Fitimet:
- Aftësia për të hartuar dokumente bazë të tregtisë së jashtme si fatura tregtare, proforma, lista e paketimit dhe fatura e ngarkesës me inteligjencë artificiale dhe kontrollimi i tyre për konsistencë
- Aftësia për të kontrolluar konsistencën e të dhënave të kryqëzuara nga inteligjenca artificiale midis dokumenteve (shuma, pesha, sasia, informacioni i palës) dhe gabimet e kapjes herët
- Mundësia për të mbrojtur që draft-deklarata e prodhuar nga inteligjenca artificiale nuk zëvendëson deklaratën zyrtare dhe se deklarata përfundimtare është përgjegjësi e konsulentit doganor.
Heroi i paparë i tregtisë së jashtme janë dokumentet. Përpara se një kontejner të largohet nga porti, pas tij përgatitet një grumbull dokumentesh: fatura tregtare, lista e paketimit, fatura e ngarkesës, certifikata e origjinës, dokumenti i lëvizjes, polica e sigurimit dhe deklarata doganore. Këto dokumente duhet të jenë plotësisht në përputhje me njëri-tjetrin. Nëse pesha totale në faturë dhe pesha në listën e paketimit nuk përputhen, nëse shuma në faturë dhe vlera në deklaratë bien ndesh, nëse titujt blerës-shitës ndryshojnë nga dokumenti në dokument, procesi doganor ndalon: dërgesa pezullohet, gjobitet, apo edhe mallrat kthehen. Në këtë njësi, ne do të diskutojmë se si të përdorim inteligjencën artificiale si një asistent që përshpejton trafikun e këtij dokumenti dhe kontrollon qëndrueshmërinë, dhe ku janë kufijtë e tij.
Le të sqarojmë së pari termat. Fatura komerciale: Është dokumenti zyrtar i shitjes i lëshuar nga shitësi te blerësi, që tregon llojin, sasinë, njësinë dhe çmimin total të mallit, mënyrën e dorëzimit dhe pagesës; Ajo përbën bazën e vlerës në doganë. Proforma fatura: Është një draft faturë në natyrën e një oferte të dhënë përpara shitjes. Lista e paketimit: liston sasinë e mallrave në cilën kuti, numrin e kutive, peshën bruto/neto dhe vëllimin. Fatura e ngarkimit (B/L): është dokumenti i transportit që tregon se transportuesi ka marrë mallrat dhe do t'i dorëzojë ato pas mbërritjes; Është një instrument i vlefshëm në transportin detar. Deklarata doganore: Është dokumenti në të cilin deklarohet zyrtarisht në doganë import/eksporti i mallrave. ETGB (Deklarata Doganore e Tregtisë Elektronike): është një deklaratë e thjeshtuar që përdoret në dërgesat e eksportit elektronik në shkallë të vogël.
Hap pas hapi: vendi i AI në rrjedhën e punës së dokumentit
Është e dobishme të mendosh për automatizimin e dokumenteve në katër hapa.
Hapi 1 - Mbledhja e të dhënave. Informacioni i papërpunuar që ju nevojitet: lloji dhe sasia e mallrave, çmimi për njësi, peshat, informacioni i palëve, mënyra e dorëzimit dhe pagesave. Ky informacion përgjithësisht shpërndahet në porosi, kontrata dhe korrespondencë me furnitorët. AI është shumë i shpejtë në nxjerrjen e një tabele të strukturuar nga ky tekst i papërpunuar që ju ofroni.
Hapi 2 — Përgatitja e një drafti. Gjenerimi i draftit të faturës, proformës ose listës së paketimit nga të dhënat e strukturuara. Këtu AI mbush një shabllon; Ai ruan formatin, fushat e kërkuara dhe gjuhën. Por drafti që ai prodhoi nuk është një dokument zyrtar; Një dokument zyrtar prodhohet nga sistemi/programi juaj.
