Fitimet:
- Aftësia për të mbajtur devijimet e realizimit të buxhetit dhe për të llogaritur dhe interpretuar ato në përqindje
- Aftësia për të krijuar projeksione javore nga të dhënat e fluksit të parasë dhe për të përcaktuar rreziqet afatshkurtra të likuiditetit
- Aftësia për të bërë pyetje 'çka-nëse' të bazuara në skenar me një nxitje të qartë
Shëndeti i një biznesi matet me dy pyetje: "A po shkojmë sipas planit?" dhe "A ka mjaft para në kasafortë?" E para është analiza buxhetore kundrejt asaj aktuale; E dyta është menaxhimi i fluksit të parasë. Edhe një kompani që duket fitimprurëse mund të luftojë në ditën e pagesës nëse paratë nuk menaxhohen. Në këtë njësi, ne do të mësojmë të përdorim inteligjencën artificiale (AI) si një asistent analize në të dyja, por do ta mbajmë vendimin.
Çfarë është Buxheti vs Aktual?
Buxheti është plani që vendosni në fillim të semestrit; Realizimi është ajo që ndodh në të vërtetë. Dallimi midis të dyve quhet variancë. Varianca shprehet në dy mënyra: si shumë (aktuale − buxhet) dhe si përqindje (diferencë / buxhet × 100). Nëse është pozitive apo negative varet nga artikulli: Është mirë nëse të ardhurat aktuale e kalojnë buxhetin dhe anasjelltas për shpenzimet.
Puna e AI këtu është e dyfishtë: për të llogaritur devijimet (të cilat ju duhet të verifikoni) dhe për të interpretuar shkaqet e mundshme të devijimeve të mëdha (të cilat duhet t'i konfirmoni).
Këshillë: Lëreni modelin të thotë "rendit 5 devijimet më të mëdha sipas përqindjes absolute". Kështu, zërat e anashkaluar, por më kritikë në buxhetin me 100 rreshta vijnë në krye.
Hap pas hapi: Analiza e devijimit
- Jepni buxhetin dhe aktualin së bashku. Zëri, buxheti, aktual janë tre kolona.
- Mbajeni devijimin dhe llogarisni atë në përqindje. Le të tregojë edhe formulën.
- Specifikoni drejtimin. Thuaj nëse vjen apo shkon në mënyrë që "mirë/keq" të interpretohet saktë.
- Vendos një prag. Si "Theksoni devijimet më të mëdha se 10%".
- Pse komentoni, por konfirmoni. Arsyet e sugjeruara nga modeli janë hipoteza; Ju e gjeni burimin.
Prompt i dobët / Prompt i fortë
Prompt i dobët: Si po shkon buxheti im? [shifra]
Kjo jep një përgjigje të padobishme si "përgjithësisht mirë", e cila nuk tregon se cili stilolaps devijon nga sa shumë.
Prompt i fortë: Roli juaj: specialist i FP&A (planifikimit dhe analizës financiare). Detyra: Analizoni tabelën e buxhetit deri në realizimin e mëposhtëm. Hapat: 1) Për secilin artikull, llogaritni devijimin = aktual - buxheti (shuma) dhe devijimi% = devijimi / buxheti * 100 (shfaqni zërat e shpenzimeve si "devijim pozitiv".2) Etiketoni zërat e shpenzimeve si devijime pozitive. "negative".3) Rendisni 5 devijimet më të mëdha sipas përqindjes absolute.4) Secili sugjeron 1-2 arsye të MUNDSHME për devijimin e madh dhe shënoji ato si "hipotezë". Kufizim: Përdorni vetëm shifra nga të dhënat.<data>Laps | Buxheti | Shitjet neto të realizuara | 5,000,000 | 4,300,000 Marketing | 400,000 | 610,000 Stafi | 1,200,000 | 1.180.000Logjistikë | 300,000 | 470,000</data>
Ky prompt tregon qartë se shitjet janë nën 14%, marketingu është mbi 52%, dhe logjistika mbi 57%; Ai hap pyetjen që menaxhmenti duhet të bëjë, të tilla si "shpenzimet e marketingut u rritën, por shitjet u ulën".
