdhënien është i juaji.

Këshillë: Ka tre krahë për të shkurtuar kohën e ciklit të parave: zvogëloni ditët e inventarit, përshpejtoni mbledhjen, zgjatni pagesën (marrëdhënie të mira me furnizuesin). Pyete AI-në "cila nga këto tre krahë do të gjenerojë fitimin më të shpejtë për ne?" ' dhe dilni me një prioritet të bazuar në të dhëna.

Mini Rastet

Rasti 1 - Ngushtimi i miratimit. Cikli mesatar i blerjeve në një kompani ishte 10 ditë. Analiza e inteligjencës artificiale tregoi se dy hapa të veçantë të miratimit hëngrën gjysmën e kohës totale. Kur u prezantua miratimi i vetëm për blerjet nën një shumë të caktuar, cikli u reduktua në 6 ditë; Vonesa për blerjet urgjente ka mbaruar.

Rasti 2 — Stoku i vdekur 340 mijë lira. Analiza e qarkullimit të aksioneve zbuloi se nuk kishte pasur shitje për një artikull për 120 ditë dhe 85,000 TL ishin të lidhura në para. Ekipi reduktoi stokun me fushatën; paratë e gatshme u liruan. AI sugjeroi gjithashtu uljen e sasisë së porosisë për artikullin B me kthim të ngadaltë.

Rasti 3 - Shërimi që dobëson kontrollin. Një ekip zbatoi rekomandimin e AI "hiq miratimin e faturës, kurse 2 ditë"; por kjo ka sjellë pagesa të pakontrolluara të faturave të gabuara. Propozimi u tërhoq, miratimi u rivendos me kontroll automatik të pragut: nën një sasi të caktuar kalon automatikisht, mbi të bie në miratim. Kështu, shpejtësia u ruajt dhe kontrolli u rivendos. Mësimi: jo çdo nxitim duhet të sakrifikojë kontrollin; Në shumicën e rasteve, zgjidhja nuk është "heqja", por "automatizimi me pragun e zgjuar".

Rasti 4 — Prioriteti që përshpejton mbledhjen. Në një kompani, një e treta e të arkëtueshmeve të hapura ishin mbi 90 ditë të vjetra, por ekipi po i thërriste të gjithë në të njëjtin rend. Analiza e plakjes së inteligjencës artificiale tregoi se 60% e shumës ishte e përqendruar në vetëm pesë klientë. Kur energjia u drejtua te këta pesë konsumatorë, periudha e arkëtimit u ul nga 58 ditë në 44 ditë në gjashtë javë dhe u lirua një sasi e konsiderueshme parash. Mësimi: Nuk është përpjekja, por prioritizimi i saktë që bën para në koleksione.

Gabimet e zakonshme

Jini të kënaqur me këshilla të përgjithshme. "Shko dixhitale" është jopraktike; Kërkoni veprime konkrete dhe të matshme.
Në pritje të analizës pa dhënë të dhëna kohore/hapi. Gryka e ngushtë është e dukshme vetëm me të dhëna.
Duke supozuar se parashikimet e fitimeve janë një garanci. "Fitimi 3-ditor" i AI është një hipotezë, e testuar në terren.
Përshpejtimi duke sakrifikuar kontrollin. Heqja e një konfirmimi mund të rrisë rrezikun; Qeniet njerëzore vendosin ekuilibrin.
Injorimi i stokut të vdekur. Paratë e lidhura janë një kosto e heshtur; Skanoni rregullisht me shpejtësi rrotullimi.

Në përmbledhje

AI është një asistent i fuqishëm analitik që i bën të dukshme pengesat operacionale, stokun e vdekur dhe vonesat në ciklin e parave.
Jepni hapat e procesit me kohëzgjatjen e tyre dhe hiqni hapat më të gjatë dhe shkakun kryesor; Kërkoni veprime konkrete dhe të matshme.
Koha e ciklit të parasë (inventari + arkëtimet - ditët e pagesës) është një tregues i shëndetit të kapitalit qarkullues; Shkurtimi liron para.
Shifrat e "fitimeve të pritshme" të dhëna nga modeli janë vlerësime; duhet të testohen në terren.
Njerëzit vendosin ekuilibrin midis efikasitetit dhe kontrollit; Çdo përshpejtim nuk duhet të sakrifikojë kontrollin.

Detyra e aplikimit

Shkruani një proces të përsëritur nga biznesi juaj (blerje, grumbullim, mbyllje) me hapa dhe kohë. Hiqni pengesat dhe sugjerimet e thjeshtimit me shabllonin e fuqishëm të shpejtë; verifikoni manualisht kohën totale të ciklit. Gjithashtu, duhet të llogaritet norma e qarkullimit nga një listë e stoqeve dhe artikujt e aksioneve të vdekura të shënuara. Ne marrim propozimin më tërheqës të modelit dhe pyesim "çfarë kontrolli dobëson?" Vlerësoni me pyetjen.

listë kontrolli

[ ] I dhashë procesit hapat me kohëzgjatjet dhe përgjegjësitë e tyre.
[ ] E verifikova manualisht kohën totale të ciklit.
[ ] Doja veprim konkret, të matshëm; Nuk u ndala me këshilla të përgjithshme.
[ ] Llogarita normën e qarkullimit të aksioneve me formulën dhe shënova stokun e vdekur.
[ ] Unë i trajtova shifrat e "fitimeve të pritshme" si vlerësime.
[ ] Kam vlerësuar çdo sugjerim përshpejtimi për rrezikun e kontrollit.