Hapi 3 - Kontrolli i konsistencës së kryqëzuar. Ky është kontributi më i vlefshëm i AI. Dhënia e faturës, listës së paketimit dhe faturës së ngarkesës YZ dhe pyetja "A përputhen sasia, numri i parcelave, pesha bruto/neto, shuma, titujt e partive dhe mënyra e dorëzimit? Nëse jo, ku qëndron mospërputhja?" Brenda sekondave, AI shënon diferencën e peshës prej 3 kilogramësh ose më shumë se një paketë që i mungon syrit të njeriut.
Hapi 4 — Miratimi i ekspertit dhe veprimi zyrtar. Deklarimi dhe procedurat doganore janë përgjegjësi e konsulentit doganor. Asgjë që prodhon UA nuk është zëvendësim për deklaratën zyrtare; Ai i hap rrugën konsulentit si një draft, listë kontrolli dhe raporti i qëndrueshmërisë.
Kujdes: AI mund të prodhojë një "draft" të një faturë ose deklaratë; Por përgjegjësia për dokumentet zyrtare, nënshkrimet dhe deklaratat i takon personit dhe konsulentit doganor. Të dërgosh draftin duke menduar se është një dokument zyrtar është si të firmosësh një formular të paplotësuar.
Konsistenca ndërmjet dokumenteve: pikat kritike të kontrollit
Tabela e mëposhtme përmbledh fushat që bien ndesh më shpesh ndërmjet dokumenteve dhe shkaktojnë probleme në dogana:
zonë e kontrolluar
Në cilat dokumente?
Gabim tipik
rezultat
Sasia totale/copë
Fatura, lista e paketimit, fatura e ngarkesës
Shkrimi i numrave të ndryshëm
Refuzimi në doganë, duke numëruar
Pesha bruto/neto
Lista e paketimit, fatura e ngarkesës
Duke mos mbajtur peshë
peshim, vonesë, penallti
Vlera e mallrave (shuma)
Faturë, deklaratë
Mospërputhja e shumës
rishikimi i vlerësimit
Titulli/adresa e partisë
Të gjitha dokumentet
drejtshkrim të ndryshëm
refuzimi i dokumentit
Mënyra e dorëzimit (Incoterms)
faturë, kontratë
Konflikti midis dokumenteve
Mosmarrëveshja kosto/rreziku
vendi i origjinës
Fatura, certifikata e origjinës
Origjina e papajtueshme
Humbje tarifore preferenciale
Numri i kutive/pakove
Lista e paketimit, fatura e ngarkesës
Mungojnë/tepricat e parcelave
Numëroni, minuta
Kontrollimi i rregullt i këtyre zonave me çdo dërgesë zgjidh shumicën e problemeve përpara se të arrijnë në doganë.
Katër shabllone të kopjueshëm
1) Nxjerrja e tabelës së strukturuar nga të dhënat e papërpunuara:
Roli juaj: asistent i operacioneve të tregtisë së jashtme. Një tabelë e të dhënave të faturës del nga teksti i porositur i mëposhtëm. Kolonat: lloji i mallrave | sasia | njësi | çmimi për njësi | total | Origjina. Shenoni fushat që i shihni si të munguara ose kontradiktore si "PA PLOTË/DYSHTIMTA", mos i plotësoni vetë. Mbaje monedhën siç është. Teksti: [ngjit tekstin e porosisë/korrespondencës këtu - jo i fshehur]
2) Kontrolli i konsistencës së kryqëzuar:
Roli juaj: kontrollues i konsistencës së dokumentit. Unë ju jap të dhënat e 3 dokumenteve: Faturë, LISTA E PAKETIMIT, FATURËN E PARAQITJES. Krahasoni fushat e mëposhtme dhe tregoni "të kënaqur / NUK qëndron" në një tabelë: shuma totale, numri i parcelave, pesha bruto, pesha neto, vlera e mallit, titulli i blerësit, titulli i shitësit, mënyra e dorëzimit, origjina. Shkruani diferencën numerikisht për çdo rresht që NUK qëndron. Rezultati nuk është një deklaratë përfundimtare; Kontrolli perfundimtar i perket konsulentit doganor.FATURA: [...]LISTA KONTROLLUESE: [...]FATURËN E MARRJES: [...]