Rrjedha e parasë: Diferenca nga fitimi
Fitimi është një koncept kontabël; Paratë janë para të vërteta në kasafortë. Një shitje regjistrohet si e ardhur kur lëshohet një faturë, por paratë mund të mbërrijnë 60 ditë më vonë. Analiza e fluksit të parasë pyet: "A është paraja në tepricë në javët e ardhshme?" kërkon një përgjigje për pyetjen. AI ndihmon në krijimin e një projeksioni javor të parave të gatshme nga artikujt e grumbullimit dhe pagesës dhe në shënimin e javëve të hapura.
Nxirreni projeksionin javor të parasë nga plani i mëposhtëm 8-javor i mbledhjes dhe pagesave: - Çdo javë: hapja e parave të gatshme + arkëtimi - pagesa = mbyllja e parave të gatshme - Shënoni javët në mbyllje të parave të gatshme si "RISK LIKUIDITET" - Përmblidhni javën më të hershme të rrezikut dhe shumën e mungesës në kryeFillimi i parave të gatshme: 250,0 ...
Kujdes: Parashikimet e parasë janë po aq të mira sa supozimet e arkëtimit në të dhëna. Nëse supozimi "do ta mbledhim për 60 ditë" nuk realizohet, projekti do të shembet. Shtypni në mënyrë të qartë supozimet në model dhe krahasojini ato me realitetin.
Analiza e skenarit (Çka-nëse).
Menaxhmenti shpesh pyet "po sikur shitjet të bien 10%?" pyet ai. AI gjeneron shpejt këta skenarë:
Llogaritni tre raste bazuar në skenarin bazë të mëposhtëm:- Optimist: shitje +10%, periudha e arkëtimit -5 ditë- Niveli bazë: pa ndryshim- Pesimist: shitje -15%, periudha e arkëtimit +15 ditëPër secilin skenar, përpiloni tabelat minimale 8-javore të parasë së gatshme dhe javës së rrezikut. Rendisni qartë supozimet.
Skenari
ndryshimi i shitjeve
paratë më të ulëta
javë rreziku
optimiste
+10%
180,000
Asnjë
bazë
0
40,000
java 6 (kritike)
pesimiste
−15%
−220,000
java 4 (e hapur)
Leximi i saktë i devijimit: i përhershëm apo i përkohshëm?
Jo çdo devijim ka të njëjtën rëndësi. Vetëm për shkak se një artikull tejkalon buxhetin për një muaj nuk do të thotë se ai artikull është prishur përgjithmonë. Vlerësoni devijimin ndaj AI në dy akse: madhësia (sasia dhe përqindja) dhe qëndrueshmëria (një herë ose e përsëritur). Për shembull, një tarifë konsulence e paguar një herë mund të tejkalojë buxhetin, por nuk ndikon në muajin e ardhshëm; Megjithatë, rritja e kostove të personelit përsëritet çdo muaj dhe ndikimi i tyre vjetor është shumë më i madh.
Klasifikoni çdo artikull në listën e devijimeve më poshtë në këto dy akse: - Qëndrueshmëria: "një herë" ose "përsëritëse" (shkruani justifikimin tuaj) - Ndikimi vjetor: nëse ky devijim zgjat për 12 muaj, cili do të jetë ndikimi në shumën vjetore? Shënoni si "përparësi" devijimet që janë të përsëritura dhe kanë ndikim të lartë vjetor. Klasifikimi është një hipotezë; Nëse nuk ka informacion përfundimtar, shtoni "kërkohet konfirmim".
Ky dallim drejton vëmendjen e menaxhmentit tek ajo që ka vërtet rëndësi. Në vend të një devijim të vetëm prej 50,000 dollarësh, një rrjedhje e përsëritur prej 8,000 dollarë në muaj (96,000 dollarë në vit) është shumë më kritike; por kur shikon shumën, e para duket më e madhe.
Këshillë: Përditësoni projeksionin e parave çdo javë (logjika e parashikimit të përsëritur). Krahasimi i parashikimit të javës së kaluar me atë që ndodhi në të vërtetë do të tregojë se sa të sakta janë supozimet tuaja dhe do të përmirësojë muskujt tuaj të parashikimit.
Mini Rastet
Rasti 1 - Rrjedhje e heshtur logjistike. Në një kompani të tregtisë elektronike, shpenzimi i logjistikës ishte 57% mbi buxhetin, por u anashkalua sepse ishte një zë i vogël në total. Kur AI bëri një renditje në përqindje absolute, stilolapsi doli në krye; Nga hetimi rezultoi se kompania e ngarkesave ka ngarkuar tarifa shtesë jashtë kontratës pa asnjë rritje. Fitimet vjetore janë afërsisht 180,000 TL.