3) Drafti i proformës së faturës:
Roli juaj: asistent i dokumenteve të eksportit. Përgatitni një draft Faturë PROFORMA në anglisht me informacionin e mëposhtëm. Plotësoni fushat e detyrueshme: shitësi/blerësi, data, vlefshmëria, përshkrimi i mallit, sasia, njësia/çmimi total, mënyra e dorëzimit (Incoterms), mënyra e pagesës, origjina, koha e parashikuar e dërgimit. Unë do të verifikoj numrat; Mos merrni me mend asnjë shumë. Informacion: [anonime/kampion i të dhënave]
4) Lista kontrolluese e mungesës së dokumentit:
Roli juaj: asistent i procesit doganor. Destinacioni: [import/eksport], shteti: [...], mënyra e transportit: [det/ajër/tokë]. Bëni një LIST KONTROLLI të dokumenteve që mund të kërkohen për këtë dërgesë (fatura, lista e paketimit, fatura e ngarkesës, certifikata e origjinës/qarkullimit, sigurimi, leja speciale/dokumentet e pajtueshmërisë nëse është e nevojshme). Shkruani "pse është e nevojshme" dhe "ku të blini / kush e miraton" pranë çdo dokumenti. Kjo është një listë rikujtuese; Konsulenti përcakton kërkesën për dokumentin përfundimtar.
Prompt i dobët / Prompt i fortë
Njoftim i dobët:
Kontrolloni këto dokumente, a ka ndonjë problem?
Kjo kërkesë, e shkruar pa ofruar dokumentacion ose pa treguar se cilat fusha të krahasohen, prodhon një përgjigje sipërfaqësore dhe të padobishme "në përgjithësi duket mirë"; Ai nuk kap dallimet e vogla numerike që janë vërtet të rrezikshme.
Njoftim i fuqishëm:
Roli juaj: kontrollues i konsistencës së dokumentit. Krahasoni peshën neto, peshën bruto, numrin e kutive dhe sasinë totale në të dhënat e FATURËS dhe LISTËS SË PAKETIMIT më poshtë. Për secilën fushë, jepni "mban/nuk mban + diferencën numerike". Kontrolloni gjithashtu nëse titulli i blerësit është saktësisht i njëjtë në të dy dokumentet. FATURA: neto 980 kg, bruto 1.050 kg, 42 kuti, 2.100 copë... LISTA E PAKETIMIT: neto 980 kg, bruto 1.050 kg, 40 kuti, 2.100 copë...
Ky prompt jep fusha të qarta, të dhëna të qarta dhe format të qarta të daljes; Si rrjedhojë del një konstatim konkret dhe i korrigjueshëm si “numri i parcelave NUK përputhet: fatura 42, lista e paketimit 40, diferenca 2 parcela”.
tre mini kuti
Rasti 1 - Diferenca e parcelës së kapur. Një kompani transportuese filloi të krahasonte faturat dhe listat e paketimit me AI për çdo dërgesë. Në muajin e parë, 7 nga 60 dërgesat u zbuluan se kishin një numër kutie ose mospërputhje peshe. Këto janë korrigjuar para se të arrinin në doganë; U shmangën rreth 3 raporte doganore dhe vonesa. UA shënoi ndryshimin, eksperti bëri korrigjimin dhe verifikimin.
Rasti 2 - Gabim duke ngatërruar draftin për zyrtarin. Një punonjës i ri i dërgoi klientit draftin e proformës angleze të prodhuar nga YZ pa e kontrolluar. Në draft kishte mbetur një çmim për njësi (nën çmimin aktual) që UA-ja kishte vendosur si "shembull". Klienti mendoi se ky çmim ishte i detyrueshëm dhe u ngrit një mosmarrëveshje. Mësimi: Çdo numër në draftin e AI duhet të verifikohet nga njeriu përpara se të dërgohet; Drafti nuk është një dokument zyrtar.
Rasti 3 - Mospërputhje në shumë. Në një kompani importuese kishte një diferencë të vogël (120 USD për shkak të rrumbullakosjes) midis vlerës totale në faturë dhe vlerës së shënuar në deklaratë. AI e ka shënuar këtë gjatë kontrollit të kryqëzuar; Konsulenti korrigjoi ndryshimin. Nëse nuk korrigjohej, shqyrtimi i vlerësimit dhe ndëshkimi i mundshëm do të ishte në rend dite. Diferencë e vogël, problem i madh.
Gabimet e zakonshme
- Gabimi i draftit të UA me një dokument zyrtar. Skica është vetëm paraprake; Dokumenti zyrtar gjenerohet nga sistemi juaj dhe eksperti e miraton atë.
- Kapërce kontrollin e kryqëzuar. Dallimet e vogla ndërmjet dokumenteve çojnë në problemet më të shtrenjta doganore; Krahasoni me çdo dërgesë.
- Bërja që AI të parashikojë të dhënat që mungojnë. Modeli mund të përshtatet me hapësirën boshe; Shënoni artikujt që mungojnë si "MUNGON" dhe mos i plotësoni.
- Sigurimi i informacionit konfidencial të çmimit dhe klientit siç është. Ekzekutoni fushat e kërkuara për kontrollin me të dhëna anonime/kampion.
- Dërgimi i numrave në AI pa i verifikuar ato. Çdo sasi, peshë dhe sasi duhet të konfirmohet nga sytë e njeriut.
Këshillë: Kur kontrolloni dokumentin nga AI, thoni gjithmonë "shkruani ndryshimin numerik". "A mban?" Modelja i përgjigjet lehtësisht "po" pyetjes; Kur thoni "trego ndryshimin me një numër" zbulon kontradiktën e vërtetë.
Në përmbledhje
Inteligjenca artificiale është shumë e fuqishme në dy vende në dokumentet e tregtisë së jashtme: prodhimi i drafteve të shpejta nga të dhënat e papërpunuara dhe kontrollimi i konsistencës së kryqëzuar midis dokumenteve. Kapja e diferencave të shumës, peshës, vlerës dhe titullit midis faturës, listës së paketimit dhe faturës së ngarkesës parandalon shumicën e refuzimeve dhe gjobave doganore. Megjithatë, drafti që prodhon UA nuk është një dokument zyrtar; Përgjegjësia për deklarimin dhe nënshkrimin i takon konsulentit doganor. Çdo numër verifikohet, të dhënat konfidenciale janë anonimizuar, lëshimet nuk plotësohen.
Detyra e aplikimit
Merrni të dhënat e faturave dhe listës së paketimit të një dërgese të vërtetë (ose mostër), anonimizoni informacionin konfidencial. Vëreni që AI të krahasohet me shabllonin e "kontrollit të ndërthurjes së konsistencës" më sipër. Kontrolloni një nga një rreshtat "DOES SATISFY" në dalje dhe vini re nëse ato janë të sakta. Më pas krijoni një "listë kontrolli të mungesës së dokumentit" dhe krahasojeni atë me procesin tuaj: A ka ndonjë dokument që AI ju ka kujtuar se keni humbur?
listë kontrolli
- [ ] I anonimizova të dhënat e dokumentit dhe ia dhashë AI.
- [ ] Kam bërë një krahasim shumë/peshë/vlerë/titull midis faturës, listës së paketimit dhe faturës së ngarkesës.
- [ ] Doja daljen nga AI në formën e "shkruani ndryshimin numerik", jo "a qëndron?"
- [ ] Unë e kam kontrolluar në mënyrë të pavarur çdo ndryshim të shënuar vetë.
- [ ] I verifikova të gjithë numrat në draft përpara se ta dërgoja.
- [ ] E vendosa miratimin e konsulentit doganor për dokumentin zyrtar dhe deklaratën në rrjedhën e punës.