Rasti 2 - Mënjanimi i krizës së javës së pagesës. Projeksioni i cash-it tregoi se në javën e 6-të cash-i mbyllës do të binte në 40,000, ndërsa pagesa e pagës ishte 320,000 TL atë javë. CFO negocioi një zbritje të pagesës së hershme me klientin për të sjellë një koleksion të madh përpara një javë dhe për të shmangur krizën.
Rasti 3 - Kostoja e supozimit të gabuar. Një ekip ra në panik, duke menduar se hendeku "-220,000" në skenarin pesimist të AI ishte real. Megjithatë, skenari bazohej në supozimin se arkëtimi do të vonohej me 15 ditë, dhe kjo ishte joreale për kompaninë. Në 12 muajt e fundit, koleksionet nuk janë vonuar asnjëherë për më shumë se 5 ditë. Kur supozimi u përditësua me të dhëna reale, paraja më e ulët në skenarin pesimist u kthye nga -220,000 në +15,000 dhe paniku rezultoi i pabazë. Mësimi: rezultati i skenarit është hipotetik; Mos ndërmerrni veprime pa e testuar supozimin me të dhëna historike.
Gabimet e zakonshme
- Mos deklarimi i drejtimit të të ardhurave/shpenzimeve. Modeli mund të gabojë paragjykimet pozitive si "të mira" kudo; Është krejt e kundërta në shpenzime.
- Duke e konsideruar devijimin vetëm si shumë. Një devijim i madh në përqindje në një artikull të vogël është anashkaluar; Rendit sipas përqindjes absolute.
- Vendosja e arsyeve në raport pa i konfirmuar ato. Arsyeja e sugjeruar nga modeli është hipoteza; Njeriu e gjen burimin e tij.
- Lënia private e supozimeve të parave të gatshme. Nëse supozimet kritike, si periudha e grumbullimit, nuk shkruhen qartë, projeksioni do të jetë mashtrues.
- Ngatërrimi i fitimit me paratë e gatshme. Një muaj fitimprurës mund të përfundojë me një deficit në para; Këto janë dy analiza të veçanta.
Në përmbledhje
- Në analizën e realizimit të buxhetit, jepni buxhetin dhe faktin së bashku dhe llogaritni devijimin në përqindje; Ju treguat formulën.
- Specifikimi i drejtimit të të ardhurave/shpenzimeve dhe renditja sipas përqindjes absolute nxjerr në pah devijimet më kritike.
- Shkaqet e devijimit të sugjeruara nga modeli janë hipotezat; Njeriu konfirmon përpara se ta vendosë atë në raport.
- Rrjedha e parasë është e ndryshme nga fitimi; Kapni rrezikun e likuiditetit javë më herët me parashikimet javore.
- Analiza e skenarit është e fuqishme, por tërësisht spekulative; Shtypni supozimet tuaja dhe krahasojini ato me realitetin.
Detyra e aplikimit
Përgatitni një tabelë të realizimit të buxhetit me 10-15 artikuj. Llogaritni devijimet dhe listoni 5 më të mirat me shabllonin e fuqishëm të kërkesës; Verifikoni manualisht të paktën dy devijime në përqindje. Më pas vendosni një projeksion të thjeshtë 8-javor të parave, ekzekutoni skenarë bazë/pesimist dhe përcaktoni javën e rrezikut. Së fundi, hetoni dhe konfirmoni ose përgënjeshtroni vetë arsyen e një devijimi të sugjeruar nga modeli.
listë kontrolli
- [ ] Unë kam dhënë buxhetin dhe faktet së bashku, zë për zë.
- [ ] Kam pasur devijimin e llogaritur si përqindje dhe formulën e tij.
- [ ] Përcaktova drejtimin e të ardhurave/shpenzimeve dhe e rendita sipas përqindjes absolute.
- [ ] Kam verifikuar manualisht të paktën dy devijime në përqindje.
- [ ] Unë i kam shtypur qartë supozimet në projeksionin e parave të gatshme.
- [ ] I shënova arsyet e devijimit të modelit si "hipotezë" dhe i konfirmova ato.